ENFOQUE POR PROCESOS NTC-5906

CONTENIDO ¿QUÉ ES UN PROCESO? 1 ¿CUÁLES SON LOS COMPONENTES DE UN PROCESO? 2 PREGUNTAS BÁSICAS PARA DEFINIR PROCESOS 3 ENFOQUE POR PROCESOS 4 COMPARACIÓN ENFOQUE TRADICIONAL / ENFOQUE POR PROCESOS 5 ESQUEMA PARA ESTRUCTURAR UN MAPA DE PROCESOS 6

¿CUÁLES SON LOS COMPONENTES DE UN PROCESO? ¿QUÉ ES UN PROCESO? 1 Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entradas en resultados. Los procesos son planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas para aportar valor. ¿CUÁLES SON LOS COMPONENTES DE UN PROCESO? 2 P_03_1 ENFOQUE POR PROCESOS

PREGUNTAS BÁSICAS PARA DEFINIR PROCESOS Ejemplo de un proceso sencillo: PREGUNTAS BÁSICAS PARA DEFINIR PROCESOS 3 ¿El proceso tiene un “dueño”? ¿Está documentado? ¿Hay interrelaciones o enlaces con otras actividades? ¿Están definidos los insumos o recursos? ¿Están definidos los resultados (objetivo, indicador, meta)? ¿El proceso es monitoreado y mejorado permanentemente? ¿Se mantienen registros del proceso? P_03_1 ENFOQUE POR PROCESOS

ENFOQUE POR PROCESOS 4 El “enfoque por procesos” consiste en dividir el sistema (gestión de la organización) en procesos, conocer y gestionar las relaciones existentes entre ellos y decidir y emprender mejoras individuales para cada unos de los procesos. PLANIFICACION DEL PROCESO Responsables Etapas Objetivos CORRECIONES Y MEJORAS Acciones de mejora Acciones correctivas DESARROLLO DEL PROCESO Actividades Tareas Datos / Registros MEJORA CONTINUA VERIFICACIÓN DEL PROCESO Inspección Evaluación Auditorías PROCESOS P_03_1 ENFOQUE POR PROCESOS

COMPARACIÓN ENFOQUE TRADICIONAL / ENFOQUE POR PROCESOS 5 ENFOQUE TRADICIONAL ENFOQUE POR PROCESOS Hacer el trabajo Controlar a los empleados Buscar al responsable ¿Quién cometió el error? Énfasis en el servicio Realizar un trabajo eficaz Desarrollar capacidades del personal Buscar la causa ¿Qué hace que el error ocurra? Énfasis en el usuario P_03_1 ENFOQUE POR PROCESOS

ESQUEMA PARA ESTRUCTURAR UN MAPA DE PROCESOS 6 Cuando se adopta el enfoque por procesos, se hace necesario categorizar los procesos de acuerdo con el propósito que cumplen para el logro de los objetivos de la organización, así Procesos Gerenciales/Directivos/Estratégicos Procesos Misionales/Operacionales/Realización Procesos de Apoyo/Soporte Procesos de Evaluación/Seguimiento y Medición N E C S i D A U R I O T F Ó Procesos Gerenciales/Directivos/Estratégicos: Incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por parte de la Dirección. P_03_1 ENFOQUE POR PROCESOS

Procesos Misionales/Operacionales/Realización: Incluyen todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o de su razón de ser. Procesos de Apoyo/Soporte: Incluyen aquellos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación. Procesos de Evaluación/Seguimiento y Medición: Incluyen aquellos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y misionales. Es opcional dejar está categoría de procesos, se podría integrar con los de apoyo o soporte. P_03_1 ENFOQUE POR PROCESOS