Seminario de información Programa MED Presentación del informe de avance semestral Madrid, 29 de junio de 2009

Plan de la presentación Informe de arranque (no sujeto a reembolso) Informe de gastos de preparación Informe de avance 3.1- Informe de actividad 3.2- Informe financiero 3.3- Anexos Resumen circuito de certificación Pista de auditoría

1. Informe de arranque (no sujeto a reembolso)  En los tres meses siguientes a la firma del contrato de subvención  Datos de contacto del coordinador y responsable financiero del proyecto  Datos bancarios del Jefe de Fila  Coordenadas de los socios  Composición del Comité de Pilotaje  Documento word en formato electrónico y papel

Sólo si previstos en el dossier de candidatura y efectivamente realizados Período de elegibilidad: 1/01/07 – fecha de presentación de la candidatura (31/10/08) Informe debe presentarse al mismo tiempo que el primer de informe de avance Sujetos al mismo circuito de certificación que los gastos de ejecución Cumplimentación en PRESAGE 2. Informe de gastos de preparación

3. Informe de avance [1] Cada 6 meses STC recibe informe de avance del JdF: Período de ejecución Fecha de envío al STC 1 abril – 30 septiembre 30 de noviembre 1 octubre – 31 marzo 31 de mayo

3. Informe de avance [2] El informe de avance contiene:   Informe de actividad   Informe financiero   Cada informe de avance implica una solicitud de reembolso (documento único)   Cada socio debe introducir sus gastos en PRESAGE

3.1 Informe de actividad Sección general Sección general  Resumen de actividades del semestre  Implicación de los socios  Problemas y soluciones Sección actividades por componente Sección actividades por componente  Acciones y resultados  Indicadores  Eventuales desviaciones Cómo los resultados obtenidos contribuyen a alcanzar objetivos Programa MED Cómo los resultados obtenidos contribuyen a alcanzar objetivos Programa MED Valor añadido de la transnacionalidad Valor añadido de la transnacionalidad Acciones de información, publicidad y capitalización Acciones de información, publicidad y capitalización

3.2 Informe financiero Tabla recapitulativa de gasto por línea presupuestaria Tabla recapitulativa de gasto por línea presupuestaria Tabla recapitulativa de gasto por componente Tabla recapitulativa de gasto por componente Tabla recapitulativa de gasto por socios Tabla recapitulativa de gasto por socios Todas las tablas se alimentan automáticamente con los gastos introducidos por los socios una vez validadosTodas las tablas se alimentan automáticamente con los gastos introducidos por los socios una vez validados Incluyen el gasto declarado en semestres anteriores y los montantes acumuladosIncluyen el gasto declarado en semestres anteriores y los montantes acumulados Incluyen la tasa de ejecución y el presupuesto restanteIncluyen la tasa de ejecución y el presupuesto restante

Cada informe debe ir acompañado de:   Certificado del controlador de primer nivel de cada socio   Checklist de control firmada por el controlador de primer nivel de cada socio   Validación del Estado miembro en los casos aplicables Documentos relacionados con actividades descritas:   Agendas, actas y listas de participantes en las reuniones   Material de publicidad y de comunicación   Estudios, informes y otras publicaciones Documentos son solamente ilustrativos, el informe ha de contener un nivel suficiente de detalle 3.3 Anexos

4. Circuito de certificación [1] 1. Cada socio introduce sus gastos en PRESAGE 2. Jefe de Fila da el visto bueno para que los gastos sean verificados por Controlador de 1er Nivel 3. El controlador de cada socio:   Valida los gastos elegibles   Firma el certificado del controlador y la checklist (modelos en PRESAGE)

4. Circuito de certificación [2] En algunos Estados miembros (ej. España), el certificado del controlador debe ser validado por la autoridad nacional responsable (sección ad hoc en PRESAGE) El Jefe de Fila compila copias de todos los certificados de los controladores + validaciones nacionales en su caso Envío del informe al STC en los plazos establecidos: Validación PRESAGE Por Versión papel

4. Circuito de certificación [3] STC verifica contenido del informe:   Conformidad de las actividades y gastos respecto al formulario de candidatura   Conformidad de las validaciones de los controladores y respeto de los circuitos de certificación nacional   Transmisión a la AG La AG comprueba la exactitud de la solicitud de reembolso y la transmite a la AC La AC transfiere el pago al Jefe de Fila El JdF transmite su parte íntegramente a los socios no más tarde de un mes

4. Circuito de certificación [4] Socios Jefe de Fila STC Autoridad de Gestión Autoridad de Certificación Controladores de Primer Nivel socios Controlador de Primer Nivel del JdF

4. Circuito de certificación [5] 6 meses de ejecución 2 meses Control de primer nivel + compilación JdF Análisis STC + aclaraciones AG envía solicitud de pago a AC AC efectúa pago al JdF+ JdF transfiere a los socios  Imprescindible respetar los plazos de presentación del informe de avance para evitar el descompromiso  Previsión de calendario de control de primer nivel teniendo en cuenta los plazos establecidos

5. Pista de auditoría [1] JdF y socios deben asegurar una trazabilidad clara de los gastos:   Listas de gastos por líneas presupuestarias y por período de imputación;   Certificado del controlador;   Facturas, pruebas de pago y documentos de valor probatorio equivalente;   Sello con nombre del proyecto y porcentaje de imputación en cada factura (buena práctica)   Procedimientos de contratación pública;   Pruebas de transferencia del JdF a los socios

5. Pista de auditoría [2] Archivo ordenado y separado Documentos originales conservados por cada socio Copias de los documentos enviadas al Jefe de Fila Los documentos deben conservarse:  Hasta el 31 de diciembre de 2021  Durante más tiempo si así se exige a nivel nacional

Muchas gracias por su atención Maitena Iglesias Díaz Responsable financiera STC MED