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AUDITORIAS AMBIENTALES 1. TERMINOS Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarla objetivamente.

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1 AUDITORIAS AMBIENTALES 1

2 TERMINOS Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de auditoría. Auditoría Interna: llamadas auditorías por primera parte, son realizadas por la propia organización o en nombre de ésta, para revisión por la dirección y otros propósitos internos, y pueden formar la base de una auto declaración de conformidad por parte de la organización. Auditoría Externa: se denominan generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte las realizan las partes que tienen interés en la organización, por ejemplo los clientes, u otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte las realizan organizaciones auditoras externas e independientes, como por ejemplo las que ofrecen registro o certificación de conformidad con los requisitos de la ISO e ISO

3 Auditoría Combinada: Cuando se realiza la auditoría conjunta de los sistemas de gestión de la calidad y gestión ambiental. Auditoría Conjunta: Cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan en la realización de una auditoría a un solo auditado. Criterios de la Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría reunida, contra los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría, u oportunidades de mejora. 3

4 Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría. El cliente puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derecho reglamentario o contractual para solicitar una auditoría. Auditado: Organización que es auditada. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo de expertos técnicos, si se requiere. Un auditor del equipo auditor se nombra como el líder del equipo auditor. El equipo auditor puede incluir auditores en formación. 4

5 55 Experto Técnico: Persona que suministra un conocimiento específico o experiencia al equipo auditor. El conocimiento específico o experiencia es aquel relacionado con la organización, proceso o actividad que van a ser auditados, con el idioma o la cultura. Un experto técnico no actúa como auditor en el equipo auditor. Programa de la Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Plan de la Auditoría: Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoría. Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría. Típicamente el alcance incluye una descripción de las instalaciones físicas, las unidades organizacionales, las actividades y procesos, al igual que el período de tiempo cobijado. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

6 Esta norma internacional proporciona orientación sobre la realización de auditorías de sistemas de gestión de calidad y/o ambiental internas o externas, al igual que sobre la gestión de los programas de auditoría. Los usuarios previstos de esta norma incluyen auditores, organizaciones que implementan sistemas de gestión de calidad y/o ambiental, y las organizaciones involucradas en certificación o formación de auditores, certificación/registro de sistemas de gestión, acreditación o normalización en el área de evaluación de la conformidad. NORMA ISO 19011:2002. DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y/O AMBIENTAL 6

7 ALCANCE Esta norma suministra orientación sobre los principios de auditoría, la gestión de los programas de auditoría, la realización de auditorías de sistemas de gestión de calidad y de gestión ambiental, así como la competencia de los auditores de sistemas de gestión de calidad y ambiental. Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar y gestionar auditorías de sistemas de calidad y/o ambiental, internas o externas. 7

8 QUE ES UNA AUDITORÍA Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de auditoría. Sistemático: No aleatorio. Actividad planificada y programada. Independiente. Auditores independientes del área auditada. Documentada. Proceso publicado como procedimiento escrito. Evidencia. Evidencia objetiva. Criterios de Auditoría. Los requisitos de la auditoria de acuerdo con el tipo de auditoria. 8

9 POR QUE REALIZAR AUDITORÍAS? El propósito especifico de las auditorias se basa usualmente en prioridades de gestión, intenciones comerciales, evaluación de riesgos y requisitos obligatorios. Por ejemplo: Determinar si el sistema de gestión de la organización cumple con los requisitos de una norma, reglamentación, ley o contrato. Determinar si el sistema de gestión de la organización cumple los objetivos de esta y se está implementando. Comprobar si un proceso se está realizando de acuerdo con un procedimiento escrito y determinar su eficacia. Identificar áreas de la organización que estén en riesgo y se puedan mejorar. Mantener la acreditación o certificación con una norma, reglamentación, ley o contrato. Satisfacer un requisito de un cliente. 9

10 CUANDO REALIZAR AUDITORÍAS? Usualmente se hacen de acuerdo a un plan o programa. También cuando se realizan cambios en procesos, productos o servicios. Necesidad de acciones correctivas complementarias. Para comprobar la conformidad con la legislación o con normas obligatorias. Para hacer seguimiento y controlar regularmente las actividades y practicas o mantener la acreditación o la certificación. 10

11 QUE RESULTADOS SE PUEDE ESPERAR DE UNA AUDITORÍA? Conocimiento del funcionamiento de la organización. Mejor comunicación entre departamentos. Mejora las relaciones entre cliente – proveedor internas y externas. Confirmación del funcionamiento eficaz del sistema de gestión de la organización. Sugerencia de mejora de los auditores (particularmente auditores internos). Productividad y eficiencia mejoradas del proceso de la organización. 11

12 Las auditorías permiten tener una información objetiva y evidente de cómo está la situación ambiental total, y permite ayudar a responder a una mayor conciencia de los consumidores y la comunidad en general. Abarca las tareas de búsqueda de información y de recolección de datos, las visitas y reuniones en la planta, la toma de muestras y el balance de materiales. AUDITORÍAS AMBIENTALES 12

13 Su objetivo principal… Recoger información suficiente, fiable, relevante y útil sobre: Información general de la empresa Documentación de la planta Permisos y autorizaciones Descripción de los procesos industriales Basándose en esta información puede realizar: Análisis de entrada de materiales Identificación de materias primas Análisis de salidas de productos y subproductos Identificación y caracterización de residuos y emisiones Análisis de los sistemas y actividades de tratamiento de residuos Evaluación de la información recogida 13

14 Los elementos considerados en las Auditorías Ambientales son: Aire: emisiones y fuentes Agua: abastecimiento, contaminación Residuos: tipo, cantidad, tratamiento, almacenaje Suelos: uso, derrames, hidrología, capas freáticas Usos de la energía: consumo, utilización, ahorros, cogeneración, aprovechamiento Ruido: medición, niveles, información, protección, quejas exteriores Flora y fauna: inventario e impacto sobre la zona 14

15 Las tareas de la Auditoría Ambiental son: Identificar y entender los sistemas internos de control de la planta Establecer reuniones de comienzo Visitar y conocer la planta Revisar el plan de diagnóstico Evaluar los sistemas internos de control Identificar fortalezas y debilidades de la planta Adaptar el plan y distribuir los recursos Definir las estrategias de verificación Evaluar los costos de tratamiento de residuos y emisiones Recoger datos y otras evidencias 15

16 Las tareas de la Auditoría Ambiental son: Aplicar estrategias de verificación y recolección de datos Asegurar el cumplimiento de etapas Revisar "hallazgos" y observaciones Asegurar que los "hallazgos" se basen en información objetiva Evaluar los "hallazgos" Agrupar los papeles de trabajo y otros documentos Integrar y reunir los "hallazgos" Preparar el informe de avance de la reunión de despedida Comunicar los "hallazgos" a los responsables de planta, presentar el informe y discutir 16

17 Variaciones en los esquemas de auditoria ambiental a)Auditoria ambiental básica: Esencialmente, comprende un proceso sistemático para chequear, medir o valorar la relación entre una instalación industrial y el medio ambiente circundante, de forma que este esquema puede aplicarse tan solo a instalaciones que se encuentren en operación o en el arranque de su proceso operativo. b) Auditoria ante posible responsabilidad por contaminación: Son usualmente desarrolladas cuando una organización desea adquirir edificaciones o terrenos para expandir o ampliar un proceso productivo. Dada la naturaleza del esquema de valuación que se sigue, presenta similitudes con el ejercicio de Evaluación de Impacto Ambiental Clásico, de forma que se construye el análisis a partir de la comparación de los resultados, con el ejercicio de EIA pertinente. 17

18 c) Auditoria de una actividad: Desarrolladas normalmente para evaluar el desempeño ambiental de actividades específicas como son la generación y disposición final de residuos o el uso de la energía en una instalación industrial. En estos casos, los objetivos y los logros esperados, se centran en la reducción de los residuos a generar y optimización de la eficiencia energética de los procesos que se evalúan, con el fin de proteger el medio ambiente y hacer de la operación de las instalaciones que se evalúan un proceso más costo efectivo. d) Auditorias de Gerencia y Manejo Ambiental: Se ajustan al esquema de auditoria que requieren los sistemas de manejo ambiental implementados por las organizaciones, siendo su objetivo el de valorar el desempeño ambiental de la organización frente a las obligaciones emanadas de la política adoptada como parte integral de las prácticas de manejo de un negocio. 18

