COSTOS ABC DE INFORMACION CRM ABC BSC

Presentación del tema: "COSTOS ABC DE INFORMACION CRM ABC BSC"— Transcripción de la presentación:

1 COSTOS ABC www.costosabc.com www.ige.mx DE INFORMACION CRM ABC BSC
“Contribuyendo a la formación del Talento Humano de las organizaciones” *ESTE MATERIAL ES PROPIEDAD DE ASESORES INTEGRALES ORGANIZACIONALES, S.A. DE C.V. SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL ESTA PROHIBIDA.* Es de uso exclusivo para el participante a cursos de IGE, no se permite el uso para otros fines que no sean para los que se establecen en los cursos de nuestro Instituto.

2 Presentación

3 MBA Isaías Alday Campos
Formación Educativa: Contador Público - Universidad ISEC. (1975) Maestría en Administración de Empresas Industriales - Universidad Iberoamericana. (1995) Diplomado en TI - Universidad Nacional Autónoma de México. (2004) Actividad profesional: Socio Consultor de Asesores Integrales Organizacionales, S.A. de C. V. desde el año de 2001 Firma de consultoría integral en Sistemas de Información, Capacitación ( ) y reingeniería de empresas.

4 Experiencia Docente: Universidad ISEC cursos impartidos en Licenciatura y Maestría. Universidad Iberoamericana - Golfo Centro. Universidad Latinoamericana Instituto de Gestión empresarial. Cursos en temas de: BSC (Balanced Score Card) Costos ABC (Activity Based Costing) BPM (Business Process Management) CRM (Customer Relationship Management)

5 Actualmente dedicado a consultoría, conferencista y expositor de temas Gerenciales enfocados a:
Planeación estratégica BSC (Balanced ScoreCard) Costos ABC (Activity Based Costing) BPM (Business Process Management) CRM (Customer Relationship Management) Sistemas de Información Socio de: Colegio de Contadores Públicos de México desde 1975. Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas desde 1985. (Miembro del comité de Tecnologías de Información de IMEF)

6 Participantes Nombre Empresa Giro ó Actividad Posición en su organización Motivación para conocer sobre Costos ABC? Descanso 11:00 a 11:15 Hora para Comida 14:00 a 15:10 p.m. Fin de curso 17:00 p.m.

7 PROGRAMA Tema 1: Definiciones, aspectos principales teóricos de los Costos ABC Tema 2: Cómo identificar si un sistema de costos es ineficiente? Tema 3: Comparación de un estado de costos según la contabilidad convencional y según Costos ABC. Tema 4: Recursos. Los costos directos e indirectos Tema 5: Cost Drivers. Disparadores de costos.

8 Tema 6:Actividades: Cómo identificar una actividad.
Tema 7:Activity Drivers: Cómo los Objetos de Costo consumen actividades. Tema 8: Objetos de Costo: Productos/Servicios/Clientes/Canales de distribución/Áreas geográficas/Mercados Interno y de Exportación. Tema 9: Indicadores su importancia Tema 10: Identificación de oportunidades de reducción de costos. El paso siguiente: ABM y ABB

9 La Evolución de la Contabilidad Gerencial
Contabilidad del Conocimiento Intellectual Capital - Stewart 1997´s Contabilidad de Direccion Estrategica Top Management Accounting - Kaplan - Cooper 1987´s Contabilidad de Gestion Management Accounting - Horngren 1950´s Contabilidad de Costos Cost Accounting - Neuner 1900´s En donde estamos?

10 Demandas y expectativas
PORQUE LAS EMPRESAS DEBEN CAMBIAR? Crecimiento en las Demandas y expectativas De los clientes Presión sobre precio Competencia global Cambio rápido En las tecnologías

11 = PORQUE DEBEMOS ADMINISTRAR EN BASE A COSTOS? Presión en los costos
Históricamente Costo + Margen de utilidad = precio Hoy y Futuro PRECIO - MARGEN DE UTILIDAD = COSTO OBJETIVO ENTONCES.....? Presión en los costos Presión sobre precio =

12 = Presión en los costos PORQUE DEBEMOS ADMINISTRAR EN BASE A COSTOS?
MEJORAMIENTO CONTINUO …CADENA DE VALOR ENTONCES..... Presión sobre Procesos y Recursos Presión en los costos =

13 Fallas en las relaciones con los clientes
ALGUNOS ASPECTOS QUE PROVOCAN ALZA EN LOS COSTOS ? Demora en los procesos Fallas en las relaciones con los clientes Costo de actividades que no agregan valor Mal uso de los recursos Costo de capacidad no utilizada Falta de indicadores de desempeño Quejas y devoluciones Fallas en Calidad Mal uso de la tecnología

14 - Avance tecnológico en el equipamiento en las empresas
FACTORES TECNOLOGICOS QUE INFLUYEN HOY EN LOS COSTOS - Avance tecnológico en el equipamiento en las empresas Técnicas de producción flexibles para reducir tiempos - “Velocidad para llegar al cliente” capacidad de entrega mas rápida que la competencia Tecnologías de Información, Internet y el E-Commerce, B2B Economía basada en la información. Empresas .com Computo en la nube TIC´s, ventas y procesamiento de datos empresariales Fomentan la administración de costos, reducen tiempo en el proceso de las operaciones y amplían el ámbito de la administración Crea mayor ambiente de negocios para la empresa

15 Producir para vender o vender para producir?
FACTORES CON ENFOQUE AL CLIENTE QUE INFLUYEN HOY EN LOS COSTOS Producir para vender o vender para producir? La generación de valor para el cliente cambia la orientación de los administradores de la producción. Calidad Servicio oportuno Satisfacción del cliente Empresas que acumulan costos en procesos de preventa y posventa

16 Duplicidad de actividades
ASPECTOS INTERNOS QUE INFLUYEN EN LOS COSTOS Las organizaciones han cambiado como respuesta al Marketing y la producción. Posicionamiento internacional La administración de costos basadas en las mediciones financieras y no financieras. Mas valor hacia los intangibles Procesos eficientes Costos de calidad, satisfacción del cliente costo de capacidad no utilizada Duplicidad de actividades

17 GESTION QUE ESTAN ADOPTANDO LAS ORGANIZACIONES
HERRAMIENTAS DE GESTION QUE ESTAN ADOPTANDO LAS ORGANIZACIONES

18 METODOLOGÍAS QUE INFLUYEN EN LA ADMINISTRACIÓN DE COSTOS
Balanced Scorecard Perspectiva Crecimiento y Aprendizaje ¿Qué recursos son claves para innovar y mejorar? Perspectiva Financiera ¿Cómo nos ven nuestros accionistas? Perspectiva Procesos Internos ¿En qué procesos Internos debemos ser excelentes? BALANCED SCORECARD Perspectiva Cliente ¿Cómo nos ven nuestros clientes?

