AFHA grupo de asesores y consultores ¡¡¡BIENVENIDOS!!! Rueda 2, Año1: Proyecto EDUGÉS Consultor AFHA grupo de asesores y consultores

PROGRAMA DE LA SESIÓN Parte 1: Objetivos del Proyecto Edugés Parte 2: La Gestión por Procesos. Conceptos generales. Clasificación y Mapa de Procesos Parte 3: Estructura Organizativa del Centro. Organigrama DINÁMICA: Definición de un Catálogo de Procesos de un Centro Educativo. Clasificación de Procesos Clave, de Soporte y Estratégicos. Elaboración del MAPA de Procesos. REVISIÓN DE TAREAS: Definición Misión, Visión y Valores “ajustados”. Estructura organizativa para la Gestión de Calidad. TAREA DE MEJORA: Elaboración del Organigrama del Centro. Elaboración del Catálogo y Mapa de Procesos de cada Colegio.

Presentación Objetivos Parte 1: Presentación Objetivos PROYECTO EDUGÉS JORNADA 2 PROYECTO EDUGÉS

Misión, Visión y Valores P S a t i s f c ó n C D Misión, Visión y Valores Recursos G.C.C Plan de Mejora Revisión Dirección Encuestas Plan de Seguimiento No Conformidades Reclamaciones Acc. Correctivas y Pr Auditor. Internas R e q u i s t o Alumnos / Familias Personal Infraestructura Alumnos / Familias Mapa Procesos Fichas de Procesos (Proceso Clave) Procedimientos (Subprocesos) Entrada Salida RESUMEN JORNADA 1: Como vimos la jornada anterior, durante dos años vamos a estar inmersos en un Proyecto que nos va a durar toda la vida…..es el DISEÑO E IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (no Plan de Calidad puesto que los planes tienen un principio y un final y lo que en realidad vamos a hacer es un SGC que no acaba nunca)…en definitiva vamos a definir nuestro MODO DE FUNCIONAMIENTO, el SGC no debe ser algo paralelo. Por lo tanto, vamos a trabajar en dos líneas: 1.- Estudio y análisis de nuestro sistema de funcionamiento para establecer los medios que permitan mantenerlo 2.- Mejorar aquello que lo necesite y establecer las herramientas para la ello. Para comenzar a andar, lo primero que hemos definido es nuestra POLITICA DE CALIDAD, nuestra MVV, hemos definido quienes somos, a quien servimos, que queremos llegar a ser, que queremos alcanzar y con que valores contamos que nos van a permitir seguir llevando a cabo nuestra misión y alcanzar nuestra visión. Es el punto de partida de nuestro SGC. Además hemos incluido una nueva estructura en nuestra organización, que no estaba en nuestro RRI, pero que formará parte de nuestro organigrama de ahora en adelante. Hemos establecido su funcionamiento y las personas que la van a componer y todo eso ha quedado descrito en el DOCUMENTO “GCC” que es vuestro documento…pensad que si alguien entra nuevo ahí va a conoceros, teneis que hacerlo vuestro, cómodo, os tiene que servir. Ahora nos toca conocer nuestro centro, ponerlo encima de la mesa, vamos a identificar los Procesos que tienen lugar en el Centro, es decir, el objetivo de esta jornada es que consigamos tener una visión global del funcionamiento de nuestro Centro= MAPA DE PROCESOS. Posteriormente, bajaremos a un nivel más de concreción y describiremos con detalle nuestros procesos, como los controlamos y vamos a aprender a medirlos= FICHAS DE PROCESOS. Gestión Documental (Documentos / Registros)

Otros servicios en el Centro (comedor, autobús, etc.) Proyecto Curricular Objetivos Estratégicos: Relación con Titular del Centro Planificación Nuevas Líneas y Actividades Gestión Presupuestaria Procesos Pedagógicos “en aula” Tutoría y seguimiento alumnos Actividades Extra-escolares Pastoral Atención de padres y familiares Otros servicios en el Centro (comedor, autobús, etc.) Organización de Personal (Planificación de Horarios) Administración de Recursos Económicos Relaciones y despacho con la Admón. Mantenimiento de instalaciones Marketing Educativo PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN M/V/V A P MAPA PROCESOS C D  PLANES DE MEJORA (Grupos de Mejora) FICHAS DE PROCESOS (Procesos Clave) PROCEDIMIENTOS (Subprocesos) 2. B

