REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN II – 2010

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1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN II – 2010
02 JUNIO DE 2011

2 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN: Junio y Diciembre de cada año Numeral 5
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN: Junio y Diciembre de cada año Numeral 5.6: Revisión por la dirección GENERALIDADES(Numeral 5.6.1) La alta dirección debe, a intervalos planificados, revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización, para: - Asegurarse de su conveniencia; - Adecuación y - Eficacia continuas.

3 Compromisos de la Dirección para el mantenimiento y mejora del SGC
Asignación de Recursos Enfoque al cliente Política Planificación y objetivos Responsabilidad y autoridad Comunicación Revisión Gerencial

4 PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
REVISIÓN POR LA DIRECCION (Procedimiento SI-P-07) Por lo menos una vez al año y siempre que se juzgue necesario Convocada por el Representante de la Dirección OBJETIVO DE LA REVISIÓN Asegurar la mejora continua y verificar la adecuación, conveniencia y eficacia del SGC

5 Revisión por la Dirección
Retroalimentación del cliente (interno y externo) Resultados de auditorias internas / externas Cambios que podrían afectar el SGC Recomendaciones para la mejora Desempeño de los procesos y conformidad del producto Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas Estado de las acciones correctivas y preventivas R E S U L T A D O S Revisión Política y Objetivos de Calidad Mejora de la eficacia del SGC y sus procesos Mejora del producto en relación requisitos clientes Necesidades de recursos Revisión por la dirección E N T R A D S

6 1. Retroalimentación del cliente externo

7 INFORME DE SATISFACCIÓN DE CLIENTES
Segundo Semestre de 2010 Clientes Comerciales Usuarios Eventos BAC Asistencia Técnica Financiadores

8 Nivel de satisfacción %
Nivel de Satisfacción General Cliente Nivel de satisfacción % Meta % % de cumplimiento Financiador 66 80 83% Comerciales 85 106% Usuarios - Eventos 91 114% Resultado Global

9 Nivel de satisfacción %
Evolución Nivel de Satisfacción Cliente Nivel de satisfacción % 2010 -I 2010 -II Financiador 70 66 Comerciales 95 85 Usuarios - Eventos 90 91 Usuarios - BAC 96 Evolución

10 Cómo medimos la satisfacción
Financiadores Comerciales Usuarios Eventos 100% Proyectos finalizados 10% Base de clientes 10% Asistentes a eventos Muestra Abril Septiembre Enero Febrero Julio Agosto Al finalizar cada evento Frecuencia Capacidad equipos e infraestructura Atención de solicitudes Contenido de Informes Cumplimiento de Actividades Instalaciones Servicio Tiempos de entrega Respuesta a inquietudes Confianza Logística Temática Aspectos Evaluados Se realiza un informe semestral consolidado en los meses de Mayo y Octubre

11 Modelo Conceptual SERVQUAL Confianza Atención Apariencia Cuidadoso
Seguridad Empatía Elementos Tangibles Fiabilidad Capacidad Respuesta Dimensiones Confianza Atención Apariencia Cuidadoso Rápido Atributos Profesionalismo Cortesía Credibilidad Comunicación Acceso Comprensión Infraestructura Equipos Personal Habilidad ejecución servicio fiable Disposición ayudar Atributos SERVQUAL

12 % promedio satisfacción
66,10% Nivel de satisfacción 27 proyectos finalizados en Investigación y Gestión FINANCIADOR % promedio satisfacción No. encuestas JICA 91.67% 1 CIAT 90.28% SENA 88.89% ECOPETROL 80.56% ASOHOFRUCOL 72.92% 2 COLCIENCIAS 72.22% CIMMYT 68.06% MINISTERIO DE AGRICULTURA 61.11% 12 INCODER 60.42% CONALGODÓN 58.33% FIRMENICH S.A. 54.17% Retroalimentación de nuestros Financiadores

13 Aspectos evaluados Capacidad de Equipos e Infraestructura 85%
El 85% de los financiadores consideran que CORPOICA cuenta con equipos e infraestructura suficiente para atender el desarrollo de los proyectos. El resultado de esta encuesta es ligeramente superior a los resultados de la encuesta del período anterior Obtención de soluciones tecnológicas 59% El 59% obtuvo los productos (resultados e informes), aunque se evidencia una leve mejoría con el resultado de la encuesta anterior (56%) sigue siendo significativo este resultado en el sentido que el 41% de los financiadores no obtuvieron los resultados esperados. Esto puede afectar las fuentes de financiamiento, la pérdida de credibilidad y la imagen institucional

14 Aspectos evaluados Acompañamiento en la solución de problemas 59%
El 59% de los financiadores considera que CORPOICA acompañó al financiador en la ejecución de su proyecto; sin embargo se encuentra que la percepción de los financiadores en relación al acompañamiento es inferior en comparación con la encuesta anterior, donde se mostró un resultado mejor (64%). El aspecto más bajo se refleja en el 56% de los financiadores que manifestaron CORPOICA no respondió en forma ágil y oportuna a sus requerimientos. Ningún financiador se manifestó totalmente satisfecho con la oportunidad en la respuesta de parte de CORPOICA. Contenido del Informe Técnico 59% El 59% de los financiadores consideran que el informe técnico entregado por CORPOICA se ajustó a lo aprobado en el Plan Operativo inicial, frente al 41% que percibe que el informe técnico entregado no correspondió a lo aprobado inicialmente. Este resultado indica que en el transcurso de la ejecución del Proyecto se efectúan muchos cambios en relación a la propuesta aprobada, lo que señala que en la programación de los proyectos no se tiene en cuenta los factores que condicionan o limitan la ejecución del proyecto.

