Comunicación Efectiva Equipo No. 2 Maria Jessica Garcia Solís David Anguiano Vázquez Efrén Salvador Tamayo Bravo Paulina Lizeth Orozco Ríos Sandra Luz Barbosa

1. La comunicación 2. Como hablar en público 3. Como dar malas noticias 4. Tipos de comunicación en la empresa 4.1 Comunicación formal 4.2 Comunicación informal 4.3 Comunicación verbal 4.4 Comunicación no verbal 5. Técnicas para una comunicación Eficaz 6. Barreras de la comunicación 7. Comunicación Efectiva en el Trabajo 8. Resolución de conflictos

1. La Comunicación. Es el acto a través del cual, un individuo establece con otro un contacto que le permite transmitir una información. LA COMUNICACIÓN EFICAZ Entre dos personas se produce cuando el receptor interpreta el mensaje en el sentido que pretende el emisor.

Si bien es cierto que la comunicación es considerada un aspecto fundamental para lograr credibilidad y efectividad en nuestras actividades cotidianas, puede afirmarse que, al menos en nuestro contexto, las habilidades para desarrollar una comunicación efectiva no se identifican y ejercitan lo suficiente, debido a que se parte del supuesto de que la persona aprende a comunicarse desde los primeros años de vida y la capacitación en este aspecto se reduce al entrenamiento de habilidades de comunicación escrita, o bien, en el caso de la oral, se circunscribe a la adquisición de habilidades para informar o hacia la obtención de destrezas narrativas. En los últimos años, al interior de las organizaciones, se ha incrementado la preocupación por la calidad en las relaciones interpersonales, ya que se ha demostrado que está relacionada con la eficiencia productiva. Comunicación efectiva.

Hablar en público es una actividad desagradable para muchos y cuanto mayor sea la importancia del evento, peor el miedo. Sin embargo, como emprendedor, deberás enfrentarte constantemente a exposiciones y presentaciones, ya sea ante tu equipo, socios, clientes o posibles inversionistas. Y debes hacerlo de la forma correcta para conectarte con tu audiencia. Pero hablar en público en realidad no es tan difícil. No es otra cosa que conversar, y eso lo haces prácticamente todo el tiempo. El misterio desaparece una vez que se ha aprendido cómo hacerlo. Aquí te entregamos algunas claves para convertirte en un buen orador y aprender a expresar tus ideas ante una audiencia, ya sea de diez, cien o mil personas: Si se te dificulta expresarte ante varias personas, sigue estos tips que te convertirán en un buen orador.

a)Exprésate con sencillez b) Organízate c) Sé breve d) Sé sincero e) Aduéñate de la situación f) No leas, habla g) Relájate

3. Como dar malas noticias. a) Trabaja tu propia reacción hacia la noticia antes de prepararte para decirle a alguien más. b) Determina si eres la persona correcta para dar la noticia. c) Practica lo que dirás. d) Asegúrate que el escenario físico es cómodo y privado. e) Elige la hora correcta si es posible. f) Evalúa cómo se siente el receptor de la noticia "antes" de entregarle la noticia. g) Enfoca la entrega de la mala noticia h) Enfócate en una buena comunicación y una respuesta empática i) Decide qué hacer después

La comunicación juega un papel importante en toda empresa, una buena comunicación puede significar eficiencia, coordinación y organización, mientras que una mala comunicación puede dar origen a retrasos, malentendidos y conflictos internos. Los tipos de comunicación dentro de una empresa básicamente son dos: la comunicación formal y la comunicación informal.

4.1 Comunicación formal. Es la comunicación en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico superior, de un nivel inferior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa. Esta comunicación suele utilizar medios tales como los murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.

4.2 Comunicación informal. Es la comunicación en donde el mensaje circula entre los integrantes de la empresa sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa. Un ejemplo de este tipo de comunicación es el “rumor”, el cual corre de persona a persona, y aunque nadie se responsabiliza de su veracidad, se toma como una verdad. El rumor puede ser negativo para la empresa si es que crea un ambiente de tensión, expectativa y desasosiego entre el personal. Por ejemplo, cuando se hacen cambios en el personal, y surge el rumor de que podría haber despidos masivos, haciendo que todos se sientan preocupados por su futuro, creándose un clima de tensión.

La forma de evitar los efectos negativos de la comunicación informal, es aumentando la calidad de la comunicación formal, por ejemplo, haciendo que ésta última llegue cuando sea necesaria y en el momento oportuno. Por ejemplo, en el caso anterior, la forma de evitar el rumor de un posible despido masivo, hubieses sido comunicando oportunamente las razones o motivos de los cambios en el personal. Otra forma de hacer frente a la comunicación informal, es evitando que la comunicación formal sea tan autoritaria, al punto de no dejar cabida para la participación y las propuestas del personal.

Sin embargo, en ocasiones la comunicación informal puede resultar beneficiosa para la empresa, por ejemplo, cuando logramos complementarla con la comunicación formal, permitiendo que el mensaje que queremos enviar, fluya más rápido por la empresa (algo que permite en mayor medida la comunicación informal) logrando, de ese modo, una comunicación formal más eficaz.

Se refiere a la comunicación que se vale de la palabra para dar el mensaje, es la principal forma de comunicación que se utiliza. Puede ser oral o escrita. Por ejemplo: Conversaciones, juntas, entrevistas, memorandos, cartas, tablero de avisos, correo electrónico, páginas de internet etc. TipoVentajasDesventajas Oral Es más rápida Existe retroalimentación Proporciona mayor cantidad de información en menos tiempo Existe un elevado potencial de distorsión El riesgo de interpretación personal es mayor. Escrita Existe un registro de la comunicación permanente, tangible y verificable. El contenido del mensaje es más riguroso y preciso, lógico y claro. Consume más tiempo Carece de retroalimentación inmediata No existe seguridad de la recepción ni de la interpretación.