19 e) Auditoria del proceso EIA: Corresponde a la evaluación del desempeño de la Evaluación de Impacto Ambiental (EIA) adelantada para un proyecto en particular, en donde se comparan los impactos realmente producidos con aquellos que en su momento se identificaron como de potencial ocurrencia, a fin de mejorar futuros procesos de evaluación similar, o con el objeto de adelantar los ajustes de valoración ambiental a que halla lugar. g) Evaluaciones del ciclo de vida de un producto o proceso: Corresponden en términos generales a la valoración sistemática de un producto desde que se fabrica, usa y desecha en relación con su efecto en el ambiente. De esa forma, la evaluación establece los apartes relativos a las materias primas, el transporte, procesamiento en planta de los materiales genéricos, el proceso de manufactura, el transporte posterior y distribución del producto acabado, su uso, reciclaje y disposición final. 19

20 Auditoria Interna Auditoria Combinada PROCESO Auditoria Externa Auditoria Conjunta CLASES DE AUDITORIAS 20

21 Revisión del sistema de gestión de los negocios de una organización, realizada por una persona externa a la organización, como por ejemplo un cliente, un proveedor u organismo independiente. Son llamadas de segunda parte cuando las realiza un cliente y de tercera parte cuando las realiza un auditor externo a la relación cliente – proveedor. AUDITORÍA EXTERNA 21

22 PROCESOS DE LA AUDITORÍA EXTERNA 1.Planificación. 2.Ejecución. 3.Presentación de Informes. 4.Actividades Complementarias. (Solamente si se revela no conformidades) Normalmente se realizan cada tres años y con visitas de seguimiento cada seis meses o cada año. 22

23 Planificación. Reunión de Preauditoría. Con un mes de antes de la fecha de la auditoría se lleva a cabo una reunión entre el líder del equipo auditor y la organización cliente que va a ser auditada, y se acuerda: Criterios y alcance. Identificación de las principales áreas de riesgo para la organización. Manejo de áreas de confidencialidad o susceptibilidad. El plan u horario de la auditoría. Una visita guiada para familiarización, si se requiere. 23

24 El equipo auditor. El líder del equipo, conforma un equipo auditor de acuerdo con el tiempo estimado y la pericia requerida. Si la auditoria es de conformidad, los auditores deben tener las habilidades y experiencia apropiadas en los criterios de la auditoría. Revisión de la documentación. El equipo auditor revisa la documentación del sistema de gestión de la organización. Por ejemplo las políticas y procedimientos, para verificar si se han cumplido los requisitos de la auditoría. Se presenta un reporte de revisión de la documentación al cliente. Resolución de discrepancias antes de realizar la auditoría. Lista de chequeo. Lista de requisitos o preguntas básicas con referencia a los criterios de la auditoría o a la norma. 24

25 Realización. Reunión de Apertura. Con la Alta Dirección Presentar al equipo auditor Establecer una relación de trabajo eficaz Revisar los criterios y alcances Revisar el plan de auditoría y aclarar detalles Establecer la hora de cierre Establecer el proceso de presentación del informe Aclarar aspectos delicados o confidenciales Determinar requisitos de seguridad Organizar si se requiere una visita guiada Organizar una oficina y otros elementos para el equipo auditor 25

26 La Auditoría Se realiza usando la lista de chequeo y las políticas y procedimientos específicos. Los auditados son entrevistados con respecto al proceso o son observados mientras lo realizan. Se registran las observaciones y se recogen evidencias objetivas. Informar al auditado y a su jefe de área antes de salir de la organización. 26

27 Presentación del Informe. Reunión del Equipo Auditor. Evaluar las observaciones y la evidencia recogidas durante la auditoría y decide si el sistema cumple los criterios de la auditoría. Si el sistema no cumple completamente, se decide el grado de No Conformidad: Crítica. Relacionada con la seguridad. La auditoría se interrumpe temporalmente. Mayor. Desviación seria con relación a los criterios de la auditoría, implica un riesgo alto para la organización y toma tiempo para resolverla. Menor. No es demasiado seria, implica un riesgo bajo para la organización, se puede resolver en poco tiempo 27

28 Ejemplos de No Conformidades Críticas: Un empleado está siguiendo el procedimiento pero sufre una lesión cuando hace una demostración del proceso. Se están empacando alimentos contaminados. Un empleado está trabajando en forma insegura, por ejemplo, reparando equipo energizado sin las precauciones de seguridad apropiadas. 28

29 Razones para una No Conformidad Mayor: Se presentan varias no conformidades menores en un aspecto específico. Hay un elemento particular de los criterios de la auditoría no implementado. La no conformidad implica un alto riesgo para la organización. Existe una política, pero no hay evidencia de su implementación. El auditado no conoce el procedimiento o éste no está disponible fácilmente. Contradicciones entre política, procedimientos, instrucciones, formatos, etc. 29

30 Importante. La presencia de No Conformidades Mayores significa que el sistema de gestión de la organización no cumple con los criterios de la auditoría. Estas se deben corregir y reauditar antes de alcanzar la conformidad. Las No Conformidades Menores no impiden la conformidad y usualmente se verifican en la auditoría siguiente. 30

31 El Informe de la Auditoría. Responsabilidad del Líder del equipo auditor. Debe brindar una declaración de la conformidad con los criterios de la auditoría y hacer referencia al RNC. Resume de los hallazgos, como el cumplimiento de objetivos y metas. Recomendaciones para mejorar. (Qué mejorar y no Cómo mejorar) La reunión de Cierre. Se realiza con la alta dirección. Para agradecer la cooperación y tiempo de los auditados. Se anuncia el resultado. Explicar las no conformidades. Establecer un cronograma para acciones correctivas y la auditoría complementaria. Entrega de copia del informe 31

32 Actividades Complementarias. Auditorías Complementarias. Luego de la corrección de las No Conformidades Mayores Se re-auditan solamente aquellas áreas específicas que se encontraron como no conformes previamente. Si efectivamente las No Conformidades Mayores han sido corregidas, se da por terminada la auditoría. Si las áreas se siguen encontrando como No Conformes, se establece fecha para otra auditoría complementaria. Una vez resueltas todas las No Conformidades, se alcanza la conformidad con los criterios de la auditoría. Las No Conformidades Menores se pueden verificar durante la auditoría complementaria o se pueden dejar para la próxima auditoría. 32

33 Revisión de los procesos de una organización, realizada por parte de un empleado de la organización o por parte de un auditor subcontratado encargado de realizar una auditoria interna independiente. (auditorias de primera parte). AUDITORÍA INTERNA 33

34 a. Grado de eficacia y efectividad del sistema de control interno implementado en los procesos de la organización. b.El resultado de la gestión de la organización auditada en lo que respecta a la transparencia y economía que haya exhibido: En el cumplimiento de metas y objetivos propuestos En la ejecución de recursos y ejecución de los mismos. En el cumplimiento de los requisitos legales y de los lineamientos de la política ambiental de la organización. ES UNA EVALUACIÓN PERIÓDICA PARA: 34

35 35 El objetivo es la razón por la cual se realiza la Auditoría Ambiental. por ejemplo, las Auditorias Ambientales obligatorias son exigidas por la autoridad ambiental, y en consecuencia son básicamente Auditorias Ambientales de cumplimiento legal. Sin embargo, en el caso de las Auditorias Ambientales Voluntarias, pueden plantearse además otros objetivos, los cuales son definidos por la empresa auditada. 35 Objetivos de la Auditoria Interna Ambiental

36 36 Examinar y documentar el estatus de cumplimiento de una empresa respecto de un conjunto de estándares nacionales o en su defecto por las normas extranjeras o internacionales en materia ambiental. Identificar, evaluar y caracterizar los aspectos e impactos ambientales asociados a las actividades de la empresa. 36 Ejemplos de objetivos para Auditorias Ambientales Obligatorias:

37 37 Determinar el grado de cumplimiento de instrucciones, procedimientos, requisitos o estándares técnicos de carácter ambiental aplicables. Comparar el grado de cumplimiento de las normas ambientales y criterios de aplicación de la legislación ambiental vigentes. Identificar y documentar los aspectos e impactos ambientales de las actividades desarrolladas en la empresa. 37 Ejemplos de objetivos para Auditorias Ambientales Voluntarias:

38 38 Los criterios de la Auditoría Ambiental hacen referencia a políticas, prácticas, procedimientos o requisitos, etc., que se constituyen en referentes o patrones, contra los cuales el auditor compara la evidencia de la Auditoría Ambiental. Los criterios incluyen requisitos legales, y entre otros aspectos, políticas institucionales, normas, guías de buenas prácticas u oportunidades de Producción más Limpia, requisitos organizacionales, específicos o reglamentarios. 38 Criterios de Auditoria Interna Ambiental