15 Aspectos evaluados Contenido del Informe Financiero 56% Confianza 82%
Con relación al contenido de los informes financieros se aprecia una leve mejoría con relación a la percepción de la encuesta anterior (50%). El 56% de los encuestados considera que el contenido del informe financiero cumple con los requerimientos establecidos en el Plan Operativo. Es preocupante los comentarios de Ecopetrol y Conalgodón. Confianza 82% El 82% de los financiadores mantiene niveles adecuados de confianza tanto en la Corporación como en los empleados. Sin embargo, hay que señalar que disminuyó la confianza en CORPOICA de un 89.5% obtenida en la encuesta anterior a 82% Seguimiento 69% El 67% de los encuestados sintió que CORPOICA mantuvo un seguimiento permanente durante la ejecución de su proyecto y que veló por los intereses del financiador. El 30% de los financiadores considera que CORPOICA ha velado por sus intereses, frente al 30% que no lo considera.

16 ASPECTOS RELEVANTES ASPECTOS A MEJORAR
Aumentó el nivel de satisfacción en relación con el contenido del Informe Técnico en un 16%. Los informes financieros mejoran en un 12%. Recuperar la confianza de los financiadores en CORPOICA dado que se deterioró de un 89% a un 82%. Programación del proyecto teniendo en cuenta factores condicionantes o limitantes y la planificación Institucional de la Ejecución . Los productos entregados por CORPOICA deben responder a las necesidades de los financiadores En cuanto a equipos e infraestructura se nota leve mejoría con relación a la segunda encuesta, aunque disminuyó con relación a la primera. Los niveles de respuesta oportuna y ágil a los requerimientos de información, dado que presenta una insatisfacción del 56%. Contenido de los informes técnicos y financieros Mejorar las relaciones interinstitucionales Retroalimentación de nuestros Financiadores

17 Cómo nos perciben nuestros clientes
84,82% Nivel de satisfacción en una muestra de 110 clientes comerciales de Centros de Investigación y Estaciones Experimentales SEDE % de satisfacción No. encuestas 1 E.E. EL NUS 96 4 2 C.I. PALMIRA 94 11 3 E.E. CARIBIA 91 14 E.E. EL MIRA 89 13 5 C.I. TIBAITATA - CBB 81 25 6 C.I. TURIPANA 19 7 C.I. LA SELVA 79 8 C.I. NATAIMA 77 9 C.I. LA LIBERTAD 75 10 E.E. LA SUIZA 74 E.E. MOTILONIA 71 Cómo nos perciben nuestros clientes Comerciales

18 PRODUCTO/SERVICIO % No. encuestas 1 MAQUINARIA 90% 16 2 SERVICIOS TECNOLOGICOS AGROINDUSTRIALES Y LABORATORIO 88% 31 3 SEMILLAS Y MATERIAL VEGETAL 86% 24 4 PRODUCTOS PECUARIOS 85% 11 5 PRODUCTOS AGRÍCOLAS 79% 12 6 PUBLICACIONES 74% 10 7 OTROS 8 SERVICIOS DE INFORMACIÓN 68% Cómo nos perciben nuestros clientes Comerciales

19 Aspectos evaluados Instalaciones e Infraestructura 71%
Un 71% de los clientes encuestados se mostró satisfecho con los equipos, maquinaria e instalaciones, estos resultados presentaron una disminución en comparación con los resultados de la encuesta del período anterior que fue del 91% Precio y oportunidad en la entrega 93% El 93% de los clientes considera que el precio ha sido acorde con los productos o servicios recibidos y quedó satisfecho con el cumplimiento en la entrega del producto. Con relación al período anterior se nota un aumento en los resultados de este aspecto evaluado Atención a los inconvenientes 87% Un 87% de los encuestados sintió interés por parte de CORPOICA para resolver los inconvenientes presentados con los productos entregados, frente a los resultados de la encuesta anterior se presenta un aumento significativo en la percepción de los clientes comerciales

20 Aspectos evaluados Confianza en el producto 97%
El 97% de los clientes sintió confianza en la validez de los resultados, productos y servicios recibidos de CORPOICA. En este aspecto se evidencia un aumento importante en el nivel de percepción de los clientes al pasar de 82.5% al 97% Atención y claridad en el servicio 98% Un 98% de los clientes siente que se le informa de manera clara y oportuna sobre las condiciones del producto, encuentran en el personal buena actitud para orientaciones y ayudas lo que genera confianza en el producto y/o servicio brindado. El resultado de este período muestra un incremento significativo con relación a los resultados obtenidos en la encuesta anterior (85.6%) Procesos Administrativos relacionados con la venta 93% Con un resultado del 93%, los clientes perciben procesos administrativos ágiles y sencillos para hacer en la compra de los productos, esta calificación muestra un avance importante con relación a los resultados de la encuesta del período anterior que fue del 79%

21 Aspectos evaluados Acompañamiento 97% Satisfacción General 100%
En cuanto al acompañamiento el 97% de los clientes consideran que sus dudas son resueltas por el personal de CORPOICA y se sienten acompañados cuando han adquirido sus productos Satisfacción General 100% El 100% de los clientes manifiestan un alto grado de satisfacción hacia CORPOICA

22 Cómo nos perciben nuestros clientes
ASPECTOS RELEVANTES ASPECTOS A MEJORAR Se presentó una disminución en el nivel de satisfacción con respecto al período anterior al pasar de 95% al 85%. Los equipos, maquinaria e instalaciones, estos resultados presentaron una disminución. Mejora la confianza en la validez de los resultados, productos y servicios recibidos. Analizar los niveles de insatisfacción para aquellos productos donde la calificación fue inferior a la meta y tomar acciones para mejorar la percepción (publicaciones) Mejoró la percepción de procesos administrativos al hacer en la compra de los productos. El 100% de los clientes manifiestan un alto grado de satisfacción hacia CORPOICA Cómo nos perciben nuestros clientes Comerciales