19 Balanced Scorecard personal y efectos en mi trabajo
Perspectivas Objetivos Como lo mido Buen sueldo y perspectivas de desarrollo Bonos, premios y buen sueldo Financiero Clientes Mi jefe y la empresa estarán satisfechos Mi jefe me ha felicitado Procesos Realizaré mejor mi trabajo No me he equivocado Si estudio y me capacito Calificaciones, diplomas etc. Crecimiento y aprendizaje

20 METODOLOGÍAS QUE INFLUYEN EN LA ADMINISTRACIÓN DE COSTOS
BPM (Administración Basada en Procesos)

21 METODOLOGÍAS QUE INFLUYEN EN LA ADMINISTRACIÓN DE COSTOS
COSTOS ABC (Activity Based Costing)

22 METODOLOGÍAS QUE INFLUYEN EN LA ADMINISTRACIÓN DE COSTOS
CRM (Administración de las Relaciones con los Clientes)

23 Tema 1 Definiciones, aspectos principales teóricos de los “Costos ABC”.

24 ¿Qué es ABC? ABC ( “Activity Based Costing” o “Costeo Basado en Actividades”), Metodología de Costos para resolver problemas actuales en las empresas. Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para: Proporcionar información vía Estados Financieros históricos Informes de control referente a los costos y gastos realizados Análisis, planeación y estudios especiales como: bancos, fiscal, bolsa etc.

25 Método tradicional de Costo empresas de manufactura
REGISTROS CONTABLES Costos y gastos Incurridos ACUMULACION DE COSTOS Costos, Gastos y Salarios Costo total / Unidades producidas PRODUCTO X X Unidades no vendidas Unidades vendidas = = Inventarios (Costo de los productos) Costo de ventas (Costo del período) INFORMACION FINANCIERA

26 Método tradicional de Costo empresas de servicios
REGISTROS CONTABLES Costos y gastos Incurridos ACUMULACION DE COSTOS Costos, Gastos y Salarios Costo total / Unidades producidas SERVICIOS X CAPACIDAD UTILIZADA = INFORMACION FINANCIERA Gastos generales (Gastos del período)

27 • ¿Cuáles son nuestros clientes más/menos rentables?
LA CONTABILIDAD TRADICIONAL La información tradicional son sistemas que difícilmente responde a cuestiones como: • ¿Cuáles son nuestros clientes más/menos rentables? • ¿Cuáles son nuestros productos/servicios más/menos rentables? • ¿Estamos ofreciendo los productos correctos a los clientes adecuados? • ¿Estamos utilizando nuestros recursos de un modo eficiente? • ¿Cuál es el costo de la capacidad no utilizada?

28 Tema 2 ¿Cómo identificar si nuestro sistema de costos es eficiente?
El peligro de la desinformación

29 1.- Los Gerentes opinan que los costos están distorsionados.
SINTOMAS DE UN SISTEMA DE COSTOS DEFICIENTE 1.- Los Gerentes opinan que los costos están distorsionados. 2.- Marketing y Ventas no usan la información contable de costos 3.- Cada uno lleva su propio cálculo de costos. 4.- Los proyectos nuevos no alcanzan las expectativas de rentabilidad. 5.- Las ventas aumentan pero las ganancias disminuyen. 6.- El Presupuesto no se cumple y es una bomba de tiempo.

30 Aspectos relevantes para iniciar un proyecto de costos ABC

31 LA EMPRESA La empresa es el instrumento empleado para producir y poner en manos del consumidor la mayor parte de los bienes y servicios existentes en la economía Por tanto lo hace a través de ACTIVIDADES El objeto social de una empresa pública o privada establece claramente su ACTIVIDAD

32 El organigrama en las empresas
¿Qué es un organigrama? Representación gráfica de la estructura de una empresa, que muestra las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. ¿Cuál es el objeto del organigrama? Plasmar y transmitir de forma gráfica y objetiva la composición de una organización. Integra jerárquicamente las áreas Representan procesos Los procesos están integrados por ACTIVIDADES

33 Conclusión: Una organización esta conformada por áreas y departamentos quienes a su vez tienen procesos y estos se ejecutan por actividades, luego entonces podemos decir que: Las actividades originan algún trabajo             Ejemplo Ventas:             Actividades:             - Visitar clientes             - Elaborar pedidos             - Surtir pedidos             - Captar nuevos clientes Una actividad es un evento que opera como promotor o inductor de costo, es decir, que actúa como factor causal que origina costos en una empresa Implica acción Consume recursos Conjunto de tareas para producir algo

34 Las actividades…… Las ACTIVIDADES tienen las siguientes características o elementos:    Una entrada: Acciona la ejecución de la actividad. Ejemplo: Recibir un pedido (evento) obliga a entrar en acción (actividad) Genera un proceso productivo (productos o servicios) Una salida: Produce algo (un producto, un servicio, una orden, una factura, una orden de producción, etc.) para un cliente interno o externo Consume recursos: Mano de obra, máquinas, sistemas, TIC´s, infraestructura, capital, instalaciones, o sea factores de producción y personas para realizar la actividad.

