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HABILIDADES DIRECTIVAS MODULO 2. COMUNICACION Comunicación: Es la transferencia de información de una persona a otra. El propósito: que el receptor comprenda.

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1 HABILIDADES DIRECTIVAS MODULO 2

2 COMUNICACION

3 Comunicación: Es la transferencia de información de una persona a otra. El propósito: que el receptor comprenda el mensaje de acuerdo a lo previsto

4 Su interpretación siempre es subjetiva y está sujeta a un amplio margen de error Símbolos Palabras Imágenes Acción – comunicación no verbal öAcción: algo que se hace öOmisión: algo que no se hace öVacío de credidibilidad: cuando no coincide lo que se dice con lo que se hace El lenguaje corporal öContacto visual öMovimiento de ojos öSonrisas öFruncimiento de cejas o arrugar la frente öOtros: Movimiento de manos Inclinación hacia delante o atrás Cruzar brazos y piernas Suspirar o bostezar

5 Tipos de comunicación Ascendente Descendente Instrucciones de trabajo

6 Reuniones sociales Política de puertas abiertas Reuniones con empleados Ascendente: distintos tipos Escucha Cuestiona- miento

7 Otras formas de comunicación Comunicación lateral Redes Defensor de derechos de los trabajadores Comunicación informal Redes naturales El rumor

8 Lineamientos para reuniones grupales eficaces uDistribuya con anticipación el temario y el material de referencia uEspecifique el objetivo uIntegre el grupo adecuadamente uAliente la expresión de puntos de vista minoritarios uSepare la generación de ideas de la evaluación de ideas uHaga explícitos los supuestos uLegitime actitudes de cuestionamiento uControle discusiones irrelevantes uPonga a prueba el apoyo a una decisión uEvalúe la eficacia del grupo uConcluya con un comentarios positivo y asigne responsabilidades

9 TRABAJO EN EQUIPO

10 EQUIPOS DE TRABAJO Desde los principios de la humanidad existe la unión de fuerzas. Por que el trabajo en equipo es importante: Mezcla de habilidades. Promueven el cambio en una organización Desarrollan habilidades individuales que sirven para la misión del equipo Las tareas cada vez mas complejas requieren sumar mas esfuerzos

11 Definición de Grupo Un numero de personas que se comunican unas con otras a menudo en un Lapso de tiempo y que son tantas como para que cada una de ellas pueda Comunicarse con todas las demás, no a través de otras personas sino indirectamente. Conjunto de personas que establecen una relación que los lleva a unir sus Esfuerzos para alcanzar objetivos o propósitos comunes, aceptando algunas Normas o reglas de funcionamiento generales. Etimológicamente Proviene de la palabra Germana KROPT, que significa bulto. CONCEPTOS

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13 Definición de Equipo de Trabajo Conjunto de personas altamente organizadas y orientadas hacia la consecución de una tarea común. Lo compone un numero reducido de personas que adoptan e Intercambian roles y funciones con flexibilidad de acuerdo con normas establecidas y que disponen de habilidades para manejar sus relaciones con otras personas en un clima de mutuo respeto y confianza. Un numero pequeño de personas, con destrezas y habilidades complementarias, quienes están comprometidos a una misión o tarea Etimológicamente Del francés equipage, que se entiende como tripulación. CONCEPTOS

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15 Grupo y Equipo Cuadro Comparativo de Diferencias CARACTERISTICASGRUPOEQUIPO Cantidad de miembros Numero de miembros Objetivo Común Etimología Nivel de Organización Normas Tareas y Funciones Numeroso (mas de 15) Variable Definido Kropt= Bulto Bajo Muy flexible Indefinida Reducido (menos 15) Estable Definido Equipage= Tripulación Alto Flexible Definidas CONCEPTOS

16 Características de los equipos Todos los grupos tienen características que los hacen únicos a cualquier otra forma de interacción humana. 1.Misión Clara. Objetivos comunes y tareas aceptadas 2.Numero Reducido de personas 3.Organización y funciones decididas 4.Unicidad y totalidad 5.Compromiso personal 6.Limites y disciplina 7.Presencia de un vinculo interpersonal 8.Convergencia de esfuerzos 9.Aprovechamiento del conflicto 10.Conciencia de situación interna CONCEPTOS

17 Tipos de equipos de trabajo o Propósito (Reducir la merma) o Duración (una campaña) o Funcionales o interfuncionales (Equipo de ventas, Gerencias) o Dirigido o Auto administrado (Milán, Gotcha)

18 Motivos por los cuales se integra un equipo de trabajo Para fijar metas Para analizar o asignar la forma de realizar una actividad o proceso Para analizar la forma en que el equipo opera y establecer normas Establecer las relaciones entre las personas que hacen el trabajo Para fortalecer procesos y relaciones interpersonales INTEGRAR EQUIPO DE TRABAJO

