“DESASTRES Y FISCALIZACIÓN: P UNTOS C RÍTICOS Y B UENAS P RÁCTICAS." ASOCIACIÓN DE DIRECTORES DE CONTROL MUNICIPAL DE CHILE. Marzo

Para esta exposición se trabajó tomando como experiencia el terremoto del día 27 de febrero del año

FUENTES 3 Auditorías y controles realizados por la Contraloría General de la República. Fiscalizaciones y exámenes realizados por las Direcciones de Control al interior de las Municipalidades del país. Diagnóstico y evaluación de los Procesos (internos-externos) Auditorías y controles realizados por la Contraloría General de la República. Fiscalizaciones y exámenes realizados por las Direcciones de Control al interior de las Municipalidades del país. Diagnóstico y evaluación de los Procesos (internos-externos)

METODOLOGIA Análisis se refiere a : 1.- Organización Administrativa y Asignación de funciones en las Municipalidades. 2.- Recepción de Recursos provenientes de diferentes entidades gubernamentales, tales como Ministerio del Interior e Intendencias y aportes de privados. Análisis se refiere a : 1.- Organización Administrativa y Asignación de funciones en las Municipalidades. 2.- Recepción de Recursos provenientes de diferentes entidades gubernamentales, tales como Ministerio del Interior e Intendencias y aportes de privados. 4

3.- Uso de estos Recursos. 4.- Adquisición y Control de Bienes. 5.- Distribución de Bienes. 3.- Uso de estos Recursos. 4.- Adquisición y Control de Bienes. 5.- Distribución de Bienes. 5

1.- ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y ASIGNACION DE FUNCIONES  Inexistencia de manuales y reglamentos para operaciones de desastres y emergencia municipal o falta de actualización (Instructivos de ONEMI).  Desconocimiento por parte de la Autoridad, Directivos y Jefaturas, de los contenidos de estos manuales y de las funciones que deben asumir ante situaciones de desastres, emergencias y catástrofes.  Inexistencia de manuales y reglamentos para operaciones de desastres y emergencia municipal o falta de actualización (Instructivos de ONEMI).  Desconocimiento por parte de la Autoridad, Directivos y Jefaturas, de los contenidos de estos manuales y de las funciones que deben asumir ante situaciones de desastres, emergencias y catástrofes. 6

 Falta de una política corporativa sobre preparación ante situaciones de catástrofe, desastres o emergencias.  Se asignan funciones a funcionarios que no les corresponden y que desconocen en muchos casos normativas y procedimientos.  Falta de coordinación entre los diversos Entes u organizaciones.  Falta de una política corporativa sobre preparación ante situaciones de catástrofe, desastres o emergencias.  Se asignan funciones a funcionarios que no les corresponden y que desconocen en muchos casos normativas y procedimientos.  Falta de coordinación entre los diversos Entes u organizaciones. 7

Consecuencias: a.-Dificultades en la planificación del trabajo y toma de decisiones; problemas en la comunicación y captura de información. b.-Atrasos en los tiempos de respuesta a la comunidad afectada e improvisaciones. c.- Carenciade instrumentos de evaluación (técnicos) para determinar la magnitud de la emergencia. a.-Dificultades en la planificación del trabajo y toma de decisiones; problemas en la comunicación y captura de información. b.-Atrasos en los tiempos de respuesta a la comunidad afectada e improvisaciones. c.- Carenciade instrumentos de evaluación (técnicos) para determinar la magnitud de la emergencia. 8

d.- No contar con información actualizada ni validada para una correcta toma de decisiones. e.-Adquisiciones de bienes y servicios sin ceñirse a los procedimientos establecidos. (Chile Compra). d.- No contar con información actualizada ni validada para una correcta toma de decisiones. e.-Adquisiciones de bienes y servicios sin ceñirse a los procedimientos establecidos. (Chile Compra). 9

2.- Recepción de Recursos  Erróneo registro contable de estos recursos, sin considerar las glosas presupuestarias.  Gastos improcedentes en relación a los instructivos emanados de las entidades gubernamentales que remiten fondos.  Erróneo registro contable de estos recursos, sin considerar las glosas presupuestarias.  Gastos improcedentes en relación a los instructivos emanados de las entidades gubernamentales que remiten fondos. 10

