FUNDESUMA MANEJO INTEGRAL DE SUMINISTROS DE EMERGENCIA.

FUNDESUMA MANEJO INTEGRAL DE SUMINISTROS DE EMERGENCIA

Manejo Integral de Suministros de Emergencia
Objetivos del curso 1. Fortalecer la capacidad de operación de las organizaciones que intervienen en casos de desastres, en aspectos relacionados con el Manejo Integral de Suministros de emergencia,

Objetivos del curso 2. Analizar los conceptos Abastecimiento, transporte, almacenamiento y distribución y sus componentes, en el contexto del Manejo Integral de los Suministros de Emergencia.

Objetivos del curso 3. Promover la coordinación y la colaboración entre las organizaciones, como herramientas prioritarias para optimizar el manejo de la asistencia a la población afectada por los desastres.

Escenario del desastre
Manejo Integral de Suministros de Emergencia Escenario del desastre

Desastre Grave interrupción del funcionamiento normal del sistema, que causa fuerte impacto en las personas, su ambiente y sus obras, superando la capacidad local de respuesta.

Desastre generación repentina desarrollo lento origen natural causados por acción humana complejos

el caos y la confusión suelen ser parte integral de los desastres...
Manejo Integral de Suministros de Emergencia el caos y la confusión suelen ser parte integral de los desastres... el manejo inadecuado de la asistencia humanitaria puede conducir a un “segundo desatre”

comúnmente en casos de desastre... pronta movilización de la comunidad internacional y otras regiones del país llegada masiva de asistencia nacional e internacional

comúnmente en casos de desastre... suele faltar una evaluación que determine las necesidades rápida saturación de los puntos de acceso de los suministros

comúnmente en casos de desastre... sitios para almacenamiento y medios de transporte: escasos o no disponibles

comúnmente en casos de desastre... falta de sistema logístico adecuado para manejar el flujo de suministros el tiempo apremia y la presión de la opinión pública es fuerte

comúnmente en casos de desastre… Pérdida y deterioro de productos: almacenamiento, manipulación y transporte inadecuados Vencimiento

comúnmente en casos de desastre… Pérdida y deterioro de productos: no pueden ser enviados al terreno son enviados demasiado tarde

COORDINACIÓN DE ACCIONES
Manejo Integral de Suministros de Emergencia COORDINACIÓN DE ACCIONES

Coordinación Premisas todas las organizaciones tienen como objetivo llevar alivio a la población afectada

Coordinación Premisas cada organización cumple funciones específicas y sus servicios son especializados

Coordinación Premisas ninguna organización está en capacidad de ocuparse por sí sola de todos los problemas generados por un desastre

Coordinación Premisas las organizaciones pueden apoyarse y complementar sus acciones mediante el trabajo conjunto y la coordinación

Coordinación Premisas las víctimas de los desastres se beneficiarán de la coordinación y colaboración entre organizaciones, pues podrán recibir asistencia pronta y diversificada...

Coordinación En la fase de preparativos: ¿quién es quién? ¿quién hace qué? Actividades de coordinación Intercambio de información sobre recursos acuerdos concretos de colaboración

Coordinación En la fase de respuesta: contacto cercano y permanente evaluaciones conjuntas compartir información sobre la situación y las acciones aplicar los acuerdos de colaboración

Componentes Abastecimiento Transporte Almacenamiento Distribución

Componentes Abastecimiento

Abastecimiento Poner al servicio de las organizaciones a cargo de la asistencia, los recursos necesarios que han sido solicitados e identificar las formas y fuentes para obtenerlos

Abastecimiento Categorías de suministros: Medicamentos Agua y saneamiento Salud Alimentos y bebidas Albergue/Vivienda Electricidad/construcción

Abastecimiento Categorías de suministros: Logística/Administración Necesidades personales/ Educación Recursos humanos Agricultura y ganadería No clasificados

Abastecimiento Identificación de necesidades: ¿Qué, cuánto y dónde se necesita? Previsión de necesidades futuras ¿Qué se puede encontrar localmente y qué hay que traer de fuera? Posibilidad real de hacer llegar los suministros. Previsión de dificultades

Abastecimiento Sectores frecuentemente afectados: Salud Agua y saneamiento Alimentación Albergue

Abastecimiento

Abastecimiento Verificar antes de la llegada de los suministros: Disponibilidad/operacionalidad de los puntos de ingreso Disponibilidad de transportes y sitios de almacenamiento Medidas de restricción/facilitación de las autoridades nacionales

Abastecimiento Fuentes y formas para adquirir los suministros: Compra/adquisición local Importación Préstamos, donaciones

Abastecimiento Compra local: pros y contras Pronta entrega Menor costo de transporte Apoya economía local

Abastecimiento Compra local: pros y contras Disponibilidad de cantidad y calidad Competencia entre organizaciones Posibilidad de desabastecimiento de mercado local