39 PROPÓSITOS DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL 1. Incentivar la medición y comparación de objetivos, metas y resultados. Es la acción de medir y comparar los logros alcanzados por la organización con relación a las metas y objetivos previstos y la capacidad de tomar acciones correctivas que conlleven a la organización a mejorar los niveles de eficacia. 2. Promover el control interno eficaz Recomendar el diseño e implementación de sistemas de control interno que promuevan el logro de objetivos y metas ambientales, la detección oportuna de desvíos, la agilidad en las tomas de decisiones. 39

40 3. Asegurar el cumplimiento de la legislación: Verificar que la organización cumpla con el marco normativo aplicable a sus actividades y funciones. 4. Difundir la utilización de sistemas de medición de desempeño y toma de decisiones. Fomentar la utilización de sistemas de información que permitan la medición del desempeño y sirvan de apoyo para la toma de decisiones. 5. Incorporar a la comunidad organizada en el proceso de auditoria. Promover la participación de la comunidad en la evaluación de la gestión ambiental, a través de sistemas de captura de quejas, reclamos, encuestas, etc. 40

41 ALCANCE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL. Auditoria Global: Comprende la auditoria a toda la organización, sus procesos y actividades. Esto implica aquellos procesos que durante un periodo determinado hayan producido resultados evaluables. Seguimiento de las Recomendaciones: Acción destinada a evaluar el grado de cumplimiento de las recomendaciones realizadas al auditado en informes de auditoria previos y describir: - Las causas que motivaron el incumplimiento, y - El efecto producido de las recomendaciones efectuadas. 41

42 ENFOQUE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL. 1. Enfoque basado en Procesos: observación objetiva y clara de los procesos de la organización, es decir, las entradas y salidas de los procesos. Ventaja Control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, así como sobre su combinación e interacción. Enfatiza la importancia de: la comprensión y el cumplimiento de los requisitos, la necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor, la obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso, la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas 42

43 2. Enfoque basado en los aspectos: la auditoria se realiza con base a los aspectos ambientales de la organización y al cumplimiento de los requisitos legales que aplican a la organización y los demás requisitos legales suscritos por la organización y la autoridad ambiental. 3. Enfoque basado en el Sistema: en este enfoque el auditor debe hacer un mapa del sistema y así poder identificar: Operaciones Input y output Aspectos e impactos Controles Interacciones del sistema. 43

44 IMPORTANTE Las auditorías internas de una organización se deben hacer a intervalos planificados para determinar y suministrar información a la dirección acerca de si el SGA cumple o no con los acuerdos planeados y si se han mantenido. No es necesario que cada auditoría interna cubra el sistema completo, siempre que el programa de auditoría asegure que todas las unidades y funciones de la organización se auditen periódicamente. Los resultados de la auditoría interna del SGA pueden suministrarse en forma de un informe y se pueden usar para corregir o prevenir no conformidades específicas, cumplir uno o más objetivos del programa de auditorías y proporcionar elementos de entrada para la revisión por la dirección. 44

45 45 EL PROCESO DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL Planificación y preparación. Ejecución. Presentación de informes Seguimiento y Revisión. 45

46 46 ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA INTERNA Inicio de la Auditoria Revisión de la documentación Preparación de las actividades Auditoria in situ Preparación de las actividades Auditoria in situ Realización de las actividades Auditoria in situ Realización de las actividades Auditoria in situ Informe: Preparación, distribución distribución Finalización de la auditoria ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO PLANIFICACIÓNYPREPARACIÓNPLANIFICACIÓNYPREPARACIÓN EJECUCIONEJECUCION PRESENTACION DE INFORMES PRESENTACION

47 PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN 1. PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA Se establece la frecuencia de la auditoría para cada proceso Su frecuencia se establece con los riesgos que tienen los procesos. Los procesos misionales se deberán auditar con mayor frecuencia Se debe indicar las auditorías reprogramadas o las auditorías complementarias. Se socializa con el equipo auditor 47

48 PROGRAMA DE AUDITORIA Objetivo del Programa: Verificar la conformidad del SGA con la Norma ISO 14001:2004 Alcance del Programa: Se auditarán todos los procesos de la Organización. Recursos: Equipo Auditor (3 funcionarios) y Exp. Técnico. Fecha de actualización :22/09/10 Documentos de Referencia: Manual de G.A. –ISO 14001:2004 PROCESOS CRONOGRAMARESPONSABLES EFMAMJJASONDAuditor Auditado Producción XXX Cristian Castro Jefe Producción Rev. x A.D. X Alejandro SanzGerente Logística X Pipe BuenoJefe Logística Gestión Hum. X Miguel BoséJefe R.H. Observaciones: Para realizar la auditoría al proceso de producción se requiere un experto técnico que aporte el conocimiento técnico en áreas especificas. Aprobado: Alta Dirección Elaborado por: Líder Ambiental 48

49 49 a. Generalidades de Programa de Auditoría El programa de Auditoría, envuelve en su elaboración todo lo que será realizado durante el proceso de la Auditoría. Entre las características, podemos anotar: Debe ser sencillo y comprensivo. Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos que se utilizarán de acuerdo al tipo de empresa a examinar. El programa debe estar encaminado a alcanzar el objetivo principal. 49

50 50 b. Objetivos del Programa de Auditoría Se basan En: Prioridades de la dirección - certificación Propósitos comerciales Requisitos del sistema de gestión Requisitos legales y contractuales Evaluación de los proveedores Requisitos de los clientes Riesgos de la organización Necesidades de otras partes interesadas 50

51 51 c. Amplitud de un Programa de Auditoría Dependerá del tamaño, naturaleza y complejidad de la organización, así como también: Alcance, objetivo y duración de cada auditoría. Frecuencia. Número, importancia, complejidad, similitud, y ubicación de las actividades auditadas. Normas, requisitos legales, contractuales y otros criterios de auditoría. Necesidades de acreditación o certificación. Cambios significativos en operaciones de la organización. Entre otros. 51

52 52 d. Responsabilidades del Programa de Auditoria Se recomienda que la responsabilidad sea asumida por personas con conocimientos en auditorias incluida la Alta Dirección y deberán: Establecer los objetivos y amplitud del programa. Establecer responsabilidades y asegurarse de la disponibilidad de recursos. Asegurarse de la implementación del programa Mantenimiento de los registros. Seguimientos, revisión y mejora del programa. 52

53 53 e. Recursos del programa de Auditoria Recursos financieros. Procesos de mantenimiento de los auditores. Disponibilidad de personal adecuado e idóneo. Amplitud del programa de auditoria. Tiempo de viaje (multisitios). Otras necesidades del auditor. 53

54 54 f. Procedimientos del Programa de Auditoria Planificación y elaboración del calendario de las auditorias. Aseguramiento de la competencia de los auditores. Selección apropiada de los equipos. Realización de las auditorias. Conservación de los registros de auditoria. Seguimiento del desempeño. Comunicación de los logros globales a la alta dirección. 54

55 55 g. Implementación del Programa de Auditoria Comunicación del programa de auditorías a las partes interesadas. Coordinación y elaboración del calendario de auditorías y otras actividades Establecimiento y mantenimiento de un proceso de evaluación de auditores y su continua formación Asegurar la selección de los equipos auditores Proveer los recursos requeridos por los equipos auditores Asegurar la realización de las auditorías conforme al programa Asegurar la revisión, aprobación y distribución del informe de auditoría Asegurar el seguimiento de auditoría cuando se requiera 55

56 56 h. Registros del Programa de Auditoria Con base a los registros se demuestra la implementación del programa de auditoría y pueden incluir: Registros de auditorias individuales, tales como: planes de auditoría, informes de auditoría, informes de no conformidades, informes de acciones correctivas, informes de seguimiento. Resultados de la revisión de programas de auditoría. Registros del personal de auditoría. 56

57 57 i. Seguimiento y Revisión del Programa de Auditoria La implementación del programa de auditoría debe seguirse y revisarse a intervalos definidos para evaluar el cumplimiento de los objetivos de este e identificar oportunidades de mejora Se deben comunicar los resultados de la revisión a la alta dirección. Se deben manejar indicadores de desempeño para llevar a cabo el seguimiento del programa a partir de la identificación de la aptitud de los auditores, el cumplimiento de los criterios y la retroalimentación de los actores de la auditoría. La revisión del programa de auditoría puede llevar al manejo de acciones correctivas y preventivas y al mejoramiento de este. 57

