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Taller - Practico ACCIONES CORRECTIVAS Ing. Aura R. Gómez Avellaneda Diciembre 9 de 2013.

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1 Taller - Practico ACCIONES CORRECTIVAS Ing. Aura R. Gómez Avellaneda Diciembre 9 de 2013

2 Objetivo General Suministrarherramientaspara fortalecera losprocesosenlageneracióndeacciones correctivas eficaces, que permitan incentivar elmejoramientocontinuoalinteriordela institución.

3 Objetivos Específicos Fortalecerconceptos asociados con la Acción Correctiva. Repasar el procedimiento establecido dentro del SGC la formulación de Acciones Correctivas. para Generar Acciones Correctivas para los procesos del SGC.

4 Contenido 1 Acciones Correctivas ······ ConceptosBásicos Procedimiento de Acción Correctiva Técnicas para análisis de causas Ejercicios Prácticos: Generación de Acciones Correctivas 2

5 ; A 1 Acciones Correctivas

6 : ConceptosBásicos No Conformidad Incumplimiento de un requisito Acción correctiva (8.5.2) Accióntomadaparaeliminar la causadeunaunanoconformidad detectada u otra Ejemplos: situaciónindeseable I I I formatos NTC-ISO 9000:2005 Creación Controles Capacitación Entrenamiento Modificación Procedimiento

7 Conceptos Básicos Corrección Accióntomadaparaeliminar una no conformidad detectada. NTC-ISO 9000:2005

8 vuelvan a ocurrir EFECTO Las acciones deben ser apropiadas a los efectos de las NC encontradas NTC-ISO 1400:2004; NTC-OHSAS 18001:2007;NTC-ISO 9001:2008 Procedimiento documentado para definir los requisitos para: Revisar no conformidades (incluyendo las quejas clientes). Determinar o investigar las causas de las NC. Evaluar la necesidad de adoptar acciones paraasegurarse de que las NC no vuelvan a ocurrir. Con el objeto de prevenir que NO CONFORMIDAD ENCONTRADA (SGC)

9 vuelvan a ocurrir Determinareimplementarlasacciones EFECTO ~ Apropiadas Registrar : No conformidad Análisis de causas Acciones tomadas Verificación de las acciones Eficacia de las acciones NTC-ISO 9001:2008 necesarias. Registrar resultados de las acciones tomadas. Verificar acciones correctivas tomadas Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas. Cualquier cambio se debe incorporar a la documentación del SGC Con el objeto de prevenir que NO CONFORMIDAD ENCONTRADA (SGC)

10 2. Describe la NC, en el formato Acciones Correctivas (Líder de proceso y/o Equipo Auditor 1. Identificar el Problema o No Conformidad ( Líder de proceso y/o el personal involucrado, Equipo Auditor) 3 Analizar las Causas (Líder de proceso) 4. Definir el Plan de Acción (Líder de proceso) 8. Cerrar la acción Planteada (Líder de Proceso, Líder de Proceso Sgto. Inst.: Auditoría) 5. Ejecutar las Acciones (Líder de Proceso Funcionario designado) 6. Verificar el cumplimiento del plan de acción (Líder de Proceso – equipo auditor) 7. Verificar la Eficacia de las acciones (Líder de Proceso, Equipo Auditor) Técnicas de Análisis de Problemas

11 .r 1.IdentificacióndeProblema Quejas y Reclamos Quejas y Reclamos Control de Procesos Control de Procesos Métodos de Trabajo Métodos de Trabajo Internas Auditorias Normatividad 9001, entre otros Normatividad 9001, entre otros Planes de Acción Planes de Acción Evaluación satisfacción del cliente 1. Identificación del Problema 1. Identificación del Problema Control de Producto/ Servicios Control de Producto/ Servicios Desempeño de Procesos Materias Primas No Conforme

12 No conformidad

13 Favor determinar si los siguientes enunciados cuentan con los componentes de las no conformidades: No existe registro de las acciones tomadas ante los 4 reclamos reportados por los estudiantes el día con respecto al servicio prestado, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento de Quejas y Reclamos, Rev. 1 del No se evidenciaron los resultados de la selección, evaluación y reevaluación de proveedores del 1er. semestre del 2009, incumpliendo lo establecido en la GACM01 Guía para Evaluación, Selección y Reevaluación de Proveedores. Evidencias: Carlos Flórez (Mantenimiento), Friokol y Diseño y Color (Impresos). No existe evidencia de la realización de las evaluaciones de desempeño y del respectivo plan de capacitación/formación, como se establece en el P Procedimiento Desarrollo de Competencias, Rev. 2 del

