1 1 Capítulo 1 Introduction to Systems Analysis and Design Profesor Nelliud D. Torres.

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1 1 1 Capítulo 1 Introduction to Systems Analysis and Design Profesor Nelliud D. Torres

2 2 2 Objetivos del Capítulo Discutir el impacto de information technology en los negocios Definir un sistema de información y explicar sus componetes Utilizar profiles y modelos para entender las funciones de los negocios y sus operaciones Entender el impacto del Internet en los negocios Identificar varios tipos de sistemas de Información y explicar quienes lo utilizan

3 3 3 Objetivos del Capítulo (Cont.) Explicar las herramientas de desarrollo de sistemas incluyendo modeling, prototyping, y CASE tools Distingir entre structured analysis y object- oriented methodology Describir el systems development life cycle Discustir el role del departamento de information technology Y del analista de sistema que trabaja ahi.

4 4 4 DEFINICIÓN ANÁLISIS Y DISEÑO ANÁLISIS – Busqueda de factores (Fact Finding). Descomposición de un todo en sus partes hasta poder identificar los elementos de cada uno y la interrelación entre estos. DISEÑO – Delinear, especificar y concretizar la solución del diseño conceptual. SISTEMA – Conjunto de elementos (procesos, operaciones) relacionados entre sí con un mismo objetivo en común

5 5 5 Introducción Las compañías utilizan la información como un arma en la batalla de aumentar la productividad, entrega de productos y servicios que mantienen la lealtad de los clientesy en la toma de desciciones. IT (Information Technology) puede significar la diferencia entre exito y fracaso. (pág. 2) Figure 1-1

6 6 6 El Impacto de Information Technology Definición de Information Technology –Combinación de productos tipo hardware y software y servicios que las compañías utilizan para manejar, aceder, comunicar e intercambiar información. –Es un activo vital que debe ser usado efectivamente, actualizarse constantemente y salvaguardar con mucha precaución.

7 7 7 El impacto de Information Technology El Futuro de IT –Responsable de la mitad del crecimiento de la producción y de una tercera parte del crecimiento económico entre el 1995- 1999 Figure 1-3

8 8 8 The Role of Systems Analysis and Design –Systems Analysis and Design Procesos definidos paso a paso para desarrollar sistemas de información de alta calidad. –Systems Analyst Planifica, desarrolla y mantiene los sistemas de información El impacto de Information Technology

9 9 9 ANÁLISIS Y EL ANALISTA El análisis se concentra en la búsqueda de factores (fact finding), investigar, construir un modelo lógico del sistema. Esto envuelve Observación, Entrevistas, Investigación y Documentación El analista tiene que investigar las áreas problemáticas y las necesidades Busca posibles soluciones y escoger la mejor Finalmente crea el diseño Conceptual (¿ Algún parecido con la programación? ¿3011?)

10 10 ATRIBUTOS DE UN ANALISTA Disciplinado Buena comunicación Buena organización Paciente Observador Conocimiento técnico Mente analítica Lider nato Gusta mucho de interactuar con personas en lugar de la computadora

11 11 The Impact of Information Technology Figure 1-4

12 12 The Impact of Information Technology Quienes desarrollan Information Systems? –In-house applications –Software packages –Internet-based application services –Outsourcing –Custom solutions (IT consultants) –Enterprise-wide software strategies –How versus What (gran riesgo) Antes solo existían estas dos primeras opciones

13 13 Information System Components Un sistema es un conjunto de componenetes relacionados que producen unos resultados en específico Un sistema crítico es uno que es vital para las operaciones de la compañía. Los sistemas de Información tienen cinco componentes claves: hardware, software, data, processes y people Figure 1-6

14 14 Information System Components Figure 1-9

15 15 Hardware –Todo el equipo físico de un Sistema de Información –La ley de Moore’s Law ha predicho con mucha presición que el poder de calcular de una computadora se duplica cada 18 a 24 meses Más información sobre la ley Moore: http://webopedia.internet.com/TERM/M/Moores_Law.html Information System Components

16 16 Information System Components Software –System software –Network operating system –Application software –Enterprise applications –Horizontal system –Vertical system –Legacy systems

17 17 Information System Components Data –Datos crudos (raw) que un sistema de información transforma en información útil Figure 1-11 Aquí se demuestra como de 4 tablas se puede obtener datos para generar un cheque a un empleado

18 18 Information System Components Processes –Describe las tareas y funciones de un negocio en donde los usuarios, gerentes y el staff de IT ejecutan para completar unos resultados en específico People –Usuarios, o end users, personas que interactúan con un sistema de información tanto dentro como fuera de la companía

19 19 Understanding The Business Los profesionales de IT deben comprender las operaciones de los negocios para poder diseñar sistemas exitosos. Cada negocio es diferente, por ejemplo: Retail store Cadena de hoteles Compañías que venden por Internet (amazon) ALquiler de bienes o servicios (video) Figure 1-12

20 20 Understanding The Business Figure 1-12 El analista utiliza lo que se llama el Business Process Modeling para representar las operaciones y necesidades de información de la compañía. En la figura 1-12 se muestra un ejemplo de un Business Process Model de un sistema de ventas de ordenes. Para poder crear estos modelos, se necesita un Business Profile y una serie de modelos que documenten los procesos (Business Models).

21 21 Understanding The Business Business Profile –Overview de la compañía que describe sus funciones, procesos,organización, productos, servicios, clientes, suplidores, competidores, fortalezas, debilidades, dirección de la empresa, etc. Business Models –Representación gráfica de uno o mas procesos de la compañía como por ejemplo, reservar un vuelo, vender un ticket para un concierto, hacer un deposito o retiro en una cuenta bancancaria. Figure 1-12

22 22 Understanding The Business Aparte de los dos tipos de compañías tradicionales (product & service oriented), se han creado nuevas formas de conducir negocias. A continuación se procede a explicarlas mas detalladamente.

23 23 Understanding The Business La compañías se clasifican de acuerdo a sus actividades principales: –Production-oriented - Manufacturan y venden productos como chips, componentes, etc. La figura 1-14 muestra un ejemplo de un micro chip. Ejemplo de compañías que operan de esta forma son: Motorola Intel Compaq Cisco Sun Microsystem Figure 1-14

24 24 Understanding The Business –Service-oriented – Ofrecen principalmente información o servicios o venden bienes producidos por otras compañías. Ejemplo: Oracle Amazon.com Office Depot Hoy en dia existen compañías híbridas que ofrecen ambos tipos de servicios. IBM es una de ellas.

25 25 Understanding The Business Compañías tipo Internet-dependent –Brick-and-mortar - Compañías que conducen su negocio desde un sitio físico. Muchas de ellas tienen páginas que ayudan a expandir el alcanze de sus clientes y aumentar sus ventas. –Dot-com (.com) - Compañías que su negocio depende principalmente de las ventas que hagan por el Internet en lugar de los canales tradicionales de ventas.

26 26 Impact of the Internet E-Commerce (I-Commerce) –Comercio basado en el Internet. Incluye dos sectores importantes. B2C (Business-to-Consumer) –Los consumidores pueden conectarse en línea y comprar productos y servicios. (aumenta la necesidad de más analistas y programadores web) B2B (Business-to-Business) –Capacita a los pequeños suplidores contactar muchos clientes potenciales(negocios) y permite a los compradores obtener información sobre los precios del mercado y disponibiliad.

27 27 Impact of the Internet B2B (Business-to-Business) –EDI (electronic data interchange) Transferencia de data Computer-to-computer entre dos o más compañías. (utilizan,mucho XML) Información sobre el comercio electrónico http://www.ecommercetimes.com/ Información sobre XML http://www.xml.com/

28 28 Impact of the Internet Web-Based System Development –Los sistemas basados en el Internet cambian muy rapidamente. Surgen constantemente nuevas herramientas. Por ejemplo: –WebSphere – Estrategia de IBM para soluciones de negocios –.NET – Estrategia de Microsoft. –EL incremento de los sistemas WEB y herramientas de apoyo crea un aumento de demanda en Web Designers, Database developers y System Analysts.

