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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN II – 2010 02 JUNIO DE 2011.

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1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN II – JUNIO DE 2011

2 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN: Junio y Diciembre de cada año Numeral 5.6: Revisión por la dirección GENERALIDADES(Numeral 5.6.1) La alta dirección debe, a intervalos planificados, revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización, para: - Asegurarse de su conveniencia; - Adecuación y - Eficacia continuas.

3 Compromisos de la Dirección para el mantenimiento y mejora del SGC Asignación de Recursos Enfoque al cliente Política Planificación y objetivos Responsabi lidad y autoridad Comunicación Revisión Gerencial

4 PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCION (P rocedimiento SI-P-07) OBJETIVO DE LA REVISIÓN Por lo menos una vez al año y siempre que se juzgue necesario Convocada por el Representante de la Dirección Asegurar la mejora continua y verificar la adecuación, conveniencia y eficacia del SGC

5 ENTRADASENTRADAS ENTRADASENTRADAS R E S U L T A D O S Retroalimentación del cliente (interno y externo) Resultados de auditorias internas / externas Cambios que podrían afectar el SGC Recomendaciones para la mejora Desempeño de los procesos y conformidad del producto Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas Estado de las acciones correctivas y preventivas Revisión por la Dirección Revisión por la dirección Revisión por la dirección Mejora de la eficacia del SGC y sus procesos Mejora del producto en relación requisitos clientes Necesidades de recursos Revisión Política y Objetivos de Calidad

6 1.Retroalimentación del cliente externo

7 INFORME DE SATISFACCIÓN DE CLIENTES Financiadores Clientes Comerciales Usuarios Eventos BAC Asistencia Técnica Segundo Semestre de 2010

8 Nivel de Satisfacción General Cliente Nivel de satisfacción % Meta % % de cumplimiento Financiador % Comerciales % Usuarios - Eventos % Resultado Global

9 Evolución Nivel de Satisfacción Cliente Nivel de satisfacción % I2010 -II Financiador 7066 Comerciales9585 Usuarios - Eventos9091 Usuarios - BAC9096 Evolución

10 Cómo medimos la satisfacción 10% Base de clientes 100% Proyectos finalizados 10% Asistentes a eventos Enero Febrero Julio Agosto Abril Septiembre Al finalizar cada evento Se realiza un informe semestral consolidado en los meses de Mayo y Octubre Comerciales Financiadores Usuarios Eventos Muestra Frecuencia Instalaciones Servicio Tiempos de entrega Respuesta a inquietudes Confianza Capacidad equipos e infraestructura Atención de solicitudes Contenido de Informes Cumplimiento de Actividades Logística Temática Aspectos Evaluados

11 Modelo Conceptual EmpatíaSeguridad Elementos Tangibles Fiabilidad AtenciónConfianzaAparienciaCuidadoso SERVQUAL Dimensiones Atributos Comunicación Acceso Comprensión Profesionalismo Cortesía Credibilidad Infraestructura Equipos Personal Habilidad ejecución servicio fiable Atributos Capacidad Respuesta Rápido Disposición ayudar

12 Financiadores Retroalimentación de nuestros Nivel de satisfacción 27 proyectos finalizados en Investigación y Gestión 66,10% FINANCIADOR% promedio satisfacción No. encuestas JICA91.67%1 CIAT90.28%1 SENA88.89%1 ECOPETROL80.56%1 ASOHOFRUCOL72.92%2 COLCIENCIAS72.22%2 CIMMYT68.06%1 MINISTERIO DE AGRICULTURA61.11%12 INCODER60.42%2 CONALGODÓN58.33%2 FIRMENICH S.A.54.17%2

13 El 85% de los financiadores consideran que CORPOICA cuenta con equipos e infraestructura suficiente para atender el desarrollo de los proyectos. El resultado de esta encuesta es ligeramente superior a los resultados de la encuesta del período anterior El 59% obtuvo los productos (resultados e informes), aunque se evidencia una leve mejoría con el resultado de la encuesta anterior (56%) sigue siendo significativo este resultado en el sentido que el 41% de los financiadores no obtuvieron los resultados esperados. Esto puede afectar las fuentes de financiamiento, la pérdida de credibilidad y la imagen institucional Obtención de soluciones tecnológicas Capacidad de Equipos e Infraestructura Aspectos evaluados 85% 59%

14 El 59% de los financiadores considera que CORPOICA acompañó al financiador en la ejecución de su proyecto; sin embargo se encuentra que la percepción de los financiadores en relación al acompañamiento es inferior en comparación con la encuesta anterior, donde se mostró un resultado mejor (64%). El aspecto más bajo se refleja en el 56% de los financiadores que manifestaron CORPOICA no respondió en forma ágil y oportuna a sus requerimientos. Ningún financiador se manifestó totalmente satisfecho con la oportunidad en la respuesta de parte de CORPOICA. Acompañamiento en la solución de problemas El 59% de los financiadores consideran que el informe técnico entregado por CORPOICA se ajustó a lo aprobado en el Plan Operativo inicial, frente al 41% que percibe que el informe técnico entregado no correspondió a lo aprobado inicialmente. Este resultado indica que en el transcurso de la ejecución del Proyecto se efectúan muchos cambios en relación a la propuesta aprobada, lo que señala que en la programación de los proyectos no se tiene en cuenta los factores que condicionan o limitan la ejecución del proyecto. Contenido del Informe Técnico 59% Aspectos evaluados