58 58 2. INICIO DE LA AUDITORÍA a. Designación del líder del equipo auditor. Si la auditoría es llevada a cabo por un equipo auditor, debe designarse un auditor líder. Auditor Ambiental líder: persona calificada para gestionar y efectuar auditorías ambientales. La gestión incluye la responsabilidad global de la auditoría y las comunicaciones formales del auditor con el cliente y con el auditado. Dependiendo de las circunstancias, el equipo auditor puede incluir expertos con un grado de especialización, auditor entrenador u observadores de acuerdo a lo aceptado por el auditor líder. 58

59 Responsabilidades del Auditor Líder. El auditor líder debe tener experiencia en trato gerencial y autoridad necesaria para tomar decisiones finales con respecto a la conducción de la auditoría y cualquier observación al respecto. Adicionalmente a lo ya mencionado, las responsabilidades del auditor líder también cubren: a.La responsabilidad final de todas las fases de la auditoría. b.Ayuda con la selección de otros miembros del equipo auditor. c.Preparación del plan de auditoría. d.Representación del equipo auditor con la gerencia. e.Preparación y entrega del informe de auditoría. f.Dirección de las actividades de seguimiento. 59

60 60 Conocimiento y habilidades genéricos de los líderes del equipo auditor Los líderes de un equipo auditor deberían tener conocimiento adicional y habilidades en cuanto a liderazgo en auditoría, para posibilitar que el equipo de auditoría realice la auditoría de una manera eficiente y eficaz. El conocimiento y habilidades en esta área deberían incluir: Planificación de la auditoría y uso efectivo de recursos durante la auditoría. Representación del equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado. Organización y dirección de los miembros del equipo auditor. Dirección del equipo auditor para obtener las conclusiones de la auditoría. Prevención y resolución de conflictos. Preparación y terminación del reporte de auditoría. 60

61 b. Definición de objetivos, alcance y criterios de la auditoría Objetivos: Define que se quiere lograr con la realización de esta Determinar el grado de conformidad del sistema de gestión Evaluar el cumplimiento de requisitos legales, reglamentarios y contractuales Evaluar la eficacia del sistema de gestión en el logro de los objetivos trazados Identificar fortalezas y áreas de mejora 61

62 Alcance: implica la selección de áreas o asuntos que serán revisados a profundidad en la etapa de ejecución. Esta decisión debe ser efectuada teniendo en cuenta materialidad, sensibilidad, riesgo y costo de la auditoria. Describe la extensión y limites de la auditoría: ubicación, unidades de la organización, procesos y actividades que van a ser auditados y también el tiempo para realizar la auditoría. Criterios: Los criterios de la Auditoría Ambiental hacen referencia a políticas, prácticas, procedimientos o requisitos, etc., que se constituyen en referentes o patrones, contra los cuales el auditor compara la evidencia de la Auditoría Ambiental y determina la conformidad del sistema de gestión. 62

63 Los criterios incluyen requisitos legales, y entre otros aspectos, políticas institucionales, normas, guías de buenas prácticas u oportunidades de Producción más Limpia, requisitos organizacionales, específicos o reglamentarios. Los criterios incluyen como mínimo el cumplimiento de la legislación ambiental vigente y sus disposiciones reglamentarias; las reglas, procedimientos y métodos que se establezcan en las normas nacionales, o en su defecto a las normas extranjeras o internacionales en materia ambiental que se utilicen de referencia; así como las buenas prácticas de operación e ingeniería. 63

64 64 c. Selección del Equipo Auditor Luego de la programación de la auditoria, se debe seleccionar un equipo auditor. Su tamaño y composición dependerá de: Objetivos, alcance criterios y duración Tipo de auditoría combinada o conjunta Competencia requerida en los auditores para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la auditoria Requisitos legales, reglamentarios, contractuales y acreditación Independencia de los auditores respecto a las áreas auditadas Capacidad de interactuar con auditados y auditores Lenguaje y compresión de las características sociales y culturales del auditado 64

65 Capacidades, habilidades y destrezas del equipo auditor Planificación estratégica Toma de decisiones y trabajo en equipo Técnicas de programación de auditorias Definición y manejo de indicadores Técnicas de auditoria Técnicas de entrevista Técnicas para la elaboración de encuestas Elaboración de informes Elaboración de planes de trabajo Los responsables de seleccionar el quipo auditor deberá tener en cuenta la capacidad técnica, y experiencia de los funcionarios de acuerdo en el tipo y complejidad de la organización a auditar. 65

66 Características los integrantes del equipo auditor : Ser profesional Dominio de la metodología a utilizar Habilidad numérica. Capacidad para captar la integralidad de los procesos. Habilidad para detectar situaciones conflictivas. Habilidad para la síntesis y análisis. Actitud para desenvolverse en condiciones de incertidumbre. Abierto a la participación y al trabajo en equipos Voluntad y dedicación centrada en la resolución de problemas Capacidad para el manejo de dificultades. 66

67 Comunicación con los integrantes con el objetivo de informar. 1.Propósitos de la auditoria. 2.Beneficios que se pueden obtener de los resultados de la auditoria. 3.Composición del equipo auditor. 4.El espacio físico e infraestructura que el auditado pone a disposición del equipo auditor. 5.Las áreas criticas entre ambas partes para fijar criterios específicos. 67

68 68 d. Reunión de Preauditoría Se debe llevar a cabo una reunión entre el líder y el gerente o supervisor del área auditada, al menos una semana antes de planear la auditoría, para acordar y organizar: La fecha y hora El proceso que se está revisando El alcance de la auditoría El manejo de confidencialidad o de susceptibilidad Los nombres de los auditados Si no se está familiarizado con el proceso auditado, se pude organizar una visita guiada por algunos empleados Organizar una oficina para el equipo auditor Acordar si el director o supervisor desea observar la auditoría, deberá permanecer en silencio sin hacer comentarios ni preguntas 68

69 Aspectos a tener en cuenta… El objetivo de la reunión de apertura es establecer un ambiente cordial y establecer las reglas de procedimiento para la auditoría. La formalidad de la reunión de apertura depende del alcance de la auditoría y tamaño del grupo auditor. Por regla general se debe realizar en un salón de conferencias y será conducida por el auditor líder. El auditor líder deberá preparar una agenda para la reunión para asegurar el cubrir con todos los puntos claves. La gerencia de la organización auditada debe ser enterada de la presencia de los auditores y de sus objetivos. La reunión de apertura para auditorías que tengan un alcance limitado o sean dirigidas por un auditor pueden ser celebradas en una oficina con mínima asistencia por parte de la organización auditada. 69

70 Presentación del equipo Auditor y de los Asistentes. Precisar el Objetivo y el Alcance de la Auditoria. Resumir Metodología. (Muestreo) Definir Personal a Entrevistar. Acordar la Logística y condiciones de la Auditoria. Revisar el Itinerario y confirmar su aceptación. Anticipar a Reuniones siguientes. 70

71 71 3. REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Antes de iniciar la auditoría es necesario revisar la documentación del auditado para determinar la conformidad del sistema, según los criterios. Además de revisar el documento que describe al proceso que se está auditando, se deberá revisar cualquier información pertinente antes de planificar la auditoría en detalle, por ejemplo, reportes de auditorías previos, no conformidades y detalles de las acciones correctivas, ejemplos de los registros que se llevan, etc. Esta documentación se debe solicitar al supervisor del proceso Los documentos a revisar en cada caso dependerán de los objetivos, alcances y criterios de auditoría que se hayan definido 71

72 72 La documentación del sistema y del proceso, es vital para entender que es lo que vamos ha hacer como auditores para orientarnos hacia el objetivo del programa Que se puede obtener de la documentación del S.G.A. ? Manual de Gestión Ambiental: La configuración del S.G.A. y sus propósitos Procedimientos, instructivos, guías, etc.: Entender el hacer del proceso Reportes de auditoría, no conformidades, acciones tomadas, etc.: La evolución del proceso y su historia a través de resultados En la revisión de la documentación de deberá aplicar el ciclo PHVA 72

73 Fuentes de información: Archivos de las auditorias anteriores. La misma organización. Conocimiento directo mediante la realización de observaciones, entrevistas, etc. Información relevante encontrada a través de medios digitales. Si se encuentra que la documentación es inadecuada, se debe informar al cliente, a los auditores y a los auditados y tomarse la decisión de continuar o suspender hasta solucionar os problemas identificados. 73

