DIRECCIÓN DE GRUPOS Y DE REUNIONES 2005. ¿Qué es un grupo? Conjunto de individuos Situados en un espacio y tiempo determinados Influencia recíproca de.

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1 DIRECCIÓN DE GRUPOS Y DE REUNIONES 2005

2 ¿Qué es un grupo? Conjunto de individuos Situados en un espacio y tiempo determinados Influencia recíproca de los comportamientos Conciencia de pertenencia al conjunto

3 ¿Qué es una reunión? Es una actividad y una herramienta Se dá en una situación de grupo En un tiempo y espacio determinado Tiene un objetivo específico

4 ¿Algo que va mal? ¿Algo que hay que arreglar? ¿Algo que suscita preguntas y necesita una solución? ¿Una situación negativa a corregir? ¿Una oportunidad para descubrir una posible solución? ¿Que es un problema?

5 Influir para introducir información Guía activa. Dirección Ejercicio de forma deliberada. Motivación Autoridad para tomar decisiones Fin: Dedicación a la acción elegida ¿Estrategia de liderazgo?

6 Influir para capacitar a los demás No es una guía activa. No es dirección Ejercicio de forma deliberada. Motivación No hay autoridad para tomar decisiones Fin: Desarrollar la acción elegida ¿Estrategia de facilitación?

7 ¿Qué cosas se han de saber de lo que es un GRUPO para poder hacer una REUNIÓN?

8 GRUPOS Fenómenos y procesos que suceden: Interacción Comunicación Participación Objetivos del grupo

9 GRUPOS Fenómenos y procesos que suceden: Implicación Cohexión grupal Normas grupales Control social

10 GRUPOS Fenómenos y procesos que suceden: Tamaño del grupo Roles grupales Atmósfera grupal Ajuste/integración en el grupo

11 Productividad grupal Cumplimiento de tareas, actividades y metas Motivación,interés y gratificación de los miembros (motor) El nivel de exigencia y la autoevaluación del grupo (método)

12 Productividad grupal Cumplimiento de tareas, actividades y metas Nivel de cohesión y participación (equipo) Recursos y medios Aceptar el error, la incertidumbre y el riesgo. No a la autoprotección

13 La coordinación de un grupo y/o la moderación de una reunión… ¿arte o maestría?

14 Responsable de que el grupo: - produzca - alcance los resultados designados - conserve su unidad interna Y lo logra si: - ayuda al grupo a pensar con método - cuida de que las relaciones humanas no se deterioren ¿Qué y quién hace la coordinación?

15 Modestia y sencillez Seguridad y autoconfianza Dinamísmo Con capacidad de concentración Con capacidad de reacción ¿Estás capacitado para coordinar?

16 Con capacidad de adaptación Con buena expresión oral Con capacidad analítica y sintética Con capacidad conciliadora Paciente ¿ Estás capacitado para coordinar?

17 Dependiendo del tipo de reunión y del momento Identificación clara del tipo de estrategia por parte de los participantes Liderazgo en reuniones de: información persuasión y negociación Facilitación en reuniones con carga emocional ¿Estrategia de liderazgo o de facilitación?

18 Actores…¿Cuál es tu personaje favorito?

19 Roles grupales Proyección en el grupo de las características personales Rol no es personalidad Rol es una habilidad Agendas encubiertas:salirse con la suya

20 Roles grupales Tipos de rol Roles de tarea Roles de mantenimiento del grupo Roles facilitadores Roles individualistas

21 Roles facilitadores Iniciación Animación Técnico Activación Opinión Registro Interrogación Información Facilitación Síntesis Integración Pasividad Orientación Evaluación Conciliación Transigencia

22 Intervenciones individualistas Idea fija Agresión Búsqueda de reconocimiento Centrífugación Hablador compulsivo Dominación Manipulación Minuciosidad (tiquismiquis) Obstrución Silencio Superioridad Tímidez

23 ¿Hacemos una reunión?... ¡VALE!

24 Antes de decidir una reunión… ¿Es necesaria…? ¿Qué finalidad tiene…? ¿Hay alternativas…? ¿Debemos retrasarla…?

25 ¿Que estilo elegimos…?

26 Estilos de reunión Información: Unidireccional Información: Recíproco Intercambios de puntos de vista Evaluación de decisiones acordadas

27 Estilos de reunión Análisis de situaciones Toma de decisiones Generación de ideas Formación

28 ¿Tenemos en cuenta sus cuatro componentes…?