15 Con relación al contenido de los informes financieros se aprecia una leve mejoría con relación a la percepción de la encuesta anterior (50%). El 56% de los encuestados considera que el contenido del informe financiero cumple con los requerimientos establecidos en el Plan Operativo. Es preocupante los comentarios de Ecopetrol y Conalgodón. El 82% de los financiadores mantiene niveles adecuados de confianza tanto en la Corporación como en los empleados. Sin embargo, hay que señalar que disminuyó la confianza en CORPOICA de un 89.5% obtenida en la encuesta anterior a 82% El 67% de los encuestados sintió que CORPOICA mantuvo un seguimiento permanente durante la ejecución de su proyecto y que veló por los intereses del financiador. El 30% de los financiadores considera que CORPOICA ha velado por sus intereses, frente al 30% que no lo considera. Confianza Contenido del Informe Financiero Seguimiento 56% 82% 69% Aspectos evaluados

16 Financiadores Retroalimentación de nuestros ASPECTOS RELEVANTESASPECTOS A MEJORAR Aumentó el nivel de satisfacción en relación con el contenido del Informe Técnico en un 16%. Los informes financieros mejoran en un 12%. Recuperar la confianza de los financiadores en CORPOICA dado que se deterioró de un 89% a un 82%. Programación del proyecto teniendo en cuenta factores condicionantes o limitantes y la planificación Institucional de la Ejecución. Los productos entregados por CORPOICA deben responder a las necesidades de los financiadores En cuanto a equipos e infraestructura se nota leve mejoría con relación a la segunda encuesta, aunque disminuyó con relación a la primera. Los niveles de respuesta oportuna y ágil a los requerimientos de información, dado que presenta una insatisfacción del 56%. Contenido de los informes técnicos y financieros Mejorar las relaciones interinstitucionales

17 Comerciales Cómo nos perciben nuestros clientes Nivel de satisfacción en una muestra de 110 clientes comerciales de Centros de Investigación y Estaciones Experimentales 84,82% SEDE% de satisfacción No. encuestas 1E.E. EL NUS964 2C.I. PALMIRA9411 3E.E. CARIBIA9114 4E.E. EL MIRA8913 5C.I. TIBAITATA - CBB8125 6C.I. TURIPANA8119 7C.I. LA SELVA795 8C.I. NATAIMA775 9C.I. LA LIBERTAD754 10E.E. LA SUIZA745 11E.E. MOTILONIA715

18 Comerciales Cómo nos perciben nuestros clientes PRODUCTO/SERVICIO%No. encuestas 1MAQUINARIA90%16 2SERVICIOS TECNOLOGICOS AGROINDUSTRIALES Y LABORATORIO 88%31 3SEMILLAS Y MATERIAL VEGETAL86%24 4PRODUCTOS PECUARIOS85%11 5PRODUCTOS AGRÍCOLAS79%12 6PUBLICACIONES74%10 7OTROS74%5 8SERVICIOS DE INFORMACIÓN68%1

19 Un 71% de los clientes encuestados se mostró satisfecho con los equipos, maquinaria e instalaciones, estos resultados presentaron una disminución en comparación con los resultados de la encuesta del período anterior que fue del 91% Instalaciones e Infraestructura El 93% de los clientes considera que el precio ha sido acorde con los productos o servicios recibidos y quedó satisfecho con el cumplimiento en la entrega del producto. Con relación al período anterior se nota un aumento en los resultados de este aspecto evaluado Precio y oportunidad en la entrega Un 87% de los encuestados sintió interés por parte de CORPOICA para resolver los inconvenientes presentados con los productos entregados, frente a los resultados de la encuesta anterior se presenta un aumento significativo en la percepción de los clientes comerciales Atención a los inconvenientes87% 93% 71% Aspectos evaluados

20 El 97% de los clientes sintió confianza en la validez de los resultados, productos y servicios recibidos de CORPOICA. En este aspecto se evidencia un aumento importante en el nivel de percepción de los clientes al pasar de 82.5% al 97% Confianza en el producto Un 98% de los clientes siente que se le informa de manera clara y oportuna sobre las condiciones del producto, encuentran en el personal buena actitud para orientaciones y ayudas lo que genera confianza en el producto y/o servicio brindado. El resultado de este período muestra un incremento significativo con relación a los resultados obtenidos en la encuesta anterior (85.6%) Atención y claridad en el servicio Con un resultado del 93%, los clientes perciben procesos administrativos ágiles y sencillos para hacer en la compra de los productos, esta calificación muestra un avance importante con relación a los resultados de la encuesta del período anterior que fue del 79% Procesos Administrativos relacionados con la venta 97% 98% 93%

21 Aspectos evaluados En cuanto al acompañamiento el 97% de los clientes consideran que sus dudas son resueltas por el personal de CORPOICA y se sienten acompañados cuando han adquirido sus productos Acompañamiento El 100% de los clientes manifiestan un alto grado de satisfacción hacia CORPOICA Satisfacción General 97% 100%

22 Comerciales ASPECTOS RELEVANTESASPECTOS A MEJORAR Se presentó una disminución en el nivel de satisfacción con respecto al período anterior al pasar de 95% al 85%. Los equipos, maquinaria e instalaciones, estos resultados presentaron una disminución. Mejora la confianza en la validez de los resultados, productos y servicios recibidos. Analizar los niveles de insatisfacción para aquellos productos donde la calificación fue inferior a la meta y tomar acciones para mejorar la percepción (publicaciones) Mejoró la percepción de procesos administrativos al hacer en la compra de los productos. El 100% de los clientes manifiestan un alto grado de satisfacción hacia CORPOICA Cómo nos perciben nuestros clientes