Abastecimiento Importación: pros y contras Mejor calidad, mayor cantidad Negociar especificaciones y adaptaciones

Abastecimiento Importación: pros y contras Tiempo de entrega mayor Incrementa costos por transporte No estimula mercado local

Abastecimiento Donaciones: pros y contras Gratis o a bajo costo Fomenta solidaridad nacional e internacional Ayuda a resolver necesidades puntuales

Abastecimiento Donaciones: pros y contras Llega sin ser solicitada No siempre es lo que se necesita Si no son útiles, hacen perder tiempo y recursos

Abastecimiento Préstamos: pros y contras Equipo o material difícil o innecesario de comprar Alivia costos de operación Fomenta coordinación y apoyo

Abastecimiento Préstamos: pros y contras Dependencia del tiempo de disponibilidad Responsabilidad de cuido y mantenimiento Difícil exigir condiciones

Abastecimiento Pedidos: Responsable Claridad Frecuencia de pedido Medicamentos y materiales peligrosos Seguimiento ¿Qué se puede encontrar localmente y qué hay que traer de fuera? Posibilidad real de hacer llegar los suministros. Previsión de dificultades

Abastecimiento Fletes internacionales: llegada Waybill, manifiesto de carga y lista de empaque. Requisitos y procedimientos de aduana Recepción de la carga

Abastecimiento Despacho de fletes: Preparación de la carga Empaque e identificación Peso, forma y tamaño Contenidos

Abastecimiento Despacho de fletes: Waybill, Manifiesto de carga, Lista de empaque Seguros Aviso de envío

Abastecimiento Recepción en el terreno Verificación de contenido Acuso de recibo. Controles

Componentes Componentes Transporte

Transporte Componentes Estrategia para hacer llegar los suministros a los sitios donde son necesarios, tomando en cuenta no solo los medios requeridos, sino también las posibilidades reales y las alternativas para una entrega pronta y segura.

Transporte Tipos de transporte Aéreo Terrestre (camino y carretera) Ferroviario Marítimo Fluvial Humano y animal ¿Qué se puede encontrar localmente y qué hay que traer de fuera? Posibilidad real de hacer llegar los suministros. Previsión de dificultades

Transporte no comercial...
Manejo Integral de Suministros de Emergencia Transporte Tipos de transporte Transporte comercial versus Transporte no comercial...

Transporte Cálculo de cantidad de vehículos requeridos ¿Cuántas toneladas de carga tenemos que mover? ¿En qué periodo de tiempo? ¿Cuánto tarda el vehículo ida y regreso para llevar una carga del sitio de despacho al sitio de recepción? (No sobrestimar la velocidad e incluir el tiempo de carga y descarga) ¿Qué capacidad de carga tienen los vehículos?

Transporte Cálculo de cantidad de vehículos requeridos No. de viajes por vehículo = periodo de tiempo Duración ida y vuelta No. de cargas = tonelaje total Capacidad del vehículo No. de vehículos = No. de cargas No. de viajes/vehículo Agregue un 25 por ciento de tiempo por contingencias

Transporte Determinación de necesidades de transporte Tipo y cantidad de carga Urgencia de entrega Destino de la carga

Transporte Transporte internacional CIF: cost, insurance and freight C&F: cost and freight FOB: free on board EXU: ex-works

Transporte Carga, descarga y transporte Tipo, tamaño, peso de los bultos e itinerario de entregas Protección de las provisiones Descarga Supervisión y control

Transporte Control de flotillas Cálculo, abastecimiento, control de combustible Transporte de materiales peligrosos.

Transporte Medidas de seguridad De los vehículos En la ruta Escolta (militar/médica) Cruce de fronteras

Transporte Convoyes: Reglas generales Evitar grandes convoyes Responsable del convoy Consignas de seguridad

Transporte Convoyes: Reglas generales Transporte de personas Kits de urgencia y supervivencia Medios de comunicación

Transporte Determinación de rutas: criterios de decisión Destino de la carga Estado de las rutas de acceso Transporte disponible Urgencia de la entrega Itinerario de entregas

Transporte Determinación de rutas: reglas generales Puntos de asistencia Sectores críticos Coordinación con autoridades

Transporte Manejo de vuelos charter Sitio de aterrizaje Preparación del arrivo Seguridad del aterrizaje Capacidades de naves aéreas

Componentes Componentes Almacenamiento

Almacenamiento Componentes Protección de los suministros mediante un sistema organizado, hasta que puedan ser entregados, y prever dotaciones de reserva para necesidades ulteriores

Almacenamiento Tipos de bodega Bodega central de despacho Bodega de rotación lenta Bodega de rotación rápida

Almacenamiento Determinación del tamaño requerido Tipo y cantidad de suministro Cálculo de espacio necesario

Almacenamiento Cálculo de espacio requerido Ejemplo: Esperado personas 1 tienda por familia 1 vez 3 meses 1TM= 25 tiendas=5m3 10% Se debe saber: población a ser servida distribución propuesta frecuencia de distribución período del suministro peso/volumen de bienes reserva del suministro