35 Comportamiento de las actividades:
Repetitivas y no repetitivas: Repetitiva, es continua, compuesta por una entrada, salida y un procedimiento. No repetitiva, ocurre eventualmente y puede ser aplicable a un proyecto o tarea especial. Primarias y secundarias: Primaria: contribuye directamente a la misión de un área, departamento o unidad organizativa. Secundaria: apoya a las actividades primarias. Son de carácter general que se convierten en recursos ($) que son consumidos por actividades primarias. Ejemplos

36 ACTIVIDADES PRIMARIAS               
Conseguir clientes Negociar contratos                 Ofrecer servicios                           Preparar campaña                       Procesar informes                        Seleccionar y capacitar personal      ACTIVIDADES SECUNDARIAS Visitar a clientes Procesar contratos Preparar servicios. Seguir campaña. Preparar informes estadísticos Preparar programas de capacitación.

37 Tema 3 Comparación de un estado de costos según la contabilidad convencional y según ABC.

38 VISTA DE UN ESTADO TRADICIONAL VISTA DE UN ESTADO EN ABC
¿Cuál es la diferencia en la presentación de las cuentas en la contabilidad tradicional y la del sistema de costos ABC? VISTA DE UN ESTADO TRADICIONAL VISTA DE UN ESTADO EN ABC GASTOS DE VENTA GASTOS DE VENTA Costo Real Presupuesto Variación Salarios y Prestaciones 5,750 5,500 +250 Gastos de venta 1,320 1,200 +120 Depreciaciones 1,100 956 +144 Otros Insumos ind. 380 450 -70 Mantenimiento 265 270 -5 Gastos de Administración 30 Total 8,845 8,406 439 Costo Importe Organizar ferias y exposiciones 3,320 Preparar campañas de publicidad 1,400 Procesar reclamaciones 1,210 Visitar clientes 1,010 Promocionar nuevos productos 834 Realizar capacitación 850 Preparar eventos a clientes AAA 221 Total 8,845 “DICE LO QUE SE GASTA” “DICE CÓMO SE GASTA”

39 Introducción a Costos ABC

40 La contabilidad tradicional
Cuentas Contables Estado de Situación Financiera Estado de Resultados Activo Pasivo Capital Ingresos Costos Directos Costos y Gastos Costos Indirectos

41 LA INFORMACION CONTABLE COMO FUENTE PARA ABC
Contabilidad. Concentra las cifras monetarias de las operaciones realizadas basada en principios contables. Catálogo de cuentas. Identifica y agrupa las cuentas de la contabilidad de la empresa. Su diseño y estructura es sumamente importante. Por tanto, el catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades realizadas por una empresa El diseño del catalogo de cuentas obedece a las características del tipo de empresa que se trate( Manufactura, Comercial y Servicios).

42 Las que se desarrollan en cada uno de los procesos de las empresas
Elementos que integran la estructura y operación del sistema de costos ABC Módulo Origen Cuentas Contables Catalogo de Cuentas Recursos Definición y agrupamiento de lo gastado para uso del sistema de costos ABC Actividades Las que se desarrollan en cada uno de los procesos de las empresas Objeto de Costo Son los productos y / o servicios de las empresas, adicionalmente todo aquello que consuma recursos Cost Drivers Drivers o inductores que sirven para trasladar los recursos a las actividades Activity Drivers Drivers o inductores que sirven para trasladar las Actividades a los objetos de costo

43 ABC SU PROCESO CUENTAS CONTABLES RECURSOS ($) COST DRIVER
ACTIVIDADES ($) ACTIVITY DRIVER OBJETOS DE COSTO ($)

44 Catalogo de Cuentas (Costos y Gastos)
Ejemplo: Catalogo de Cuentas (Costos y Gastos) Continúa…… DESCRIPCION GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Sueldos y Salarios Comisiones Vacaciones Prima Vacacional Aguinaldo Prima de Antigüedad Fondo de Ahorro Vales de Despensa Uniformes y Equipo Cuotas al IMS Seguro de Retención Cesantía y Vejez 5% Aportación INFONAVIT Previsión Social Gastos de Fin año Impuesto Sustitutivo 2% Sobre Nóminas Impuesto al S Derechos de Antigüedad Derechos y Tramites Crédito al Salario Renta de Radios Renta de Teléfono Servicio de Internet Seguros y Fianzas Energía Eléctrica Arrendamiento Traslado de Valores NORMA ISO 900 MANTENIMIENTO GENERAL Depreciación Amortización

45 Tema 4 Definición de Recursos. Tratamiento de los costos directos, los indirectos. Ejemplo: Recursos

46 Recursos Generan Información sobre como se administra el costo de los procesos (Actividades). Corresponderán al agrupamiento de cuentas contables que permiten su inducción hacia las actividades. Seguen representando los costos y gastos, pero ahora agrupados en Recursos. Ejemplo

47 Ejemplo de agrupación en Recursos
Ejemplo de agrupación en Recursos Cuentas Contables Recursos Sueldos y Salarios Comisiones Vacaciones Prima Vacacional Aguinaldo Prima de Antigüedad Fondo de Ahorro Vales de Despensa Uniformes y Equipo Cuotas al IMS Recurso Costo Laboral ó Costo Salarial Sueldos y Prestaciones Mantenimiento de equipo telefónico Mantenimiento de equipo de radio Consumibles de equipo de computo Mantenimiento equipo de comunicaciones

48 Clasifique este catálogo en recursos
Caso práctico Catálogo de Cuentas Clasifique este catálogo en recursos Impuesto Sustitutivo 2% Sobre Nóminas Impuesto al Salario Derechos de Antigüedad Derechos y Tramites Crédito al Salario Renta de Radios Renta de Teléfono Servicio de Internet Seguros y Fianzas Energía Eléctrica Arrendamiento Traslado de Valores NORMA ISO 900 MANTENIMIENTO GENERAL Depreciación Amortización DESCRIPCION GASTOS FIJOS DE ADMINISTRACIÓN Sueldos y Salarios Comisiones Vacaciones Prima Vacacional Aguinaldo Prima de Antigüedad Fondo de Ahorro Vales de Despensa Uniformes y Equipo Cuotas al IMS Seguro de Retención Cesantía y Vejez 5% Aportación INFONAVIT Previsión Social Gastos de Fin año

49 Tema 5 Cost Drivers. Inductores o disparadores de los costos. Metodología para asignar los Recursos a las Actividades.