23 Nivel de satisfacción en una muestra de usuarios a eventos de Transferencia de Tecnología en Centros de Investigación y Estaciones Experimentales. Los usuarios totales de eventos fueron Cómo nos ven nuestros usuarios Eventos SEDE% Satisfacción 1C.I. TIBAITATA91.14% 2CBB89.78% 3C.I. LA LIBERTAD90.38% 4C.I. TURIPANA88.21% 5C.I. NATAIMA89.26% 6C.I. PALMIRA89.07% 7C.I. LA SELVA93.27% 8E.E. EL MIRA94.61% 9E.E. MOTILONIA94.50% 10E.E. CARIBIA89.91% 11E.E. LA SUIZA90.08% 90,77%

24 Cómo nos ven nuestros usuarios Eventos TIPO DE EVENTONo. Eventos % Satisfacción Socialización Proyecto % Capacitación % Cursos % Otros eventos % Demostración de método % Taller % Día de campo % Lanzamiento de Productos190.05% Visita técnica % Visita Centros % Charla técnica % Seminarios % Exposiciones y ferias787.27% Giras técnicas %

25 El 93.19% encontró útil y pertinente la documentación entregada en el desarrollo de los eventos de transferencia de tecnología. En este aspecto los eventos de transferencia obtuvieron una calificación mayor que en la evaluación del período anterior (83.79%) El 96,38% de los usuarios considera que las instalaciones en las que se realizaron los eventos estuvieron lo suficientemente dotadas y con las condiciones necesarias para la ejecución de los mismos. Estos resultados mejoraron cerca de un 8% con relación a las encuestas del período anterior Para el 96.15% la organización del evento en términos de transporte, orientación, duración refrigerios tiempos y temática cumplieron sus expectativas. Este resultado supera la calificación obtenida en el período de medición anterior Instalaciones Documentación entregada Organización Aspectos evaluados

26 En este aspecto se observa que se superaron los resultados del período anterior pasando de un 94.52% a un 99.33%, lo que indica que los usuarios han sentido de parte de CORPOICA un trato amable y respetuoso Para el 98.28% de los usuarios de eventos, la divulgación fue adecuada, encontraron que lo aprendido les será útil y manifiestan que se cumplieron sus expectativas. Los resultados del período anterior mostraban una calificación del 90.5% Divulgación del evento, Utilidad, Expectativas Trato recibido Aspectos evaluados

27 El 99.16% de los usuarios considera que el expositor fue claro y utilizó un lenguaje adecuado, este mismo porcentaje de usuarios considera que los expositores conocen ampliamente el tema tratado Claridad y conocimientos del expositor Se tiene una alta percepción sobre la dedicación de parte del expositor para resolver dudas e inquietudes a los usuarios de eventos, reflejada en un 98.64%; al igual que en el uso de medios adecuados para facilitar la comprensión del tema Dedicación de tiempo y uso de medios Aspectos evaluados

28 Cómo nos ven nuestros usuarios Eventos ASPECTOS RELEVANTESASPECTOS POR MEJORAR Se evidencia un leve aumento en la percepción, frente a los resultados del período anterior. Los usuarios solicitan que exista continuidad en los eventos desde la socialización del proyecto hasta la entrega de resultados. Se presenta una mejor percepción por parte de los usuarios con relación al lenguaje utilizado por los expositores y en el material (documentación) entregado. Se han recibido felicitaciones en las observaciones de las encuestas exaltando a los conferencistas que ofrecen la capacitación y a los eventos en general. Aunque la documentación entregada en los eventos ha sido evaluada como pertinente los usuarios manifiestan la importancia de contar con las memorias de los eventos y que en todos ellos se entregue material relacionado. Los usuarios reconocen la importancia de la investigación.

29 Nivel de satisfacción en una muestra de 64 usuarios que hicieron uso presencial de los servicios de la Biblioteca Agropecuaria de Colombia. 95,88% BAC Cómo nos ven nuestros usuarios TIPO DE USUARIO% Satisfacción 1PROFESOR100% 2ESTUDIANTE98% 3PLANIFICADOR96% 4TRANSFERIDOR94% 5INVESTIGADOR94% 6AGRICULTOR93%

30 El 93.75% de los usuarios encontraron que la información suministrada respondía a las necesidades. El grado de satisfacción de los usuarios aumentó en un 6,6% referente al primer semestre (87.1%) El 94,92% de los usuarios consideran que el tiempo de respuesta en los servicios de la biblioteca es bueno. Estos resultados mejoraron cerca de un 1,3% con relación a las encuestas del período anterior Un 96.88% considera como muy bueno el acceso a las fuentes de información bibliográfica de la BAC es muy bueno. Este resultado aumentó en 1,5% comparado con el semestre anterior. Tiempo de respuesta Producto recibido Accesibilidad Aspectos evaluados

31 El 95,7% de los usuarios consideran cuentan oportunamente con información sobre las condiciones de los servicios que ofrece la BAC, en relación con el primer semestre este factor se mantiene casi inmodificable lográndose un aumento de solo el, 0,7 Para el 96,48% de los usuarios que acuden a los servicios de la biblioteca manifiestan ser bien atendidos por el personal. Los resultados del período anterior mostraban una calificación del 97,14% Atención al usuario Información sobre condiciones del servicio

32 ASPECTOS RELEVANTESASPECTOS POR MEJORAR Contar con un fondo bibliográfico histórico y patrimonial especializado en el sector agropecuario. Falta de personal para la prestación de servicios Acervo bibliográfico de ICA y CORPOICA en texto completo. El horario de Atención para usuarios particulares, en el momento está en media jornada en las horas de la tarde Contactos institucionales con otras bibliotecas para el préstamo de material. Divulgación de los servicios Colecciones de publicaciones periódicas únicas en el país. La actualización de la información de la página Web de la BAC Página Web de la biblioteca. BAC Cómo nos ven nuestros usuarios