29 Contenido Objetivo:¿por qué nos reunimos? Expectativa:¿es alcanzable? Material: preciso y disponible Pasos a seguir: fechas y seguimiento

30 Proceso Agenda: ¿qué, quién, cuando? Marca el ritmo de la reunión Facilitación Presentaciones Toma de decisiones: consenso

31 Participantes Designación:¿Cuantos,especialistas, exclusiones,personas afectadas? Asignación del cometido y responsabilidades Confianza y apertura Quien ostenta la autoridad

32 Ambiente Lugar: grado de formalidad Asientos: energía de la reunión Técnicas de exposición:claridad Pausas: productividad Alimentos y bebidas: productividad Interrupciones y distracciones: horarios

33

34 Preparando la reunión

35 Al convocar la reunión Relacionar los objetivos y el tiempo Escribir la lista de objetivos Programar etapas en los grandes proyectos Trazar un objetivo prioritario Dar a conocer el objetivo por escrito

36 Al convocar la reunión El tema no es el objetivo Objetivo alcanzable, específico y realista Formularlo de forma precisa, concisa y clara Explicar las expectativas sin pretensiones ¿coinciden todos con la meta?. La batalla

37 ¿Cuándo nos reunimos? Cuando la mente esté clara y activa Cuando se asegure la asistencia Cuando las personas estén preparadas

38 La agenda Ahorrar tiempo y evitar reuniones largas Convocar a las personas representativas Finalizar con el sentimiento de éxito Coordinar eficazmente evitando conflictos

39 El impreso de convocatoria Fecha, horas de inicio y de terminación Lugar, responsable de la convocatoria Lista de asuntos a tratar y su duración Objetivos, aportaciones esperadas Fecha de notificación y firma convocante

40 Elección de asistentes Personas conocidas o desconocidas Número en función del tipo de reunión… Ideal 5-7 personas excepto en reuniones informativas unidireccionales

41 La sala de reunión Tamaño: proporcional al grado de relax Iluminación: la más natural posible Ventilación:refresca ambiente y mente Ruidos externos: desconcentran Humos: no tabaco Temperatura:adaptada a la época

42 La sala de reunión Mesa: circular o individuales Sillas: evitar la incomodidad hileras de 6-8 y en arco

43 Distribución del espacio Facilitar el contacto visual y la cohesión grupal Valorar el estilo de reunión, número de personas y medios disponibles

44 Distribución del espacio En cuadro: no reuniones rutinarias En rectángulo: pérdida del 50% de visión En hilera: reuniones informativas En fila: favorece competición y < visión En U: favorece la visión y la participación En semicírculo: favorece la rivalidad En círculo: igualdad y participación

45 Apoyo visual Una buena imagen vale más que mil palabras Los medios visuales ayudan pero no sustituyen al presentador Ayudan a retener hasta un 95% de información

46 La batalla y su regulación…

47 Diferencias de perspectiva La agenda Competencia por los beneficios Impacto del resultado obtenido… Conflictos. Su origen razonable

48 Enfrentamientos personales Antagonismos Falta de confianza/sinceridad Agendas ocultas Mala educación…. Conflictos. Su origen no razonable

49 Son predecibles Reflexión colectiva Confusión entre contenido y proceso Falta de participación y dominación Sobrecarga de datos Conflictos de personalidad Conflictos habituales en la reunión

50 Se originan por diferencias de estilos Ayudar al respeto y escucha mútua Evitar que la discusión se personalice El facilitador como traductor: Resumir las ideas en lenguaje común Pedir que se reformulen las afirmaciones Conflictos de personalidad

51 Reglas básicas: Mantener el autocontrol (no enfrentamiento) Utilizar al resto del grupo como elemento de confrontación de la conducta individualista. Objetivo: aislar la conducta individualista. Técnicas referidas a intervenciones individualistas

52 Persona obcecada: Perfil: imposición de sus criterios, de ideas fijas. Técnicas referidas a intervenciones individualistas

53 Persona obcecada: Método de control: llevar a que su pregunta o intervención sea valorada por el resto del grupo (resumir muy brevemente su idea y consultar al grupo sobre si les parece interesante dedicar tiempo a esa reflexión). Técnicas referidas a intervenciones individualistas

54 Persona agresora: Perfil: empatía negativa Móvil: envidia o/y oposición al resto del grupo. Técnicas referidas a intervenciones individualistas

55 Persona agresora: Método de control: No se le ha de confrontar al resto del grupo. Se ha de hacer ver los aspectos positivos y rebajar la tensión. Insistir que ciña sus intervenciones a cuestiones sobre el tema, sin personalizar. Técnicas referidas a intervenciones individualistas

