La descarga está en progreso. Por favor, espere

La descarga está en progreso. Por favor, espere

1 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 METODOLOGÍA PRÁCTICA COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO (Enfoque de procesos)

Presentaciones similares


Presentación del tema: "1 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 METODOLOGÍA PRÁCTICA COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO (Enfoque de procesos)"— Transcripción de la presentación:

1 1 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 METODOLOGÍA PRÁCTICA COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO (Enfoque de procesos)

2 2 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 OBJETIVO GENERAL Suministrar los conceptos y una orientación práctica para el dimensionamiento de cargos y control y redistribución de cargas de trabajo según resultados y metas planificadas de los procesos (enfoque de procesos, no funcional). El foco está en las actividades del CARGO ENFOQUE FUNCIONAL FUNCIONAL ENFOQUE POR PROCESOS POR PROCESOS El foco está en las actividades del PROCESO

3 3 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Establecer una orientación practica para: Dimensionar estructura de personal (cupos) requerido por cargo en intervalos de tiempo Enfocar la planificación y control de capacidad a procesos y sus resultados Ajustar el número de personas ante eventos o resultados cíclicos o no previstos Definir estado de cargas de trabajo Analizar estado de cargas de trabajo por PROCESO (Control de la fluctuación de falta o exceso de cargas de trabajo). Establecer acciones derivadas para optimizar (redistribución de funciones, cupos, metas y tiempos) o justificar (evitar excesos o falta de personal) recursos

4 4 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 PRINCIPIO 4ENFOQUE A PROCESOS Entorno Cliente PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS DE NEGOCIOS PROCESOS DE APOYO Los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como un proceso. CONCEPTO DE EFICIENCIA y EFICACIA

5 5 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 DIA A DÍA EVENTO (Día a Día) / NUEVAS ESTRATEGIAS / CONTINGENCIA OPTIMIZACIÓN La planificación de capacidad debe estar basada en resultados (variables y dinámicos) de los procesos, lo que enfoque funcional no hace (fijas y estáticas) PLANIFICACIÓN BASADO EN RESULTADOS

6 6 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 ORIENTACIÓN PRÁCTICA COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO (Enfoque de procesos)

7 7 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 PASO 1: Definir el ÁREA / SEDES / OFICINAS DE ATENCIÓN / EQUIPOS DE TRABAJO) a planificar con todos los procesos y subprocesos (directos e indirectos) en que intervienen. - PLANIFICAR Notas: Se debe incluir TODOS los procesos relacionados con el grupo de cargos a planificar Se puede hacer a toda la organización (PYMES) PASO 2: Identificar los cargos y nombres - PLANIFICAR PASO 3: Para cada una de las actividades de los procesos o subprocesos a analizar Definir : Actividades Responsables Tiempos de la actividad por responsable. PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA

8 8 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 Se debe tener ya diseñado y aprobado la planificación del PROCESO ( Actividades y responsables) Los tiempos de la actividad son por responsable En caso de actividades por varios responsables, definir independientemente Los tiempos son los ESTÁNDARES (80% - 20%) Los datos pueden ser de campo de la empresa, criterio técnico o experticia, consultores, datos de gremios, otras empresas) PROCESO / PROYECTO ACTIVIDAD Tiempo (STD) Responsable Asesorar y vincular para ventas nuevas 1- Definir políticas de ventas180Gerente de ventas 2- Planear el proceso y divulgar cambios900Jefe de canales de ventas 3- Recibir y depurar información50Gerente de ventas 4- Prospectar e identificar referidos20Gerente de ventas 5- Elaborar agenda1Gerente de ventas 6- Preparar material para visita10Asesor de ventas 7- Realizar la visita30Asesor de ventas 8- Diligenciar afiliación10Asesor de ventas 9- Revisar la afiliación5Gerente oficina comercial PASO 3 (Continuación…): PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA

9 9 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 CRITERIOS PARA DETERMINAR TIEMPOS EN LAS ACTIVIDADES 1.Tiempos y movimientos, basado en datos reales (DESEABLE): Sistematización Datos de campo de la empresa Reporte de tiempos 2.Tiempos y movimientos, basado en datos de referenciación La misma EMPRESA o GRUPO ECONÓMICO GREMIOS Otras empresas Consultores o datos de BPM 3.Criterios técnicos y experticia (basado en análisis, causa efecto, simulación) NOTA:Los tiempos son ESTÁNDARES (80% - 20%) PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA PASO 3 (Continuación…):

10 10 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 PASO 4: Definir los REQUERIMIENTOS (CANTIDADES / FRECUENCIAS / VOLÚMENES / EVENTOS / # DE VECES) de las actividades de los procesos, basados en METAS o RESULTADOS ESPERADOS o EVENTOS PROYECTADOS o POSIBLES – DATOS ENTRADA. Se puede hacer planificación a LARGO. MEDIANO y/o CORTO plazo Depende: Naturaleza del negocio (Meses. Semanas, Días, Turnos, Horas ) Frecuencia de planificación de RESULTADOS y METAS Disponibilidad de información BENEFICIOS: Considera resultados variables, lo que enfoque funcional no hace. PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA

11 11 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 PASO 5: Asociar REQUERIMIENTOS (CANTIDADES / FRECUENCIAS / VOLÚMENES / EVENTOS / # DE VECES) de las ACTIVIDADES con RESPONSABLES y DURACIÓN STD de cada actividad – PROCESO INTERNO PASO 6: Calculo total de tiempos por cada responsable, basado en el número de REQUERIMIENTOS y DURACIÓN STD de cada actividad en las que interviene - PROCESO INTERNO Total tiempo por cada cargo responsable Σ (DURACIÓN STD Actividad i * REQUERIMIENTOS i ) n: Número de actividades del cargos responsable a analizar PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA n i = 1

12 12 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 PASO 7: –Definición de la jornada de trabajo - PLANIFICACIÓN Tiempos de fatiga Se define según: 1.Tipos de cargo (Administrativos, Operativos) 2.Sector productivos (Construcción, Salud) 3.Tipo de empresa (Privado, Oficial / Cultura Organizacional) 4.Condiciones del entorno (Calor, Frío, Polvo, Seguridad) Minutos MES Jornada laboral de un CARGO (Horas)8 Jornada Laboral (Minutos) - TOTAL480 % Fatiga jornada laboral15% Jornada PRODUCTIVA (Minutos)408 PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA

13 13 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 PASO 8: Definición de limites de control – PLANIFICACIÓN PASO 9: Selección de cargos a PLANIFICAR – SALIDA PASO 10: Calculo de CAPACIDAD REQUERIDA (DIMENSIONAMIENTO DEL CARGO) – PROCESO INTERNO Variación admisible POR ENCIMA (%)10% Variación admisible POR DEBAJO (%)10% Capacidad requerida Total tiempo del cargo responsable Jornada productiva minutos * días periodo PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA

14 14 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 PASO 11: Definición de la CAPACIDAD INSTALADA / EXISTENTE / PROPUESTA - ENTRADA PASO 12: Calculo de estado de cargas de trabajo - SALIDA PASO 13: Es caso de defecto o exceso, gestionar (negociar) – SALIDA 1. Redefinir METAS (Requerimientos) 2. Optimizar: - Redistribuir METAS - Reasignar CUPOS - Reasignar responsabilidades (Optimizar CARGOS) 3. Asignar o eliminar CUPOS TIENE Capacidad. Esta en el intervalo requerido admisible de capacidad 90%110% SOBRA capacidad. Esta copando MENOS de la capacidad mínimo requerida admisible < 90%Afecta Costos FALTA capacidad. Esta copando MAS de la capacidad máxima requerida admisible > 110% Afecta Servicios Afecta Clima PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA

15 15 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 PASO 14: Calcular INDICADORES DE GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN DE CARGOS Y SUS CARGAS DE TRABAJO INDICADORECUACIÓNMETA OBJETIVO RELACIONADO Eficacia Cargos están entre LIMITE Cargos planificadas ¿? % Clima Organizacional / Servicio Optimización Costos PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA Según situación actual de la empresa

16 16 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 FACTORES MODIFICADORES DE LOS TIEMPOS STD CAUSAS Nivel Alto (NA) Nivel Normal (NN) - FIJO Nivel Bajo (NB) Competencia de la persona 90%100%110% Alta Competencia / Experto Competencia Normal Competencia Baja / Personal nuevo Complejidad del trabajo asignado 75%100%150% Poca complejidadNormalAlta complejidad Nivel de exigencia del cliente 85%100%115% Poca exigenciaNormalAlta exigencia PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA Estos factores se aplican solo cuando se lleva a personas especificas PASO 15: Aplicar pasos del 4 al 13 para planificar capacidad de personas

17 17 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 PASO 16: Calcular INDICADORES DE GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN DE PERSONAS Y SUS CARGAS DE TRABAJO INDICADORECUACIÓNMETA OBJETIVO RELACIONADO Eficacia Personas están entre LIMITE Personas planificadas ¿? % Clima Organizacional / Servicio Optimización Costos PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA Según situación actual de la empresa

18 18 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 Identificar Mejoras PLANIFICAR Determinar AVU Estándar (Tiempos por actividad y Cargos) Identificar requerimientos por PROCESO y ESTRATEGIAS Definición de cargos Lista de Empleados y cargos Identificar Disponibilidad por PROCESO y ESTRATEGIA Consolidado por PROCESO y ESTRATEGIAS (Mes a Mes) Determinar CAPACIDAD NECESARIA PLANIFICAR LA CAPACIDAD (Día – Día) Identificar BRECHAS entre CAPACIDAD NECESARIA y CAPACIDAD DISPONIBLE HACERVERIFICAR Ajustar / redistribuir CAPACIDAD DISPONIBLE vs CAPACIDAD NECESARIA Comunicar planes por PROCESO, ÁREA, CANAL y EMPLEADO Seguimiento a REAL vs PLANEADO (Hojas de tiempo) Calcular Indicadores Definición de Actividades Identificar eventos y contingencias por PROCESO y ESTRATEGIAS Ajustar rendimientos, según datos históricos y productividad ACTUAR Ejecutar

19 19 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 GRACIAS POR SU ATENCIÓN ÁLVARO ANDRÉS GÓMEZ URIBE DIRECTOR ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL Teléfono (4) Correo electrónico:


Descargar ppt "1 © ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL 2009 METODOLOGÍA PRÁCTICA COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO (Enfoque de procesos)"

Presentaciones similares


Anuncios Google