ELABORACIÓ D’INFORMES DE RSC Eines en responsabilitat social corporativa per a les empreses a Catalunya Mercedes Gutiérrez Álvarez 3 de diciembre del 2007

Índices ¿Qué es un informe de sostenibilidad? Beneficios de los informes de sostenibilidad Elaboración de un informe paso a paso Estándares aplicables 10 Consejos útiles

¿Qué es un informe de sostenibilidad? “Un informe de carácter voluntario que realizan las empresas comprometidas con el desarrollo sostenible atendiendo a la triple cuenta de resultados: económica, ambiental y social”. Manual de la Empresa Responsable “.. es la práctica de medir, informar y asumir responsabilidades sobre el desempeño de la organización al tiempo que se trabaja hacia el objetivo del desarrollo sostenible. Ofrece una imagen equilibrada y razonable del desempeño de sostenibilidad de la organización informante, incluyendo aportaciones tanto positivas como negativas” G3, Global Reporting Initiative

¿Qué es un informe de sostenibilidad? INFORMES DE SOSTENIBILIDAD = REVISIÓN ANUAL DE UN MODELO DE GESTIÓN QUE REGULA LA CONTRIBUCIÓN DE LA EMPRESA AL DESARROLLO SOSTENIBLE

Beneficios de los informes de sostenibilidad Facilita la obtención de datos. Mejora la imagen de la empresa Mejora las relaciones con las partes interesadas. Influenciar en las acciones de los grupos de interés Mantiene canales de comunicación de calidad. Comunicaciones más eficientes Favorece la comunicación interna Detecta riesgos futuros. Aprendizaje organizacional en un marco más amplio que el técnico y el económico.

Elaboración de un informe paso a paso ¿Cómo mejorar el informe? ¿Cómo aprender? ¿Cómo difundir y distribuir el informe? ¿Cómo dotar de credibilidad al informe? Proceso de verificación externa ¿Cómo elaborar el informe de RSC? ¿Qué información e indicadores se deben incluir? ¿Qué enfoque vamos a adoptar? Análisis de partida ¿Está la empresa preparada para elaborar un informe de RSC? ¿Cómo empezar?

Elaboración de un informe paso a paso  Análisis previo Evalúa los beneficios y costes de elaborar la memoria Asigna un responsable Constituye un equipo multidisciplinar Autoevaluación: diagnóstico de partida Dota de recursos Planifica los siguientes pasos

Elaboración de un informe paso a paso  Inicio Describir el perfil de la organización Identificar los aspectos e impactos en materia de sostenibilidad Visión, misión y valores corporativos de la organización Datos cualitativos Principales marcas, productos y/o servicios. Estructura operativa de la organización Países en los que opera. Mercados servidos (incluyendo el desglose geográfico, los sectores que abastece y los tipos de clientes/beneficiarios). Datos cuantitativos. Dimensiones: Número de empleados Ventas o ingresos netos. Costes Capitalización total Cantidad de productos o servicios prestados Objetivo: obtener los impactos económicos, sociales y ambientales o aspectos de sostenibilidad sobre los que la organización debería informar Riesgos y oportunidades a corto plazo Riesgos que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos estratégicos Comportamiento y preocupaciones de los grupos de interés de la organización Mejores prácticas en la materia Novedades regulatorias, nuevas normas sociales, estándares de RC, debate social, político, medios de comunicación.

Elaboración de un informe paso a paso  Datos a incluir Identificar y definir los indicadores e información a incluir Definir el alcance, la cobertura y los límites del informe ALCANCE Rango de aspectos de sostenibilidad que cubre una memoria. Los aspectos e indicadores tratados deben ser suficiente para reflejar los impactos sociales, ambientales y económicos importantes y debe permitir que los grupos de interés puedan valorar su desempeño. COBERTURA Conjunto de entidades (filiales, empresas conjuntas, subcontratistas, etc.) cuyo desempeño se presenta en la memoria. entidades sobre las que ejerce control (que suele guardar relación con las definiciones empleadas en los informes financieros) y sobre las que ejerce influencia (por ejemplo la cadena de suministro o de distribución). Recopilar los datos y la información