74 Conclusiones de la revisión documental Aspectos fuertes que son claros y aportan valor Aspectos por mejorar de la documentación, para dar claridad y aporte de valor Aspectos de la documentación que ayudaran al auditor en la auditoría de campo 74

75 75 a. Sobre la organización: Organigrama Asignación de responsabilidad. Delegación de autoridad y funciones. Manuales. Códigos e instructivos. b. Productos y servicios: Naturaleza y características. Proveedores. Destinatarios o clientes. Insumos. 75 Información básica a revisar:

76 c. Sistemas gerenciales de información: Informes de seguimiento de la gestión. Informes de auditorias anteriores. d. Operaciones: Operaciones y actividades criticas. Manuales de procedimientos. e. Información adicional: Grado de aceptación por parte de los usuarios. Procedimientos adoptados para la medición del desempeño. 76

77 Documentos a Revisar Esta revisión podrá considerar permisos, planes y resultados de monitoreos ambientales, hojas de seguridad sustancias peligrosas, declaraciones de disposición final de desechos y permisos especiales. La revisión de permisos debe considerar sus límites y condiciones, fechas de renovación y cualquier tipo de monitoreo requerido por el permiso. Los datos de monitoreo deben ser cuidadosamente revisados y contrastados respecto de los permisos ambientales, esto incluye monitoreos requeridos por las autorizaciones ambientales de proyectos evaluados en el Sistema de Evaluación de Impacto Ambiental. Los registros de recepción y despacho de productos químicos y desechos también podrían ser revisados. Los encargados ambientales debieran tener registros precisos de quién está retirando dichos insumos o desechos y donde estos últimos son enviados. 77

78 Que Revisar Si una instalación utiliza productos químicos que requieren de una hoja de seguridad u otro tipo de registros de seguridad, la auditoría podría incluir que los auditores identifiquen esos materiales y evalúen la habilidad del personal que los manipula. Los auditores podrían, además, determinar si la organización dispone de una señalización adecuada en el manejo de estos productos. En el caso que se trate de una auditoría de la gestión ambiental de acuerdo a procedimientos previamente establecidos, correspondan éstos o no a una norma sobre sistemas de gestión ambiental, tal como la norma NTC-ISO 14001, la auditoría deberá incluir la revisión de todos los documentos en los cuales se establecen los procedimientos de gestión, incluido el procedimiento para el manejo de los registros de la organización auditada, incorporando la correspondencia relativa a la gestión ambiental. 78

79 79 Cuando es importante la revisión de los resultados de otras auditorias: En la fase de planeación: es importante para identificar las observaciones significativas. En la fase de ejecución: para sustentar el hallazgo de situaciones de problema. Es importante tener cuidado con todo tipo de material escrito ya que pueden contener evidencias de estudios que están fuera de contexto. 79 Revisión y utilización de los resultados de otras auditorias

80 4. PREPARACIÓN DE ACTIVIDADES IN SITU a.Preparación del Plan de Auditoría D ebe ser realizado por el Auditor Líder Objetivos, Criterios y Alcance (descripción de las unidades y procesos que se van auditar) Identificación del Equipo Auditor. Duración: Fechas y Hora de Inicio y Cierre de la Auditoria. Documentos de referencia para auditorías previas o similares, registros. Lugar y Fechas requeridas o tentativas de la auditoria Datos Confidenciales según aplique. Personal a entrevistar. Resumen de Hallazgos de Incumplimiento Documentales. Presentado al cliente para su revisión y aceptación Presentado al auditado antes de iniciar la auditoría 80

81 PLAN DE AUDITORIA OBJETIVOVerificar la conformidad del proceso con respecto a la Norma ISO 14001:2004 ALCANCEProceso de Mantenimiento CRITERIOSNumeral es – de la Norma ISO 14001:2004 AUDITOR LIDERLuz Patricia HernándezEQUIPO AUDITOR: Michelle Isaza – Jenny García REUNION DE APERTURA: 12/10/2010REUNION DE CIERRE: 12/10/2010 FECHAHORAACTIVIDADOBSERVACIONESAUDITADOAUDITOR 12/10/2010 8:00 a.m.Reunión de Apertura Entrevista y revisión documentos Jefe de Mantenimiento Luz Patricia Hernández- Michelle Isaza – Jenny García 9:00 a.m.Visita a Planta Recorrido y entrevista operarios Jefe de Mantenimiento Luz Patricia Hernández- Michelle Isaza – Jenny García 9:30 a.m.Toma de Muestras Verificación de parámetros Jefe de Mantenimiento Luz Patricia Hernández- Experto Técnico 10:00 a.m.Reunión de Auditores Identificación de Hallazgos – Conclusiones de No Conformidades Luz Patricia Hernández- Michelle Isaza – Jenny García 11:00 a.m.Reunión de Cierre Se informa al auditado sobre los hallazgos identificados Luz Patricia Hernández- Michelle Isaza – Jenny García OBSERVACIONES: Se requiere el apoyo de un experto en mantenimiento de plantas de tratamiento de aguas residuales Elaborado por: Luz Patricia HernándezAprobado por: Jefe de MantenimientoFECHA: 06/10/

82 b. Asignación de tareas al equipo auditor El líder deberá asignar tareas a los miembros del equipo auditor considerando: Competencia Independencia Uso de los recursos Responsabilidades Dichas tareas son susceptibles a cambios durante la auditoria 82

83 c. Preparación de documentos de trabajo instrumentos de apoyo, formularios, lista de chequeo Los instrumentos de trabajo necesarios para facilitar las tareas del auditor en campo deben permitir y/o contener: Registrar las actividades realizadas (reuniones, entrevistas y visitas) Protocolos y Listas de Verificación o Chequeo Registrar la evidencia que respalda los hallazgos de Auditoría Amb. Las listas de chequeo es una lista de requisitos o preguntas básicas que le ayuden a: Recolectar información requerida Aclarar ideas Verificar la exactitud de lo que ha visto o ha oído 83

84 PROPÓSITO DE LA LISTA DE CHEQUEO. Asegura la continuidad de la investigación (actúa como una guía y recordatorio) Ayuda al auditor líder a identificar las metas y los procesos de auditoría que cada miembro audita. Ayuda a mantener la marcha de la auditoría con una rápida referencia de los procesos finalizados. Ayuda al auditor líder a hacer reasignaciones rápidas cuando se necesiten. Puede ayudar a mantener la auditoría en curso y descartar un seguimiento inútil e improductivo de información no esencial. Provee buena información histórica como guía para futuras auditorías. Provee registro de ejecución/observaciones de auditoría. 84

85 ESTILO DE PREGUNTAS. El auditor deberá hacer preguntas con un buen manejo del tono de manera que: El auditado sienta que el auditor está interesado sinceramente en la respuesta El auditado sienta al auditor amistoso y no es arrogante ni condescendiente. Es metódico y profesional, sin ser frio ni indiferente De tiempo al auditado para elaborar su respuesta Actuar con naturalidad de acuerdo con las declaraciones del auditado Ser firme y persistente con el auditado difícil o evasivo, y no dejar que se le escape 85

86 TIPO DE PREGUNTAS. El tipo de preguntas mas apropiadas para facilitar la entrevista: Preguntas abiertas Preguntas de sondeo Preguntas cerradas Tipo de preguntas que se deben evitar: Preguntas Capciosas Preguntas Agresivas Preguntas Múltiples 86

87 PREGUNTAS ABIERTAS Diseñadas para estimular el pensamiento y hacer que el auditado se exprese Se deben plantear de manera que la intención quede clara y no sea ambigua o confusa Estimulan al auditado a ser el que hable más y así se reduce el número de preguntas a formular Usualmente comienzan con Cómo, Qué, Cuándo, Por Qué, Dígame, Muéstreme, Descríbame Ejemplos: Dígame que procedimiento sigue usted Muéstreme cómo funciona esto Cómo procesa los resultados del ensayo? De donde viene este formato? Qué hace cuando? 87

88 PREGUNTAS DE SONDEO Son preguntas abiertas diseñadas para extraer información especifica y más profunda acerca de un aspecto Estimula al auditado a explicar con mas detalle una afirmación que no es clara para el auditor Usualmente comienzan por Dígame más acerca de.., Qué quiere decir con..?, Deme un ejemplo de… Ejemplos: Por favor explique qué está ocurriendo aquí Por qué estos recipientes no están etiquetados? Qué quiere decir? Deme algunos ejemplos Cómo funciona esto? Me va a decir algo más? 88