50 Factores que indican el consumo de Recursos ($) que hace cada Actividad.
Son magnitudes que determinan el esfuerzo para realizar una Actividad. Se expresan en cualquier unidad de medida (%, kilómetros, minutos, horas, pesos, piezas, gente, etc.). Explican, por qué una actividad consume determinados Recursos. Identifican oportunidades para reducir costos y hacer las cosas mejor, es decir mejorar los procesos internos.

51 Ejemplo de Cost Driver: Depto. Servicio a Clientes
RECURSOS COST DRIVER ACTIVIDAD Sueldos y Cargas $ 80,000 - Cantidad de empleados del Depto.: 10 - Cantidad de empleados dedicados a la actividad: - % de tiempo que dedican c/u a la actividad: % Controlar servicio a clientes Impuestos $ 5,000 Horas Extras $ 15,000 $ 100,000 2 / 10 = 0.20 x 50% = 10% $ Los Cost Driver son el vínculo entre Recursos y Actividades. Permite asignar costos a éstas. Se obtienen los costos del Mayor de la Contabilidad Convencional y los asignan a las Actividades. En nuestro ejemplo, el Cost Driver determina que sólo el 10% del costo de Sueldos y Cargas del Departamento de CC se imputa a la Actividad “Controlar reclamos de clientes”. Los porcentajes estimados son, en general, bastante confiables y se obtienen de entrevistas con los integrantes del Equipo Interfuncional (esto se verá más adelante). Los Cost Elements integran el costo total de cada Actividad. Los Cost Elements son importantes para conocer cómo se compone el costo de cada Actividad. Al conocer los Cost Elements y actuar sobre los que son desproporcionados podemos aspirar a tener reducción de costos en una Actividad. Pero esto puede no ser automático, porque los recursos pueden estar comprometidos con esa Actividad y por ende quedar “ociosos” hasta que se tome la decisión de eliminarlos o liberarlos para otros fines. La importancia de los Cost Elements es que nos indican claramente qué recursos deben ser eliminado o liberados para otros fines.

52 Con la situación actual busquemos la forma de reducir el tiempo de trabajo, por ejemplo:
Capacitación a los empleados otorgándoles recursos diferentes (ej. una computadora, un software) Estudiemos los procedimientos de la actividad. Los Cost Drivers son una forma de hacer reingeniería, porque atacan las causas que originan los costos y no sus consecuencias.

53 En nuestro ejemplo cada uno de los dos empleados que controla el servicio a clientes dedica el 50% de su tiempo para ello. ¿Qué pasaría si en lugar de dedicar el 50% de tiempo dedicaran solamente el 25% de su tiempo a esta Actividad? Nota: una vez realizada la capacitación y revisado los procedimientos

54 “RESULTADO” RECURSOS COST DRIVER ACTIVIDAD Sueldos y Cargas $ 80,000 Cantidad de empleados del Depto.: 10 Cantidad de empleados con dedicación a la actividad: % de tiempo que dedican c/u a la actividad: % Controlar servicio a clientes Impuestos $ 5,000 Horas Extras $ 15,000 $ 100,000 2 / 10 = 0.20 x 50% = 10% $ 10,000 $ 2 / 10 = 0,20 x 25% = 5% $ 5.000 Los Cost Elements integran el costo total de cada Actividad. Los Cost Elements son importantes para conocer cómo se compone el costo de cada Actividad. Al conocer los Cost Elements y actuar sobre los que son desproporcionados podemos aspirar a tener reducción de costos en una Actividad. Pero esto puede no ser automático, porque los recursos pueden estar comprometidos con esa Actividad y por ende quedar “ociosos” hasta que se tome la decisión de eliminarlos o liberarlos para otros fines. La importancia de los Cost Elements es que nos indican claramente qué recursos deben ser eliminado o liberados para otros fines. La suma de los Cost Elements nos da el Costo Total de la Actividad. Esto es importante porque permite saber cuáles son las Actividades que demandan mayores Recursos. Las Actividades con mayor Costo Total ofrecen las mejores oportunidades de reducción de costo, ya que cualquier reducción/liberación de Recursos aplicadas a ellas proporcionan montos grandes de ahorros. De esta manera ABC permite aplicar prioridades al análisis de las Actividades más costosas y acelerar la reducción de costos. Aunque el costo de la Actividad baja después de realizar correcciones en el Cost Driver, el total de Recursos queda igual. Se deberá tener especial cuidado en transferir los Recursos liberados a otras Actividades que los estén demandando. (Ej. podrían reducir Horas Extras)

55 Como puede verse, esta medida tendría como consecuencia una reducción del costo de la Actividad del 50%, es decir de $ 10,000 a $ 5,000. El conocimiento de que el costo es originado por el Cost Driver “% de tiempo de trabajo” permite analizar con detenimiento las razones por las que se establece dicho Driver.

56 REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL COST DRIVER
Recursos $ Cost Driver Centro de Costos Actividades 1 2 3 a b c I II III Actividades Actividades Actividades En este gráfico se puede ver cómo se relacionan los distintos módulos de un modelo ABC. Los Recursos constituyen todos los gastos de la empresa. P. Ej... En una empresa industrial los recursos pueden ser: Mano de Obra directa, Materiales e insumos, Producción en planta, Costos indirectos de producción ( i.e. Energía), Costos indirectos comerciales (publicidad), Costos corporativos centrales, Costos de oficina, Gastos de Sistemas, etc..... Los Recursos “fluyen” a las Actividades que los consumen para poder ser llevadas a cabo. P.ej. En un Depto. de atención al cliente las Actividades pueden ser: Procesar órdenes de venta, resolver problemas de producto, procesar devoluciones. Habitualmente las Actividades ocurren en un Centro de Costos, determinado por funciones o procesos. Los Cost Drivers son usados para asignar Recursos a Actividades.