33 Asistencia Técnica Que dicen los usuarios de 86 visitas realizadas dentro del Proyecto de Héroes de la Patria PROYECTONo. encuestas 1Asistencia Técnica Agrícola23 2Ganadería Bovina Fase I y Fase II63

34 Calificación Servicio Asistente Técnico Asistencia Técnica Agrícola Temas en los que ha recibido Asistencia Técnica Temas en los que le gustaría recibir Asistencia Técnica

35 Asistencia Técnica Bovina Fase I y Fase II Fase II Calificación Servicio Fase I y Fase II Fase I

36 Asistencia Técnica Que dicen los usuarios de ASPECTOS RELEVANTESASPECTOS POR MEJORAR En general el proyecto responde a las expectativas de los usuarios Metodología de Evaluación de la Satisfacción Si bien la mayor parte de usuarios calificaron como bueno o excelente el servicio de asistencia técnica brindado por CORPOICA cerca del 54% reconocen algunas dificultades para ajustar el sistema de producción al manejo recomendado por el asistente técnico debido principalmente a problemas financieros o a aspectos climáticos. Se puede observar que los usuarios están interesados en conocer más sobre nuevas prácticas para el manejo de plagas y enfermedades (MIPE), planes de fertilización, manejo del suelo y propagación vegetal.

37 2.Retroalimentación del cliente interno

38 Proceso % de Satisfacción No. De encuestas Gestión Humana69,97129 Tecnologías de Información55,133 Gestión Financiera46,3230 Gestión Documental38,163 Gestión de compras28,3340 Resultados por procesos evaluados

39 SEDE%SATISFACCION E.E. Motilonia87 C.I. La Selva84 C.I. Nataima80 E.E. Caribia78 C.I. Palmira74 E.E. La Suiza72 E.E. El Cimpa67 C.I.Turipaná64 C.I. Tibaitatá60 Sede Central54 CBB53 Gestión del Talento Humano % de percepción Novedades de afiliación seguridad social 81,33 Liquidación de nómina, certificados de retención, desprendibles de pago 78,45 Modificaciones a contratos73,61 Trámites Cesantías, Certificados Laborales 64,7 Acompañamiento en: Calamidades, patrocinios y prepensionados 62,67 Solicitud de Vacaciones62,59 Contratación de personal60,68 Seguridad social, Pensiones53,96 Autorización salidas del país, comisión de estudios, cartas de aval 51,67 Nivel de Satisfacción por Sedes Nivel de Satisfacción por Servicios del proceso

40 Variables Evaluadas Calificación obtenida Módulo de Gestión Humana - Útil y amigable76 Identificación del área responsable para prestar el servicio86 Presentación de los empleados que atendieron el servicio86 Información completa sobre las condiciones del servicio78 Oportunidad en la entrega de los servicios solicitados80 Disposición para ayudar86 Escucha por parte del personal al exponer las inquietudes84 La Información me genera confianza y seguridad78 Recibe trato amable y respetuoso88 Capacidad del proceso para atender las inquietudes83 Seguimiento a las solicitudes71 Lenguaje utilizado durante la atención92 Acceso a los servicios86 Adaptación del proceso a las necesidades76 Satisfacción Global con el proceso83 Gestión del Talento Humano

41 Lo que se espera del proceso Gestión del Talento Humano 1 Prestación del servicio debe hacerse con un sentido mas humano 2 Acompañamiento y seguimiento a las solicitudes (prepensionados) 3 Mayor flexibilidad, agilidad y descentralización

42 Gestión Compras Nivel de Satisfacción por Sedes Sede % de Satisfacción E.E. La Suiza56 E.E. Caribia55 C.I. La Libertad52 E.E. El Cimpa47 E.E. Motilonia45 C.I. Tibaitatá29 CBB25 C.I.Turipaná24 C.I. La Selva23 C.I. Palmira16 Sede Central13 C.I. Nataima10 Variables Evaluadas Porcentaje de Satisfacción El software usado en el proceso de compras es útil y amigable9 La información requerida en el software es completa, clara y sencilla8 El proceso de compras atiende mis requerimientos de acuerdo a las especificaciones solicitadas 8 El tiempo del trámite del proceso de compras es el adecuado2 El proceso de compras informa oportunamente sobre el estado de su solicitud.7 El servicio ofrecido en el proceso de compras es eficiente, ágil y rápido2 Los empleados que participan en el proceso de compras están siempre dispuestos a ayudarme. 15 Los empleados del proceso de compras muestran interés en solucionar los problemas que se presentan durante el trámite de mi solicitud 13 Durante el proceso de compras los empleados que interactuaron conmigo fueron amables 16 Las personas que participan en el proceso de compras tienen la capacidad (conocimiento de los productos y del servicio) de responder a mis solicitudes. 10 El proceso de compras hace seguimiento a cada una de mis solicitudes8 El proceso de compras se adapta en función de mis necesidades3 El proceso de compras me ayuda a escoger la mejor opción de acuerdo a los requerimientos para satisfacer mis necesidades 4 El funcionamiento del proceso de compras es similar para las compras Centralizadas y Descentralizadas 8 Resultados obtenidos

