Tomás Iriondo Dirección General San Sebastián, 13 de Mayo de 2004 GAIA Caso práctico de aplicación

2 GAIA, es una asociación profesional sin ánimo de lucro cuyo objetivo es la promoción técnica, económica y comercial del Sector Electrónico-Informático y de Telecomunicaciones del País Vasco. Es asimismo la asociación coordinadora del Cluster de Telecomunicaciones de Euskadi. Fundada como AIEPV en 1983Cambio denominación, Mayo 1996 Información General

3 Evolución del Modelo de Gestión Sistema de Gestión Certificable ISO 9000 Implantación de la Metodología 5S Adopción Modelo EFQM como Modelo de Gestión Gestión por Procesos Cuadro de Mando Integral (CMI) Mejora Continua

4 Premisas básicas impulsoras del cambio Motivación interna......para emprender un cambio (implantación de modelos/metodologías de gestión) con el objetivo de mejorar. Formación de las personas de la organización......en los modelos/metodología a implantar para la mejora. Sistemas de información ágiles......que permitan la recogida de los datos para realizar las valoraciones necesarias durante el proceso de reflexión. Seguimiento del modelo propuesto......como referencia de gestión y orientación en el proceso de mejora continua. Creación de equipos......para promover la participación de todos. Gestión del Conocimiento compartición de buenas prácticas y acceso a la información.

5 Estrategia de GAIA

6 Proceso de definición del CMI Gestión por Procesos

7 Definición de las Estrategias MISIÓN LA ASOCIACION DE INDUSTRIAS DE LAS TECNOLOGIAS ELECTRONICAS Y DE LA INFORMACION, DEL PAIS VASCO, GAIA, es una institución sin ánimo de lucro que tiene como misión promocionar todos los aspectos de desarrollo y crecimiento relacionados con el Sector Industrial al que da servicio, representando y defendiendo los legítimos intereses de sus empresas asociadas, y favorecer la asimilación y utilización eficiente de tecnologías avanzadas por parte del conjunto de la Comunidad Autónoma del País Vasco, con el objetivo de colaborar al desarrollo de la Sociedad de la Información y del Conocimiento en este territorio.MISIÓN Promoción de la colaboración interempresarial Promoción de la Internacionalización Promoción de la Innovación de producto, servicio y gestión

8 ALINEAMIENTO DE LA MISION CON LAS ESTRATEGIAS Definición de las Estrategias

9 ALINEAMIENTO DE LA VISION CON LAS ESTRATEGIAS Definición de las Estrategias

10 Definición de los Objetivos Estratégicos Se han definido los Objetivos Estratégicos por Reto y Perspectivas.

11 Definición de los Objetivos Estratégicos Además, en la definición de los objetivos estratégicos se han tenido en cuenta a los Grupos de Interés.

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13 GAIA está estructurada por procesos. La gestión basada en procesos es un medio para que GAIA pueda alcanzar eficaz y eficientemente sus objetivos. Despliegue de la Estrategia en Procesos

14 LÍNEA NEG. INTERNAC. LÍNEA NEG. FORMACIÓN Planificación Estratégica Gestión Económica-Financiera LÍNEA NEG. TECNOLOGÍA LÍNEA NEG. COMPET. GESTION DE PROYECTOS Gestión recursos materiales e inmuebles Diseño de Proyectos Identificación de Proyectos Desarrollo de Proyectos Evaluación de Proyectos Gestión Liderazgo Gestión CMI Gestion I+I+ Conocimi. Gestión Asociados y Aliados Estrateg. Alianzas Estratégicas Comunicac. Asociados Gestión de las Personas Selecc., Acogida, Cont Comunic. Particip. Evaluación Remun. Recono Relaciones Externas (Admin. Otras Inst., etc.) Gestión de recursos Informáticos, Seguridad y Documentación Identificación y Prio- rización Procesos Gestión Sistemática de Procesos Mejora Continua Procesos Gestión No conformidades Gestión de los Procesos Comunicación Medios y Relaciones Públicas Desarrollo Nuevos Servicios e Infraestrc. Colaborac. Interempre. Represen. y Proyección Sector Desarrollo Polivalen. SERVICIOS CORRIENTES Identificacion de las necesidades y oportunidades Def. Objetivos y tareas. Diseño Presup. Diseño Plan Viabilidad. Adaptación a Programas Apoyo. Control y Ajuste Justific. Técnica y Económica Gestión document. Planificación Desarrollo Seguimiento Asesoramiento temas varios Estructuración de la Información y datos Asistencia en reuniones / visitas / jornadas Formul. P & E Comunic. JD Med. Satis. y Gest. Reclam. Cliente Gestión Cargas Trabajo Med. Satis. Person. Seguridad legal Seguridad Técnica Infraestructura Ofimática Análisis inversiones Gestión Tesorería Control Econom.-Finanan.

15 Equipos asociados al proceso Responsable Coordinador Equipo de Proceso Interviniente Persona que asume la responsabilidad ante el equipo directivo de la gestión del proceso. Persona que asume la coordinación y gestión diaria del proceso. Grupo de personas que se responsabiliza del seguimiento, gestión y mejora del proceso. Persona que genera los registros.

16 Se han relacionado los Procesos con los Objetivos Estratégicos a través de una matriz de impacto para orientar los Procesos hacia la consecución de los Objetivos Estratégicos. Este Proceso, responsable del Objetivo, deberá coordinar la labor de los Procesos que tienen impacto en la consecución del Objetivo. Vinculación de los Objetivos con los Procesos Responsable del Objetivo

17 Definición Acciones/Indicadores de los Objetivos

18 Estrategia Objetivo Indicador Acción Definición del CMI a través de la Herramienta GOTOP

19 Definición del CMI a través de la Herramienta GOTOP Estrategia Objetivos Indicadores Acciones

20 Estrategia Objetivos Indicadores Acciones Definición del CMI a través de la Herramienta GOTOP

21 Estrategia Objetivos Indicadores Acciones Definición del CMI a través de la Herramienta GOTOP

22 Estrategia Objetivos Indicadores Acciones Definición del CMI a través de la Herramienta GOTOP

23 Control y Seguimiento de los Objetivos/Indicadores/Acciones El equipo de Proceso, responsable del Objetivo, revisa periódicamente el Objetivo y sus Indicadores y Acciones.

24 Reducción en un 50% el tiempo empleado en el control y seguimiento del Plan Estratégico y del Plan de Gestión. Mejora en un 70% del tiempo de reacción. Todas las personas implicadas en la gestión y seguimiento de los Objetivos y Procesos de la organización. Incremento en un 20% el nivel de satisfacción de las personas respecto a la comunicación del avance de la organización. Gestión del 100% de las acciones encaminadas a la consecución de los Objetivos Estratégicos. Gestión del 100% de los Procesos encaminados a la consecución de los Objetivos Estratégicos. Resultados provisionales alcanzados

25 Organización Vertical (jefe) Organización Horizontal (líder) Gestión de Recursos y Personas Gestión de Procesos con Personas Formación y Capacitación de Personas Desarrollo y Responsabilidad de las Personas Dirección por Objetivos Dirección por Valores Cambios Clave en la Organización

26 Muchas gracias por su atención !