Definición Implementación de un sistema de información integrado que realice el tratamiento y administración de los datos, la información y los procesos.

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3 Definición Implementación de un sistema de información integrado que realice el tratamiento y administración de los datos, la información y los procesos de negocio que soportan la institución y le ayudan a conseguir los objetivos estratégicos. La dirección de TICs realizará los esfuerzos necesarios para conseguir en el mercado un sistema integrado de información por medio de un proveedor de tecnología especializado en sistemas de información para universidades. El sistema deberá estar en operación a partir de Enero de 2017. Sistema de información

4 PRODUCTO DEL PROYECTO  Sistema Integrado de Información en producción:  Sistema Administrativo y Financiero  Sistema Talento Humano  Sistema Académico

5 STAKEHOLDERS / PARTES INTERESADASROL NECESIDADES, DESEOS O EXPECTATIVAS REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO Presidente Sponsor Orientar el cumplimiento de los objetivos del proyecto Respaldo económico y financiero Rector Gerente de Proyecto Cumplimiento de los objetivos del proyecto Orienta, dirige y hace cumplir el objetivo del proyecto Vicerrector Administrativo y Financiero Miembro del comité gerencial Puente entre la dirección técnica y la alta dirección Ayuda a conseguir los objetivos del proyecto Director de Tecnología Director técnico Cumplir con los requerimientos técnicos del proyecto Dispone de la infraestructura tecnológica para asegurar el éxito del proyecto Coordinador de sistemas de Información Líder Funcional TécnicoHacer que procesos y sistemas correspondan con necesidades y/o requerimientos de usuarios Suministrar la información técnica de los sistemas de información Coordinador de bases de datosLíder Funcional TécnicoHace cumplir los requerimientos de bases de datos necesarios Disponer de lo necesario para que los datos entre bases de datos migren exitosamente Coordinador de ComunicacionesComunicadorInformar a la comunidad sobre avances del proyecto Utilizar los canales institucionales para comunicar oportunamente avances, hitos y eventos del proyecto Director de Servicios AdministrativosProcura los bienes y servicios necesarios del proyecto Contactar proveedores de tecnologíaNegociar con Proveedores

6 Comité de Tecnología Comité Gerencial Hace cumplir los objetivos contractuales del proyecto Hace seguimiento del proyecto y toma decisiones criticas Coordinador de Calidad Documentador Utilizar los elementos necesarios para documentar el sistema, suministrar procesos. Suministra procesos, documenta todas las incidencias del desarrollo del proyecto Jefe de Registro y Control AcadémicoLíder Funcional Preparado para utilizar el sistema operativamente Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema Director Servicios administrativos Líder funcional Preparado para utilizar el sistema operativamente Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema Director Talento HumanoLíder funcional Preparado para utilizar el sistema operativamente Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema Director Financiero Líder funcional Preparado para utilizar el sistema operativamente Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema Director Promoción Académica Líder funcional Preparado para utilizar el sistema operativamente Suministrar la información de su proceso, los documentos, se capacita y opera el sistema STAKEHOLDERS / PARTES INTERESADASROL NECESIDADES, DESEOS O EXPECTATIVAS REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

7 La finalidad del proyecto es implantar un sistema integrado de información que satisfaga los requerimientos de información de todas las áreas y/o procesos y subprocesos de la institución con el objeto de modernizar y actualizar la plataforma tecnológica de los sistemas de información.. Este proyecto encuentra justificación porque:  Apoya el tema estratégico “Infraestructura física y tecnológica” y el objetivo estratégico: “A partir de 2015, la Institución cuenta con un modelo novedoso de operación de la infraestructura tecnológica y de telecomunicaciones, así como de los sistemas de información para la efectiva gestión académica y administrativa.” Y “Al 2020 consolidar la planta física institucional en una sola UPZ, dotada con los recursos tecnológicos necesarios para la conectividad, en un marco de tercerización de la gestión de información”, además es un requisito que apoya la transformación de la institución como universidad. FINALIDAD JUSTIFICACIÓN

8 Hitos del proyecto N°HITOS O EVENTO SIGNIFICATIVOFECHA PROGRAMADA Plan del proyectoJulio de 2015 Invitación a proveedoresJulio de 2015 Constitución comité gerencial Agosto de 2015 Selección de proveedor y firma del contrato Septiembre de 2015 Compra de equipos y softwareOctubre 2015 Levantamiento de informaciónSeptiembre de 2015 ImplementaciónSeptiembre 2015 a Enero 2016 Cancelación contratos sistema antiguoNoviembre 2015 EntrenamientoOctubre 2015 a Marzo 2016 Pruebas, ajustes y paralelosAgosto 2015 a Diciembre de 2015 MigraciónDiciembre de 2015 Puesta en producciónEnero de 2016

9 EXCLUSIONES. El sistema no incluye personalizaciones que estén determinadas por los usuarios. Sistemas de Gestión documental, Biblioteca, sistemas de reservas y/o asignación de espacios físicos. No incluye infraestructura de redes, comunicaciones y/o internet, portales web.

10 SUPUESTOS Y RESTRICCIONES SUPUESTOSRESTRICCIONES INTERNOSEXTERNOSINTERNOSEXTERNOS Compromiso del equipo de trabajo Hay legislación favorable para el desarrollo del proyecto Prioridad de otros proyectos Cambios en la legislación colombiana La institución cuenta con el apoyo financiero para desarrollar el proyecto. Cambios en la normatividad institucional La Alta gerencia de la institución tiene claros los lineamientos del proyecto y su alcance otorgando todo el apoyo administrativo, académico y financiero para su desarrollo. Cualquier personalización del sistema solicitada por un usuario deberá estar autorizada por el comité gerencial. No se contrata personal extra para el desarrollo de este proyecto

11 RIESGOS DEL PROYECTO DESCRIPCIÓN DEL RIESGOCONSECUENCIA No tener claramente definido el alcance del proyecto Cambios en cronograma y costo Ausencia parcial o definitiva de los miembros del equipo de trabajo Retraso en los cronogramas de trabajo Cambio de sponsor del proyecto Cambio de decisiones, alcances, presupuestos y/o cronograma Cambio en el alcance del proyecto Incremento de los costos y variación del cronograma Falta de apoyo institucionalNo desarrollar el proyecto Cambios en el plan de desarrolloRetrasar el proyecto Cambios en la legislación y normatividadAcabar el proyecto

12 OPORTUNIDADES DEL PROYECTO Satisfacer necesidades de información Actualizar y modernizar sistemas de información Tener aliados estratégicos de tecnología

13 PRESUPUESTO GENERAL DEL PROYECTO CONCEPTOBASE DE ESTIMACIÓNMONTO Sistema de Información Cotizaciones recibidas de proveedores realizada en una fase de exploración previa $900.000.000 Software Previsión estimada, se debe trabajar con los motores de Bases de Datos ya adquiridas $10.000.000 Equipos Estimado solamente para fortalecer sistemas de almacenamiento ya adquiridos. $20.000.000 TOTAL:$930.000.000

14 ENTREGABLES RELEVANTES ENTREGABLECRITERIOS DE ACEPTACIÓN Contrato firmadoAvalado por la asesoría jurídica Cancelación contratos antiguo sistemaComunicados dirigidos a los representantes legales de las empresas proveedoras. Fecha específica de terminación del contrato. Paz y salvos correspondientes. Sistema en producciónDebe cumplir con todos los términos de referencia que hacen parte integral del contrato.

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