57 REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL COST DRIVER
Departamento:_______________ Recursos $ Centro de Costos Cost Driver Actividades = Procesar Contratos de venta Resolver problemas Y aclaraciones Procesar aclaraciones Los Cost Drivers son usados para asignar Recursos a Actividades. Son factores que indican el consumo de Recursos que hace cada Actividad (en nuestro ejemplo 60%, 20% y 20%). P. Ej. si en el Depto. de Atención al Cliente trabajan 10 personas, 6 de ellas dedican su tiempo a Procesar Órdenes de venta, mientras que las 4 restantes dividen su tiempo entre Resolver problemas de producto y Procesar Devoluciones. Cada Recurso asignado a una Actividad es un Cost Element de esa Actividad. Las Actividades se asignas a los Objetos de Costo a través de los Activity Drivers. Un Activity Driver es una medida del consumo de actividad por parte del Objeto de costo, sea éste un producto o un cliente. En nuestro ejemplo, cada Producto (A o B) demanda la actividad Procesar Órdenes de venta según la cantidad de éstas (# de Órdenes). Los Objetos de Costo son el destino final de la asignación de costos. Estos son la razón final por la que se realiza todo el trabajo dentro de la empresa. Pueden ser productos o clientes. Los Objetos de Costo requieren que se lleven a cabo Actividades para su materialización. En resumen, la Dimensión 1 nos permite “cuantificar” cómo se organiza el trabajo entre los distintos módulos de la empresa.

58 Departamento de ___________
Recursos Arrendamiento $ 10,000.00 Centro de Costos Cost Driver M2 Actividades 60 M2. 20 M2 20M2 100 M2 = Procesar Contratos $ 6,000 Resolver problemas Y aclaraciones $ 2,000 Procesar Aclaraciones $ 2,000 Los Cost Drivers son usados para asignar Recursos a Actividades. Son factores que indican el consumo de Recursos que hace cada Actividad (en nuestro ejemplo 60%, 20% y 20%). P. Ej. si en el Depto. de Atención al Cliente trabajan 10 personas, 6 de ellas dedican su tiempo a Procesar Órdenes de venta, mientras que las 4 restantes dividen su tiempo entre Resolver problemas de producto y Procesar Devoluciones. Cada Recurso asignado a una Actividad es un Cost Element de esa Actividad. Las Actividades se asignas a los Objetos de Costo a través de los Activity Drivers. Un Activity Driver es una medida del consumo de actividad por parte del Objeto de costo, sea éste un producto o un cliente. En nuestro ejemplo, cada Producto (A o B) demanda la actividad Procesar Órdenes de venta según la cantidad de éstas (# de Órdenes). Los Objetos de Costo son el destino final de la asignación de costos. Estos son la razón final por la que se realiza todo el trabajo dentro de la empresa. Pueden ser productos o clientes. Los Objetos de Costo requieren que se lleven a cabo Actividades para su materialización. En resumen, la Dimensión 1 nos permite “cuantificar” cómo se organiza el trabajo entre los distintos módulos de la empresa.

59 Tema 6 Actividades Una actividad se identifica como una denominación verbo + sustantivo.

60 Constituyen el corazón del sistema ABC y deben identificarse antes que se comience el proceso de asignación de costos Pueden ser tan variadas como “Limpiar” hasta “Dirigir”, etc. Lenguaje para quienes no tienen formación administrativa. Es el mundo real de la empresa, no tecnicismos como el esquema de la contabilidad tradicional Son unidades básicas de trabajo del sistema de costos ABC. El estado de costos ABC define y determina el costo de las Actividades que cotidianamente se realizan en la empresa.

61 Centros de Actividades
Activity Centers: Cómo organizarlos (Organigrama) ¿Qué trabajo se realiza en el proceso, área o departamento? ¿Qué actividades consumen la mayor cantidad de Recursos? ¿Cuál es la rendimiento general del departamento o proceso? ¿Qué actividades pueden mejorarse o eliminarse? ¿ Cómo satisface cada actividad la necesidad de su cliente, sea éste interno o externo? Centros de Actividades Es necesario tener un método para organizar las actividades que se van relevando o de lo contrario se corre el riesgo de que nuestro modelo caiga en la irrelevancia. La empresa puede organizar sus Centros de Actividades como un Organigrama. Un centro de Actividades es un grupo (collection) de actividades relacionadas (p. ej.. Las que ocurren dentro de un departamento) La información que contienen la actividades agrupadas en Activity Centers son: costo de la actividad recursos que demanda cada actividad datos operativos sobre la actividad También se muestra cómo fluye una actividad a otra, etc.... El objetivo de organizar la actividades en centros es el comprender el manejo de funciones y procesos.

62 Actividades Actividades Operativas
Ej. Producción, Montaje, Preparación De materiales, acabado. Actividades de apoyo a los Procesos Ej. Control de materiales, Control de Calidad Centro de Servicios Ej. Ingeniería, mantenimiento. Actividades Administrativas Ej. Administración, Contabilidad, Sistemas, ventas

63 Cost Driver Recursos Actividades 60% 20% 20% Procesar contratos
Centro de Costos Actividades 60% 20% 20% Procesar contratos de venta 6,000 Resolver problemas Y aclaraciones 2,000 Procesar Aclaraciones 2,000 Los Cost Drivers son usados para asignar Recursos a Actividades. Son factores que indican el consumo de Recursos que hace cada Actividad (en nuestro ejemplo 60%, 20% y 20%). P. Ej. si en el Depto. de Atención al Cliente trabajan 10 personas, 6 de ellas dedican su tiempo a Procesar Órdenes de venta, mientras que las 4 restantes dividen su tiempo entre Resolver problemas de producto y Procesar Devoluciones. Cada Recurso asignado a una Actividad es un Cost Element de esa Actividad. Las Actividades se asignas a los Objetos de Costo a través de los Activity Drivers. Un Activity Driver es una medida del consumo de actividad por parte del Objeto de costo, sea éste un producto o un cliente. En nuestro ejemplo, cada Producto (A o B) demanda la actividad Procesar Órdenes de venta según la cantidad de éstas (# de Órdenes). Los Objetos de Costo son el destino final de la asignación de costos. Estos son la razón final por la que se realiza todo el trabajo dentro de la empresa. Pueden ser productos o clientes. Los Objetos de Costo requieren que se lleven a cabo Actividades para su materialización. En resumen, la Dimensión 1 nos permite “cuantificar” cómo se organiza el trabajo entre los distintos módulos de la empresa. Actividades