La Gestión por Procesos: Conceptos generales. Parte 2: La Gestión por Procesos: Conceptos generales. Clasificación y Mapa de Procesos INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN POR PROCESOS: Como Organización que somos tenemos que conocer las actividades que llevamos a cabo y su interrelación de manera que podamos medir y gestionarlas. Muchas actividades que se realizan en el Centro tienen una fuerte dependencia entre si. Vamos a evolucionar a una GESTIÓN POR PROCESOS y no por DEPARTAMENTOS. Diferencias: 1.- En la gestión por procesos vamos a buscar resultados globales, de toda la organización, y no resultados locales 2.- Ahora no sólo nos centraremos en hacer nuestro trabajo sino que además lo haremos pensando en la satisfacción de padres y alumnos, nuestros clientes 3.- Con la gestión por procesos vamos a preocuparnos el cliente interno, si el tutor no pasa las notas, no hay junta de evaluación, no hay entrega de notas y en consecuencia generamos insatisfacción en nuestros clientes. 4.- Todos conoceremos cuales son nuestras responsabilidades en cada uno de los procesos (Ej. Dirección) 5.- Nadie va a ser mejor que otro, todos vamos a trabajar conjuntamente para =SATISFACCIÓN RUEDA 2 PROYECTO EDUGÉS

Definición general PROCESO: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida, con valor añadido para el cliente (destinatario del proceso) Según el tamaño de las actividades, incluiremos prefijos: “sub”proceso, “micro”proceso, “macro”proceso, etc. Proveedores PROCESO Clientes Antes de comenzar tenemos que conocer algunas definiciones: PROCESO: Conjunto de actividades, interrelacionadas, que transforman elementos de entrada en elementos de salida, apoyándose de una serie recursos materiales y humanos. Conjunto de actividades que tiene el mismo fin, que además son repetibles y medibles. Los Procesos se caracterizan porque se llevan a cabo de manera repetitiva y secuencial. Además, salvo excepciones, deben realizarse siempre con el mismo orden, encadenadas, repitiéndose una y otra vez (definir método). En función del tamaño de un proceso hablaremos de PROCESO y de SUBPROCESO PROCEDIMIENTO: Describe la forma específica de llevar a cabo una actividad. Normalmente recogen, cómo debe hacerse una actividad, cuándo, quién la realiza, con que recursos y como se controla y registra. ENTRADAS (INPUTS) SALIDAS (OUTPUTS) RECURSOS

GESTIÓN POR PROCESOS Constituye un sistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades de una organización, mediante la identificación y selección de procesos y la descripción, documentación y mejora de los mismos. El Centro debe conocer perfectamente sus procesos y éstos deben llevarse a cabo teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de sus clientes (internos o externos) Es fundamental la relación existente entre los procesos de gestión y su organigrama La Gestión por Procesos va a conllevar la definición de un sistema de trabajo que busca la mejora continua del funcionamiento del Centro, y para ello se IDENTIFICAN y SELECCIONAN PROCESOS, y se describen y documentan. Los procesos deben ser: Definibles Repetibles Predecibles Para que un proceso sea repetible todos debemos conocer cuales son nuestras responsabilidades en el mismo.

GUÍA PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS Definir el organigrama del Centro Describir las funciones/puestos relacionados con el organigrama Definir las actividades de cada función/puesto Repartir las actividades en procesos estratégicos / claves / de soporte. Interrelacionar los procesos (realizar el MAPA DE PROCESOS) Establecer para cada proceso sus indicadores y sistema de medida Determinar los Factores Críticos de Éxito (FCE’s) del Centro, y los procesos críticos relacionados

ETAPAS PRÁCTICAS PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS Identificación de Procesos Clasificación de Procesos Inventario de Procesos Mapa de Procesos Selección de Procesos La GESTIÓN DE PROCESOS constituye un sistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades del Centro Educativo, mediante la identificación y selección de procesos desarrollados por el Centro, y la descripción, documentación y mejora de los mismos.

IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Inventario Clasificación Mapa de Procesos Selección de No confundir los procesos con personas o departamentos Debemos identificar el FLUJO de las propias actividades PRIMERO, realizar un análisis de las principales actividades desarrolladas por la Organización Pudieran ser “Procesos”, a partir de los cuales se desarrollen otros procesos de “segundo nivel” (“subprocesos”) Al avanzar en el análisis es necesario identificar las DEPENDENCIAS entre éstos

CLASIFICACIÓN DE PROCESOS Identificación de Procesos Inventario Clasificación Mapa de Procesos Selección de PROCESOS ESTRATÉGICOS. Procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los Titulares de la Organización, para emitir las guías adecuadas al resto de procesos de la organización y asegurar la respuesta a las necesidades demandadas. PROCESOS CLAVE. Procesos que tienen contacto directo con el cliente, de hecho son los procesos a partir de los cuales el cliente percibirá y valorará la calidad de nuestro Centro PROCESOS DE SOPORTE. Procesos responsables de proveer a la organización de todos los recursos necesarios, para poder generar el valor añadido deseado por el cliente