29 29 How Business Uses Information Systems En el pasado, los gerentes de TI dividían los sistemas en 4 categorías basados en el grupo al que se le servía: –Office systems – Personal administrativo –Operational systems – Personal operacional –Decision support systems - Gerentes –Executive information systems – Alta gerencia

30 30 How Business Uses Information Systems En la actualidad, hace más sentido identificar un sistema por sus funciones en lugar de sus usuarios. Se clasifican en las siguientes categorías: –Enterprise computing systems –Transaction processing systems –Business support systems –Knowledge management systems –User productivity systems

31 31 How Business Uses Information Systems Enterprise computing systems –Information systems that support company-wide operations and data management. Su objetivo primordial es integrar las funciones primarias de las compañías para mejorar eficiencia, reducir costos y ayudar a los gerentes en las tomas de desiciones claves. Ejemplo de esos sistemas: Control de inventario de Wal-Mart Reservación de vuelos de American Airlines. INFORMACIÓN SOBRE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING: http://www.erpfans.com/

32 32 How Business Uses Information Systems Transaction processing systems –Process data generated by day- to-day business operations. Ejemplo: Procesamiento de ordenes de clientes Cuentas por cobrar Su data es crítica para el negocio y muchas veces se procesan en grupo. Si un elemento de una transacción falla, el sistema no procesa el resto de las transacciones (similar al batch). Figure 1-18 Cuando ocurre una transacción, se generan una serie de tareas.

33 33 How Business Uses Information Systems Business support systems –Provide job-related information to users at all levels of a company. Puede trabajar en conjunto con un sistema de Transaction Processing. –Management information systems (MIS) - Orientado a los gerentes. –What-if - Desiciones –RFID (radio frequency identification) – Da seguimiento a objetos físicos. Figure 1-19

34 34 How Business Uses Information Systems Knowledge management systems (expert systems) –Simula el razonamiento humano utilizando unos datos a los cuales le aplica unas reglas que determinan como el conocimiento se aplica. –Fuzzy logic (tonos de gris en lugar de lógica binaria) Figure 1-20 Más información al respecto: http://kmworld.com/

35 35 How Business Uses Information Systems User productivity systems –Tecnología que mejora la productividad Ejemplos: –Word processing –Hojas electrónicas –E-Mail –Calendarios automatizados –Presentaciones –Intranet –Fax, Video, voice mail, etc.

36 36 How Business Uses Information Systems Information systems integration –Muchas compañías grandes y complejas requieren la combinación de los sistemas transaction processing, business support, knowledge management, y user productivity features. Por ejemplo un cliente tiene una queja de un posible producto defectuoso. La data se entra por un sistema TP el cual actualiza el de knowledge management para saber si hay que hacer modificaciones al producto y al de Business support system para reducir la posibilidad de que aumenten las quejas sobre ese producto (pág: 14-15)

37 37 Information System Users and Their Needs Figure 1-20 El siguiente diagrama muestra un modelo típico de una empresa y las funciones típicas que maneja. Es responsabilidad del analista entender el modelo organizacional de la compañía. Debe poder identificar quien es el responsable de cualquier proceso y decisión y de estar al tanto de cual información es requerida por un usuario en particular de la compañía.

38 38 NIVELES DE ORGANIZACIÓN Alta Gerencia – Determina los planes del grupo. Gerencia Intermedia – Mantiene el balance entre la misión de la empresa y los datos e información que recibe (MIS). Supervisión – Supervisa directamente al personal. Operacional – Trabaja con las transacciones diarias de la empresa.

39 39 NIVELES DE ORGANIZACIÓN Alta Gerencia – EES – Executive support system. Gerencia Intermedia – DDS – Decision support system Supervisión – MIS – Management information system Operacional – TPS – Transaction processing system

40 40 Information System Users and Their Needs Top managers – Desarrollan planes estratégicos que definen las metas y misiones de la compañía. Middle Managers and Knowledge Workers – Proveen dirección, recursos e informes de progreso a los supervisores o grupos de trabajo (team) Supervisors and Team Leaders – Supervisa los procesos y operaciones diarias Operational Employees – Trabajan con sistemas TP entrando datos y trabajando con los procesos diarios de la empresa. Hoy en dia todos estos niveles necesitan tener Sistemas de Información que les ayude y facilite en sus distintas tareas.

41 41 Systems Development Tools and Techniques Los Analistas de Sistemas necesitan conocer una amplia variedad de técnicas tales como: modeling, prototyping y computer-aided systems engineering tools para planificar, diseñar e implementar sistemas de información. El Analista debe trabajar con estas herramientas en un ambiente de equipo (team)

42 42 Systems Development Tools and Techniques Modeling –A systems analyst can describe and simplify an information system by using a set of business, data, object, and process models. Se producen representaciones gráficas de conceptos y/o procesos que los analistas pueden cotejar, probar y modificar. –Ejemplos: Object model, network Model, data model y process model –Envuelve varias técnicas incluyendo Data Flow Diagrams (DFD) y Entity-Relationship Diagramas (ERD)

43 43 Systems Development Tools and Techniques Prototyping (prototipos) –Early working version of an information system –Speeds up the development process significantly –Can be an extremely valuable tool –Se utilizan para medir varios factores que determinen si es factible o no implementar el sistema –Ejemplo: Pantallas o reportes prototipos para presentar al usuario

44 44 Systems Development Tools and Techniques Computer-Aided Systems Engineering (CASE) Tools –CASE uses powerful software to help systems analysts develop and maintain information systems –El Analista utiliza estos CASE TOOLS para crear, modelos, documentar procesos complejos, crear diagramas, etc. Figure 1-21 Más información sobre CASE TOOLS: http://itmweb.com/case.htm http://www.visible.com http://popkin.com/products/product_over view.htm

45 45 Systems Development Methods Structured Analysis –traditional systems development technique –Uses the systems development life cycle to plan, analyze, design, implement, and support an information system. –Utiliza una serie de fases llamadas System Development Life Cycle (SDLC) –Fácil de entender. –Se enfoca en procesos que se convierten en datos e información. - Visio es una herramienta que nos va ayudar a diseñar los diferentes tipos de diagramas que se utilizan en este método. Figure 1-24

46 46 Systems Development Methods Object-oriented (O-O) analysis –combines data and the processes that act on the data into things called objects –Systems analysts use O-O to model real-world business processes and operations –Para poder programar Object-Oriented, se necesita analizar el sistema utilizando el mismo método ya que son los analistas los que proveen las especificaciones a los usuarios.

47 47 Systems Development Methods Object-oriented (O-O) analysis (ejemplo) Figure 1-26

48 48 Systems Development Methods Joint Application Development and Rapid Application Development –JAD – Team based fact finding –RAD – compressed version of the entire process

49 49 Systems Development Methods Other development methodologies –In addition to structured analysis and O-O methodologies, you might encounter other systems development techniques –Microsoft Solutions Framework (MSF) documents the experience of its own IT teams –Combina O-O con otras técnicas para analizar los sistemas.

50 50 The Systems Development Life Cycle SDLC used to plan and manage the systems development process. It includes the following steps: 1.Systems planning 2.Systems analysis 3.Systems design 4.Systems implementation 5.Systems operation and support Se abundará sobre esto en las próximas diapositivas

51 51 The Systems Development Life Cycle Figures 1-27 & 1-28

52 52 The Systems Development Life Cycle Systems planning –Identificar el alcanze y naturaleza de un problema u oportunidad de negocio –Systems request – Comenzar el proceso y describir los problemas o cambios deseados –Systems planning incluye una investigación preliminar que requiere de un estudio de viabilidad (feasibility study)

53 53 The Systems Development Life Cycle Systems Analysis –Construir un modelo lógico del nuevo sistema –El primer paso es hacer el modeling, en donde se investiga los procesos del negocio y se documenta lo que debe hacer el nuevo sistema –El producto final es la documentación con los requerimientos del sistema