64 Actividad: VERBO + SUSTANTIVO
EJEMPLO DE ACTIVIDADES DE UN DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD EN EL SERVICIO Definir las especificaciones de la calidad Inspeccionar los materiales adquiridos Controlar los procesos durante la operación Hacer pruebas selectivas Controlar información Operar y mantener los sistemas de información Certificar la calidad del proveedor interno - externo Las Actividades son unidades de trabajo. En los modelos ABC hay un cambio conceptual en la presentación de los estados de costos, con respecto a la Contabilidad Convencional. En efecto, las Actividades se presentan bajo la forma Verbo + sustantivo. Al definir las Actividades bajo una gramática de Verbo+Sustantivo se crea una atmósfera de cambio al otorgar a los integrantes de la firma una información más familiar con respecto a las tareas que desarrollan, en lugar de conceptos de difícil comprensión extraídos de los Estados Contables. Las Actividades son el pivote central de todo modelo ABC. Cada industria/empresa/organización define sus Actividades según sus particularidades y conveniencia. Ejemplo participante.

65 Diccionario de Actividades
El conjunto de Actividades seleccionadas en el proceso de recolección de datos. Datos: ACTIVIDAD: Descripción, donde se desarrolla, responsable, frecuencia (ocasional o continua), cuánto tiempo? RECURSOS: ¿Cuales Recursos consume? ¿En qué forma: variable, fijo, continuo, estacional, directo, indirecto, obligatorio, opcional? COST DRIVER: ¿Cuál es el inductor del costo? COMO AFECTA LA CADENA DE VALOR: ¿A cuáles Actividades debe prestar apoyo?

66 Proceso de servicio Post-Venta
La cadena del valor Proceso de servicio Post-Venta Proceso de Innovación Proceso operativo Las Necesidades del Cliente han sido Identificadas Las Necesidades del Cliente están satisfechas Identificación del mercado Creación del Producto/ Oferta de Servicio Construcción de los Productos/ Servicios Entrega de los Productos/ Servicios Servicio al Cliente

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68 Tema 7 Activity Drivers Cómo los Objetos de Costo consumen actividades.

69 Son unidades de medida en que los Objetos de Costo (Productos, Servicios, Clientes, etc.) consumen Actividades que deben desempeñarse para que la empresa pueda fabricar (Productos), prestar (Servicios) o Atender (Clientes) . Parecidos a los Cost Drivers, son factores que usamos para asignar el costo de una Actividad al Objeto de Costo. Mide asimismo la frecuencia e intensidad del uso que hacen los Objetos de Costo de las Actividades.

70 Ejemplo, Un modelo ABC para un área de Ventas.
Las actividades del área son. Procesar ordenes de venta. Resolver problemas y aclaraciones Procesar aclaraciones Cada Actividad tiene su costo (consume Recursos) y ahora vamos asignar dicho costo a los productos y/servicios “A” y “B”

71 Cantidad de Activity Drivers
En nuestro modelo ABC “A” y “B” son los Objetos de Costo. En un período( mes), estas actividades tienen los siguientes Activity Drivers: ACTIVIDAD ACTIVITY DRIVER Procesar contratos Número de contratos Resolver problemas del contrato Número de Horas de operación Procesar aclaraciones Número de aclaraciones Cantidad de Activity Drivers Total Prod. A Prod. B Número de contratos 3,500 2,000 1,500 Número de Horas de operación Número de aclaraciones ¿Sería apropiado asignar el costo de las actividades por partes iguales a ambos cada producto?. Evidentemente que no, sino que a cada uno debe asignarse según el consumo que haga de la Actividad en cuestión. El factor que mide ese consumo es precisamente el Activity Driver.

72 Cost Driver Activity Driver
EJEMPLO DE CALCULO DE ACTIVITY DRIVER Recursos $ Centro de Costos Cost Driver Actividades 60% 20% 20% Procesar Contratos Resolver problemas Y aclaraciones Procesar aclaraciones 1500 # Horas Operación Activity Driver 2000 # de Aclaraciones # de Contratos 150 200 50 Los Cost Drivers son usados para asignar Recursos a Actividades. Son factores que indican el consumo de Recursos que hace cada Actividad (en nuestro ejemplo 60%, 20% y 20%). P. Ej. si en el Depto. de Atención al Cliente trabajan 10 personas, 6 de ellas dedican su tiempo a Procesar Órdenes de venta, mientras que las 4 restantes dividen su tiempo entre Resolver problemas de producto y Procesar Devoluciones. Cada Recurso asignado a una Actividad es un Cost Element de esa Actividad. Las Actividades se asignas a los Objetos de Costo a través de los Activity Drivers. Un Activity Driver es una medida del consumo de actividad por parte del Objeto de costo, sea éste un producto o un cliente. En nuestro ejemplo, cada Producto (A o B) demanda la actividad Procesar Órdenes de venta según la cantidad de éstas (# de Órdenes). Los Objetos de Costo son el destino final de la asignación de costos. Estos son la razón final por la que se realiza todo el trabajo dentro de la empresa. Pueden ser productos o clientes. Los Objetos de Costo requieren que se lleven a cabo Actividades para su materialización. En resumen, la Dimensión 1 nos permite “cuantificar” cómo se organiza el trabajo entre los distintos módulos de la empresa. 20 Producto / Servicio A Producto / servicio B