23 Cómo nos ven nuestros usuarios
90,77% Nivel de satisfacción en una muestra de usuarios a eventos de Transferencia de Tecnología en Centros de Investigación y Estaciones Experimentales. Los usuarios totales de eventos fueron SEDE % Satisfacción 1 C.I. TIBAITATA 91.14% 2 CBB 89.78% 3 C.I. LA LIBERTAD 90.38% 4 C.I. TURIPANA 88.21% 5 C.I. NATAIMA 89.26% 6 C.I. PALMIRA 89.07% 7 C.I. LA SELVA 93.27% 8 E.E. EL MIRA 94.61% 9 E.E. MOTILONIA 94.50% 10 E.E. CARIBIA 89.91% 11 E.E. LA SUIZA 90.08% Cómo nos ven nuestros usuarios Eventos

24 Cómo nos ven nuestros usuarios
TIPO DE EVENTO No. Eventos % Satisfacción Socialización Proyecto 42 92.47% Capacitación 69 91.90% Cursos 40 91.68% Otros eventos 41 91.48% Demostración de método 26 90.20% Taller 123 Día de campo 39 90.06% Lanzamiento de Productos 1 90.05% Visita técnica 16 89.73% Visita Centros 58 89.68% Charla técnica 34 89.44% Seminarios 53 89.15% Exposiciones y ferias 7 87.27% Giras técnicas 63 86.90% Cómo nos ven nuestros usuarios Eventos

25 Aspectos evaluados Instalaciones
El 96,38% de los usuarios considera que las instalaciones en las que se realizaron los eventos estuvieron lo suficientemente dotadas y con las condiciones necesarias para la ejecución de los mismos. Estos resultados mejoraron cerca de un 8% con relación a las encuestas del período anterior Documentación entregada El 93.19% encontró útil y pertinente la documentación entregada en el desarrollo de los eventos de transferencia de tecnología. En este aspecto los eventos de transferencia obtuvieron una calificación mayor que en la evaluación del período anterior (83.79%) Organización Para el 96.15% la organización del evento en términos de transporte, orientación, duración refrigerios tiempos y temática cumplieron sus expectativas. Este resultado supera la calificación obtenida en el período de medición anterior

26 Aspectos evaluados Trato recibido
En este aspecto se observa que se superaron los resultados del período anterior pasando de un 94.52% a un 99.33%, lo que indica que los usuarios han sentido de parte de CORPOICA un trato amable y respetuoso Divulgación del evento, Utilidad, Expectativas Para el 98.28% de los usuarios de eventos, la divulgación fue adecuada, encontraron que lo aprendido les será útil y manifiestan que se cumplieron sus expectativas. Los resultados del período anterior mostraban una calificación del 90.5%

27 Aspectos evaluados Claridad y conocimientos del expositor
El 99.16% de los usuarios considera que el expositor fue claro y utilizó un lenguaje adecuado, este mismo porcentaje de usuarios considera que los expositores conocen ampliamente el tema tratado Dedicación de tiempo y uso de medios Se tiene una alta percepción sobre la dedicación de parte del expositor para resolver dudas e inquietudes a los usuarios de eventos, reflejada en un 98.64%; al igual que en el uso de medios adecuados para facilitar la comprensión del tema

28 Cómo nos ven nuestros usuarios
ASPECTOS RELEVANTES ASPECTOS POR MEJORAR Se evidencia un leve aumento en la percepción, frente a los resultados del período anterior. Los usuarios solicitan que exista continuidad en los eventos desde la socialización del proyecto hasta la entrega de resultados. Se presenta una mejor percepción por parte de los usuarios con relación al lenguaje utilizado por los expositores y en el material (documentación) entregado. Se han recibido felicitaciones en las observaciones de las encuestas exaltando a los conferencistas que ofrecen la capacitación y a los eventos en general. Aunque la documentación entregada en los eventos ha sido evaluada como pertinente los usuarios manifiestan la importancia de contar con las memorias de los eventos y que en todos ellos se entregue material relacionado. Los usuarios reconocen la importancia de la investigación. Cómo nos ven nuestros usuarios Eventos

29 Cómo nos ven nuestros usuarios
95,88% Nivel de satisfacción en una muestra de 64 usuarios que hicieron uso presencial de los servicios de la Biblioteca Agropecuaria de Colombia. Cómo nos ven nuestros usuarios TIPO DE USUARIO % Satisfacción 1 PROFESOR 100% 2 ESTUDIANTE 98% 3 PLANIFICADOR 96% 4 TRANSFERIDOR 94% 5 INVESTIGADOR 6 AGRICULTOR 93% BAC

30 Aspectos evaluados Tiempo de respuesta
El 94,92% de los usuarios consideran que el tiempo de respuesta en los servicios de la biblioteca es bueno. Estos resultados mejoraron cerca de un 1,3% con relación a las encuestas del período anterior Producto recibido El 93.75% de los usuarios encontraron que la información suministrada respondía a las necesidades. El grado de satisfacción de los usuarios aumentó en un 6,6% referente al primer semestre (87.1%) Accesibilidad Un 96.88% considera como muy bueno el acceso a las fuentes de información bibliográfica de la BAC es muy bueno. Este resultado aumentó en 1,5% comparado con el semestre anterior.