89 PREGUNTAS CERRADAS Diseñadas para obtener respuestas breves del auditado Ayudan a resumir el contenido o verificación de una respuesta Se deben utilizar de manera escasa y no se deben utilizar para empezar una entrevista Ejemplos: Usted diligenció este formato? Esta es la caneca de los desperdicios? Qué color de etiqueta va pegada a este tipo de recipiente Quien trabajó con usted en esta reparación? Déjeme ver si entendí correctamente. Me dijo que primero coloca la etiqueta en la parte superior y luego coloca la tapa frontal. ¿Correcto? 89

90 PREGUNTAS AGRESIVAS Vía segura para poner al auditado fuera de lugar Puede hacer que el auditado se enoje, mienta o se retire y se rehúse a cooperar Habitualmente usan palabras cargadas o emotivas Ejemplos: Usted es el idiota que puso esto boca abajo? Finalmente pudieron trabajar juntos y resolver ese problema? Parece que usted realmente tiene problemas para manejar este proceso? No pudo averiguar como archivar esto correctamente? En el tiempo que lleva en este puesto no se ha molestado en leer el procedimiento? Ese inútil supervisor suyo…? 90

91 PREGUNTAS MULTIPLES Pueden confundir al auditado y hacerle olvidar algunas de las respuestas o hacer que se enfoque en algo de menor importancia Si todas las preguntas tienen pertinencia, se deben plantear en forma secuencial y no simultáneamente Ejemplos: ¿Cuándo comenzó en este trabajo? ¿Le informaron acerca del manual de procedimientos? Sabe en donde se encuentra el manual? ¿Quien le enseño a hacer su trabajo? 91

92 LISTA DE CHEQUEO PLAN Nº: 1 FECHA: 12/10/2010 PROCESODEPARTAMENTO DE GESTIÓN AMBIENTAL PREGUNTAS DOCUMENTOS Y REGISTROS COMENTARIOS/OBSERVACIO NES/CONCLUSIONES/HALLAS ZOS P ·Cómo su proceso aporta al cumplimiento de la Política Ambiental? Documentos de caracterización del proceso. Programa y planes de Auditoría · En el mapa de procesos en donde se ubica su proceso? · Muéstreme cual es el procedimiento que tiene para realizar auditorías H· Cuándo realizó la última auditoría? · Informe de auditoría · Listas de Chequeo diligenciadas V ·Que acciones implemento para eliminar las No Conformidades? ·Programa para el manejo de las No Conformidades · Registro de seguimiento a la implementación de No Conformidades A ·Que mejoramiento ha implementado para mejorar el proceso de auditorías? · Informe de Revisión y mejoramiento al proceso OBSERVACIONES:RESPONSABLE: MICHELLE ISAZA 92

93 93 Las listas de chequeo son preparadas a partir de protocolos o listas de chequeo genéricas que han sido confeccionadas sobre distintos temas, tales como la legislación ambiental sobre emisiones gaseosas, descargas de líquidos, residuos sólidos, planes de manejo ambiental. Uno de los protocolos más importantes es el de cumplimiento de requisitos legales; es importante contar con un formato preparado que contenga con detalle el marco legal aplicable en Colombia. 93

94 EJECUCION DE LA AUDITORIA 1.Reunión de Apertura. Es conveniente reunirse con el gerente o el jefe de cada proceso por auditar, antes de comenzar la auditoría. Su propósito es: Presentar al equipo auditor a los jefes de áreas Revisar el alcance de la auditoría Revisar el plan de auditoría y aclarar detalles Verificar que los auditados están disponibles 2. Ejecución de la Auditoría. Se usa como referencia la lista de chequeo Se entrevista a los auditados con relación al proceso Son observados mientras realizan el proceso Se registran las observaciones Se recoge evidencia objetiva del cumplimiento o no de cada actividad con relación al procedimiento 94

95 Objetivos de la Ejecución de la Auditoria Interna Obtención de evidencias suficientes, pertinentes y competentes, bajo los procedimientos y practicas definidas en el programa de auditoria. Formulación de observaciones con sus respectivas recomendaciones, soluciones y alternativas sobre las áreas y procesos auditados, aprobados en el plan de auditoria. En la evaluación el equipo auditor deberá tener especial atención en: El criterio por el cual se evalúa la gestión del auditado, que debe partir de la hipótesis del optimo desempeño esperado, y de los atributos funcionales que debe tener ese desempeño, esto es, en términos de cumplimiento normativo, eficacia, economía e impacto dentro de los cuales debe desenvolverse la gestión, es decir, el denominado debe ser. La naturaleza, las características y situación particular de la organización auditada (estructura organizativa, grado de sistematización, complejidad, cultura)que pueden afectar su grado de desempeño. 95

96 Recolección de la Información Revisar los Requerimientos de Energía de la Empresa Es importante que se conozca cómo se consume. Para evaluar su eficiencia y formular medidas de gestión de Producción más Limpia que se proponga en el Programa de Manejo Ambiental Se debe revisar el consumo de energía en la producción o en la prestación del servicio objeto de la empresa, pero además es necesario observar la energía destinada a iluminación, aire acondicionado, ventilación, aire comprimido, generación de vapor, informática, comunicaciones. Contabilizar el Consumo de Energía en el Proceso de Producción o de Servicios Inspeccionar la gestión energética que hace la empresa Evaluación de la situación energética de la empresa y el desarrollo de medidas dirigidas a la reducción del consumo de energía. Maquinaría, Capacidad instalada (kg/hr - Cortes/hora, cantidad de vapor/hora, etc.), número de máquinas o equipos, Potencia 96

97 Contabilizar el Consumo de Agua en el Proceso de Producción o de Servicios Etapa del proceso o actividad (lavado de equipos, lavado de instalaciones) Consumo por unidad de tiempo (balances, consumos aproximados, formulas, incluso medir caudal con balde y cronómetro, todo apoyado con el recibo de consumo del acueducto) Consumo por unidad de producto (contadores para cada proceso, en caso contrario se debe realizar balances rápidos para obtener el dato) Fuente de abastecimiento (acueducto, reservorio, agua lluvia, pozo profundo) Registrar el Flujo de Materias Primas e Insumos en el Proceso de Producción o de Servicios. Identificar Materiales Peligrosos. Unidad (peso, volumen o cantidad) Consumo por mes Costo unitario Especificaciones (tóxico, peligroso, manejo especial) Proveedor 97

98 Registrar los Residuos Sólidos y/o Peligrosos Generados en el Proceso de Producción o de Servicios y su Manejo Nombre Origen (limpieza de equipos, mantenimiento, combustión) Cantidad por periodo de tiempo Composición (características especiales, concentración, mezclado) Disposición final (rellenos sanitarios, botadero, campo abierto, reciclaje interno, reciclaje externo, venta a terceros, reuso, etc.) Registrar las Aguas Residuales del Proceso de Producción o de Servicios, los Sistemas de Pretratamiento, Tratamiento y Disposición Caracterizar los Efluentes Tipo de agua residual (vertimiento doméstico, industrial) Cantidad: (caudal en litros por segundo o metros cúbicos por hora) Concentración (caracterizaciones de los vertimientos, procedencia) Carga (concentración) Tratamiento (Pretratamiento, tratamiento primario, secundario) Fuente receptora (alcantarillado, fuente superficial, infiltración, campo abierto. 98

99 Registrar las Emisiones Atmosféricas/ruido del Proceso de Producción o de Servicios y sus Sistemas de Manejo y Control. Caracterizar los Efluentes Equipo o etapa productiva (fuente de emisión, caldera, horno, planta eléctrica, molino, equipo de soldadura, etc. o el nombre de la operación) Análisis aproximado por balance de materia o factores de emisión Sistema de salida (chimenea en el punto de descarga, altura y de acuerdo al tipo de combustible usado y la operación de combustión la contaminación generada en la actividad) Tratamiento al final del tubo (filtros de manga, ciclones, cámaras de sedimentación, etc). Otro tipo de emisión es el ruido Ocupacional (al interior de la planta, afectación a los trabajadores) Ambiental (afectación a la comunidad). Registrar las mediciones y ubicar los puntos de medición. Los equipos u operaciones que lo generan 99

100 Evaluar las Prácticas de Operación Las buenas prácticas de operación se constituyen en factores potenciales de contaminación. Los cuatros factores que generalmente componen un proceso de producción son materiales, máquinas, mano de obra y métodos de trabajo. El control de la producción consiste en llevar a cabo una adecuada gestión de estos cuatro elementos, en el sentido de utilizarlos eficiente y eficazmente para fabricar y ofrecer a los clientes los productos con la calidad solicitada, y en los plazos acordados. Revisión de los requisitos legales. Considerar las normas vigentes en la República de Colombia y las normas internacionales o lineamientos tomados como criterios de Auditoría Ambiental, teniendo en cuenta sus requerimientos, prohibiciones, exclusiones, métodos de muestreos y análisis, entre otros. 100