73 Cost Driver Activity Driver
Departamento de ________________ Recurso Arrendamiento $ 10,000.00 Centro de Costos Cost Driver Actividades 60M2 20M2 20M2 Procesar Contratos $ 6,000.00 Resolver problemas Y aclaraciones $ 2,000.00 Procesar aclaraciones $ 2,000.00 Activity Driver 3500 # de Aclaraciones # de Contratos # Horas Invertidas 70 350 Los Cost Drivers son usados para asignar Recursos a Actividades. Son factores que indican el consumo de Recursos que hace cada Actividad (en nuestro ejemplo 60%, 20% y 20%). P. Ej. si en el Depto. de Atención al Cliente trabajan 10 personas, 6 de ellas dedican su tiempo a Procesar Órdenes de venta, mientras que las 4 restantes dividen su tiempo entre Resolver problemas de producto y Procesar Devoluciones. Cada Recurso asignado a una Actividad es un Cost Element de esa Actividad. Las Actividades se asignas a los Objetos de Costo a través de los Activity Drivers. Un Activity Driver es una medida del consumo de actividad por parte del Objeto de costo, sea éste un producto o un cliente. En nuestro ejemplo, cada Producto (A o B) demanda la actividad Procesar Órdenes de venta según la cantidad de éstas (# de Órdenes). Los Objetos de Costo son el destino final de la asignación de costos. Estos son la razón final por la que se realiza todo el trabajo dentro de la empresa. Pueden ser productos o clientes. Los Objetos de Costo requieren que se lleven a cabo Actividades para su materialización. En resumen, la Dimensión 1 nos permite “cuantificar” cómo se organiza el trabajo entre los distintos módulos de la empresa. Costo por contrato $ 1.71 Costo por Hora $ 5.71 Costo por numero aclaraciones $ 28.57

74 Cost Driver Activity Driver
Departamento de ___________________ Recurso Arrendamiento $ 10,000.00 Centro de Costos Cost Driver Actividades 60M2 20M2 20M2 Procesar Contratos $ 6,000.00 Resolver problemas Aclaraciones $ 2,000.00 Procesar Aclaraciones $ 2,000.00 1500 Activity Driver 2000 50 # de Contratos 3,500 # de Aclaraciones 70 150 # Horas Invertidas 350 200 $ 1.71 $ 28.57 Los Cost Drivers son usados para asignar Recursos a Actividades. Son factores que indican el consumo de Recursos que hace cada Actividad (en nuestro ejemplo 60%, 20% y 20%). P. Ej. si en el Depto. de Atención al Cliente trabajan 10 personas, 6 de ellas dedican su tiempo a Procesar Órdenes de venta, mientras que las 4 restantes dividen su tiempo entre Resolver problemas de producto y Procesar Devoluciones. Cada Recurso asignado a una Actividad es un Cost Element de esa Actividad. Las Actividades se asignas a los Objetos de Costo a través de los Activity Drivers. Un Activity Driver es una medida del consumo de actividad por parte del Objeto de costo, sea éste un producto o un cliente. En nuestro ejemplo, cada Producto (A o B) demanda la actividad Procesar Órdenes de venta según la cantidad de éstas (# de Órdenes). Los Objetos de Costo son el destino final de la asignación de costos. Estos son la razón final por la que se realiza todo el trabajo dentro de la empresa. Pueden ser productos o clientes. Los Objetos de Costo requieren que se lleven a cabo Actividades para su materialización. En resumen, la Dimensión 1 nos permite “cuantificar” cómo se organiza el trabajo entre los distintos módulos de la empresa. 20 $ 5.71 $ 5.71 $ 1.71 $ 28.57 Producto/ Servicio “A” Producto / Servicio “B” Procesar 3, Problemas Aclaraciones Total 4,857.14 Procesar ,571.43 Problemas ,142.86 Aclaraciones 1,428.57 Total 5,142.86 $ 10,000.00

75 Tema 8 Objetos de Costo Productos/Servicios/Clientes/Canales de distribución/Áreas geográficas/Mercados Interno y de Exportación. Ejemplo: Objetos de Costo (Productos, servicios o Clientes)

76 Objetos de Costo Finalmente hemos llegado a las causas por las cuales se ejecutan Actividades dentro de la empresa Pueden ser: Productos Servicios Clientes Canales de distribución Zonas geográficas Vendedores Líneas de productos Todo aquello que demande actividades

77 Activity Driver Departamento de ______________ $ 10,000.00 1500 2000
Procesar Contratos $ 6,000.00 Resolver problemas Y aclaraciones $ 2,000.00 Procesar aclaraciones $ 2,000.00 1500 Activity Driver 2000 50 # de Contratos 3,500 # de Aclaraciones 70 150 # Horas Invertidas 350 200 $ 1.71 $ 28.57 20 $ 5.71 $ 5.71 $ 1.71 $ 28.57 Créditos “A” Procesar 3, Problemas Aclaraciones Total 4,857.14 Créditos “B” Procesar 2,571.43 Problemas 1,142.86 Aclaraciones 1,428.57 Total 5,142.86 $ 10,000.00 Los Cost Drivers son usados para asignar Recursos a Actividades. Son factores que indican el consumo de Recursos que hace cada Actividad (en nuestro ejemplo 60%, 20% y 20%). P. Ej. si en el Depto. de Atención al Cliente trabajan 10 personas, 6 de ellas dedican su tiempo a Procesar Órdenes de venta, mientras que las 4 restantes dividen su tiempo entre Resolver problemas de producto y Procesar Devoluciones. Cada Recurso asignado a una Actividad es un Cost Element de esa Actividad. Las Actividades se asignas a los Objetos de Costo a través de los Activity Drivers. Un Activity Driver es una medida del consumo de actividad por parte del Objeto de costo, sea éste un producto o un cliente. En nuestro ejemplo, cada Producto (A o B) demanda la actividad Procesar Órdenes de venta según la cantidad de éstas (# de Órdenes). Los Objetos de Costo son el destino final de la asignación de costos. Estos son la razón final por la que se realiza todo el trabajo dentro de la empresa. Pueden ser productos o clientes. Los Objetos de Costo requieren que se lleven a cabo Actividades para su materialización. En resumen, la Dimensión 1 nos permite “cuantificar” cómo se organiza el trabajo entre los distintos módulos de la empresa. Productos fabricados Costos derivados del Recurso “Arrendamiento” Procesar Resolver Aclaraciones Totales Costo Problemas Unitario Crédito “A” 2,000 3, , Crédito “B” 1,500 2, , , , Totales 3,500 6, , , ,000.00