31 Información sobre condiciones del servicio
El 95,7% de los usuarios consideran cuentan oportunamente con información sobre las condiciones de los servicios que ofrece la BAC, en relación con el primer semestre este factor se mantiene casi inmodificable lográndose un aumento de solo el, 0,7 Atención al usuario Para el 96,48% de los usuarios que acuden a los servicios de la biblioteca manifiestan ser bien atendidos por el personal. Los resultados del período anterior mostraban una calificación del 97,14%

32 ASPECTOS RELEVANTES ASPECTOS POR MEJORAR
Contar con un fondo bibliográfico histórico y patrimonial especializado en el sector agropecuario. Falta de personal para la prestación de servicios Acervo bibliográfico de ICA y CORPOICA en texto completo. El horario de Atención para usuarios particulares, en el momento está en media jornada en las horas de la tarde Contactos institucionales con otras bibliotecas para el préstamo de material. Divulgación de los servicios Colecciones de publicaciones periódicas únicas en el país. La actualización de la información de la página Web de la BAC Página Web de la biblioteca. Cómo nos ven nuestros usuarios BAC

33 Que dicen los usuarios de
86 visitas realizadas dentro del Proyecto de Héroes de la Patria Que dicen los usuarios de PROYECTO No. encuestas 1 Asistencia Técnica Agrícola 23 2 Ganadería Bovina Fase I y Fase II 63 Asistencia Técnica

34 Asistencia Técnica Agrícola
Calificación Servicio Asistente Técnico Temas en los que le gustaría recibir Asistencia Técnica Temas en los que ha recibido Asistencia Técnica

35 Asistencia Técnica Bovina Fase I y Fase II
Calificación Servicio Fase I y Fase II Fase I

36 Que dicen los usuarios de
ASPECTOS RELEVANTES ASPECTOS POR MEJORAR En general el proyecto responde a las expectativas de los usuarios Metodología de Evaluación de la Satisfacción Si bien la mayor parte de usuarios calificaron como bueno o excelente el servicio de asistencia técnica brindado por CORPOICA cerca del 54% reconocen algunas dificultades para ajustar el sistema de producción al manejo recomendado por el asistente técnico debido principalmente a problemas financieros o a aspectos climáticos. Se puede observar que los usuarios están interesados en conocer más sobre nuevas prácticas para el manejo de plagas y enfermedades (MIPE), planes de fertilización, manejo del suelo y propagación vegetal. Que dicen los usuarios de Asistencia Técnica

37 2. Retroalimentación del cliente interno

38 Resultados por procesos evaluados
% de Satisfacción No. De encuestas Gestión Humana 69,97 129 Tecnologías de Información 55,13 3 Gestión Financiera 46,32 30 Gestión Documental 38,16 Gestión de compras 28,33 40

39 Gestión del Talento Humano
Nivel de Satisfacción por Servicios del proceso Nivel de Satisfacción por Sedes SEDE %SATISFACCION E.E. Motilonia 87 C.I. La Selva 84 C.I. Nataima 80 E.E. Caribia 78 C.I. Palmira 74 E.E. La Suiza 72 E.E. El Cimpa 67 C.I.Turipaná 64 C.I. Tibaitatá 60 Sede Central 54 CBB 53 % de percepción Novedades de afiliación seguridad social 81,33 Liquidación de nómina, certificados de retención, desprendibles de pago 78,45 Modificaciones a contratos 73,61 Trámites Cesantías, Certificados Laborales 64,7 Acompañamiento en: Calamidades, patrocinios y prepensionados 62,67 Solicitud de Vacaciones 62,59 Contratación de personal 60,68 Seguridad social, Pensiones 53,96 Autorización salidas del país, comisión de estudios, cartas de aval 51,67

40 Calificación obtenida
Gestión del Talento Humano Variables Evaluadas Calificación obtenida Módulo de Gestión Humana - Útil y amigable 76 Identificación del área responsable para prestar el servicio 86 Presentación de los empleados que atendieron el servicio Información completa sobre las condiciones del servicio 78 Oportunidad en la entrega de los servicios solicitados 80 Disposición para ayudar Escucha por parte del personal al exponer las inquietudes 84 La Información me genera confianza y seguridad Recibe trato amable y respetuoso 88 Capacidad del proceso para atender las inquietudes 83 Seguimiento a las solicitudes 71 Lenguaje utilizado durante la atención 92 Acceso a los servicios Adaptación del proceso a las necesidades Satisfacción Global con el proceso

41 1 2 3 Acompañamiento y seguimiento a las solicitudes (prepensionados)
Lo que se espera del proceso Gestión del Talento Humano 1 Prestación del servicio debe hacerse con un sentido mas humano 2 Acompañamiento y seguimiento a las solicitudes (prepensionados) 3 Mayor flexibilidad, agilidad y descentralización

42 Porcentaje de Satisfacción
Gestión Compras Resultados obtenidos Nivel de Satisfacción por Sedes Variables Evaluadas Porcentaje de Satisfacción El software usado en el proceso de compras es útil y amigable 9 La información requerida en el software es completa, clara y sencilla 8 El proceso de compras atiende mis requerimientos de acuerdo a las especificaciones solicitadas El tiempo del trámite del proceso de compras es el adecuado 2 El proceso de compras informa oportunamente sobre el estado de su solicitud. 7 El servicio ofrecido en el proceso de compras es eficiente, ágil y rápido Los empleados que participan en el proceso de compras están siempre dispuestos a ayudarme. 15 Los empleados del proceso de compras muestran interés en solucionar los problemas que se presentan durante el trámite de mi solicitud 13 Durante el proceso de compras los empleados que interactuaron conmigo fueron amables 16 Las personas que participan en el proceso de compras tienen la capacidad (conocimiento de los productos y del servicio) de responder a mis solicitudes. 10 El proceso de compras hace seguimiento a cada una de mis solicitudes El proceso de compras se adapta en función de mis necesidades 3 El proceso de compras me ayuda a escoger la mejor opción de acuerdo a los requerimientos para satisfacer mis necesidades 4 El funcionamiento del proceso de compras es similar para las compras Centralizadas y Descentralizadas Sede % de Satisfacción E.E. La Suiza 56 E.E. Caribia 55 C.I. La Libertad 52 E.E. El Cimpa 47 E.E. Motilonia 45 C.I. Tibaitatá 29 CBB 25 C.I.Turipaná 24 C.I. La Selva 23 C.I. Palmira 16 Sede Central 13 C.I. Nataima 10

