Tema 3 Departamentos de SI/TI en las organizaciones Antonia María Gil

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Relacionar los SI con las organizaciones Describir las principales características de las organizaciones que afectan a los SI Analizar como afectan los SI a las Organizaciones y como afectan las organizaciones a los SI Explicar los obstáculos que dificultan la modificación de las organizaciones Describir los retos del cambio tecnológico para los negocios y la dirección de las empresas

LA RELACIÓN ENTRE LAS ORGANIZACIONES Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ¿Qué pueden hacer los SI por las Organizaciones? Los SI y las organizaciones tienen una influencia mutua ► los SI se deben alinear con la organización para proveer la información que requieren los diferentes grupos de ella. ► la organización debe ser receptiva a las influencias de los SI La relación entre los SI y las organizaciones es bastante compleja

LAS ORGANIZACIONES Y LAS TI FACTORES: Entorno Cultura Estructura Procedimientos estándar Procesos de negocio Políticas Decisiones gerenciales Casualidad TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN ORGANIZACIONES

¿Qué relación mantienen las distintas perspectivas de las organizaciones con la tecnología de SI La introducción de nueva tecnología facilita la sustitución de capital por mano de obra y viceversa Perspectiva microeconómica técnica de la organización La construcción de SI nuevos o la modificación de los SI antiguos implica más que un mero reajuste técnico de máquinas o trabajadores Perspectiva conductual de la organización AMBAS PERSPECTIVAS ORGANIZATIVAS SE COMPLEMENTAN

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE LAS ORGANIZACIONES QUE SE DEBEN CONTEMPLAR EN LA CONSTRUCCIÓN DE UN SI CARACTERÍSTICAS COMUNES: Estructura formal Procedimientos operativos estándar Políticas Cultura CARACTERÍSTICAS SINGULARES: Tipo de organización Entorno, metas, poder Grupos de interés, función Liderazgo, tareas Tecnología Niveles

ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS ESTRUCTURA EMPRESARIAL: PYMES que inician su andadura BUROCRACIA MECÁNICA: Empresa de manufacturas de tamaño medio BUROCRACIA CON DIVISIONES: Grandes corporaciones BUROCRACIA PROFESIONAL: Bufetes de abogados, hospitales ADHOCRACIA: Empresa consultora

LA ORGANIZACIÓN Y SU ENTORNO Recursos y restricciones del entorno Empresa Gobiernos Competidores Clientes Instituciones Financieras Cultura Conocimientos Tecnologías Sistema de Información

COMO AFECTAN LAS ORGANIZACIONES A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CUESTIONES A CONSIDERAR: ¿Cómo han usado las organizaciones los SI? ¿Cómo ha cambiado el papel de los SI en las organizaciones? ¿quién opera los SI? ¿Por qué adoptan las organizaciones los SI?

COMO AFECTAN LAS ORGANIZACIONES A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Las organizaciones toman decisiones acerca del uso de la TI y sobre el papel que deben desempeñar éstas, para configurar la infraestructura de TI. Las organizaciones toman decisiones acerca de quién diseñará, construirá y operará la TI para determinar la forma en que se suministran los servicios tecnológicos. Las organizaciones construyen SI para: incrementar la eficiencia y ahorrar costes, porque son indispensables para actuar en un negocio, por presión de grupos de la organización, por objetivos de innovación o para hacer frente a los cambios del entorno.

EL ROL CAMBIANTE DE LOS SI EN LAS ORGANIZACIONES 1950s: Máquinas de contabilidad electrónica 1960s: Departamento de proceso de datos 1970s: Sistemas de información 1980s: Sistemas y servicios de información 1990s: Servicios de información para toda la empresa

SERVICIOS DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Departamento de SI Función de SI Especialistas en SI Internos y externos Hardware Software Redes Bases de datos TI

DEPARTAMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PROGRAMADORES: Escribir software ANALISTAS DE SISTEMAS: Traducir los problemas de negocio en soluciones ADMINISTRADORES SI: Líderes departamentales, administran equipos y proyectos CIOS: Directores jefes del área de SI. Responsables del cambio tecnológico en las organizaciones USUARIOS FINALES: Representantes departamentales para quienes se desarrollan las aplicaciones

El CIO o Funcionario de información en jefe El Rol del CIO en las Empresas Actuales Político Estratega Líder Gestor de la Información Comercial Director Staff Gestor de recursos Interlocutor Integrador Controlador

El CIO Pérfil del CIO Hombre de negocios (buen comunicador con amplios conocimientos sobre su empresa) Directivo (capaz de manejar personas, proyectos y presupuestos) Técnologo (con amplios conocimientos técnicos y con las capacidades y habilidades suficientes para estar actualizado en el ámbito de las TI) Ha de aplicar las TI a la solución de problemas empresariales y a la consecución de ventajas competitivas

El Área de Sistemas de Información en la Empresa Funciones del Área Desarrollo de sistemas, programación y explotación de operaciones Seguridad de sistemas e instalaciones Administración de la información Estándares y técnicas de sistemas

El Área de Sistemas de Información en la Empresa Estructura Típica del Área CIO SOPORTE TÉCNICO DESARROLLO DE SISTEMAS PLANIFICACIÓN OPERACIONES