78 Vista de costos ABC en diferentes dimensiones

79 Objetos de Costo: organización jerárquica, recomendación
El detalle para definir los Objetos de Costo es importante dentro del modelo ABC. Si el modelo es nuevo o una prueba piloto, conviene agrupar los Objetos de Costo en varias categorías jerárquicas para evitar introducir mucho detalle en el modelo. Cuando el modelo se perfeccione y madure se agregará más detalles a los Objetos de Costos para ganar capacidad analítica. Graficamente se observa lo siguiente:

80 Objetos de Costo: Organización jerárquica
Productos Clientes Familia de Productos Productos Individuales Partes/Materiales/ Ingredientes Mercados Regiones Canales de Distribución Clientes Individuales Poco detalle Mucho detalle Objetos de Costo Al “rutear” los costos hacia los Objetos de Costo se obtiene una importante información estratégica: Se determina la rentabilidad de c/u Rentabilidad = Ventas - Costo por actividades Define el valor que recibe el cliente Valor recibido - Costo de uso El valor recibido está compuesto por la utilidad del producto, su calidad, el servicio que lo acompaña, etc.... El costo de uso es el costo ABC más algún atributo extra como el esfuerzo de aprender a usar el producto. Se obtiene información sobre cómo aumentar la rentabilidad o el valor que recibe el cliente manipulando las actividades que integran la fabricación del producto o la prestación del servicio o la compra por parte del cliente. Un aspecto importante es decidir cuál será el nivel de detalle a trabajar en el modelo. Hay que tener cuidado porque el costo de recolectar información muy detallada puede ser prohibitivo.

81 Tema 9 Análisis de rentabilidad. Importancia de los indicadores

82 Capacidad analítica del Modelo de Costos ABC
El modelo ABC terminará cuando se ha completado la asignación de costos a los Objetos de Costos. Ahora podemos dedicarnos a analizar los costos!!!!!!!. El análisis de los Objetos de Costo ofrece una importante información estratégica: Por ejemplo se puede determinar la Rentabilidad simple de un Objeto de Costo que se calculará como Rentabilidad = Ventas - Costo por actividades

83 Indicadores de Desempeño
¿Qué son? Explican la eficiencia Explican el tiempo Explican la calidad Se usan para análisis de Capacidad ociosa. Indicadores de Performance ¿Qué son? Describen el trabajo realizado y los resultados obtenidos por cada Actividad. Proveen información sobre si la Actividad se realiza bien y si satisface al cliente interno y externo. Explican la eficiencia Está relacionado con la cantidad que produce una Actividad. Por ejemplo, una Actividad que produce válvulas, demanda XX pesos de costos. Dividiendo esto por el nro. de unidades se obtiene el costo unitario, el cual se compara con standards internos o externos. Explican el tiempo El tiempo es fundamental en los procesos. Cuanto mayor es el tiempo de una Actividad que integra un proceso, mayor es su costo. Explican la calidad La calidad es crítica. ¿Cuántas facturas hay que anular y reprocesar cuando el Proceso Facturación está diseñado con errores?¿cuánto cuesta la refacturación?

84 Indicadores de desempeño en Costos ABC
Definen cuán bien se lleva a cabo una actividad y si la misma satisface los requisitos de los clientes internos y externos. La cantidad de quejas de clientes, por ejemplo, es un Indicador apropiado para medir el desempeño del departamento de atención al cliente. Se pueden comparar a lo largo del tiempo, o contra Objetivos o simplemente contra el Standard del sector o de los competidores. Esto último se llama benchmarking. Estas comparaciones son útiles para tener una idea de cómo se ejecutan las actividades e identificar áreas de mejora. Ejemplos del participante

85 Tema 10 Identificación de oportunidades de reducción de costos. El paso siguiente: A B M Ejemplo: Reportes y recomendaciones.

86 Cómo reducir costos con ABC
Un mejor desempeño de las actividades es la clave para la reducción permanente de costos. Para obtener una mejora en los costos es necesario: Reducir tiempos y esfuerzos requeridos por las actividades Eliminar actividades innecesarias Elegir actividades de bajo costo sin demeritar servicio y calidad Compartir en lo posible las distintas actividades- interacción- Redefinir el uso de los Recursos liberados. Hacia donde generarán valor y rentabilidad

87 La complementación entre ABC y ABM (Administrar en base a actividades)
Habiendo descrito cómo se construye un modelo de costos por actividades ABC se puede comprender mejor el significado de ABM (Activity Based Management). Con ABM se pueden buscar oportunidades de mejora en la organización basándose en la información sobre actividades que provee ABC. ¿Cómo hacerlo? Con ABM se pueden realizar los siguientes análisis: Análisis de rentabilidad de productos y servicios Análisis de rentabilidad de clientes Análisis de procesos Simulaciones de costos Presupuesto por actividades (ABB: Activity based budgeting)

88 GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Contribuyendo a la formación del Talento Humano de las organizaciones GRACIAS POR SU ATENCIÓN DE INFORMACION CRM BPM ABC BSC *ESTE MATERIAL ES PROPIEDAD DE ASESORES INTEGRALES ORGANIZACIONALES, S.A. DE C.V. SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL ESTA PROHIBIDA.* Es de uso exclusivo para el participante a cursos de IGE, no se permite el uso para otros fines que no sean para los que se establecen en los cursos de nuestro Instituto.