101 Revisión de requisitos y documentación Revisión programada de los registros y documentos de la organización relativos al tema ambiental que no hayan sido revisados La revisión dependerán de los objetivos, alcances y criterios de auditoría que se hayan definido. Permisos, planes y resultados de monitoreos ambientales, hojas de seguridad sustancias peligrosas, declaraciones de disposición final de desechos y permisos especiales. La revisión de permisos debe considerar sus límites y condiciones, fechas de renovación y cualquier tipo de monitoreo requerido por el permiso. Los registros de recepción y despacho de productos químicos y desechos Evaluación de riesgos. Evaluación de riesgos impuestos por legislación específica (Legislación Industrial, Prevención de riesgos laborales) Evaluación de riesgos para los que no existe legislación (Exposición a campos electromagnéticos.) 101

102 La Entrevista de Auditoría Limites de funciones y preparación del Ambiente Llevarla a cabo en donde se realice la actividad Tiempo apropiado Sin interrupciones Sin barreras físicas Sin intimidaciones Demostraciones Pasos de la entrevista Paso 1. Presentación del equipo al auditado Asegúrese la preparación del ambiente Haga que el auditado esté cómodo Presente un panorama general de la auditoría 102

103 Paso 2. Muéstreme una copia de su procedimiento, revise el número de la edición y la fecha. ¿Participó en su elaboración? - le puede dar al auditor una idea del conocimiento que el auditado tiene del proceso. Sin referencia al procedimiento, por favor indíqueme como le va con el proceso o En sus propias palabras dígame como el… o por favor muéstreme lo que usted hace. Haga las preguntas pertinentes Paso 3. Registre las observaciones Recoja evidencia 103

104 Paso 4. Deje que el auditado haga preguntas La ultima pregunta es ¿Tiene ideas o sugerencias para mejorar este proceso? Paso 5. Brinde retroalimentación al auditado sobre resultados positivos y no conformidades. Indique el contenido del informe Agradezca por su tiempo y cooperación 104

105 Evidencia Objetiva: Información que se pude comprobar con base en hechos obtenidos mediante observación, medición, ensayo u otros medios. Habitualmente hace referencia a registros o documentos, pero puede estar también en copias, fotografías o incluso en grabaciones de audio o video. Puede ser conforme o no y esta se puede indicar en la lista de chequeo como: = Aceptable X = No aceptable Retroalimentación: Informar y agradecer al auditado y un reporte verbal al jefe de área antes de retirarse. 105

106 Tipos de Evidencia a.Evidencia física: es obtenida mediante la visualización de los procesos, generalmente necesita ser complementado por otro tipo de evidencia. b.Evidencia documental: es la información obtenida de la revisión de documentos existentes en la organización. La confiabilidad del documento depende de la forma de cómo fue creado. Los auditores deben considerar si el documento puede ser falsificado o creado en su totalidad por un empleado deshonesto. c.Evidencia testimonial: es la información obtenida de fuentes externas, tales como declaraciones, PQR´s, etc. d.Evidencia analítica: se obtiene mediante la comparación de cifras, resultados de ejercicios anteriores, comparación con la legislación, etc. Esta tipo de evidencia es la más utilizada en auditoria de gestión. 106

107 Hallazgos de la Auditoria Interna. Resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual revelada durante la auditoria in situ. Es toda información, que a juicio del auditor, le permite identificar hechos o circunstancias importantes que pueden incidir en la gestión de la entidad. Los requisitos que debe reunir un hallazgo de auditoria son: Debe ser significativo. Basado en hechos y evidencias precisas documentadas en papeles de trabajo. Debe ser objetivo. Debe ser convincente para una persona que no ha participado en la auditoria. Comunicación de los hallazgos en la Auditoria Interna. a.Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos encontrados. b.Facilitar la oportuna adopción de acciones correctivas. 107

108 108 INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO Norma ISO Sistema de Gestión de la Organización Un requisito no se ha considerado (intención). La practica difiere de lo definido en el sistema (implementación) La practica no es eficaz (eficacia) 108 NO CONFORMIDAD

109 109 La No Conformidad debe ser basada en: Hechos y Datos Precisa Objetiva Trazable Concisa ¿ Podría alguien más encontrar la misma evidencia que usted encontró, basado en lo que usted escribió? 109

110 110 Se debe hacer antes de la reunión de cierre para tratar los siguientes aspectos: Revisión de los hallazgos Acordar las conclusiones de la auditoria Preparar las recomendaciones si estuvieran especificados con anterioridad Comentar sobre las actividades de seguimiento y cierre de No Conformidades 110 Preparación de las conclusiones de la auditoria

111 Es presidida por el auditor líder del equipo auditor, en ésta se presentan los hallazgos, No Conformidades y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado. Cualquier opinión relativa a las No Conformidades y/o conclusiones entre el auditor y el auditado deben discutirse y en lo posible solucionarse, si no se llega a un acuerdo, ambas opiniones deben registrarse. Reunión de Cierre de la Auditoria 111

112 Responsable el Líder del equipo auditor Es el producto último del auditor, por medio del cual expone sus observaciones, conclusiones y recomendaciones por escrito y que es remitido a la dirección de la organización auditada. Contiene juicios fundamentados en las evidencias con el objeto de suministrar suficiente información acerca de los desvíos más importantes Recomendaciones mejoras a la conducción de las actividades y ejecución de los procesos. PRESENTACION DE INFORMES PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA 112

113 El informe de la Auditoría brinda la oportunidad para: Captar la atención de la alta Dirección Mostrar los beneficios que ofrece este tipo de examen. Cubre dos funciones básicas: 1.Comunica los resultados de la evaluación del sistema de gestión ambiental y el cumplimiento de la legislación ambiental vigente y aplicable. 2. Persuade a la dirección de la organización para adoptar determinadas acciones y, cuando sea necesario llama su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones. 113

114 En el informe de la Auditoría ambiental …. El auditor debe combinar el análisis de la información primaria solicitada al empresario y consignada en los formularios de captura de información, con la información obtenida de las observaciones realizadas durante la visita a la planta, las entrevistas sostenidas con el personal operativo y su experiencia como auditor. El resultado debe ser el concepto objetivo de un experto sobre el actual desempeño ambiental de la empresa. El lenguaje y las formas de presentación de los hallazgos deben ser sencillos y fáciles de comprender para el empresario y los funcionarios que evalúen el documento. 114

115 115 Propósito del informe …. Describir las No Conformidades y, proveer las bases que permitan definir las acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas. El informe además debe presentar todos los antecedentes sobre cómo, cuándo y quién realizó la Auditoría Ambiental, de forma tal de entender los elementos que permitieron llegar a las conclusiones que se indican y el grado de certeza que ellos. 115

116 116 Es necesario tener en cuenta determinadas características en el momento de elaborar informes, con el objeto de mantener un suficiente nivel de calidad. Trascendencia. Exactitud y beneficios de la información. Calidad. Objetividad. Claridad. Precisión. 116 Métodos de presentación del Informe

117 117 Trascendencia: Los temas incorporados deben ser lo suficientemente significativos como para merecer ser informados y captar la atención de la dirección. Exactitud y beneficio de la información: El contenido del informe sea digno de crédito, es decir que debe expresar exactitud en los juicios, los que deberán ser justos e imparciales. La validez del informe puede ser cuestionada si el mismo falla en su exactitud. 117

118 118 Objetividad y enfoque: Las observaciones deben ser presentadas de manera clara y objetiva. La información necesaria para lograr un enfoque adecuado del informe formará parte de los papeles de trabajo e incluirá: Definición de la naturaleza y alcance de la auditoria. Información acerca del volumen y la naturaleza de las operaciones. Información de los aspectos deficientes y los aspectos satisfactorios. 118

119 119 Precisión y claridad: el informe debe ser tan corto como sea posible, utilizando un estilo de redacción claro, preciso y simple. Un informe conciso y completo merecerá la atención adecuada por parte del auditado, cosa que no pasara si el texto es demasiado extenso. Contribuye a claridad los siguientes aspectos: No suponer que los auditados tienen conocimientos técnicos. El estilo del informe debe indicar un significado claro, evitando las palabras o términos técnicos. 119

120 120 Durante el transcurso de la auditoria, el auditor líder o el mismo auditor revisará el trabajo de los auditores y se asegurara que los papeles de trabajo reúnan evidencias suficientes y competentes, que avalen las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Por lo tanto, será responsabilidad del auditor que el informe revele todos los aspectos de interés que contribuyan al objetivo fundamental de la auditoria 120 Redacción del informe de Auditoria Interna

121 121 Redacción del informe de Auditoria Interna En general, un informe consta de tres partes: Resumen: Contiene una declaración de conformidad con los criterios de la auditoría, una corta sinopsis de los hallazgos de la auditoría Las observaciones detalladas y las referencias a la evidencia objetiva observada se escriben en la lista de chequeo y se anexan al informe. Si la auditoría era para evaluar la conformidad del sistema de la organización, el informe debe incluir el grado de cumplimiento de sus objetivos y metas.