43 1 2 3 Lo que se espera del proceso Gestión de Compras
Entrega oportuna de los productos y cumplimiento de las especificaciones solicitadas 2 Ejecutar el proceso de manera integral con financiera y control de activos 3 Mayor flexibilidad, agilidad y descentralización 4 El software utilizado presenta errores en las unidades de medida y no es amigable para hacer los pedidos 5 Se debe propender por tener mejores relaciones con los proveedores

44 Nivel de Satisfacción por Sedes Porcentaje de Satisfacción
Gestión Financiera Nivel de Satisfacción por Sedes Variables Evaluadas Porcentaje de Satisfacción Recibo la orientación necesaria por parte del Coordinador Financiero de la sede sobre los servicios que requiero 11 Siento que el traslado de saldos se realiza de manera oportuna 9 La plataforma para la solicitud de viáticos es amigable 18 El tiempo de entrega de los informes financieros es el oportuno 6 Las personas que participan en el proceso de gestión financiera muestran interés en la solución de problemas 12 Los informes financieros cumplen con la calidad esperada 10 Creo que los medios de comunicación (Skype, Corpomail) con que cuenta el proceso son efectivos 15 El personal del proceso me brinda una atención personalizada 13 Siento que el personal del proceso comprende mis necesidades Siento mejora con la reparametrización de Apoteosys Conozco la documentación que regula al proceso financiero 7 Sede % de Satisfacción E.E. Caribia 85 E.E. La Suiza 75 E.E. Motilonia 66 C.I.Turipaná 59 C.I. Tibaitatá 46 CBB 42 E.E. El Cimpa 34 C.I. Palmira 26 Sede Central 23 C.I. Nataima 20

45 Lo que se espera del proceso Gestión Financiera
1 Los informes financieros se tardan mucho para llegar a su versión final 2 Apoyo de parte del proceso para la elaboración de los informes financieros 3 Mejor atención y respuesta a las preguntas por los diferentes medios que se formulan 4 Se requiere mayor comunicación entre el área financiera y técnica

46 3. Cambios que podrían afectar el SGC

47 Tablero de Planificación de Cambios al Sistema de Gestión de la Calidad

48 Cambios que podrían afectar al SGC
Formas como se gestionan los recursos para cumplir la misión Manera de conceptualizar y ejecutar los proyectos de investigación Aplicación de nuevas modalidades de aprendizaje, metodologías de Transferencia e innovación Descentralización Operativa de los procesos de apoyo Planificación de la Transición – cambios CP La planificación y los resultados se integran al Sistema de Gestión: Ajuste de documentación (procesos y procedimientos) Revisión Indicadores Modificación medición satisfacción cliente (Usuario) Divulgación de los cambios

49 Cambios que podrían afectar al SGC
CORPOICA como Motor de la Política de Innovación y Transferencia de Tecnología del Sector CORPOICA como articulador de Redes del Conocimiento CORPOICA como Operador de Agendas de Investigación CORPOICA como coordinador de recursos para financiar investigación estratégica Planificación cambios a MP/LP Construcción de la Agenda Nacional de Investigación, Desarrollo e Innovación del Sector agropecuario como perspectiva C. , M., y LP. La planificación y los resultados se integran al Sistema de Gestión: Revisión de Misión, Visión y Política de Calidad - Ajuste al Plan Estratégico Modificación Alcance del SGC Ajuste al Mapa de Procesos Revisión de la Estructura Corporativa Ajuste de documentación, Indicadores, Medición de satisfacción

50

51 (Procesos – Actividades)
Plan de Acción Formas como se gestionan los recursos para cumplir la misión (asignación directa) Objetivo Dónde Impacta al SGC (Procesos – Actividades) Tiempo Responsable Recursos Indicador Ajustar los procesos Misionales según la asignación de recursos Proceso de Identificación y Priorización Demandas y Oportunidades (Notas Concepto) Dirección Investigación Proceso de Gestión y Formulación de Proyectos (Aprobación) Proceso Investigación (Informes)

52 (Procesos – Actividades)
Plan de Acción Manera de conceptualizar y ejecutar los proyectos de investigación Objetivo Dónde Impacta al SGC (Procesos – Actividades) Tiempo Responsable Recursos Indicador Incorporar en los procesos misionales la formulación y ejecución de proyectos integrales Proceso de Gestión y Formulación de Proyectos (formato de proyecto) Dirección Investigación Proceso de Investigación (Informe) Responsabilidades en la aprobación y seguimiento (Coordinador de Investigación)

53 (Procesos – Actividades)
Plan de Acción Aplicación de nuevas modalidades de aprendizaje, metodologías de Transferencia e innovación Objetivo Dónde Impacta al SGC (Procesos – Actividades) Tiempo Responsable Recursos Indicador Redefinir el enfoque de TT Proceso de TT Dpto. TT Ejecución procesos TT Encuestas Usuarios

54 (Procesos – Actividades)
Descentralización Operativa Plan de Acción Objetivo Dónde Impacta al SGC (Procesos – Actividades) Tiempo Responsable Recursos Indicador Ajustar los procesos de apoyo a la política de descentralización Gestión Financiera (Contabilidad – Presupuesto - Tesorería ) Dpto. Financiero Gestión Compras (Contratación de bienes y servicios) Dpto. Compras Gestión Humana (Vinculación de personal) Dpto. Gestión Humana

55 4. Política Integral (Calidad, Ambiental y S&SO)

56 Política de calidad actual
Es Política de Calidad de CORPOICA: Contribuir al fortalecimiento del sector agropecuario, mediante la generación de conocimiento y soluciones tecnológicas que articulan la investigación, desarrollo, transferencia de tecnología e innovación de productos y servicios tecnológicos, a través de procesos, liderados por un talento humano altamente calificado y comprometido, que le permite mejorar continuamente su gestión y satisfacer las necesidades científicas y tecnológicas de los clientes y partes interesadas, contribuyendo a mejorar la competitividad y sostenibilidad de los sistemas de producción agropecuarios.