43 Lo que se espera del proceso Gestión de Compras 1 Entrega oportuna de los productos y cumplimiento de las especificaciones solicitadas 2 Ejecutar el proceso de manera integral con financiera y control de activos 3 Mayor flexibilidad, agilidad y descentralización 4 El software utilizado presenta errores en las unidades de medida y no es amigable para hacer los pedidos 5 Se debe propender por tener mejores relaciones con los proveedores

44 Gestión Financiera Sede% de Satisfacción E.E. Caribia85 E.E. La Suiza75 E.E. Motilonia66 C.I.Turipaná59 C.I. Tibaitatá46 CBB42 E.E. El Cimpa34 C.I. Palmira26 Sede Central23 C.I. Nataima20 Nivel de Satisfacción por Sedes Variables Evaluadas Porcentaje de Satisfacción Recibo la orientación necesaria por parte del Coordinador Financiero de la sede sobre los servicios que requiero 11 Siento que el traslado de saldos se realiza de manera oportuna 9 La plataforma para la solicitud de viáticos es amigable18 El tiempo de entrega de los informes financieros es el oportuno 6 Las personas que participan en el proceso de gestión financiera muestran interés en la solución de problemas 12 Los informes financieros cumplen con la calidad esperada10 Creo que los medios de comunicación (Skype, Corpomail) con que cuenta el proceso son efectivos 15 El personal del proceso me brinda una atención personalizada 13 Siento que el personal del proceso comprende mis necesidades 11 Siento mejora con la reparametrización de Apoteosys6 Conozco la documentación que regula al proceso financiero 7

45 Lo que se espera del proceso Gestión Financiera 1 Los informes financieros se tardan mucho para llegar a su versión final 2 Apoyo de parte del proceso para la elaboración de los informes financieros 3 Mejor atención y respuesta a las preguntas por los diferentes medios que se formulan 4 Se requiere mayor comunicación entre el área financiera y técnica

46 3. Cambios que podrían afectar el SGC

47 Tablero de Planificación de Cambios al Sistema de Gestión de la Calidad

48 La planificación y los resultados se integran al Sistema de Gestión: Ajuste de documentación (procesos y procedimientos) Revisión Indicadores Modificación medición satisfacción cliente (Usuario) Divulgación de los cambios Formas como se gestionan los recursos para cumplir la misión Manera de conceptualizar y ejecutar los proyectos de investigación Aplicación de nuevas modalidades de aprendizaje, metodologías de Transferencia e innovación Descentralización Operativa de los procesos de apoyo Planificación de la Transición – cambios CP Cambios que podrían afectar al SGC

49 La planificación y los resultados se integran al Sistema de Gestión: Revisión de Misión, Visión y Política de Calidad - Ajuste al Plan Estratégico Modificación Alcance del SGC Revisión de la Estructura Corporativa Ajuste de documentación, Indicadores, Medición de satisfacción CORPOICA como Motor de la Política de Innovación y Transferencia de Tecnología del Sector CORPOICA como articulador de Redes del Conocimiento CORPOICA como Operador de Agendas de Investigación CORPOICA como coordinador de recursos para financiar investigación estratégica Planificación cambios a MP/LP Construcción de la Agenda Nacional de Investigación, Desarrollo e Innovación del Sector agropecuario como perspectiva C., M., y LP. Cambios que podrían afectar al SGC Ajuste al Mapa de Procesos

50

51 Plan de Acción ObjetivoDónde Impacta al SGC (Procesos – Actividades) TiempoResponsableRecursosIndicador Ajustar los procesos Misionales según la asignación de recursos Proceso de Identificación y Priorización Demandas y Oportunidades (Notas Concepto) Dirección Investigación Proceso de Gestión y Formulación de Proyectos (Aprobación) Proceso Investigación (Informes) Formas como se gestionan los recursos para cumplir la misión (asignación directa)

52 Plan de Acción ObjetivoDónde Impacta al SGC (Procesos – Actividades) TiempoResponsableRecursosIndicador Incorporar en los procesos misionales la formulación y ejecución de proyectos integrales Proceso de Gestión y Formulación de Proyectos (formato de proyecto) Dirección Investigación Proceso de Investigación (Informe) Responsabilidades en la aprobación y seguimiento (Coordinador de Investigación) Manera de conceptualizar y ejecutar los proyectos de investigación

53 Plan de Acción ObjetivoDónde Impacta al SGC (Procesos – Actividades) TiempoResponsableRecursosIndicador Redefinir el enfoque de TT Proceso de TTDpto. TT Ejecución procesos TT Encuestas Usuarios Aplicación de nuevas modalidades de aprendizaje, metodologías de Transferencia e innovación

54 Descentralización Operativa Plan de Acción ObjetivoDónde Impacta al SGC (Procesos – Actividades) TiempoResponsableRecursosIndicador Ajustar los procesos de apoyo a la política de descentraliza ción Gestión Financiera (Contabilidad – Presupuesto - Tesorería ) Dpto. Financiero Gestión Compras (Contratación de bienes y servicios) Dpto. Compras Gestión Humana (Vinculación de personal) Dpto. Gestión Humana

55 4. Política Integral (Calidad, Ambiental y S&SO)

56 Es Política de Calidad de CORPOICA: Contribuir al fortalecimiento del sector agropecuario, mediante la generación de conocimiento y soluciones tecnológicas que articulan la investigación, desarrollo, transferencia de tecnología e innovación de productos y servicios tecnológicos, a través de procesos, liderados por un talento humano altamente calificado y comprometido, que le permite mejorar continuamente su gestión y satisfacer las necesidades científicas y tecnológicas de los clientes y partes interesadas, contribuyendo a mejorar la competitividad y sostenibilidad de los sistemas de producción agropecuarios. Política de calidad actual

57 Objetivos estratégicos actuales Fortalecer la capacidad científica a través de la formación del talento humano, la modernización y ampliación de la infraestructura física, el equipamiento y conectividad. Gestionar eficaz y eficientemente proyectos de investigación, desarrollo, transferencia de tecnología e innovación que contribuyan al fortalecimiento tecnológico del sector agropecuario. Aumentar la satisfacción de los clientes y partes interesadas, mediante la mejora de los procesos para el cumplimiento de los requisitos de los proyectos, productos y servicios. Asegurar la calidad de los proyectos, productos y servicios que genera y desarrolla CORPOICA, mediante el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad.