14 2. Técnicas para análisis de causas Técnicadelostres¿porqué? 1.Definición Problema 1.Definición Problema 4. Responder 1er Porque,/ 4. Responder 1er Porque,/ 5. Responder 2do Porque 5. Responder 2do Porque 2.Identificar Responsables 2.Identificar Responsables 3. Estudio de Los síntomas 3. Estudio de Los síntomas 6. Responder 3er Porque 6. Responder 3er Porque Análisis de causas Responder: Por qué Cómo Cuándo Dónde Quien Identificarlo

15 I Plantilla para aplicación de la Técnica de los tres ¿Por qué? ANALISIS DE CAUSAS VARIABLE Aplica 1. ¿Por qué?2. ¿Por qué?3. ¿Por qué? SiNo 1. Talento Humano: Fallas presentadas bajo la responsabilidad de talento humano. Ej: desconocimiento, desempeño, olvido. 2. Materiales/Insumos: Fallas a nivel de cumplimiento de especificaciones que afectan la calidad del producto. Ej: Materia Prima, Información. 3. Medición: Fallas en los mecanismos de control establecidos en el proceso. Ej: Indicadores del SGC. 4. Metodología: Fallas que se presentan en la documentación que integra el SGC en cuanto a su nivel de cumplimiento y conformidad con los requisitos de la organización, de la norma y legales.

16 Notas: 1. Recuerde que no es necesario que apliquen las seis (6) variables definidas, la aplicación de una u otra depende de conformidad analizada. las causas que generan la no 2. Recuerde que para una variable analizada, no es necesario que apliquen los tres porqués, es decir, puede aplicar uno o dos por qué? solamente (esto de pende de la situación analizada). 3. Recuerde que el 1. Por qué?, 2. Por qué ? y 3 Por qué? están relacionados, es decir, el siguiente es consecuente con el anterior. 4. Recuerde que para una variable pueden haber varias causas independientes cada una con sus respectivos por qués? por analizar, por ejemplo: Ver Variable 1. Talento Humano (2 filas) VARIABLE Aplica 1. ¿Por qué?2. ¿Por qué?3. ¿Por qué? SiNo 5. Infraestructura/Equipos: Falla con respecto al desempeño de los equipos que se utilizan durante la realización del producto o la prestación del servicio. Ej: Cumplimiento del mantenimiento preventivo. 6. Factores Externos: Hace referencia a todos los agentes generadores del medio que inciden directamente en la conformidad de los requisitos establecidos en el SGC. Ej: Hechos de la naturaleza, actos o ausencia de actos del gobierno, actos de desorden civil, leyes. I Plantilla para aplicación de la Técnica de los tres ¿Por qué?

17 En el planteamiento de las acciones: Incluir la corrección dentro del plan de acción establecido (redactar la acción en infinitivo). Este lineamiento es obligatorio, definido por la institución. Redactar las acciones correctivas en infinitivo y claramente, por ejemplo: Elaborar, aprobar e implementar el procedimiento de quejas y reclamos PSE.04. Elaborar el procedimiento. Paracada causa analizada debe existir una acción correctiva, en algunos casos una acción apunta a varias causas. Asignar responsable (cargo), en caso de que el mismo cargo sea ocupado por varias personas, registrar adicionalmente al cargo el nombre. Establecer fechas límite (reales) para la ejecución de la acción y acordes con la acción definida. Validar que las acciones definidas realmente eliminen el problema. El plan de acción debe ser definido por un cargo con autoridad (Líder de proceso y/o grupo primario). Incluir como última actividad del plan de acción, la actividad asociada con el monitoreo de la eficacia de la acción correctiva. Este lineamiento es obligatorio, definido por la institución.

18 Cumplió PLAN DE ACCION No. ACTIVIDADRESPONSABLEFECHA LIMITE VERIFICACION FECHA VERIFICACION EVIDENCIA Cumplió NoNo RESPONSABLE DE VERIFICACION:

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