El Área de Sistemas de Información en la Empresa Alternativas de Organización del Área Centralización Descentralización Informática Distribuida o Capacidad Distribuida

El Área de Sistemas de Información en la Empresa Centralización Total A B Dpto. de SI Desarrollo Operaciones Mantenimiento Centralización geográfica Centralización funcional Centralización de la dependencia Centralización del control

El Área de Sistemas de Información en la Empresa Descentralización Total Dpto. de SI A B Consultor Outsourcing Búsqueda de TI DI DI Descentralización geográfica Descentralización funcional Descentralización de la dependencia Descentralización del control

El Área de Sistemas de Información en la Empresa Arquitectura Mixta Actual Dpto. de SI A B DI DI Descentralización geográfica Descentralización funcional Descentralización de la dependencia Centralización del control

POR QUÉ LAS ORGANIZACIONES CONSTRUYEN SISTEMAS DE INFORMACIÓN EXTERNOS INTERNOS Factores institucionales Valores Normas Intereses Factores del entorno Incertidumbre Oportunidades Desarrollo de sistemas Adopción Utilización Administración

CÓMO AFECTAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LAS ORGANIZACIONES MODELO MICROECONÓMICO: Las tecnologías de información son un factor productivo, como el capital o el trabajo TEORÍA DE LOS COSTES DE TRANSACCIÓN: Las empresas tratan de minimizar los costes de transacción internos y externos y la TI es un factor útil para ese fin TEORÍA DE LA AGENCIA: La empresa es un “nexo de contratos” entre agentes que toman las decisiones; los sistemas de información sirven para reducir el número de agentes y los costes

CÓMO AFECTAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LAS ORGANIZACIONES MODELO MICROECONÓMICO: Las TI favorecen la reducción en el número de administradores de nivel medio y oficinistas

CÓMO AFECTAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LAS ORGANIZACIONES TEORÍA DE COSTES DE TRANSACCIÓN: Las TI ayudan a las empresas a reducir su tamaño, al reducir los costes de transacción en los que incurren cuando compran en el mercado lo que no pueden hacer ellas. Las TI ayudan a las empresas a reducir el coste de participar en el mercado.

CÓMO AFECTAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LAS ORGANIZACIONES TEORÍA DE AGENCIA: Las TI reducen los costes de administración internos, al reducir los costes de adquisición y análisis de información, favoreciendo así la supervisión de un mayor número de empleados. Las TI permiten a las empresas pequeñas expandir la fuerza y el alcance de éstas, facilitándoles las actividades de coordinación con pocos empleados y administradores.

CÓMO AFECTAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LAS ORGANIZACIONES TEORÍAS DEL COMPORTAMIENTO: Conceptos de Sociología, Psicología, Ciencia Política; Las organizaciones y las tecnologías de información se influyen mutuamente

CÓMO AFECTAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LAS ORGANIZACIONES TEORÍAS DEL COMPORTAMIENTO: Las TI podrían modificar la jerarquía o la toma de decisiones de las organizaciones al reducir los costes de adquisición de la información y ampliar la distribución de esta. Forma normal Menos administradores de nivel medio Más administradores de nivel medio

CÓMO AFECTAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LAS ORGANIZACIONES TEORÍA POSTINDUSTRIAL: Organizaciones planas, dominadas por trabajadores del conocimiento y con toma de decisiones descentralizada Las TI pueden fomentar las organizaciones de equipos de trabajo conectados en red Aumenta el número de empresas que actúan como organizaciones virtuales

CÓMO AFECTAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LAS ORGANIZACIONES TEORÍA POLÍTICA: Los SI son el resultado de la competencia política entre distintos grupos de la organización, para obtener influencia sobre las políticas, los procedimientos y los recursos de la misma. Los SI se ven afectados por la política de la empresa porque tienen una gran influencia en el acceso a un recurso clave: la información Los SI pueden afectar a quien hace que, para quienes, cuándo, dónde, y cómo en una organización

Fuente: Leavitt, Handbook of Organization (1965) IMPLANTANDO EL CAMBIO TAREA RESISTENCIA TECNOLOGÍA PERSONAS AJUSTE MUTUO ESTRUCTURA Fuente: Leavitt, Handbook of Organization (1965)

INTERNET Y LAS ORGANIZACIONES La red empieza a tener un impacto importante sobre las relaciones entre empresas y agentes externos, sobre la organización de los procesos de negocios de una empresa. Internet facilita el acceso, el almacenamiento y la distribución de información y conocimientos en las empresas. La red puede reducir los costes de transacción y de agencia de un gran número de organizaciones.

INTERNET Y LAS ORGANIZACIONES Los negocios están desarrollando algunos procesos clave con base en Internet EFECTOS DE INTERNET SOBRE EL TRABAJO DE LAS ORGANIZACIONES Simplificación de procesos de negocios Reducción en el número de empleados Estructuras organizativas más planas

IMPLICACIONES PARA EL DISEÑO Y COMPRENSIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN No es posible adoptar una perspectiva limitada de las organizaciones y su relación con los SI Factores organizativos a considerar en la planificación de los sistemas de información de la empresa: Entorno, Estructura, Cultura, Políticas, Tipo de organización, Estilos de liderazgo, Grupos de interés, Actitud de los empleados, Historia y recursos de la organización.