57 Objetivos estratégicos actuales
Fortalecer la capacidad científica a través de la formación del talento humano, la modernización y ampliación de la infraestructura física, el equipamiento y conectividad. Gestionar eficaz y eficientemente proyectos de investigación, desarrollo, transferencia de tecnología e innovación que contribuyan al fortalecimiento tecnológico del sector agropecuario. Aumentar la satisfacción de los clientes y partes interesadas, mediante la mejora de los procesos para el cumplimiento de los requisitos de los proyectos, productos y servicios. Asegurar la calidad de los proyectos, productos y servicios que genera y desarrolla CORPOICA, mediante el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad.

58 Nuestra política de Calidad, Ambiental y de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional en CORPOICA:
Contribuimos al fortalecimiento del sector agropecuario mediante la generación de conocimiento y soluciones tecnológicas que articulan la investigación, el desarrollo, la transferencia de tecnología y la innovación de productos y servicios tecnológicos con procesos liderados por un talento humano altamente calificado y comprometido, que permite mejorar continuamente su gestión de calidad, ambiental y de seguridad industrial y salud ocupacional y satisfacer las necesidades científicas y tecnológicas de los clientes y partes interesadas, contribuyendo a mejorar la competitividad y sostenibilidad de los sistemas de producción agropecuaria.

59 Esto nos compromete a: Cumplir la legislación actual vigente y otros requisitos que CORPOICA suscriba en Medio Ambiente, Seguridad industrial y Salud Ocupacional y de nuestros productos y servicios.  Gestionar los recursos naturales involucrados de manera racional, en el desarrollo de las Actividades Corporativas.  Identificar y controlar continuamente los factores de riesgo ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional buscando la prevención de: la contaminación o el deterioro ambiental, lesiones y enfermedades profesionales.  Gestionar objetivos y metas de calidad, ambientales, seguridad industrial y salud ocupacional para mejorar nuestros procesos.

60 Objetivos estratégicos:
Fortalecer la capacidad científica a través de la formación del talento humano, la modernización de la infraestructura física y de laboratorios y la integración en la información y comunicaciones. Aumentar la satisfacción de los clientes y partes interesadas, mediante el control y la mejora en los estándares de desempeño que influyen en la entrega de resultados de investigación y prestación de servicios. Asegurar la entrega de las soluciones tecnologías al sector agropecuario mediante acciones participativas y estrategias de comunicación , divulgación y capacitación. Descentralizar la gestión administrativa y financiera en los Centros de Investigación con estándares de eficiencia, transparencia y excelencia.

61 5. Resultados de auditorias internas

62 No. de NC por ciclo de Auditoria Total SGC

63 Resultados II Ciclo Auditorias 2010 Hallazgos Por Centros
Resultados por centro NC Totales % Sede Central 49 61 C.I. Palmira 12 15 C.I Tibaitatá- CBB 6 8 C.I La Libertad 4 5 C.I. Nataima C.I Turipaná C.I. La Selva 1 Total 80 100 HALLAZGOS NC Reales 44 Potenciales 36 Total 80

64 Principales No Conformidades detectadas en Auditorias Internas
La falta de cultura en la medición y análisis de indicadores. El sistema APOTEOSYS, sigue generando problemas en su reparametrización, que incide en el normal desarrollo de los procesos. Re - Evaluación de proveedores y retroalimentación sobre los resultados de estas evaluaciones. Planificación de los cambios y adecuación del SGC a los cambios para que se mantenga su integridad. Provisión de recursos para el SGI, la mejora continua y la satisfacción del cliente.

65 Oportunidades de mejora identificadas en auditorías internas
Aunque se evidencia el seguimiento permanente a los planes de acción de las NC, el cierre no se realiza de manera oportuna debido a la reformulación de los planes de acción por la no eficacia de las acciones establecidas. Fortalecer el conocimiento y aplicación del procedimiento para el análisis de causa raíz de las NC. Fomentar los reportes de condiciones y acciones que prevengan situaciones que puedan afectar el producto, el servicio y/o la satisfacción de los clientes y partes interesadas (financiadores), generando acciones preventivas y alarmas tempranas (tratamiento de NC potencial).

66 HALLAZGOS AUDITORIA ICONTEC 2010
Centro de investigación NC Sede central 2 C.I La libertad 3 C.I. Palmira C.I. Tibaitatá-CBB TOTAL 10

67 OPORTUNIDADES DE MEJORA PRIORITARIAS detectadas por icontec
Lineamientos y seguimiento POA Definición Política de mantenimiento preventivo para equipos y herramientas. Tratamiento incumplimiento informes interventoria Selección, evaluación y revaluación proveedores Informes Financieros Indicadores y metas (Desarrollo Negocios) Tratamiento PNC Indicadores y Encuetas de TT para la mejora

68 Gestión Integral (Calidad)
Enfoques de Auditoria Revisoría Fiscal Legal, Fiscal, Financiera y mira cifras Control Interno Legal, Seguimiento a la Organización, Contraloría Gestión Integral (Calidad) Requisitos ISO 9001, del Cliente, de la Organización y Legales orientados a la mejora continua.

