1 CONCURSO 2006 INICIO DE PROYECTOS UNIVERSIDADES PRIVADAS Fondo de Innovación Académica Andrea Saavedra B. Coordinadora Unidad de Administración Programa MECESUP2 20 de julio de 2007

2 FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y DE ADQUISICIONES DE LOS PROYECTOS MECESUP2

3 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA MECESUP2 (UAP) UNIDAD DE COORDINACIÓN INSTITUCIONAL (UCI) UAP constituida por:  Unidad de Finanzas  Unidad de Adquisiciones y  Unidad de Actos y Contratos UCI constituida por:  Coordinador Institucional  Encargados de –Evaluación y Seguimiento –Director del Proyecto y su Alterno –Finanzas –Adquisiciones –Jurídico y de Contraloría Interna o instancia equivalente

4 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS CONVENIO IES - MINEDUC PLAN DE ADQUISICIONES PLAZO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO Y SU VIGENCIA DOCUMENTOS ESTANDAR Y ELEGIBILIDAD DE GASTOS REVISIÓN PREVIA Y POSTERIOR REGISTRO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES CASOS EN QUE PROCEDE LA SUSPENSIÓN DE APORTES O TÉRMINO A... AUDITORIAS

5 PLAN DE ADQUISICIONES El Plan constituye un instrumento de planificación de las actividades de adquisición y contratación que se ejecutarán en un tiempo determinado y de seguimiento en la ejecución de ellas. La exitosa ejecución de un proyecto depende de una eficiente y oportuna contratación de obras, bienes, consultorías o perfeccionamiento contemplados en el plan de ejecución del proyecto y de la disponibilidad de recursos para ello. El proyecto deberá contar, anualmente, con un Plan de Adquisiciones que deberá ser sometido a revisión previa por MECESUP2 El plan deberá incluir, para los contratos a ser financiados total o parcialmente con recursos provenientes del Ministerio: –ítem de gastos –costos estimados –diferentes métodos de adquisición y contratación –requisitos de examen previo –marco temporal, y –ejecución real –Justificación de desviaciones, entre otros. Volver

6 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO Y SU VIGENCIA Los Convenios establecen un plazo de ejecución (duración) del proyecto de 1, 2 ó 3 años dependiente del eje y tema, contabilizada a contar de la fecha de total tramitación del Decreto que aprueba el convenio. La vigencia se extiende por 4 años después de terminada la duración del proyecto, para actividades de seguimiento. Los procedimientos de adquisiciones y contrataciones así como los gastos deberán ser realizados o comprometidos en el periodo de duración del proyecto. Volver

7 DOCUMENTOS ESTANDAR Y ELEGIBILIDAD DE GASTOS Normas de Adquisiciones y Contrataciones del BIRF –"Adquisiciones con Préstamos del BIRF y Créditos de AIF“ ( Bienes y Obras ) –"Normas para la Selección y Contratación de Consultores por Prestatarios del Banco Mundial“ (Asistencias Técnicas o Consultorías) Documentos estándar de Licitación, Cotización y Contratación para cada tipo de procedimiento La elegibilidad de los gastos está determinada por: –Eje y Tema del Proyecto –Memoria de Calculo –Naturaleza del gasto (Perfeccionamiento, Asistencia Técnica, Bienes, Obras) –Procedimiento empleado (BIRF), –Oportunidad del gasto (durante la ejecución del convenio) Volver

8 REVISIÓN PREVIA Y POSTERIOR Revisión Previa El Proceso de Revisión Previa es un procedimiento mediante el cual el Banco o “el Ministerio”, según corresponda, expresa su conformidad ó No Objeción ante un documento o procedimiento determinado, basándose en el Plan de Adquisiciones aprobado y en los procedimientos según Normas del BIRF. La Revisión Previa del Banco, es solicitada a través de MECESUP2. La secuencia de etapas sujetas a revisión previa se encuentra en las Normas de Adquisición y Contrataciones del Banco y en el Manual de Operaciones del Programa MECESUP2. Revisión Posterior Todos los procedimientos que no se encuentren sujetos a revisión previa pueden ser objeto de revisiones posteriores del Banco, el Ministerio, u otra instancia de control para lo cual el proyecto, deberá mantener un adecuado registro de documentación y respaldos correspondientes. Al mismo tiempo, se podrá llevar a cabo procesos de inspección física de las obras, bienes y/o resultados de las consultorías. Volver

9 REGISTRO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES La IES deberá mantener la documentación que ampara cada uno de los procedimientos de adquisición de bienes, contratación de obras, perfeccionamiento y asistencia técnicas o consultorías ejecutados y deberá utilizar los sistemas de información y formatos que sean entregados por “el Ministerio” para dicho efecto. Dichos registros deberán estar clasificados según tipo de gastos (bienes, obras, perfeccionamiento, asistencias técnicas), tipo de procedimiento utilizado (LPI, LIL, LPN, Comparación de Precios, Contratación Directa, SBCC, SBMC, SCC, Consultor Individual, Selección Basada en Única Fuente) y contener la totalidad de la documentación y No Objeciones que corresponda. Los proyectos deberán organizar y sistematizar la información, en original o copia, de manera que pueda ser de fácil búsqueda, acceso y revisión, preferentemente en un único lugar. Al mismo tiempo, los archivos deben estar en condiciones seguras que impidan su deterioro. El detalle y cronología de la información que deberán contener los registros y/o archivos se enumeran en el Manual de Operaciones del Programa MECESUP 2. Volver

10 CASOS EN QUE PROCEDE LA SUSPENSIÓN DE APORTES O TÉRMINO ANTICIPADO DEL CONVENIO “El Ministerio” podrá suspender temporalmente la transferencia de aportes a la IES, modificar aspectos contractuales, el financiamiento, objetivos o poner término anticipado al convenio, por la ocurrencia de causales de responsabilidad de la IES: –Incumplimiento de metas –Atraso reiterado en la ejecución de acciones y actividades –No presentación de documentación solicitada –Falta de implementación de procedimientos financieros o de adquisiciones y contrataciones –Atraso en la presentación de Informes –No mantención de cauciones –Uso de recursos para fines diferentes del proyecto Dichas circunstancias serán calificadas por “el Ministerio”, en base a las razones que a juicio de la IES justifiquen el atraso u omisión correspondiente. En caso de término anticipado la IES deberá hacer devolución íntegra de los recursos reajustados según el IPC. Volver

11 AUDITORIAS ¿Quién? –Mineduc, MECESUP2 –Contraloría General de la República (CGR) –Banco Internacional de Reconstrucción y de Fomento (BIRF) –otra instancia de control externa que se requiera ¿Cuándo? –en cualquier momento durante la vigencia del proyecto ¿Qué? –totalidad de los documentos que respalden y justifiquen los gastos realizados –todo otro antecedente que diga relación con el Proyecto –inspecciones físicas de los bienes y obras adquiridos en el proyecto –los procedimientos de adquisiciones y contrataciones –información financiera y contable y –aspectos relacionados con el cumplimiento de logros y avances del Proyecto Volver