INVENTARIO DE PROCESOS Identificación de Procesos Inventario Clasificación Mapa de Procesos Selección de Elaboración de un CATÁLOGO DE PROCESOS (puede ser conveniente citar Procesos y Subprocesos) Debe indicarse: TÍTULO o nombre identificativo del Proceso Clasificación o TIPO de Proceso Suele representarse en forma de TABLA

MAPA DE PROCESOS Identificación de Procesos Inventario Clasificación Mapa de Procesos Selección de Elaboración de un Diagrama en el que se reflejan las categorías e interrelaciones entre los procesos identificados y clasificados. Es una herramienta de gran utilidad para la Dirección del Centro: representa una visión global del Proceso Educativo Antes de su representación gráfica, es necesario definir la INTERRELACIÓN DE PROCESOS, esto es: Qué dependencia o precedencia cronológica existe entre procesos Qué procesos suministran recursos necesarios a otros procesos Qué, proceso, es “ENTRADA/SALIDA” de otro

LA ORGANIZACIÓN COMO CONJUNTO DE PROCESOS P. ESTRATÉGICOS (PLANIFICACIÓN) E X T R I O Demandas Grupos Interés: Clientes Personal Propiedad Sociedad Legislación P. CLAVE (Atención directa al cliente) P. SOPORTE (GESTIÓN)

MAPA DE PROCESOS: Ejemplos MP-02: Mapa Procesos Colegio ESTÁNDAR Fecha:30-09-01 Proyecto Curricular Objetivos Estratégicos: Relación con Titular del Centro Planificación Nuevas Líneas y Actividades Gestión Presupuestaria Procesos Pedagógicos “en aula” Tutoría y seguimiento alumnos Actividades Extra-escolares Pastoral Atención de padres y familiares Otros servicios en el Centro (comedor, autobús, etc.) Marketing Educativo Organización de Personal (Planificación de Horarios) Administración de Recursos Económicos Relaciones y despacho con la Admón. Mantenimiento de instalaciones Procesos Estratégicos Procesos Clave Procesos de Soporte

SELECCIÓN DE PROCESOS Identificación de Procesos Inventario Clasificación Mapa de Procesos Selección de Es necesario PRIORIZAR la sistematización y mejora de los procesos Determinar los FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO (FCE’s) del Centro: aquellos que inciden directamente en la satisfacción del cliente, contribuyen al desarrollo de la Misión y Visión del Centro Empleo de matrices para la determinación del Índice de Prioridad: impacto sobre el cliente, volumen de trabajo, facilidad de implantación, consumo de recursos, etc.

Estructura Organizativa del Centro. Organigrama del Centro Parte 3: Estructura Organizativa del Centro. Organigrama del Centro

Concepto Objeto Criterios fundamentales para su preparación Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización Objeto Son el instrumento idóneo para plasmar la composición de una organización Criterios fundamentales para su preparación Precisión Sencillez Uniformidad Presentación Vigencia

Muestra quién depende de quién. VENTAJAS Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en el Centro. Muestra quién depende de quién. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo del Centro Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen Indica a la Dirección y al personal nuevo la forma como se integran a la organización DIRECCIÓN DEPTO. DIR. GENERAL

ORGANIGRAMA VERTICAL

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

ORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL/HORIZONTAL DEPTO. A DEPTO. B DEPTO. C DEPTO. D DEPTO. E DIR. GENERAL DIRECCIÓN A DIRECCIÓN B DIRECCIÓN C DIRECCIÓN D DIRECCIÓN E

Símbolos y Referencias LÍNEAS LLENAS 1.- Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. 2.- Las líneas llenas verticales: indican autoridad sobre. 3.- Las líneas llenas horizontales: señalan especialización y correlación 4.- Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando 5.- Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo

OTROS 1.-Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales 2.-Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo numero

RELACIÓN LINEAL I INCORRECTO CORRECTO

RELACIÓN LINEAL II INCORRECTO CORRECTO

RELACIÓN LINEAL III INCORRECTO CORRECTO

Definición del MAPA DE PROCESOS de cada COLEGIO Parte 4: TAREA para la MEJORA: Definición del MAPA DE PROCESOS de cada COLEGIO

PLAZOS TAREAS Jornada 2 PLAZO DE ENTREGA TAREAS (e-mail): Envío de los Resultados de las Tareas realizadas: a) Catálogo de Procesos del Centro b) Mapa de Procesos del Centro c) Organigrama del Centro PLAZO DE ENTREGA TAREAS (e-mail): Aprox.: una semana antes próxima jornada Día: