CUADRO CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio

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1 CUADRO CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio
MANUAL DE LA CALIDAD ABG-02 VERSIÓN : 1 CUADRO CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del Cambio 1 Creación Oficial

2 MANUAL DE LA CALIDAD Alcaldía Municipal de Abrego, Norte de Santander
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL (SIGC) MANUAL DE LA CALIDAD Alcaldía Municipal de Abrego, Norte de Santander

3 TABLA DE CONTENIDO ANEXOS
1. OBJETO Y ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD 3. POLITICA DE LA CALIDAD 4. OBJETIVOS DE LA CALIDAD 5. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5.1 DESCRIPCION DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS DE LA ENTIDAD 5.2 DESCRIPCION DEL MODELO DE PROCESOS 5.3 MAPA DE PROCESOS ANEXOS ANEXO No. 1 Relación de los procedimientos documentados con los procedimientos de la norma NTC-GP 1000:2004

4 OBJETO Y ALCANCE DEL SISTEMA
El objetivo del presente manual es describir el Sistema de Gestión de la Calidad de la Alcaldía Municipal de Abrego Norte de Santander. El Sistema de Gestión de la Calidad se ha implementado de acuerdo con los requisitos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000:2004.

5 OBJETO Y ALCANCE DEL SISTEMA
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD La Gestión de Proyectos relacionados con la Convivencia, Seguridad Ciudadana y Cultura de Paz, la Salud, la Educación, las Obras Publicas, el Deporte, la Cultura, la Recreación, el Medio Ambiente, el Sector Agropecuario y Turístico. El Desarrollo de Actividades de Inspección de Policía, Inspección de Transito y Comisaria de Familia. La Prestación de Servicios Públicos de Agua Potable, Alcantarillado y Aseo.

6 2. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD
El primer nombre que tuvo este burgo fue el Llano de los Orejones. Denominación dada por las tropas de Alfinger en Fue habitado por los grupos naturales: Unaramas o Turmeros. Orokes, Bucuramas Orotomas, Carasicas y Seborucos. El 26 de Julio de con motivo de celebrarse la primera eucaristía los encomenderos levantaron un gran madero en todo el centro del valle, este Símbolo cristiano determinó el nombre de la región, desde ese día se empezó a conocer este territorio como los Llanos de la Cruz. Esta población surgió en la antigua encomienda de Don Juan Quintero Príncipe, en la renombrada hacienda de los Guayabitos, propiedad de las hermanas Doña Ana María y Josefa de la Encarnación Maldonado Quintero, quienes donaron la vieja Capellanía que comprendía toda la sabana para levantar la población el 12 de marzo de 1.810, consolidándose el poblamiento con el trazado de calles y plazas y la entrega de los primeros 25 solares para construir casa cocina y huerta. Acatando la ley 5ª de que ordenaba el cambio de título para los municipios homónimos de la República, mediante Ordenanza número 32 del 14 de abril de se le dio el nombre de Abrego, en honor a la heroína Nortesantandereana Mercedes Abrego de Reyes. OTROS DATOS: Fecha de fundación: 12 de marzo de 1810 Nombre del/los fundador (es): Donaron los terrenos para levantar la población: Las hermanas Doña Ana María y Josefa de la Encarnación Maldonado Quintero

7 DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD
Despacho Alcalde Secretaria del Tesoro Secretaria de Gobierno Secretaria de Planeación Unidad De Servicios Públicos Dirección de Transito y transporte Almacén y Archivo Coordinación programas sociales Comisaría de Familia Oficina de Control Interno Ente Deportivo Municipal

8 DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD
MISIÓN Garantizar la satisfacción plena de las necesidades básicas en la población, brindando adecuados niveles de calidad en la prestación de los servicios públicos, la salud, educación y demás componentes del desarrollo integral del ser humano. La población de bajos ingresos, en niveles de pobreza, vulnerables y en estado de indefensión, serán los principales beneficiarios de las diferentes acciones que se emprendan para el mejoramiento de la calidad de vida de los Abreguenses. La participación ciudadana y el apoyo a todo tipo de emprendimiento empresarial, será la base para la construcción del futuro que Abrego se merece. VISIÓN Las personas oriundas del municipio de Abrego, serán reconocidas a nivel nacional por su gran capacidad de creación y transformación del entorno, capaz de construir procesos de desarrollo ambiental, económico, político, social, cultural, deportivo y religioso. El municipio de Abrego, será considerado como el principal escenario del desarrollo económico en el oriente colombiano, sus pobladores ostentaran niveles altos de formación académica y el municipio será reconocido como un importante destino turístico en Latinoamérica. Las familias verán crecer a los hijos en ambientes sanos, con una alta calidad de vida, de fácil acceso a la educación, a la salud, a la recreación y el deporte, viviendo en una comunidad tolerante, solidaria y participativa.

9 3. POLITICA DE LA CALIDAD En la Alcaldía Municipal de Abrego Norte de Santander, trabajamos dentro del marco legal y de manera transparente, en la Gestión de Proyectos relacionados con la Convivencia, Seguridad Ciudadana y Cultura de Paz, la Salud, la Educación, las Obras Publicas, el Deporte, la Cultura, la Recreación, el Medio Ambiente, el Sector Agropecuario y Turístico; el Desarrollo de Actividades de Inspección de Policía, Inspección de Transito y Comisaria de Familia; la Prestación de Servicios Públicos de Agua Potable, Alcantarillado y Aseo. Contamos con un Equipo Humano Competente y Comprometido con el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión y Control, en búsqueda de satisfacer las necesidades y expectativas de la Comunidad Abreguense, y así contribuir con los fines esenciales del Estado.

10 4. OBJETIVOS DE LA CALIDAD

11 5. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
El modelo de procesos que soporta el sistema de gestión de la calidad, esta compuesto por tres niveles, que facilitan el análisis del sistema y se explican a continuación: No DESAGREGACIÓN DESCRIPCIÓN 1 Nivel de referencia (Macro Procesos) Establece los procesos por tipo de actividad que tiene el sistema y su interacción entre ellos y el entorno. 2 Proceso Detalla los procesos hasta generar agrupaciones secuenciales 3 Procedimientos Secuencia de actividades.

12 5.1 DESCRIPCIÓN DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS DE LA ENTIDAD
GESTIÓN O DIRECCIÓN PROYECTOS: La Gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo. En este caso la dirección de proyectos, se realiza a través del uso de procesos como: planificación, contratación, Supervisión. El equipo de trabajo que maneja el proyecto involucra típicamente:  - Interesados con diferentes necesidades y expectativas.(A través de Entes Territoriales, empresas que aportan directamente recursos a la Entidad y Directrices del Gobierno) -Requerimientos identificados (Generalmente son de origen Interno) Es importante anotar que algunos de los procesos o actividades de la Dirección de Proyectos pueden ser contratados externamente, estos procesos o actividades son identificados en el plan de la calidad de cada proyecto y su control se hace a través del proceso de Supervisión de Proyectos por intermedio de los Supervisores o Interventores. Los clientes de la entidad son: Toda la Comunidad presente en el Municipio de Abrego Norte de Santander.

13 5.1 DESCRIPCIÓN DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS DE LA ENTIDAD
Teniendo en cuenta los conceptos de la Dirección de Proyectos, los proveedores críticos son: Los contratistas de obras Publicas Los contratistas de interventoría Y aquellos contratistas que se identifican en el plan de la calidad del proyecto. Los criterios para la selección y la evaluación del proveedor se definen en los pliegos de condiciones o términos de referencia dentro del proceso de contratación. Teniendo en cuenta la normatividad existente, los criterios de reevaluación, consisten en las lecciones aprendidas de procesos de contratación el cual se desarrolla en el proceso de Supervisión de Proyectos y se refleja en la actualización de los pliegos de condiciones o términos de referencia para los siguientes proyectos similares.

14 5.2 DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE PROCESOS
El sistema de gestión está compuesto por tres (3) grandes grupos de actividades, las cuales se denominan Macroprocesos y se describen a continuación: MACROPROCESO ESTRATEGICOS Incluye procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. MACROPROCESO DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA Incluye aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. MACROPROCESO MISIONAL Son todos aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser. MACROPROCESO DE APOYO Incluye aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.

15 5.2 DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE PROCESOS
MACROPROCESO ESTRATEGICO MACROPROCESO DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LA CIUDADANIA SATISFACCION DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LA CIUDADANIA GESTIÓN ESTRATÉGICA GESTIÓN DEL SIGC GESTIÓN DE MAM MACROPROCESO MISIONAL MOVILIDAD Y SEGURIDAD VIAL CONVIVENCIA , SEGURIDAD CIUDADANA Y ESPACIO PUBLICO PROTECCIÓN A LA FAMILIA GESTIÓN DE PROYECTOS PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS CONTRATACIÓN DE PROYECTOS SUPERVISIÓN DE PROYECTOS SERVICIOS PÚBLICOS DE AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y ASEO MACROPROCESO DE APOYO GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN HUMANA GESTIÓN LOGISTICA

16 ANEXOS

17 ANEXO 1. RELACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
Las actividades que necesita la alcaldía para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos se pueden consultar en las caracterizaciones de los procesos que se encuentran en el manual de procesos de la Entidad.

18 CONTROL DE DOCUMENTOS ELABORACION DE DOCUMENTOS
Cualquier funcionario de la organización puede elaborar los documentos con el apoyo del Coordinador de la Calidad. Este funcionario debe ser alguien que conozca de las actividades que se van a documentar. Cuando se realiza una Solicitud para la Documentación del Sistema Integrado de Gestión y Control “SIGC” relacionada con la creación, actualización o anulación de formatos, el Coordinador de la Calidad analiza el impacto sobre el Manual de Procesos o los documentos que se puedan afectar, y es quien toma la decisión sobre el cambio de versión en los documentos afectados.  REVISION DE DOCUMENTOS Esta actividad consiste en garantizar la conveniencia del documento para los intereses de la organización frente al proceso y/o producto y la adecuación frente a los requisitos de las normas aplicables. El Representante por la Dirección asigna el responsable para cada revisión, la persona asignada no debe ser la misma que aprueba el documento. Está responsabilidad la ejerce a través de la firma de la primera hoja de los documentos.

19 CONTROL DE DOCUMENTOS APROBACION DE DOCUMENTOS
El Representante por la Dirección o el cargo a quien él asigne es el responsable de garantizar la adecuación a los intereses de la organización de los documentos antes de su emisión. DISTRIBUCION DE LOS DOCUMENTOS Para garantizar que las personas interesadas en los documentos utilicen la versión vigente se han establecido las siguientes actividades: Se manejan copias controladas y no controladas, como se describe a continuación: ORIGINAL: El original se presenta impreso y magnético cuya custodia es responsabilidad del coordinador de la calidad. Esta se identifica con el nombre “ORIGINAL”. COPIAS CONTROLADAS: Estos documentos son copias en medio magnético (CD identificado con el nombre “COPIA CONTROLADA” ) Este tipo de copia tiene como finalidad mantener actualizado el documento a los funcionarios que tienen dichas copias. El Coordinador de la Calidad tiene la autoridad para generar las copias controladas impresas que se requieran. COPIAS NO CONTROLADAS: Este tipo de documentos, se editan para consulta pero se hace la claridad ante el usuario que este documento puede ser actualizado y no es necesario informar sobre los cambios.

20 CONTROL DE DOCUMENTOS MANEJO DE OBSOLETOS
Para evitar el uso no intencionado de versiones obsoletas, una vez aprobado un documento el Coordinador de la Calidad recoge todas las copias controladas y hace el siguiente tramité: Si es documento original impreso se maneja según la tabla para el manejo de obsoleto impreso. Si es un documento en medio magnético se maneja control sobre todos los obsoletos. El resto de los documentos se destruye. Destruir un documento significa manejarlo como papel reciclado o eliminarlo físicamente. El manejo de obsoletos impresos de los documentos se describe en la tabla siguiente: DOCUMENTO MANEJO DE OBSOLETO Manual de la Calidad Versión anterior Manual de procesos Procedimientos Planes Institucionales Otros manuales

21 PROCEDIMIENTO PARA CREACION, MODIFICACION O ELIMINACION DE DOCUMENTOS
ACTIVIDAD EJECUTOR OBSERVACIONES Detectar necesidad de creación, modificación o eliminación de documentos Funcionario Presentar solicitud Funcionario-usuario Diligenciar formato de solicitud para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. F-PGS-03 Admisión de solicitud Coordinador de la calidad Verificación de que se hayan registrado correctamente todos los campos del formato. F-PGS-03 Elaborar borrador Usuario Se elabora el documento Borrador Revisar Borrador Coordinador de la calidad Se verifica el documento Borrador con el equipo MECI-CALIDAD Aprobar documento Representante por la Dirección F-PGS-03 Actualizar listado maestro de documentos y listado maestro de Registros Formato F-PGS-01, F-PGS-02 Divulgar y distribuir los documentos y recoger obsoletos Formato F-PGS-09 Toda Distribución de Documentos (Nuevos o Modificados), se socializan a través de una comunicación y en los casos que se requiera con una reunión de divulgación a los funcionarios afectados. Evaluar documentos Se realiza seguimiento a la aplicación del documento durante el mes siguiente a su divulgación para garantizar su adecuación.