69 Definición I Ciclo Auditorias Internas 2011

70 6. Estado de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas

71 Consolidado de acuerdo con el tipo de Acciones a tomar
SEDE PREVENTIVAS CORRECTIVAS Total general SEDE CENTRAL 50 72 122 PALMIRA 10 9 19 TIBAITATA 1 20 TURIPANA LA SELVA 11 8 LA LIBERTAD 6 4 NATAIMA 2 81 135 216 Se evidencia una cultura hacia la corrección más que a la prevención Corte a Diciembre de 2010

72 Consolidado de acuerdo con el tipo de Acciones a tomar
SEDE PREVENTIVAS CORRECTIVAS Total general SEDE CENTRAL 31 32 63 PALMIRA 7 13 20 TIBAITATA - CBB 9 TURIPANA 11 LA SELVA 4 8 12 LA LIBERTAD 3 5 NATAIMA 6 45 84 129 En lo que va corrido del Semestre se pudieron cerrar 87 hallazgos, correspondiente a un 40% al pasar de 216 en el 2010 a 129 en los primeros cuatro meses del 2011 Corte a Abril 30 de 2011

73 Acciones Correctivas y Preventivas por fuente de Identificación
SEDE AUDITORÍA INTERNA DIRECCIÓN ICONTEC SEGUIMIENTO A PROCESO SEGUIMIENTO A PRODUCTO Total SEDE CENTRAL 101 5 10 6 122 PALMIRA 19 TIBAITATA 18 1 20 TURIPANA LA SELVA LA LIBERTAD NATAIMA Total general 192 8 216 Se deben incorporar mejoras por fuentes diferentes a auditorías internas

74 Acciones Correctivas y Preventivas por fuente de Identificación
SEDE AUDITORÍA INTERNA DIRECCIÓN ICONTEC SEGUIMIENTO A PROCESO SEGUIMIENTO A PRODUCTO TOTAL GENERAL Sede Central 42 5 10 6 63 Palmira 20 Tibaitatá 2 1 9 CBB Turipaná 11 La Selva 12 La Libertad 8 Nataima 104 129 No se presentó ninguna variación importante en cuanto a las fuentes por las cuales se identifican las acciones Corte a Abril 30 de 2011

75 Acciones abiertas por tipo de proceso
SEDE PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS MISIONALES PROCESOS DE SOPORTE Total general SEDE CENTRAL 29 40 53 122 PALMIRA 5 8 6 19 TIBAITATA 4 20 TURIPANA 9 LA SELVA 7 LA LIBERTAD 1 3 10 NATAIMA 2 60 78 216

76 Compromisos que se deben asumir en los Procesos Estratégicos para contribuir con la mejora continua

77 PROCESO TEMA TIEMPO DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE Direccionamiento Corporativo Política para la gestión de laboratorios y para los equipos y herramientas de campo, que incluya recursos financieros, físicos y humanos JULIO DE 2011 Director Ejecutivo Direccionamiento Corporativo – Sistema de Gestión Integral Mantener la integridad del sistema cuando se producen cambios JUNIO DE 2011 Alta Dirección Todos los procesos Toma de acciones, cuando se presentan resultados no satisfactorios en la medición del proceso PERMANENTE Propietarios Seguimiento y Evaluación de la Gestión Seguimiento sistemático al Plan Estratégico y a los Planes Operativos Jefe Oficina Asesora de Planeación Imagen y Relacionamiento Corporativo Procesos de comunicación que garanticen que la información, incluyendo las actualizaciones al Direccionamiento Corporativo se despliegue a todos los niveles. Jefe Oficina de Comunicaciones A qué hacen referencia los hallazgos de los

78 Compromisos que se deben asumir en los Procesos Misionales para contribuir con la mejora continua

79 PROCESO TEMA TIEMPO DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE Desarrollo de Negocios Oportunidad en la entrega de los resultados a los clientes de laboratorio PERMANENTE Director de Valorización Coordinadores de Agronegocios Investigación Oportunidad en la entrega de informes Director de Investigación Tratamiento a los incumplimientos de los informes de interventoría Todos los procesos Misionales Organización de la información de los proyectos de manera que permita hacer trazabilidad A JULIO DE 2011 Investigadores Medición y toma de acciones por los resultados de los Indicadores Propietarios de procesos Procesos Misionales Control y reporte de los productos y/o servicios no conformes Propietarios de Proceso A qué hacen referencia los hallazgos de los

80 Compromisos que se deben asumir en los Procesos Misionales para contribuir con la mejora continua
Procesos de Soporte

81 PROCESO TEMA TIEMPO DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE Compras, Gestión Financiera Planificación de los cambios relacionados con la descentralización de algunas actividades del proceso. JUNIO DE 2011 Director Administrativo y Financiero Gestión Compras Definir e implementar acciones para el seguimiento a la contratación de bienes y servicios Gestión de Compras Retroalimentación de los resultados de las evaluaciones del proveedor Propietario de Proceso Gestión Financiera, Gestión Compras, Gestión Humana Oportunidad en la entrega de los servicios (Informes Financieros, Insumos y servicios y Contratación de personal), que tienen a cargo los procesos PERMANENTE Director Administrativo y financiero Propietarios de los procesos Evaluación sistemática de proveedores. PERMANTENTE Gestión Humana Evaluación sistemática de competencias del personal. A qué hacen referencia los hallazgos de los

82 PROCESO TEMA TIEMPO DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE Gestión de Mantenimiento e infraestructura Proporcionar condiciones de espacios y ambiente de trabajo no apropiados para la conformidad del producto PERMANENTE Director Administrativo y Financiero Propietario del proceso Todos los procesos Toma de acciones por incumplimiento de metas de los indicadores. Propietario s de procesos A qué hacen referencia los hallazgos de los