Elaboración de un informe paso a paso  Diseño del informe Definir el esquema de la memoria Redactar la memoria ESQUEMA Declaración firmada del máximo representante de la organización (visión, estrategias, impactos, hechos relevantes, etc.) Sistema y enfoque de gestión de la RSC Compromiso con los grupos de interés Indicadores de desempeño Económico Social Ambiental Claridad: la información debe redactarse de manera comprensible y accesible para todos aquellos que vayan a hacer uso de la memoria. Evitar usar términos técnicos, acrónimos, jerga u otro tipo de contenido desconocido por los GI. Si se incluyen, añadir explicaciones Accesibilidad: cualquiera de los lectores debe ser capaz de encontrar la información sin tener que hacer un esfuerzo extraordinario. Los datos e información de la memoria están disponibles para los distintos grupos de interés incluyendo aquellos con necesidades específicas de accesibilidad (diferentes capacidades, idioma, tecnología, etc.) Copias en papel y disponibles a través de web Elaborado por su valor para entregar a determinados colectivos (accionistas, organismos evaluadores, etc.) Documentos navegables vía on-line El informe contienen información de fondo que no se cambia con mucha frecuencia (política RC, sistema de gestión, etc.) e indicadores de desempeño que permiten su actualización con mayor frecuencia. Fórmulas híbridas Elegir los medios a usar

Elaboración de un informe paso a paso  Verificación Preparar la auditoria de verificación / validación Verificar / validar la memoria de sostenibilidad La verificación no es un sello de aprobación sobre si la gestión de la RSC es buena o no, pero es un instrumento que puede realzar la credibilidad del informe. Alcance de la verificación Validación Objetivo: confirmar la concordancia entre las exigencias de una norma y los indicadores proporcionados (alcance limitado) Aseguramiento Objetivo: proveer de confianza o certidumbre por un proveedor independiente de aseguramiento en relación con los datos e información incluidos en el informe

Elaboración de un informe paso a paso Difundir y distribuir el informe  Difusión y distribución Elección de los canales y medios de difusión, teniendo en cuenta a los colectivos a los que van dirigidos. Empleados / colaboradores: web interna, revistas o boletines internos, jornadas o sesiones específicas, etc. Grupos de interés externos: website corporativa, jornadas de presentación, envío a organismos y entidades concretas, foros y sesiones multigrupos de interés, etc. APROVECHA LOS CANALES EXISTENTES DE LA COMPAÑÍA

Elaboración de un informe paso a paso  Mejora Evaluar el informe de RSC Establecer objetivos para el siguiente ejercicio EVALUACIÓN Autoevaluación: los responsables y participantes de la memoria identifican áreas de mejora y retos tanto del proceso de elaboración como para los contenidos. Aumentar el alcance de la memoria (más indicadores y más aspectos relevantes) Ampliando la cobertura (informando de los impactos sociales y ambientales de todas las filiales y de la cadena de suministro) Verificar el informe (si aún no se ha hecho) Evaluación externa por parte de los grupos de interés: es importante recoger sus comentarios, sugerencias y propuestas de mejora sobre la información de RSC. Encuestas específicas (papel o vía on-line a través de la web) Grupos de trabajo, foros, paneles directos o indirectos en relación con el informe de RSC. Mejorar y ampliar contenidos de acuerdo con los propuesto por los GI. Contestar las posibles dudas y diseñar nueva información adicional. Exponer las razones por las que no se van a considerar las sugerencias o comentarios. OBJETIVOS para el siguiente ejercicio Diseño de un plan de acción de mejora Mejora del contenido y de la información  conversión de datos a indicadores de gestión Aprender de los indicadores  interiorización en la estrategia y operativa de la organización

Estándares aplicables OTROS Guía G3 del Global Reporting Initiative (GRI) Serie Accountability AA1000 ISO26000 CSR Framework for EFQM SA8000 Informe RSC PNE 165010 Ex Pacto Mundial Analistas ISR Índices ISR

 TENER CLARO QUIÉN SON LOS QUE LEERÁN EL INFORME Diez consejos útiles  TENER CLARO QUIÉN SON LOS QUE LEERÁN EL INFORME  OBJETIVO CLARO: HACER UN INFORME ALIENADO CON LA VISIÓN DE LA EMPRESA Y LOS COMPROMISOS PÚBLICOS DEL MÁXIMO REPRESENTANTE  DESCRIBIR CLARAMENTE QUIÉN ES LA EMPRESA Y DÓNDE OPERA  SER CLARO EN EL ALCANCE

 FIJAR E INFORMAR SOBRE LOS OBJETIVOS Diez consejos útiles  FIJAR E INFORMAR SOBRE LOS OBJETIVOS  INCLUIR TENDENCIAS DE DESEMPEÑO  NO ENCUBRIR CUESTIONES CRÍTICAS  MOSTRAR LAS RESPONSABILIDADES Y LA IMPLICACIÓN DE LA DIRECCIÓN  AYUDAR A LOS LECTORES A ACCEDER A OTRA INFORMACIÓN RELACIONADA

¡Muchas gracias por vuestra atención! MERCEDES GUTIÉRREZ ÁLVAREZ RESPONSABLE DE MEDIO AMBIENTE Y RESPONSABILIDAD CORPORATIVA IKEA Ibérica, S.A. Service Office Pza. del Comercio, 1 28700 San Sebastián de los Reyes (Madrid) mercedes.gutierrez@memo.ikea.com