58 Nuestra política de Calidad, Ambiental y de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional en CORPOICA: Contribuimos al fortalecimiento del sector agropecuario mediante la generación de conocimiento y soluciones tecnológicas que articulan la investigación, el desarrollo, la transferencia de tecnología y la innovación de productos y servicios tecnológicos con procesos liderados por un talento humano altamente calificado y comprometido, que permite mejorar continuamente su gestión de calidad, ambiental y de seguridad industrial y salud ocupacional y satisfacer las necesidades científicas y tecnológicas de los clientes y partes interesadas, contribuyendo a mejorar la competitividad y sostenibilidad de los sistemas de producción agropecuaria.

59 Esto nos compromete a: Cumplir la legislación actual vigente y otros requisitos que CORPOICA suscriba en Medio Ambiente, Seguridad industrial y Salud Ocupacional y de nuestros productos y servicios. Gestionar los recursos naturales involucrados de manera racional, en el desarrollo de las Actividades Corporativas. Identificar y controlar continuamente los factores de riesgo ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional buscando la prevención de: la contaminación o el deterioro ambiental, lesiones y enfermedades profesionales. Gestionar objetivos y metas de calidad, ambientales, seguridad industrial y salud ocupacional para mejorar nuestros procesos.

60 Objetivos estratégicos: Fortalecer la capacidad científica a través de la formación del talento humano, la modernización de la infraestructura física y de laboratorios y la integración en la información y comunicaciones. Aumentar la satisfacción de los clientes y partes interesadas, mediante el control y la mejora en los estándares de desempeño que influyen en la entrega de resultados de investigación y prestación de servicios. Asegurar la entrega de las soluciones tecnologías al sector agropecuario mediante acciones participativas y estrategias de comunicación, divulgación y capacitación. Descentralizar la gestión administrativa y financiera en los Centros de Investigación con estándares de eficiencia, transparencia y excelencia.

61 5. Resultados de auditorias internas

62 NO. DE NC POR CICLO DE AUDITORIA TOTAL SGC

63 Resultados por centro NC Totales % Sede Central4961 C.I. Palmira 1215 C.I Tibaitatá- CBB 68 C.I La Libertad 45 C.I. Nataima45 C.I Turipaná45 C.I. La Selva11 Total80100 Resultados II Ciclo Auditorias 2010 Hallazgos Por Centros HALLAZGOSNC Reales44 Potenciales36 Total80

64 La falta de cultura en la medición y análisis de indicadores. El sistema APOTEOSYS, sigue generando problemas en su reparametrización, que incide en el normal desarrollo de los procesos. Re - Evaluación de proveedores y retroalimentación sobre los resultados de estas evaluaciones. Planificación de los cambios y adecuación del SGC a los cambios para que se mantenga su integridad. Provisión de recursos para el SGI, la mejora continua y la satisfacción del cliente. Principales No Conformidades detectadas en Auditorias Internas

65 Aunque se evidencia el seguimiento permanente a los planes de acción de las NC, el cierre no se realiza de manera oportuna debido a la reformulación de los planes de acción por la no eficacia de las acciones establecidas. Fortalecer el conocimiento y aplicación del procedimiento para el análisis de causa raíz de las NC. Fomentar los reportes de condiciones y acciones que prevengan situaciones que puedan afectar el producto, el servicio y/o la satisfacción de los clientes y partes interesadas (financiadores), generando acciones preventivas y alarmas tempranas (tratamiento de NC potencial). Oportunidades de mejora identificadas en auditorías internas

66 Centro de investigación NC Sede central2 C.I La libertad3 C.I. Palmira3 C.I. Tibaitatá-CBB2 TOTAL10 HALLAZGOS AUDITORIA ICONTEC 2010

67 OPORTUNIDADES DE MEJORA PRIORITARIAS DETECTADAS POR ICONTEC Lineamientos y seguimiento POA Definición Política de mantenimiento preventivo para equipos y herramientas. Tratamiento incumplimiento informes interventoria Selección, evaluación y revaluación proveedores Informes Financieros Indicadores y metas (Desarrollo Negocios) Tratamiento PNC Indicadores y Encuetas de TT para la mejora

68 Enfoques de Auditoria Legal, Fiscal, Financiera y mira cifras Revisoría Fiscal Legal, Seguimiento a la Organización, Contraloría Control Interno Requisitos ISO 9001, del Cliente, de la Organización y Legales orientados a la mejora continua. Gestión Integral (Calidad)

69 Definición I Ciclo Auditorias Internas 2011

70 6. Estado de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas

71 SEDEPREVENTIVASCORRECTIVAS Total general SEDE CENTRAL PALMIRA10919 TIBAITATA11920 TURIPANA11920 LA SELVA11819 LA LIBERTAD6410 NATAIMA246 Total general Consolidado de acuerdo con el tipo de Acciones a tomar Se evidencia una cultura hacia la corrección más que a la prevención Corte a Diciembre de 2010