Podemos comunicar sin pronunciar palabras, sin escribir cosa alguna. Las acciones son actividades de comunicación no verbal que tienen igual importancia que la palabra y las ilustraciones. Puede ser por medio del movimiento corporal (postura, gestos, ademanes), la proxémica (uso físico de los espacios), etc. La comunicación no verbal incluye expresiones faciales, tono de voz, patrones de contacto, movimientos, diferencias culturales, etc. En la comunicación no verbal se incluyen tanto las acciones que se realizan como las que dejan de realizarse. Así, un apretón de manos fuerte, o llegar tarde todos los días al trabajo son también comunicación. En las organizaciones, la comunicación no verbal se da por las asignaciones de espacios físicos, la manera en que se sienta la gente en las juntas, la forma como se visten, etc.

Para comunicarse eficazmente, los mensajes verbales y no verbales deben coincidir entre sí, es decir, ser congruentes. Se producen muchos problemas cuando nuestras palabras se contradicen con nuestra conducta no verbal.

5. Técnicas para una comunicación Eficaz: a) La Escucha Activa (Saber Escuchar) Elementos que se deben evitar durante la Escucha Activa:  No distraernos. Hay que tratar de combatir esta tendencia haciendo un esfuerzo especial hacia la mitad del mensaje con objeto de que nuestra atención no decaiga.  No interrumpir al que habla.  No juzgar.  No ofrecer ayuda o soluciones prematuras.  No rechazar lo que el otro esté sintiendo, por ejemplo: "no te preocupes, eso no es nada".  No contar "tu historia" cuando el otro necesita hablarte.  No contra argumentar. Por ejemplo: el otro dice "me siento mal" y tú respondes "y yo también".  Evitar el "síndrome del experto": ya tienes las respuestas al problema de la otra persona, antes incluso de que te haya contado la mitad.

Técnicas para una comunicación Eficaz: Habilidades para la escucha activa:  Mostrar empatía  Parafrasear  Emitir palabras de refuerzo o cumplidos  Resumir

Técnicas para una comunicación Eficaz: b) Aspectos que mejoran la Comunicación :  Al criticar a otra persona, hablar de lo hace no de lo que es  Discutir los temas de uno en uno  No ir acumulando emociones negativas sin comunicarlas  Evitar las generalizaciones  Ser específico  Ser breve  Cuidar la comunicación no verbal  Elegir el lugar y el momento adecuados

Se entiende por tal a todos aquellos factores que impiden la comunicación, deformando el mensaje u obstaculizando el proceso general de aquella. Pueden ser: Barreras semánticas, Barreras fisiológicas, Barreras psicológicas, Barreras físicas, Barreras administrativas. Barreras semánticas. Tienen que ver con el significado de las palabras; cuando no precisamos su sentido, éstas se prestan a diferentes interpretaciones y así el receptor no interpreta lo que dijo el emisor, sino lo que su contexto cultural le indica. Barreras fisiológicas. Impiden emitir o recibir con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos del emisor o del receptor. Tales defectos pueden afectar cualquiera de los sentidos. Ya sea en forma total o parcial.

Barreras psicológicas. Hay muchos factores mentales que impiden aceptar o comprender una idea. Algunos de ellos son: No tener en cuenta el punto de vista de los demás Sospecha o aversión Preocupación o emociones ajenas al trabajo Timidez Explicaciones insuficientes Sobre valoración de sí mismo. Todos estos factores influyen en la persona que escucha para que acepte o rechace las ideas que le han sido comunicadas. A una persona generalmente es necesario explicarle, convencerla. Observar su actuación y también dejar que ella le hable a usted. Algunas de las causas que contribuyen a formar barreras psicológicas son: Alto estatus Poder para emplear o despedir Uso del sarcasmo actitud despótica críticas punzantes uso de conocimientos precisos y detallados facilidad en el uso del lenguaje maneras demasiado formales apariencia física imponente Interrumpir a los demás cuando hablan. Barreras físicas. La distancia y el exceso de ruido dificultan la comunicación, así como las interferencias en el radio o en el teléfono. Es preciso tratar de eliminarlas lo más posible. Barreras administrativas. Son las que se originan en estructuras organizacionales inadecuadas, mala planeación y deficiente operación de los canales.

La comunicación efectiva es vital para las empresas y los equipos de trabajo, ya que sin ella, la productividad se puede afectar considerablemente.  Comunícate de manera clara y directa  Aprende a escuchar y usa una forma inteligente de pedir ayuda  Comunica tus expectativas y piensa antes de hablar  Usa un lenguaje no verbal apropiado y se positivo siempre  Mantén el interés y se honesto

8. Resolución de Conflictos Todo conflicto implica un descuerdo, pero no todo desacuerdo se convierte en un conflicto. Para la resolución de conflictos debemos proporcionar y obtener retroalimentación. ¿Cómo hacerlo?  Determinar la oportunidad adecuada  Se debe satisfacer las necesidades de las partes en conflicto  Garantizar la exactitud de las percepciones  Involucrar a la otra persona  Aceptar retroalimentación

Para la resolución de conflictos además de uso adecuado de la comunicación verbal y no verbal, básicamente se debe tomar en cuenta lo siguiente:  Tratar directamente el problema  Centrarse en los intereses de las dos partes  Generar alternativas para beneficio mutuo  Insistir en criterios objetivos  Evitar el lenguaje verbal y corporal agresivo  Enfrentar el problema no a la persona  Tratar el problema en específico, no generalizar  No pedir disculpas más de lo necesario  No dar excesivas explicaciones  Hacerse responsables de los mensajes propios y/o de lo que dice uno mismo Resolución de Conflictos