56 Persona dominadora: Perfil:ejercicio asumido de control e influencia Exceso de tiempo en discusiones sin sentido Menosprecio hacia otras contribuciones Exclusión de informaciones contrarias Intento de llevar las cosas a su corral Técnicas referidas a intervenciones individualistas

57 Persona dominadora: Método de control: Exclusión de la lista de participantes Rondas de participación Limitación de los tiempos cada orador Llamada de atención sobre el tiempo. Propiciar manifestaciones en contra Fomentar la libre expresión de ideas Pedir que el participante argumente en contra de sus ideas Técnicas referidas a intervenciones individualistas

58 Persona que busca reconocimiento: Perfil: llamar la atención Técnicas referidas a intervenciones individualistas

59 Persona que busca reconocimiento: Método de control: Limitar los tiempos de exposición Centrar los temas de su exposición Técnicas referidas a intervenciones individualistas

60 Persona centrífuga : Perfil: persona dispersa y que distrae.

61 Técnicas referidas a intervenciones individualistas Persona centrífuga: Método de control: Interrumpirle directamente, valorando su idea pero indicándole que se sale del tema Si no para, confrontarlo con el grupo.

62 Persona charlatana : Perfil: Hablar por hablar, sin aportar Distrae al grupo Técnicas referidas a intervenciones individualistas

63 Persona charlatana: Método de control: Limitar el tiempo de las intervenciones Si no, cortarle y que se ciña al tiempo Técnicas referidas a intervenciones individualistas

64 Persona minuciosa : Perfil: hiper-perfeccionista debido a su temor a actuar o decidir. Se centra en cosas poco importantes Técnicas referidas a intervenciones individualistas

65 Persona minuciosa: Método de control: Reconocer que su método es bueno, pero no para una reunión por falta de tiempo. Insistir en que se ha de ser pragmática para obtener resultados de la reunión. Si insiste->proponer en orden del día siguiente el tema propuesto Técnicas referidas a intervenciones individualistas

66 Persona obstaculizadora : Perfil: beligerante, oposición sistemática, cortan y dividen al grupo Técnicas referidas a intervenciones individualistas

67 Persona obstaculizadora: Método de control: Aislarlo del grupo. Si continúa, confrontarlo. Invitarle a abandonar la reunión. Posponer la reunión para otro día, sin él Técnicas referidas a intervenciones individualistas

68 Persona silenciosa : Perfil: actitud consciente pues no se siente parte del grupo o percibe incongruencias al participar Técnicas referidas a intervenciones individualistas

69 Persona silenciosa: Método de control: Invitarle a participar, preguntarle directamente Pedir su opinión, si sabemos que conoce un tema, pedirle que lo exponga Técnicas referidas a intervenciones individualistas

70 Persona superior : Perfil: se considera el mejor informado o el más cualificado que el resto Técnicas referidas a intervenciones individualistas

71 Persona superior: Método de control: Confrontarle con el resto del grupo para que sea éste el que juzgue la calidad de sus aportaciones Técnicas referidas a intervenciones individualistas

72 Persona tímida : Perfil: siente temor a participar Técnicas referidas a intervenciones individualistas

73 Persona tímida: Método de control: Animarla a participar Iniciar con preguntas fáciles Técnicas referidas a intervenciones individualistas

74 Molestarse por las preguntas continuas del grupo Monopolizar los detalles Hacerse el gracioso Agresividad primaria Permitir continuas interrupciones externas Fallos del moderador

75 La moderación DEBE de gestionar el tiempo durante la reunión. ¿Cómo lo hace?

76 ¿Porqué estamos aquí? Si es martes esto es una reunión ¿Sabe alguien de lo que estamos hablando? ¿Hacemos algo atrevido? Los expertos ¿para qué? Cuando tengas dudas no hagas nada Las pérdidas de tiempo

77 Objetivos claros Conocer, todos, la agenda con antelación Número mínimo de participantes Evitar las horas en punto ¿Como ahorrar el tiempo?

78 En reuniones breves estar de pie Evitar interrumpir al que habla Evitar defensas innecesarias de puntos de vista Hacer reuniones para preparar las reuniones ¿Como ahorrar el tiempo?

79 Incrementar el interés por la planificación Mantener centradas las discusiones Terminar la reunión con una llamada de atención ¿Como ahorrar el tiempo?