54 54 The Systems Development Life Cycle Systems Design –El propósito es crear un blueprint que satisfaga todos los requerimientos documentados –Identifica todos los outputs, inputs y processes –Evita malos entendidos en las fases que conciernen al usuario y al gerente –El producto final es las especificaciones del diseño del sistema

55 55 The Systems Development Life Cycle Systems Implementation –Se construye el nuevo sistema –Se escriben, prueba y documenta los programas –Se crea la conversión de archivos si es que hace falta –Se entrena a los usuarios, gerentes y IT staff para operar y dar apoyo al nuevo sistema –Se evalua el nuevo sistema

56 56 The Systems Development Life Cycle Systems Operation and Support –IT staff mantiene y mejora el sistema –Los cambios por mantenimiento corrige los errores y adapta los nuevos cambios –Las mejoras (enhancements) provee nuevas capacidades (features) y beneficios –Un sistema bien diseñado es confiable, mantenible y escalable (reliable, maintainable, and scalable)

57 57 Systems Development Guidelines Estas son sólo guias básicas para contruir sistemas de información – Stick to a plan – Envuelve a los usuarios (!escucha!) – Identifica puntos críticos (milestones) – Establece puntos de cotejo (checkpoints) – Se flexible – Provee información confiable y precisa sobre costos y beneficios

58 58 Information Technology Department El departamento de information technology (IT) desarrolla y mantiene los sistemas de información de una compañía Figure 1-29

59 59 Information Technology Department Application Development –El team puede incluir usuarios, gerentes y miembros del staff de IT Systems Support –Provee apoyo a hardware y software User Support –Prove a los usuarios información técnica, adiestramientos y apoyo a la productividad

60 60 Information Technology Department Database Administration –Diseño, manejo, seguridad, backup y acceso de usuarios a las bases de datos Network Administration –Mantenimento de hardware y software de comunicaciones. Incluye seguridad Web Support –Diseño y construcción de páginas Web. (e- comerce)

61 61 The Systems Analyst Position Un analista de sistemas investiga, analiza, diseña, desarrolla, instala, evalua y mantiene los sistemas de información de una compañía. Para lograr esto, entrevista a usuarios y gerentes dentro y fuera de la compañía. En proyectos grandes, el analista trabaja como miembro del departamento de IT Compañías pequeñas con frecuencia utiliza consultores para realizar esas labores

62 62 The Systems Analyst Position Responsabilidades –Trabaja con problemas de índole técnicos y de negocios (dos mundos) –Ayuda a convertir requerimientos de negocios en proyectos –Revisa procesos comerciales –Selecciona hardware y software –Diseña Sistemas de información –Adiestra a usuarios –Planifica Web sites (e-comerce) Figure 1-31

63 63 The Systems Analyst Position Required Skills and Background –Conocimiento técnico sólido –Buena comunicación oral y escrita –Buena habilidad analítica –Buen entendimiento de los procesos y operaciones del negocio –Grado Universitario relacionado con Sistemas de Información –Buenas relaciones interpersonales. Saber tratar con la gente. –Ser lider de grupo o team

64 64 The Systems Analyst Position Certificationes –Muchas compañías de hardware y software las ofrecen –Demuestran que el individuo tiene ciertos niveles de conocimientos y destrezas en una área en específico –Excelente medio para aprender nuevas destrezas y ganar reconocimiento por labores desempeñadas en el trabajo –Las certificaciones por si solas no garantizan competencia o habilidad. –Muchas compañías lo utilizan para promoción de sus empleados

65 65 The Systems Analyst Position Se espera que en el nuevo milenio la demanda de analistas se mantenga alta. El e-comerce a ayudado grandemente a generar más demandas en esta área. Existen varios puntos a considerar al tomar este puesto: Career Opportunities –Job titles – No le prestes importancia al título, sino a las responsabilidades del puesto. –Company organization – Debes saber todo lo que puedas sobre la compañía y como el departamento de TI encaja en su organización –Company size – Compañias pequeñas son buenas para la variedad, las grandes para especializarse –Corporate culture – La forma en la que la compañía trabaja (su cultura), beneficios del empleado, etc –Salary, location, and future growth – Lo último a considerar, pero no por eso lo menos importante