CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE CHILE PROYECTO GIZ - FORTALECIMIENTO DE OLACEFS DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DE OLACEFS, BUENAS PRÁCTICAS INTERNACIONALES Y PRINCIPALES LINEAMIENTOS DE MEJORA

CONTENIDO PRESENTACIÓN CONCLUSIONES DEL DIAGNÓSTICO. BUENAS PRÁCTICAS INTERNACIONALES. LINEAMIENTOS DE MEJORA. REUNIÓN DE ARRANQUE

OLACEFS en la actualidad presenta una falta de capacidad para responder a las necesidades de sus EFS miembros, lo cual se vincula de manera fundamental a su carencia de gestionar oportunamente sus recursos y, por ende, cumplir con su misión y visión institucional. CONCLUSIONES DEL ESTUDIO (1) OLACEFS presenta una serie de debilidades en distintos ámbitos clave, lo que en una primera instancia no significaría realizar cambios profundos en términos normativos, sino que incorporar lógicas de gestión para avanzar en el cumplimiento de sus objetivos superiores. Burocracia en su gestión, excesiva concentración de decisiones en la Asamblea General, sin siquiera utilizar en su totalidad las facultades delegatorias establecidas en su actual ordenamiento normativo.

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS CONCLUSIONES DEL ESTUDIO (2) En el caso del Consejo Directivo, se debe fortalecer la noción de que es un órgano estratégico y por ende, no ejecutivo, por lo que resulta pertinente que se evalúe su actual diseño, de tal manera que pueda asumir con propiedad su rol resolutivo. Se debe avanzar en el fortalecimiento de la Secretaría Ejecutiva, en términos de dotarla de las herramientas de gestión, coordinación y comunicaciones adecuadas. Por su parte, el actual período de la Presidencia (dos años) no permite impulsar a la EFS que asume ese rol, su agenda de trabajo, en función de actividades concretas y realizables en el tiempo.

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS CONCLUSIONES DEL ESTUDIO (3) Reforzar la concepción de que OLACEFS es un órgano regional de INTOSAI, que se sirve de sus aportes, así como también realiza aportes a ella, lo cual fortalecería el rol articulador. A partir de lo anterior, se debe optimizar el funcionamiento de comités y comisiones, a través de la definición de manuales y procesos de gestión estandarizados para estos órganos. No existe una alineación entre el Plan Estratégico y los Planes Operativos. Lo anterior se traduce en una desalineación entre la visión estratégica de la Organización y su capacidad de gestión técnica y operativa.

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS CONCLUSIONES DEL ESTUDIO (4) En el ámbito de productos y servicios, existen debilidades tanto en la identificación de la oferta como en los procesos de difusión de los resultados obtenidos. OLACEFS presenta evidentes atrasos en la utilización de TICs: Debería implementar una plataforma informática que contenga herramientas que faciliten las comunicaciones internas/externas, la gestión documental, el accountability, entre otros aspectos. Finalmente, sólo de esta forma la Organización podrá avanzar en nuevas lógicas de Administración (gestión del conocimiento).

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS MARCO NORMATIVO. INTOSAI:  Estatuto (símil a la Carta Constitutiva) simple, de fácil lectura y comprensión.  Manuales. BUENAS PRÁCTICAS INTERNACIONALES

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS MARCO NORMATIVO. Simplificar. Normativa tipo marco o genérica que permita dinamismo. Revisar, actualizar, refundir y uniformar criterios. Compendio. Formalizar el proceso de formulación presupuestaria. LINEAMIENTO DE MEJORA

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS PLAN ESTRATÉGICO. INTOSAI / EUROSAI:  2011 –  Claro y preciso.  Indicadores simples. BUENAS PRÁCTICAS INTERNACIONALES

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS PLAN ESTRATÉGICO. Para qué existe OLACEFS. Valor que agrega. Vinculación con los Planes Operativos. Establecimiento de Indicadores. Objetivos/Metas. LINEAMIENTO DE MEJORA

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS ESTRUCTURA, FUNCIONES Y TOMA DE DECISIONES. IFAC:  Reuniones presenciales (confianza).  Staff permanente.  Inversión en gestión operativa.  Trabajo en equipo.  PIOB. BUENAS PRÁCTICAS INTERNACIONALES

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS ESTRUCTURA, FUNCIONES Y TOMA DE DECISIONES. ONU:  Control de calidad.  Manuales: procedimientos, compras, Recursos Humanos, entre otros.  Mecanismos de monitoreo y reportes constantes.  Workshops periódicos (talleres prácticos)  Equilibrio entre trabajo y reporte. BUENAS PRÁCTICAS INTERNACIONALES

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS ESTRUCTURA, FUNCIONES Y TOMA DE DECISIONES. INTOSAI:  Secretaría General no se vincula directamente con comités/ grupos de trabajo. Regulación a través de manuales.  Reuniones presenciales.  Cada comité elabora su Plan de trabajo de manera trianual y rinde cuenta al Comité Directivo. Independencia en el trabajo.  Task Forces como respuesta rápida a problemas emergentes.  Las decisiones se toman de acuerdo a niveles claramente establecidos. BUENAS PRÁCTICAS INTERNACIONALES

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS ESTRUCTURA, FUNCIONES Y TOMA DE DECISIONES. Mayor conciencia que forma parte de INTOSAI. Armonizar tiempos con INTOSAI Gestión con enfoque trianual. Incentivos y sanciones asociados a compromisos. Delegación de atribuciones y funciones operativas a Presidencia y/o Secretaría Ejecutiva. LINEAMIENTO DE MEJORA

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS PRODUCTOS Y SERVICIOS. INTOSAI:  Manual para comités: pautas para la publicación y distribución de productos. IFAC:  Grupo de monitoreo de procesos, orientado a resguardar la óptima calidad de productos y servicios. BUENAS PRÁCTICAS INTERNACIONALES

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS PRODUCTOS Y SERVICIOS. Fortalecimiento rol articulador. Fomentar la gestión del conocimiento. Vinculación de capacitación con auditorías Conjuntas. Opinión de Secretaría Ejecutiva respecto del trabajo de comités y comisiones. LINEAMIENTOS DE MEJORA

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS COMUNICACIONES Y TICs. INTOSAI:  Task Force: documento que regula comunicaciones, herramientas de colaboración, protocolos de participaron para Portal Institucional.  Relación con Naciones Unidas. IFAC:  Reuniones presenciales. BUENAS PRÁCTICAS INTERNACIONALES

ASAMBLEA GENERAL - OLACEFS COMUNICACIONES Y TICs. Establecimiento de un Plan de Comunicaciones: o Debilidades detectadas o Rol articulador o Valor agregado. o Intercambio específico de experiencias y conocimientos. “Redes Sociales” Plataforma Tecnológica Tránsito desde una página web hacia un Portal Institucional LINEAMIENTOS DE MEJORA

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