1 IV ENCUENTROS Red UGI Universidad de Extremadura Taller de Trabajo FISCALIZACIÓN en la INVESTIGACIÓN 1 de abril de 2009 Helena Montiel Universitat de.

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1 1 IV ENCUENTROS Red UGI Universidad de Extremadura Taller de Trabajo FISCALIZACIÓN en la INVESTIGACIÓN 1 de abril de 2009 Helena Montiel Universitat de Girona

2 2 La universidad de Girona (UdG) se crea en Diciembre de 1991 GIRONA Y ZONA METROPOLITANA: 80.000 habitantes PROVÍNCIA DE GIRONA: 400.000 habitantes UNIVERSITAT DE GIRONA: 15.000 Estudiantes 1.500 Profesores Estudios de grado y postgrado 8 Áreas de Estudio (EPS, Ciencias, Derecho, Empresariales, Letras, Educación,Turismo y Medicina) 105 Grupos de Investigación 20 Departamentos 9 Institutos Propios de Investigación 12 Cátedras de Investigación DATOS DE INTERÉS (1)

3 3 La Oficina de Investigación y Transferencia Tecnológica (OITT) se crea en 1993 como una unidad administrativa y técnica, cuyo objetivo es prestar servicio a la comunidad universitaria investigadora y emprendedora Formada por 27 personas, técnicas y administrativas DATOS DE INTERÉS (2) ORGANIZACIÓN DE LA OITT: Unidad de Proyectos Unidad de Transferencia Tecnológica Unidad de Gestión Económica de la Investigación Unidad de Tratamiento de la Información Unidad de Divulgación Científica

4 4 Evolución de la Investigación Principios básicos Compromisos ¿LA FISCALIZACIÓN EN LA INVESTIGACIÓN? El punto de partida: La ejecución: Los resultados: ¿Cómo?¿Dónde?¿Cuándo? Evaluación y reflexión estratégica

5 5 Aumento del volumen de investigación en las universidades Aumento de la competitividad y la complejidad para conseguir proyectos Aumento de la complejidad en la ejecución y justificación de proyectos Aumento de la fiscalización y rendición de cuentas de los organismos financiadores EVOLUCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN: PUNTO DE PARTIDA (1)

6 6 PUNTO DE PARTIDA (2) Principios Básicos: Posicionar a la UGI en la estrategia de investigación de las universidades a través de sus Planes Estratégicos. Asegurar el apoyo del Equipo de Dirección de la universidad, en especial vicerrectores de investigación, política científica, etc. Asegurar el apoyo del Equipo de Gerencia de la universidad.

7 7 PUNTO DE PARTIDA (3) COMPROMISOS: Gestión eficaz y eficiente Cumplimiento de normativas y directrices Control y seguimiento Agilidad y cumplimiento en los plazos Confianza Interlocución clara (ventanilla única) Difusión y comunicación clara de información PROFESIONALIZACIÓN

8 8 LA FISCALIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN (1) ¿DÓNDE? En proyectos En recursos humanos En contratos ¿QUIÉN? Los Servicios Centrales La UGI Los Departamentos ¿CUÁNDO? En la convocatoria En el ingreso En la ejecución del gasto

9 9 PROCESO: LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN CONVOCATORIAS (1)

10 10 Control de solicitudes Interlocución única con organismos financiadores Fiscalización activa ASESORAMIENTO TRAMITACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES En la elaboración de presupuestos (gastos elegibles, distribución de partidas) Fiscalización pasiva LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN CONVOCATORIAS (2)

11 11 PROCESO: LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (1)

12 12 APERTURA E INCORPORACIÓN DEL CRÉDITO LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (2) Control de ayudas Distribución del presupuesto Elaboración de guías de gestión CRÉDITO SERVICIOS CENTRALES UGI Control de ingresos Dotación de crédito DEPARTAMENTOS / INSTITUTOS

13 13 EJECUCIÓN DEL GASTO LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (3) Disponibilidad de fondos Elegibilidad del gasto según instrucciones organismos financiadores y gerencia Contabilización del gasto según instrucciones OITT Control de contabilización y ejecución GASTO DEPARTAMENTOS / INSTITUTOSSERVICIOS CENTRALES UGI

14 14 JUSTIFICACIÓN Y CIERRE DE LA AYUDA DEPARTAMENTOS / INSTITUTOSUGI Plantilla de justificación Comprobación de datos y elegibilidad Regularización de datos según las BEP Cierre de la justificación JUSTIFICACIÓN Bloqueo unidad de la ayuda Devolución ingresos indebidos LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (4)

15 15 AUDITORÍAS Recopilación de documentación Coordinación con administrativos e investigadores Preparación de expedientes AUDITORIA Atender auditoría y completar el procedimiento administrativo DEPARTAMENTOS / INSTITUTOSUGI LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (5)

16 16 REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (1) La fiscalización… Es necesaria para una ejecución eficaz y eficiente de las ayudas a la investigación Exige una especialización cada vez mayor Es más llevadera con unas buenas herramientas informáticas Pero también… Deja a las UGIs en una posición vulnerable Hace patente que la imagen sí cuenta

17 17 La visión … REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (2) Del investigador: Fiscalización de mis gastos Siempre me dicen no Del administrativo: Demasiados proyectos y demasiadas convocatorias Necesito instrucciones claras y sencillas

18 18 La visión de la UGI….. REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (3) ¡RECURSOS HUMANOS NO CONTESTA! ¡EL INVESTIGADOR ESPERA RESPUESTA! ¡EL SERVICIO DE ECONOMÍA NO LO APRUEBA! ¡VAMOS A TENER QUE BUSCAR UNA SOLUCIÓN!

19 19 Imprescindible: Definición clara de los procesos Ejecución de acuerdo con los procesos Cumplimiento de objetivos Autoevaluación Plan de comunicación El futuro… REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (4)

20 20 Nuevas ideas: Plan de Formación para administrativos Plan de Información para investigadores Equipo de técnicos móviles Equipo de gestores administrativos móviles Referentes de proyectos (técnicos y administrativos) REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (5) El futuro…

21 21 Helena Montiel www.portalderecerca.edu