Almacenamiento Cálculo de espacio requerido Tiendas p/almacenar = 30,000 = 5,000+10% = 5, Volumen de tiendas = 5,500 x 5m3= 1,100m Para 2m de altura: área de piso = 1,100m3 = 550m m Carga en el piso = 5,500 tiendas = 220TM tiendas/TM Calcule 550m2 + 20% acceso/ventilación= 660m2 piso

Almacenamiento Selección del sitio para almacenar Tipo de suministro Conveniencia del sitio Condiciones internas Condiciones externas

Almacenamiento Organización y manejo de una bodega Personal requerido Material y equipo necesario Reglas básicas de la bodega Apilado de los productos

Almacenamiento Organización y manejo de una bodega Zonas de movimiento y sectores Zona de llegada Zona de entrega zona de almacenaje

Almacenamiento Organización y manejo de una bodega Zonas de movimiento y sectores Sector de preparación y empaque Sector administrativo

Componentes Componentes Almacenamiento

Almacenamiento Organización y manejo de una bodega Control y monitoreo de existencias Procedimientos claros y estrictos personal autorizado Registro y control de suministros Niveles de existencias Inventarios

Almacenamiento Organización y manejo de una bodega Control y monitoreo de existencias Pérdidas y certificados de destrucción Fechas de ingreso y de vencimiento

Almacenamiento Organización y manejo de una bodega Recepción de suministros Registro de ingresos Verificación de la carga Recepción de alimentos

Almacenamiento Organización y manejo de una bodega Despacho de suministros Primero que entra primero que sale Reempaque de suministros Control y monitoreo de despachos

Almacenamiento Organización y manejo de una bodega Cadena de frío Mantenimiento e higiene Medidas de seguridad Materiales peligrosos

Almacenamiento Alternativas Bodegas secundarias-periféricas Construcción de bodegas de emergencia

Componentes Distribución

Distribución Distribuir la asistencia entre la población afectada por el desastre o a las organizaciones encargadas de su manejo, procurando una entrega proporcional, controlada y evitar abusos y desperdicio.

Distribución Principios básicos No deben privar juicios discriminatorios Cobertura básica de necesidades críticas

Distribución Principios básicos Proporcional Inmediata Complementaria

Distribución Principios básicos Pertinente y apropiada Temporal

Distribución Responsabilidad y criterios Capacidad real para asumir tareas de distribución ¿Cómo se definen los beneficiarios? Procedimientos de distribución

Distribución Responsabilidad y criterios Manipulación de la asistencia Equidad en la distribución

Distribución Situación de las víctimas Poblaciones desplazadas Refugiados Desplazados en albergue Damnificados no desplazados

Distribución Sistemas de distribución Distribución directa Distribución indirecta

Distribución Distribución directa: buen conocimiento del entorno físico y social capacidad logística, administrativa e infraestructura Personal con experiencia

Distribución Distribución directa Mejor control sobre las donaciones y el proceso de distribución Visibilidad

Distribución Distribución directa identificar personas contacto y organizaciones representativas identificar grupos de presión y posibles fuentes de conflicto sistema de identificación y registro de beneficiarios

Distribución Distribución directa controlar la distribución por medio de boletas, tarjetas, cupones, etc. aislar áreas de distribución métodos organizados para realizar las distribuciones

Distribución Distribución directa trato equitativo a los beneficiarios medidas para evitar exclusiones entre la población damnificada exigir documentación convendida para entregar asistencia

Distribución Distribución indirecta Más fácil y rápido No requiere demasiado despliegue logísitico Necesita mucho control y monitoreo Disminuye visibilidad

Distribución Distribución indirecta Establecer criterios de selección de contrapartes Identificar contraparte fiable Establecer conjuntamente acuerdos de control, monitoreo y evaluación

Distribución Distribución indirecta Contacto cercano y seguimiento en el terreno Control físico y documental de la distribución Informes de actividades

Evaluación

Evaluación Objetivos de la evaluación Corregir o confirmar acciones sobre la marcha Aprender lecciones para mejorar intervenciones futuras Informar a donantes y opinión pública

Evaluación Tipos de evaluación Evaluación contínua Evaluación final Evaluación interna Evaluación externa

Evaluación Evaluación contínua: Problemas en abastecimiento, transporte y almacenamiento Pertinencia del tipo de suministro Efectividad del método de distribución

Evaluación Evaluación contínua: Impacto en el mejoramiento de las condiciones de vida Relación con estructuras locales Asignación de responsabilidades a población beneficiaria

Evaluación Evaluación contínua: Detección de dificultades de acceso Necesidad de ampliar o reducir periodo o cantidades previstas Problemas de seguridad: personal, beneficiarios, suministros

Evaluación Evaluación final: Revisión crítica Retrospectiva y general Todos los componentes y aspectos de la operación

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