122 122 No Conformidades: Habitualmente se presentan en detalle en un formato separado por cada No Conformidad. Se le puede dar nombre a cada No Conformidad para referenciarla. Si los elementos de la lista de chequeo han sido numerados, se puede citar este numero sobre al No Conformidad. Recomendaciones: Son opcionales No especifican como mejorar, sino solamente que mejorar. Se relacionan con la eficiencia del proceso auditado y la retroalimentación sobre el resultado del proceso. Se pueden hacer recomendaciones acerca e las políticas y procedimientos escritos, particularmente si se pueden aclarar mas.

123 123 El formato del informe de auditoría La lista de chequeo de auditoría Los formatos de reporte de no conformidades, RNC Una copia del procedimiento auditado Opcional, adjuntar al formato de reporte de no conformidades, las fotocopias de las evidencias objetivas encontradas durante la auditoría FINALIZACION DE LA AUDITORIA La auditoría finaliza cuando se hayan realizado todas las actividades descritas en el Plan de Auditoría y el Informe de Auditoría se haya distribuido. 123 COMPOSICIÓN DEL INFORME

124 124 Formato Lista de Chequeo Auditoría NºLISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIAPagina Nº Ref.Pregunta / RequisitoObservaciones o X Firmas del Equipo Auditor:

125 125 Formato Reporte de Auditoría Interna Nombre del ProcedimientoVersión Nº.Fecha de la Auditoría Equipo Auditor Personas Auditadas RESULTADO DE LA AUDITORÍA Conforme No Conforme (Véanse las NC abajo) RESUMEN DE LA AUDITORIA NC NºDESCRIPCIONMenorMayor RECOMENDACIONES Firmas del Equipo auditor

126 SEGUIMIENTO Y REVISION DE LA AUDITORÍA Durante la fase de seguimiento de la auditoría, el auditor debe verificar que ha habido respuesta a cada una de las solicitudes de acciones correctivas, que se encuentren implantadas y sean adecuadas con su finalidad y sean cumplidas. El auditor debe quedar satisfecho de que las acciones correctivas tomadas corrigen el problema y con esto se evita su recurrencia. SEGUIMIENTO. La organización auditora debe mantener un programa de seguimiento y generar evidencia de ello. El método para monitorear el seguimiento debe ser contemplado en el programa de auditoría. 126

127 SEGUIMIENTO. El sistema debe ser estructurado de tal modo que suministre lo siguiente: a) Identificación de la auditoría, el auditor líder, los miembros del equipo auditor y la organización auditada. b) Fecha de inicio y finalización de la auditoría. c) Número del reporte de auditoría, número de solicitudes de acción correctiva. d) Fecha de vencimiento de las respuestas a las acciones correctivas y estado de avance. e) La fecha reprogramada de auditoría (cuando sea aplicable). Cuando una respuesta de la organización auditada no es recibida en la fecha establecida, el grupo auditor debe notificar de su incumplimiento y reportarlo a las autoridades respectivas. 127

128 ACCIÓNES DE SEGUIMIENTO. a.Las respuestas a todas las solicitudes de acción correctiva deben ser emitidas dentro del período establecido. b.El auditado debe determinar la acción correctiva requerida para garantizar la efectividad del sistema a corto y a largo plazo, debe ser confirmada por escrito. c.El auditor líder debe evaluar la efectividad de las acciones establecidas (conjuntamente con cualquier evidencia de apoyo) y dependiendo de la naturaleza de la deficiencia (y requisitos del procedimiento de auditoría) procederá a: Aceptar la acción correctiva con la evidencia entregada. Programar una visita adicional para verificar la eficacia de la acción correctiva. d.El seguimiento de los detalles debe ser registrado y firmado por el auditor líder (generalmente en la solicitud de acción correctiva). 128

129 129 Una vez finalizada la ejecución del seguimiento, se deberá presentar un informe que incluya: El grado de cumplimiento de las acciones correctivas. Los logros más importantes obtenidos con las medidas adoptadas. Las recomendaciones que no hayan sido implantadas, indicando las causas que justifican la falta de implementación, impacto de la no implementación y un detalladlo plan de acción que se deberá ejecutar. 247 INFORME DE SEGUIMIENTO

130 CIERRE. El cierre de las no-conformidades encontradas durante la auditoría debe estar soportado en la verificación de evidencias objetivas que certifiquen el cumplimiento satisfactorio de la misma. Una vez que se verificó que las acciones correctivas han sido implantadas satisfactoriamente, el auditor líder debe emitir una carta de cierre de acciones correctivas, dirigida a la gerencia del área auditada. 130

131 131 Calidad Conocimientos y habilidades específicos en Calidad Conocimiento y habilidades genéricas Medio Ambiente Conocimientos y habilidades específicas en medio ambiente COMPETENCIAS Y ATRIBUTOS DEL AUDITOR ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP 131 EDUCACIONEXPERIENCIA EXPERIENCIAFORMACION COMO LABORALEN AUDITORIAS AUDITOR ATRIBUTOS PERSONALES

132 La confianza y la seguridad en el proceso de auditoría dependen de la competencia del personal que realiza la auditoría. Para llegar a ser auditor, una persona debería: Demostrar capacidad para aplicar el conocimiento y habilidades necesarios para realizar las auditorías. Educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría son los medios por los cuales una persona adquiere el conocimiento apropiado y habilidades para llegar a ser un auditor. ATRIBUTOS PERSONALES 132

133 Principios, procedimientos y técnicas de auditoría, para posibilitar que el auditor seleccione los que son apropiados para diferentes auditorías. Documentos del sistema de gestión y de referencia, para posibilitar que el auditor comprenda el alcance de la auditoría y aplique los criterios de la auditoría. Situaciones organizacionales, para posibilitar que comprenda el contexto operacional de la organización. Leyes y reglamentaciones aplicables, y otros requisitos pertinentes a la disciplina, para posibilitar que el auditor conozca los requisitos que se aplican a la organización auditada y trabaje de acuerdo con ellos. 133 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES 133

134 134 Métodos y técnicas de gestión ambiental, para posibilitar que el auditor examine los sistemas de gestión ambiental y genere hallazgos de auditoría y conclusiones apropiados. Ciencia y tecnología ambiental, para posibilitar que el auditor comprenda las relaciones fundamentales entre las actividades humanas y el medio ambiente. Los aspectos técnicos de las operaciones, para posibilitar que el auditor comprenda la interacción de las actividades, productos, servicios y operaciones del auditado. ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP 134 CONOCIMIENTO Y HABILIDADES ESPECIFICAS

135 135 Para adquirir la experiencia necesaria para llegar a ser auditor, una persona necesita: Experiencia laboral en una posición técnica, gerencial o profesional que involucra el ejercicio de criterio, resolución de problemas y comunicación con otro personal gerencial o profesional. Formación como auditor, que contribuya al desarrollo del conocimiento. ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP 135 EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y FORMACIÓN

136 136 COMPETENCIAS SEGÚN NTC ISO 19011

137 137 La evaluación inicial de las personas que desean llegar a ser auditores. La evaluación de los auditores como parte de un proceso de selección de equipo auditor. La evaluación continua del desempeño de los auditores para identificar las necesidades y mejora. 137 ETAPAS PARA LA EVALUACIÓN DE AUDITORES

138 138 El proceso de evaluación comprende cuatro pasos principales. Identificar las cualidades y atributos personales y los conocimientos y las habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoria. Establecer los criterios de evaluación. (años de experiencia, numero de auditorias, horas de formación en auditoria, desempeño, habilidades demostradas). Seleccionar el método de evaluación adecuado. Realizar la evaluación. ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP 138 EVALUACIÓN DEL AUDITOR


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