DEFINICIÓN de GESTIÓN POR PROCESOS “La Gestión por Procesos es una metodología para: 1.definir los procesos de la organización con objeto de 2.seleccionar,

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1 DEFINICIÓN de GESTIÓN POR PROCESOS “La Gestión por Procesos es una metodología para: 1.definir los procesos de la organización con objeto de 2.seleccionar, implantar, analizar y mejorar aquellos que son claves o críticos”

2 PROCESO Un proceso es Una secuencia ordenada de actividades, interrelacionadas entre sí, con una finalidad determinada que transforman unas entradas (inputs) en unos resultados (outputs), para dar respuesta o prestar un servicio al ciudadano como usuario, cliente o beneficiario, y que crea valor intrínseco para estos.

3 CRIF “Las Acacias”Gestión de procesos en un centro educativoJ. Delgado, M.A. Palomo, J. Sancio GESTIÓN POR PROCESOS Y HECHOS Gestión por funcionesGestión por procesos Modelo verticalModelo horizontal, integrado e interdependiente Responsabilidad funcionalResponsabilidad por procesos Jerarquía-controlAutonomía - Autocontrol Burocracia - formalismoFlexibilidad- cambio- innovación Cumplimiento desempeñoCompromiso con resultados Los empleados son el problemaEl proceso es el problema Evalúa las funcionesEvalúa el proceso Sustituye a las personasCambia el proceso Se controla a las personasSe controla el proceso IndividualismoTodos tenemos el mismo objetivo

4 CRIF “Las Acacias”Gestión de procesos en un centro educativoJ. Delgado, M.A. Palomo, J. Sancio DIFERENCIAS ENTRE GESTIÓN POR FUNCIONES Y GESTIÓN POR PROCESOS El proceso atraviesa las funciones Funciones (jerarquía) Procesos Interfaz

5 Elaboración y revisión de doc. programáticos (EPD) Planificación a largo plazo (EPL) Criterios de asignación de recursos (EAR) Revisión del Sistema por ED (ERS) EDUCACIÓN Gestión de Personal (SGP) EVALUACIÓN Y MEJORA POLÍTICA DEL CENTRO: MISIÓN, VISIÓN, VALORES ESTRATÉGICOS CLAVE OPERATIVOS DE APOYO o SOPORTE Seguimiento y control MSC Medición y Presentación resultados MMA Mejora y búsqueda Excelencia MEX Planificación / Organización de actividades (OPR) Coordinación (OCO) Servicios del centro (OGS) Atención a padres (OAP) Imagen del centro (OGI) Ens / Aprendizaje (OEA) Tutoría/Orientación (OTO) Socialización (OSO) Desarrollo cultural (ODC) Gestión de Recursos (SGR) Gestión administrativa (SGA) Gestión de Infraestructuras (SGI) Gestión medioambiental (SGM) Gestión de información (SGC)

6 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS OPERATIVOS, CLAVES O “DE SERVICIOS” PROCESOS DE SOPORTE Desarrollan la razón de ser de la organización. Se dirigen a la prestación de sus servicios propios y a la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus usuarios. Generan valor añadido para los clientes o usuarios externos. Son propios de cada organización; no comunes a todas ellas. Son los procesos que facilitan el desarrollo de los procesos operativos. Generan valor añadido para los clientes-destinatarios internos.

7 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS (2) ESTRATÉGICOS ESTRATÉGICOS … ADEMÁS Suponen definida la política de la organización (su Misión, sus estrategias, su Visión, sus Valores fundamentales) Son los procesos relacionados con la estrategia de la organización, con su dirección, planificación a largo plazo y organización básica. Son procesos de carácter global y transversal, que afectan a todas las áreas y departamentos de la organización. Proporcionan las guías de actuación de la organización para la gestión de los procesos. Marcan la relación con el entorno. Evalúan y establecen dirección y guías a la organización en función de los resultados. Conducen el modo en que se toman las decisiones a cerca de la política, la estrategia, los objetivos y los planes a corto, medio y largo plazo.

8 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS (3) PROCESOS DE MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA Son procesos dirigidos a la mejora de la gestión por procesos del centro. Conllevan el establecimiento de los indicadores necesarios para medir y evaluar los procesos, especialmente los sometidos a mejoras. Plantean las condiciones para realizar su seguimiento y evaluación.

9 Detectar los procesos clave y críticos PROCESOS CLAVE SON AQUELLOS QUE MAYOR IMPACTO TIENEN EN LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS, HACIENDO MAYOR ÉNFASIS EN SU REPERCUSIÓN EN LOS USUARIOS PROCESOS CRÍTICOS SON LOS QUE NECESITAN UNA ESPECIAL ATENCIÓN PORQUE: Representan un elevado riesgo técnico. Sus resultados no satisfacen las necesidades y expectativas de los destinatarios. Dan lugar de forma reiterada a incidencias conocidas y resultados no satisfactorios IMPORTANTE

10 La mejora de los procesos Factores clave de un proceso Son las partes del mismo que si sufriesen cualquier variación generarían un fuerte impacto en los resultados esperados del proceso. Para su identificación es necesario analizar qué sucedería y qué consecuencias tendría en el proceso en el caso de que ese factor presentase problemas o dificultades.