72 Consolidado de acuerdo con el tipo de Acciones a tomar Corte a Abril 30 de 2011 SEDEPREVENTIVASCORRECTIVAS Total general SEDE CENTRAL PALMIRA71320 TIBAITATA - CBB099 TURIPANA11 LA SELVA4812 LA LIBERTAD358 NATAIMA066 Total general En lo que va corrido del Semestre se pudieron cerrar 87 hallazgos, correspondiente a un 40% al pasar de 216 en el 2010 a 129 en los primeros cuatro meses del 2011

73 Acciones Correctivas y Preventivas por fuente de Identificación SEDE AUDITORÍA INTERNA DIRECCIÓNICONTEC SEGUIMIENTO A PROCESO SEGUIMIENTO A PRODUCTO Total SEDE CENTRAL PALMIRA19 TIBAITATA TURIPANA LA SELVA19 LA LIBERTAD10 NATAIMA6 6 Total general Se deben incorporar mejoras por fuentes diferentes a auditorías internas

74 SEDE AUDITORÍA INTERNA DIRECCIÓNICONTEC SEGUIMIENTO A PROCESO SEGUIMIENTO A PRODUCTO TOTAL GENERAL Sede Central Palmira20 Tibaitatá6219 CBB0 Turipaná11 La Selva12 La Libertad 88 Nataima Corte a Abril 30 de 2011 Acciones Correctivas y Preventivas por fuente de Identificación No se presentó ninguna variación importante en cuanto a las fuentes por las cuales se identifican las acciones

75 Acciones abiertas por tipo de proceso SEDE PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS MISIONALES PROCESOS DE SOPORTE Total general SEDE CENTRAL PALMIRA58619 TIBAITATA88420 TURIPANA59620 LA SELVA78419 LA LIBERTAD61310 NATAIMA 426 Total general

76 Procesos Estratégicos Compromisos que se deben asumir en los Procesos Estratégicos para contribuir con la mejora continua

77 A qué hacen referencia los hallazgos de los PROCESOTEMATIEMPO DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE Direccionamiento Corporativo Política para la gestión de laboratorios y para los equipos y herramientas de campo, que incluya recursos financieros, físicos y humanos JULIO DE 2011Director Ejecutivo Direccionamiento Corporativo – Sistema de Gestión Integral Mantener la integridad del sistema cuando se producen cambios JUNIO DE 2011Alta Dirección Todos los procesosToma de acciones, cuando se presentan resultados no satisfactorios en la medición del proceso PERMANENTEPropietarios Seguimiento y Evaluación de la Gestión Seguimiento sistemático al Plan Estratégico y a los Planes Operativos JUNIO DE 2011Jefe Oficina Asesora de Planeación Imagen y Relacionamiento Corporativo Procesos de comunicación que garanticen que la información, incluyendo las actualizaciones al Direccionamiento Corporativo se despliegue a todos los niveles. JUNIO DE 2011Jefe Oficina de Comunicaciones

78 Procesos Misionales Compromisos que se deben asumir en los Procesos Misionales para contribuir con la mejora continua

79 A qué hacen referencia los hallazgos de los PROCESOTEMATIEMPO DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE Desarrollo de Negocios Oportunidad en la entrega de los resultados a los clientes de laboratorio PERMANENTEDirector de Valorización Coordinadores de Agronegocios InvestigaciónOportunidad en la entrega de informesPERMANENTEDirector de Investigación InvestigaciónTratamiento a los incumplimientos de los informes de interventoría PERMANENTEDirector de Investigación Todos los procesos Misionales Organización de la información de los proyectos de manera que permita hacer trazabilidad A JULIO DE 2011Director de Investigación Investigadores Todos los procesos Misionales Medición y toma de acciones por los resultados de los Indicadores PERMANENTEPropietarios de procesos Procesos Misionales Control y reporte de los productos y/o servicios no conformes PERMANENTEDirector de Investigación Propietarios de Proceso

80 Procesos de Soporte Compromisos que se deben asumir en los Procesos Misionales para contribuir con la mejora continua

81 A qué hacen referencia los hallazgos de los PROCESOTEMATIEMPO DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE Compras, Gestión Financiera Planificación de los cambios relacionados con la descentralización de algunas actividades del proceso. JUNIO DE 2011Director Administrativo y Financiero Gestión Compras Definir e implementar acciones para el seguimiento a la contratación de bienes y servicios JUNIO DE 2011Director Administrativo y Financiero Gestión de Compras Retroalimentación de los resultados de las evaluaciones del proveedor JUNIO DE 2011Propietario de Proceso Gestión Financiera, Gestión Compras, Gestión Humana Oportunidad en la entrega de los servicios (Informes Financieros, Insumos y servicios y Contratación de personal), que tienen a cargo los procesos PERMANENTEDirector Administrativo y financiero Propietarios de los procesos Gestión Compras Evaluación sistemática de proveedores.PERMANTENTEPropietario de Proceso Gestión Humana Evaluación sistemática de competencias del personal. PERMANENTEPropietario de Proceso

82 A qué hacen referencia los hallazgos de los PROCESOTEMATIEMPO DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE Gestión de Mantenimiento e infraestructura Proporcionar condiciones de espacios y ambiente de trabajo no apropiados para la conformidad del producto PERMANENTEDirector Administrativo y Financiero Propietario del proceso Todos los procesos Toma de acciones por incumplimiento de metas de los indicadores. PERMANENTEPropietario s de procesos