 Falta de control del gasto.  No utilización de la totalidad de los recursos.  Falta de rendiciones de cuenta (errores u omisiones)  Falta de reintegro oportuno de saldos a las entidades gubernamentales que remitieron fondos.  Falta de control del gasto.  No utilización de la totalidad de los recursos.  Falta de rendiciones de cuenta (errores u omisiones)  Falta de reintegro oportuno de saldos a las entidades gubernamentales que remitieron fondos. 11

3.- Uso de Recursos: Realización de gastos improcedentes al desconocerse los instructivos => reparos en controles posteriores de Contraloría. Este desconocimiento genera retraso en la adquisición y entrega de ayuda a la población. Inadecuada e inoportuna distribución de los recursos (pérdida, deterioro, mal estado) Realización de gastos improcedentes al desconocerse los instructivos => reparos en controles posteriores de Contraloría. Este desconocimiento genera retraso en la adquisición y entrega de ayuda a la población. Inadecuada e inoportuna distribución de los recursos (pérdida, deterioro, mal estado) 12

4.- Adquisición y control de recursos  Falta de instalaciones adecuada para custodia, acopio o bodegaje de los bienes adquiridos o donados.  Falta de nombramiento de personal responsable tanto para el proceso de adquisición de bienes, como en la distribución hacia la comunidad afectada.  Falta de instalaciones adecuada para custodia, acopio o bodegaje de los bienes adquiridos o donados.  Falta de nombramiento de personal responsable tanto para el proceso de adquisición de bienes, como en la distribución hacia la comunidad afectada. 13

- Errores en la detección de las reales necesidades de la comunidad afectada. Implica que lo adquirido no satisface los requerimientos. - Ausencia de procedimientos de ingreso y salida de bienes en el municipio - Inexistencia de un proceso de compras o rutinas administrativas para situaciones de emergencia. - Errores en la detección de las reales necesidades de la comunidad afectada. Implica que lo adquirido no satisface los requerimientos. - Ausencia de procedimientos de ingreso y salida de bienes en el municipio - Inexistencia de un proceso de compras o rutinas administrativas para situaciones de emergencia. 14

5.- Distribución de bienes.- Falta de procedimientos e instrumentos de registros de los bienes distribuidos en la comunidad afectada y de los stocks mantenidos en bodega. o Inexistencia o insuficiencia de los respaldos que fundamenten la entrega de ayuda, por ejemplo: Informes Sociales, fichas de evaluación de daños en las viviendas certificadas por profesional calificado. Falta de procedimientos e instrumentos de registros de los bienes distribuidos en la comunidad afectada y de los stocks mantenidos en bodega. o Inexistencia o insuficiencia de los respaldos que fundamenten la entrega de ayuda, por ejemplo: Informes Sociales, fichas de evaluación de daños en las viviendas certificadas por profesional calificado. 15

o Falta de control de bienes en stock, fechas de vencimientos, calidad de productos y conservación. o Carencia de análisis técnicos/evaluaciones entre las reales necesidades de afectados y lo adquirido por el Municipio. o Falta de control de bienes en stock, fechas de vencimientos, calidad de productos y conservación. o Carencia de análisis técnicos/evaluaciones entre las reales necesidades de afectados y lo adquirido por el Municipio. 16

BUENAS PRACTICAS

A nivel Nacional: Capacitación y supervisión permanente por parte de la ONEMI y entidades gubernamentales relacionadas con estas materias Revisión y actualización de los Manuales, Reglamentos e instrucciones para operar en caso de catástrofes, desastres y emergencias. Capacitación y supervisión permanente por parte de la ONEMI y entidades gubernamentales relacionadas con estas materias Revisión y actualización de los Manuales, Reglamentos e instrucciones para operar en caso de catástrofes, desastres y emergencias. 18

Implementación de políticas a nivel nacional, regional y comunal que contenga, entre otros: -Evaluación y calificación de situaciones de emergencia - Coordinación de los diversos estamentos - Definición de medios de apoyos, equipos y estrategias de operación - Capacitación e información permanente (operadores y comunidad) Implementación de políticas a nivel nacional, regional y comunal que contenga, entre otros: -Evaluación y calificación de situaciones de emergencia - Coordinación de los diversos estamentos - Definición de medios de apoyos, equipos y estrategias de operación - Capacitación e información permanente (operadores y comunidad) 19