80 La moderación INCLUYE saber comunicar. ¿Cómo lo hace?

81 Recepción positiva del mensaje Sonrisa tranquila Apretón equilibrado de manos Postura. Control. Autoritario pero no militar Porte franco y seguro. No presumido Aspecto Entender el mensaje Comunicación no verbal

82 Los ojos Es el canal más valorado Conversación: visión 25-35%, parpadeo 3-10 x min Reunión: - visión y + parpadeo ¿Palabra+visión=información personalizada? - contacto visual=- tasa de asimilación y de participación Comunicación no verbal

83 Las manos y los brazos Movimientos negativos: Acicalarse Jugar con los dedos Acariciarse y abrazarse Retorcerse las manos Rascarse. Puede contagiar Movimientos positivos: Refuerzo Énfasis Comunicación no verbal

84 Los pies, las piernas y el cuerpo Movimientos negativos: Mecerse Balancearse Ponerse de puntillas Apoyarse en los bordes de los zapatos Movimientos positivos: Posición erecta tranquila y natural Sentado en el borde de la mesa Comunicación no verbal

85 Técnicas vocales: Proyección Tono Ritmo Pausas Énfasis Importancia de la voz

86 Errores frecuentes Desvanecimiento final por frases largas Omitir y/o juntar palabras y frases Amortiguar la voz Hablar entre dientes Importancia de la voz

87 Deben de provocar respuestas Expresadas en lenguaje sencillo Deben de estimular el pensamiento No deben de ridiculizar Deben de tener un fin definido: informar, evidenciar o estimular Deben de ser neutrales Saber hacer preguntas

88 Ver y juzgar un tema …

89 Percibirlo e identificarlo La responsabilidad Su análisis El desarrollo de criterios de solución Buscar soluciones Evaluar y tomar decisiones Poner en marcha soluciones La agenda estándar

90 ¿Nos hemos olvidado de cerrar la reunión?

91 El final de la reunión Síntesis concisa de 10. Moderador Análisis del contenido: Detallar aspectos y problemas surgidos Acta de sesión: acuerdos, temas pendientes, ejecución, responsables, fechas …

92 El final de la reunión Resumen final: conciso de 10, ordenado y estructurado. Neutral. Claro y real. Control de seguimiento: contrastar agenda y acta

93 El final de la reunión Plan de acción: medios, plazos y responsables Clausura: agradecimientos de la persona que ha moderado

94 ¿Nos hemos olvidado de evaluar la reunión?

95 Establecer, durante la preparación, los objetivos y expectativas facilita el seguimiento Objetivos claros y explícitos Expectativas viables y mesurables ¿Se han cumplido los objetivos de la reunión?

96 ¿Se ha cumplido la organización del tiempo durante la reunión? ¿Hemos verificado el cumplimiento del proceso final de la reunión? El formulario de evaluación ¿Se ha cumplido el seguimiento de la reunión?

97 Identificar la reunión con fecha, tema, facilitador … Expectativas y grado de cumplimiento Calificación del valor de los componentes de la reunión Medición de la satisfacción (Likert) Sugerencias de mejora El formulario de evaluación

98 Informe de la reunión para asistentes y no asistentes Revisión de las evaluaciones ¿Necesidad de otra reunión? ¿Se ha cumplido el seguimiento de la reunión?

99 Otras formas de reunión y cambios provocados por las nuevas tecnologías de comunicación

100 Hacer las reuniones de otra forma Añade novedad y diversión Relaja la jerarquía Facilita relaciones más amistosas Mayor creatividad e innovación Reuniones de hospedaje

101 Externas En la casa del usuario En casa propia En retiro En el lugar de actuación Juegos de rol Reuniones de hospedaje

102 Expectativas culturales Cuidar las reuniones en función de: La cultura de la organización La identidad cultural Las diferencias internacionales Métodos poco convencionales

103 La tele conferencia La videoconferencia Las reuniones virtuales Alternativas a la presencia física

104 La tele conferencia Coste bajo y sin aprendizaje Utilidad en: Intercambio de poca cantidad de información Decisiones basadas en datos cuantitativos Grupos de menos de seis personas Alternativas a la presencia física

105 La tele conferencia Asequible económica y técnicamente Programarla igual que con presencia física Falta de comunicación no verbal y de registrador = gasto de tiempo por intervención Alternativas a la presencia física

106 La tele conferencia Turnos de intervención Identificación antes de hablar Confirmar lo dicho al registrar la reunión Alternativas a la presencia física

107 La videoconferencia Cara económica y tecnológicamente Se incorpora el elemento visual La versión web-cámara Ahorro de desplazamientos Aplicables a reuniones de decisión, de formación e información. Selección de personal Alternativas a la presencia física

108 La reunión virtual Comunicación a través del ordenador: Correo electrónico Sitios chat No proporcionan estructura para la reunión Alternativas a la presencia física

109 La reunión virtual Carecen de control por parte del líder o facilitador No se pueden eliminar o matizar comentarios Económicos e igualadores Carecen de rostro y de voz Alternativas a la presencia física

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