83 7. Desempeño de los procesos y conformidad del producto

84 1. Conformidad del producto

85 PNC DE MAYOR IMPACTO SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
LA OPORTUNIDAD SERVICIOS DE LABORATORIO NC CITI – 238 CUYAS ACCIONES NO HAN MOSTRADO LA EFICACIA ESPERADA, EN REVISIÓN 2010 SE PLANTEÓ: 1.Determinar la rentabilidad del proyecto 2. Asignar el presupuesto con períodos de tiempo más prolongados LA ENTREGA DE INFORMES TÉCNICOS SE VE CASTIGADA POR LA DEMORA EN LA ENTREGA DE LOS INFORMES FINANCIEROS. EXISTE UNA NO CONFORMIDAD EN LA SEDE CENTRAL CORP-433 QUE INVOLUCRA LAS ÁREAS DE: DIRECCIÓN ADMON, GESTIÓN HUMANA, PLANEACIÓN, GESTIÓN FINANCIERA Y DTI

86 PNC EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Para el año 2009 se presentaron 3167 PNC en los procesos DN, TT, IN y TT Existían C.I. y E.E. sin implementar el procedimiento 2008, reportados solo 16 PNC Desconocimiento del procedimiento Los centros muestran mejoría en la implementación del procedimiento para la identificación y tratamiento de producto no conforme. Sin embargo, los resultados de la identificación para los centros no se reportan a tiempo. En este sentido se debe continuar con el refuerzo en los centros acerca de la implementación del procedimiento así como la importancia de analizar la necesidad de toma de acciones correctivas cuando este se presenta.

87 1426 productos no conformes al proceso de desarrollo El 95% corresponde de negocios 72% de las muestras recibidas de suelos 47% de las muestras fuera del tiempo pactado de tejidos se entregan los proceso misionales Corresponden al resto de El 5% de los PNC restantes 2011 El 80% de las causas por lo cual se entregan las muestras fuera del tiempo programado se deben a causas externas a las responsabilidades de la unidad de comercialización

88 2. Desempeño de los procesos

89 Indicadores medidos por procesos A DIC 31 DE 2010
Medición Pendientes % ESTRATEGICOS 15 4 21% MISIONALES 11 6 35% SOPORTE 10 40% TOTAL 41 20 33%

90 INDICADORES SEGÚN CUMPLIMIENTO META
Seguimiento y Evaluación de la Gestión 61% Cumplimiento de metas del POA 86% Entrega De informes financieros y técnicos Proceso Investigación Procesos científicos y tecnológicos 63% Productos científicos y tecnológicos 70% Sistemas de información, modelos de producción y apoyo a la gestión empresarial 63% Proceso Gestión y Formulación de proyectos Proyectos Aprobados 15%

91 Proceso Sistema de Gestión Integral
Medición Indicadores Proceso Sistema de Gestión Integral Cumplimiento a planes de acción 30%

92 Indicadores Abril 2011 PROCESOS MEDIDOS PENDIENTES % ESTRATEGICOS 5
5 100 MISIONALES 9 SOPORTE 16 76 TOTAL 30 85

93 8. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas

94 Compromisos Revisión Dirección
MISIONALES ESTRATEGICOS Y APOYO Mejora Rigor y Calidad Informes técnicos Tratamiento NC Potencial Solucionar Queja Libra Tratamiento NC mayor impacto / Capacitación Mejora Gestión ingresos Agronegocios Programa Formación Medidas de choque entrega informes financieros Análisis Financiero Lissalab Infraestructura Automatización proceso compras Compromisos Revisión Dirección Junio 2010

95 Gestión Ambiental

96 Temas de Gestión Ambiental
1 Plan de Gestión Hídrica (saneamiento agua y potabilización) 2 Manejo de Sustancias Químicas y Peligrosas 3 Gestión Integral de Residuos (Ordinarios y peligrosos) 4 Manejo y Uso racional y eficiente de Agua y Energía - Implementación GUIA VERDE CORPOICA- 5 Planes de Manejo Ambiental (Suelos)

97 PRESUPUESTO GESTIÓN AMBIENTAL 2011 GESTION AMBIENTAL PRESUPUESTO 2011
COMPONENTE AFECTADO Valor Presupuestado GESTION INTEGRAL HIDRICA (LIMPIEZA POZOS MANTENIMIENTO, CONTROL ROEDORES) $ HERRAMIENTAS PLAN GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS $ CAPACITACION EDUCACION EVENTOS AMBIENTALES $ GESTION (RESPEL, ANALISIS CALIDAD AGUA) $ IMPRESOS, POSTERS, VIDEOS $ VIATICOS $ MANO DE OBRA $ Total $

98 INFRAESTRUCTURA PRIORIZADA GESTIÓN AMBIENTAL 2011
PROGRAMA Unidades PRES 2011 Valor total 2011 GESTIÓN INTEGRAL RESIDUOS Construcción o adecuación de bodega acopio de residuos ordinarios y de tipo hospitalario 4 $ ,00 $ ,00 Adecuación bodega de acopio de residuos químicos y reciclables 6 $ ,00 $ ,00 Acondicionamiento de módulos disposición residuos áreas de campo: envases agroquímicos, lonas, EPP 44 $ ,00 $ ,00 GESTIÓN INTEGRAL HIDRICA Agua potable Estudios geoeléctricos, video y aforo de pozos profundo, macromedidor, obra civil para captación agua necesaria para solicitar la concesión de agua. * valor estimado no cotizado. $ ,00 $ ,00 Agua Residual Levantamiento y actualización de planos sanitarios C.I. Tibaitata 1 $ ,00 $ ,00 Construcción de Biodigestor CI PALMIRA $ ,00 $ ,00 INFRAESTRUCTURA PRIORIZADA GESTIÓN AMBIENTAL 2011 $ ,00