83 7.Desempeño de los procesos y conformidad del producto

84 1.Conformidad del producto

85 LA OPORTUNIDAD SERVICIOS DE LABORATORIO NC CITI – 238 CUYAS ACCIONES NO HAN MOSTRADO LA EFICACIA ESPERADA, EN REVISIÓN 2010 SE PLANTEÓ: 1.Determinar la rentabilidad del proyecto 2. Asignar el presupuesto con períodos de tiempo más prolongados LA ENTREGA DE INFORMES TÉCNICOS SE VE CASTIGADA POR LA DEMORA EN LA ENTREGA DE LOS INFORMES FINANCIEROS. EXISTE UNA NO CONFORMIDAD EN LA SEDE CENTRAL CORP-433 QUE INVOLUCRA LAS ÁREAS DE: DIRECCIÓN ADMON, GESTIÓN HUMANA, PLANEACIÓN, GESTIÓN FINANCIERA Y DTI PNC DE MAYOR IMPACTO SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

86 PNC EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2008, reportados solo 16 PNC Desconocimiento del procedimiento Para el año 2009 se presentaron 3167 PNC en los procesos DN, TT, IN y TT Existían C.I. y E.E. sin implementar el procedimiento Los centros muestran mejoría en la implementación del procedimiento para la identificación y tratamiento de producto no conforme. Sin embargo, los resultados de la identificación para los centros no se reportan a tiempo. En este sentido se debe continuar con el refuerzo en los centros acerca de la implementación del procedimiento así como la importancia de analizar la necesidad de toma de acciones correctivas cuando este se presenta.

87 1426 productos no conformes El 95% corresponde al proceso de desarrollo de negocios 72% de las muestras recibidas de suelos 47% de las muestras de tejidos se entregan fuera del tiempo pactado El 5% de los PNC restantes Corresponden al resto de los proceso misionales El 80% de las causas por lo cual se entregan las muestras fuera del tiempo programado se deben a causas externas a las responsabilidades de la unidad de comercialización 2011

88 2.Desempeño de los procesos

89 INDICADORES MEDIDOS POR PROCESOS A DIC 31 DE 2010 PROCESOSMediciónPendientes% ESTRATEGICOS 15421% MISIONALES 11635% SOPORTE % TOTAL %

90 Seguimiento y Evaluación de la Gestión 61% Cumplimiento de metas del POA 86% Entrega De informes financieros y técnicos Proceso Investigación Procesos científicos y tecnológicos 63% Productos científicos y tecnológicos 70% Sistemas de información, modelos de producción y apoyo a la gestión empresarial 63% Proceso Gestión y Formulación de proyectos Proyectos Aprobados 15% INDICADORES SEGÚN CUMPLIMIENTO META

91 Medición Indicadores Proceso Sistema de Gestión Integral Cumplimiento a planes de acción 30%

92 Indicadores Abril 2011 PROCESOSMEDIDOSPENDIENTES% ESTRATEGICOS05100 MISIONALES09100 SOPORTE51676 TOTAL53085

93 8. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas

94 Compromisos Revisión Dirección Junio 2010 MISIONALESESTRATEGICOS Y APOYO Mejora Rigor y Calidad Informes técnicos Tratamiento NC Potencial Solucionar Queja Libra Tratamiento NC mayor impacto / Capacitación Mejora Gestión ingresos Agronegocios Programa Formación Medidas de choque entrega informes financieros Análisis Financiero Lissalab Infraestructura Automatización proceso compras

95 Gestión Ambiental

96 1 Plan de Gestión Hídrica (saneamiento agua y potabilización) 2 Manejo de Sustancias Químicas y Peligrosas 3 Gestión Integral de Residuos (Ordinarios y peligrosos) 4 Manejo y Uso racional y eficiente de Agua y Energía - Implementación GUIA VERDE CORPOICA- 5 Planes de Manejo Ambiental (Suelos) Temas de Gestión Ambiental

97 GESTION AMBIENTAL PRESUPUESTO 2011 COMPONENTE AFECTADO Valor Presupuestado GESTION INTEGRAL HIDRICA (LIMPIEZA POZOS MANTENIMIENTO, CONTROL ROEDORES) $ HERRAMIENTAS PLAN GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS $ CAPACITACION EDUCACION EVENTOS AMBIENTALES $ GESTION (RESPEL, ANALISIS CALIDAD AGUA) $ IMPRESOS, POSTERS, VIDEOS $ VIATICOS $ MANO DE OBRA $ Total $ PRESUPUESTO GESTIÓN AMBIENTAL 2011

98 INFRAESTRUCTURA PRIORIZADA GESTIÓN AMBIENTAL 2011 PROGRAMAUnidadesPRES 2011Valor total 2011 GESTIÓN INTEGRAL RESIDUOS Construcción o adecuación de bodega acopio de residuos ordinarios y de tipo hospitalario 4 $ ,00 $ ,00 Adecuación bodega de acopio de residuos químicos y reciclables 6 $ ,00 $ ,00 Acondicionamiento de módulos disposición residuos áreas de campo: envases agroquímicos, lonas, EPP 44 $ ,00 $ ,00 GESTIÓN INTEGRAL HIDRICA Agua potable Estudios geoeléctricos, video y aforo de pozos profundo, macromedidor, obra civil para captación agua necesaria para solicitar la concesión de agua. * valor estimado no cotizado. 4 $ ,00 $ ,00 Agua Residual Levantamiento y actualización de planos sanitarios C.I. Tibaitata 1 $ ,00 Construcción de Biodigestor CI PALMIRA1 $ ,00 INFRAESTRUCTURA PRIORIZADA GESTIÓN AMBIENTAL 2011 $ ,00


Descargar ppt "REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN II – 2010 02 JUNIO DE 2011."

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