11 ÁREA PROCESO DE MEJORA SELECCIONADO ENTREVISTAR A LOS CLIENTES DETERMINAR LOS ASPECTOS A MEJORAR ANALIZAR LAS CAUSAS DEL PROBLEMA CONOCER CÓMO LO HACEMOS DESARROLLAR SOLUCIONES COMPARAR CON LOS MEJORES DIBUJAR EL NUEVO PROCESO IMPLEMENTAR EL NUEVO PROCESO MEDIR RESULTADOS AJUSTAR EL NUEVO PROCESO COMIENZO DEL TRABAJO EN EQUIPO Diagrama de flujo Ficha técnica Formado por los más directamente implicados En cuestas, otros procedimientos Diagrama de Pareto Espina de Ishikawa Tormenta de ideas Hojas de control ÁREA PROCESO DE MEJORA SELECCIONADO ENTREVISTAR A LOS CLIENTES DETERMINAR LOS ASPECTOS A MEJORAR ANALIZAR LAS CAUSAS DEL PROBLEMA CONOCER CÓMO LO HACEMOS DESARROLLAR SOLUCIONES COMPARAR CON LOS MEJORES DISEÑAR EL NUEVO PROCESO IMPLEMENTAR EL NUEVO PROCESO MEDIR RESULTADOS AJUSTAR EL NUEVO PROCESO COMIENZO DEL TRABAJO EN EQUIPO IMPLANTAR EL NUEVO PROCESO Matriz de selección

12 Llevar a cabo estas tareas de forma consensuada con todas las personas involucradas en el mismo y sus responsables Concretar su objeto. Recoger con el mayor detalle lo que se espera de cada uno. IMPORTANTE Definir la finalidad específica de cada proceso

13 Factores (100 %)Ponderación (en porcentaje) Formación del profesoradoX % Metodología adecuadaX % Adecuación de los contenidos a las necesidades del alumnado X % Clima escolar y aprovechamiento del tiempo X % ? Factores clave de los procesos de enseñanza aprendizaje

14 La mejora de los procesos Objetivos e Indicadores o de control: junto con los factores clave es necesario establecer previamente unos objetivos e indicadores de control óptimos, valores de referencia (es decir qué se desea obtener) para valorar en qué medida se está consiguiendo la finalidad descrita del proceso; en la medida en que todos los objetivos e indicadores de control se consigan, podremos decir que el desarrollo del proceso ha cumplido su finalidad.

15 Valores de referencia (100 %)PONDERACIÓN (En porcentaje) Resultados escolares: Nivel de Competencia curricular alcanzado Resultados en las calificaciones 40 % Resultados en los procesos: Grado de Cumplimiento de las programaciones Otros 30 % Resultados en la satisfacción: Personal Usuarios (alumnado y familias) 30 % Objetivos de control de los procesos de enseñanza aprendizaje

16 Un centro gestionado por procesos debe conocer si los procesos diseñados cumplen y en qué grado con los objetivos establecidos para los mismos. ¿Cómo lograr ese conocimiento? Con un buen sistema de medición y control de sus procesos ¿Qué debemos medir? La eficacia: es el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos La eficiencia: es la relación entre los recursos invertidos y los resultados alcanzados. La flexibilidad: es la capacidad del centro y sus procesos para adaptarse o anticiparse a los cambios. MEDICIÓN DE LOS PROCESOS

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18 Objetivos de controlIndicadores seleccionados (Podrían ser * ó - ) Nivel de Competencia curricular alcanzado 1.% de evaluación positiva en Pruebas (de elaboración propia, CDI, prueba de 4º, de 3º ESO…) 2.Tasa de “Inserción Laboral” Cumplimiento de las programaciones 1.% de horas “impartidas” 2.% del programa cumplido (contenidos) 3.% de asistencia del alumnado a tutorías Resultado de las evaluaciones 1.% de evaluación positiva en cada área 2.Tasa de aprobados en PAU / Matriculados Satisfacción de Personal y Usuarios 1.Evolución del nº de quejas y reclamaciones 2.Promedio de puntuaciones alcanzado en las encuestas ? SISTEMA DE INDICADORES PARA LOS PROCESOS DE ENSEÑANZA APRENDIZAJE (EJEMPLO)

19 Medir, presentar resultados y analizarlos sirve para: Conocer el estado actual y poder realizar comparaciones. Gestionar los procesos La toma de decisiones basadas en datos y hechos. Es “ineludible” medir: Los resultados clave La satisfacción de los grupos de interés El cumplimiento de lo planificado Los procesos En el análisis se debería incluir La explicación de las causas (por qué) La valoración (buenos, aceptables,…) La tendencia (positiva, estable, negativa) Posibles comparaciones) Siempre que sea posible… Las propuestas de mejora (aprender) La presentación de los resultados y su análisis

20 Las fases de la implantación Concienciación del E.D. Creación de un núcleo o equipo dinamizador (formado) Primeros trabajos de mapa de procesos Ampliación del grupo original: curso de formación para diagnóstico del centro, mapa de procesos, selección de procesos, implantación de algunos procesos, etc. Seguimiento y mejora de los procesos implantados Ampliación a otros procesos