A nivel Municipal : Asignación de equipos de trabajo con roles claros y precisos, determinando responsables. Capacitación permanente del personal a cargo. Elaboración y / o actualización de Manuales de Procedimientos sobre catástrofes en concordancia con los Planes nacionales y regionales. Asignación de equipos de trabajo con roles claros y precisos, determinando responsables. Capacitación permanente del personal a cargo. Elaboración y / o actualización de Manuales de Procedimientos sobre catástrofes en concordancia con los Planes nacionales y regionales. 20

Calificación por tipo de catástrofe, y en base a eso definición de formas de operar y dotación de recursos. Establecer procedimientos especiales para la adquisición de bienes y servicios y contratación de personal en casos de emergencia incorporados a los Manuales de Adquisiciones Internos. Calificación por tipo de catástrofe, y en base a eso definición de formas de operar y dotación de recursos. Establecer procedimientos especiales para la adquisición de bienes y servicios y contratación de personal en casos de emergencia incorporados a los Manuales de Adquisiciones Internos. 21

Elaborar formularios o pautas simples para operar con agilidad: fichas de detección de necesidades, de evaluación de daños en vivienda, de entrega de bienes, de recepción de donativos…etc. Implementar sistemas que aseguren el resguardo de los bienes, desde el momento de su adquisición hasta la entrega a los beneficiarios. Ej: bodegas en buen estado (ventilación, higiene) Elaborar formularios o pautas simples para operar con agilidad: fichas de detección de necesidades, de evaluación de daños en vivienda, de entrega de bienes, de recepción de donativos…etc. Implementar sistemas que aseguren el resguardo de los bienes, desde el momento de su adquisición hasta la entrega a los beneficiarios. Ej: bodegas en buen estado (ventilación, higiene) 22

Tener catastro de lugares para habilitar en caso de emergencia y bienes de primera necesidad. Establecer redes con los servicios de consumo básico: electricidad, agua potable… Para establecer fórmulas operación en casos de catástrofe y cortes de suministros. Contar el municipio con sistemas alternativos de provisión de estos servicios básicos: generadores de emergencia, camiones o estanques con agua...etc. Tener catastro de lugares para habilitar en caso de emergencia y bienes de primera necesidad. Establecer redes con los servicios de consumo básico: electricidad, agua potable… Para establecer fórmulas operación en casos de catástrofe y cortes de suministros. Contar el municipio con sistemas alternativos de provisión de estos servicios básicos: generadores de emergencia, camiones o estanques con agua...etc. 23

Implementación de programas computacionales, bases de datos, sistemas que registre información de bienes: ingresos y salida, características, estado, calidad, formas adecuadas de conservación, cuantificación, valorización, origen de adquisición...etc.

VENTAJAS 1.- Control inmediato y eficiente, información precisa de todo el proceso. 2.- Mitigar los efectos e impactos generados en la comunidad por el desastre. 3.- Adecuada asignación y utilización de los recursos: financieros, humanos y materiales. 1.- Control inmediato y eficiente, información precisa de todo el proceso. 2.- Mitigar los efectos e impactos generados en la comunidad por el desastre. 3.- Adecuada asignación y utilización de los recursos: financieros, humanos y materiales. 25

4.- Optimización de los tiempos de respuesta hacia la comunidad. 5.- Permitir una efectiva y eficiente toma de decisiones para mejores controles en una emergencia o desastre. 4.- Optimización de los tiempos de respuesta hacia la comunidad. 5.- Permitir una efectiva y eficiente toma de decisiones para mejores controles en una emergencia o desastre. 26

6.- Dar cumplimiento a la normativa vigente, velando por el cumplimiento del principio rector: legalidad 7.- Disponer de información precisa y veraz en los actos administrativos. 8.- Velar por la transparencia de los diversos procesos relacionados con la catástrofe.

“ Prevenir no sólo es más humano que remediar, sino también mucho más económico. Ante todo, no debemos olvidar que la prevención de desastres es un imperativo moral, no menos importante que la reducción de los riesgos de conflicto armado.” Secretario General de las Naciones Unidas Kofi Annan, julio de “ Prevenir no sólo es más humano que remediar, sino también mucho más económico. Ante todo, no debemos olvidar que la prevención de desastres es un imperativo moral, no menos importante que la reducción de los riesgos de conflicto armado.” Secretario General de las Naciones Unidas Kofi Annan, julio de