19 Quienes pueden integrar un equipo de trabajo en su organización 1. Toda empresa esta conformada por un grupo 2. Todo grupo tiene subsistemas 3. Seleccionar los puestos clave para la conformación del equipo INTEGRAR EQUIPO DE TRABAJO

20 Empresa Y Dirección Departamento ventas Sucursales Departamento Administrativo Recursos Humanos Contabilidad Almacén y logística Jefe ComprasJefe repartos Meta A. Aumento de ventas analizando el mercado Meta B. Entregas deficientes, quejas de clientes INTEGRAR EQUIPO DE TRABAJO

21 Tarea Clave Consenso. Significa que cada miembro del grupo tenga la oportunidad De influenciar la decisión final. El consenso no puede ser alcanzado por mayoría o por promedio Se dice que se tomo una decisión por medio del consenso cuando todas las partes están satisfechas con el resultado final. Nadie siente que sus intereses vitales o valores, son violados por la decisión TAREAS CLAVE

22 DINA MI CA

23 Habilidades para el logro del consenso Presentar ideas en la forma mas lógica y lúcida posible No asumir que alguien debe ganar y alguien debe perder cuando la discusión llega a un punto de estancamiento Distinguir entre lo que son ideas relevantes de simples opiniones Evitar las técnicas para reducir conflictos. (Mayoría, promedios y regateo) Las diferencias de opinión deben considerarse no solo normales sino necesarias Posponer las decisiones para dar tiempo de reconsiderar y analizar las implicaciones de una solución Piensa antes de hablar, escucha antes de objetar TAREAS CLAVE

24 Técnica Tormenta de ideas para solución de problemas 5 REGLAS DE LA TORMENTA DE IDEAS 1.No debe criticarse ninguna idea 2.Fomentar la libertad de pensamientos 3.Concentrarse en conseguir el numero máximo de ideas 4.Registrar cada idea, aun si se repiten 5.Incubar todas las ideas, sin rechazar nada de entrada 6 PASOS PARA LLEVAR A CABO UNA REUNIÓN DE TORMENTA DE IDEAS 1.Escribir las reglas de la tormenta de ideas y pegarlas en una pared 2.Escribir el tema de la tormenta de ideas 3.Hacer que las ideas fluyan 4.Registrar todas las ideas fluyan 5.Incubar las ideas 6.Evaluar las ideas y recopilar todos los datos TECNICAS

25 Roles de los integrantes Existen 8 roles basados en la contribución útil para un equipo de trabajo 1.Trabajador de la compañía. Es conservador, cumplidor del deber, predecible. Tiende a la falta de flexibilidad, no responde a ideas nuevas. 2. Presidente. Calmado, seguro de si mismo, controlado. Capaz de relacionarse y aceptar a todos los que puedan contribuir, juzga por meritos, gran apego al objetivo. Manipulador 3. Dirigente. Muy tenso, simpático y dinámico. Con empuje y capacidad para cuestionar y sincero consigo mismo. Tiende a ofenderse a la irritación y es impaciente 4. Cerebro. Es individualista, serio, heterodoxo. Genio, imaginativo, creativo. Vive en los sueños, descuida detalles y protocolo. ROLES

26 5.Investigador de Recursos. Sombrío, flemático, prudente. Capacidad para relacionarse, exploración de lo nuevo, habilidad para responder al reto. Tiende a perder interés rápidamente, proyectos incompletos 6.Evaluador-monitor. Extrovertido, entusiasta, curioso, comunicativo. Carece de inspiración y no es capaz de motivar a los demás. 7.Trabajador en equipo. Orientado socialmente, suave, sensible con habilidad para responder a las personas y ante las situaciones, negociador, indeciso en momentos de crisis. 8.Completador. Callado, analista, mesurado. Toma las ideas de los demás y las pone en practica. Egoísta y con ideas de superioridad. ROLES

27 Colaboración VS Competencia Colaborar. Realización conjunta de un trabajo o tarea Competencia. Rivalidad, oposición de quienes aspiran a conseguir lo mismo La mayor parte de las empresas fomentan la competencia. La colaboración es el camino para lograr resultados satisfactorios Cuando el clima es de competencia, solo unos cuantos ganan. La competencia es reflejo de equipos disfuncionales. Colaborar

28 Características que nos hacen competitivos I.Prejuicios. II.Ego desarrollado III.Exageración de nuestras fortalezas IV.Individualismo V.Ignorar las ideas brillantes (Inseguridad) VI.Rigidez en las ideas VII.Falta de reconocimiento de talentos VIII.Ganar es lo importante Colaborar Reconocer y Dominar estas características de personalidad, desarrollara la colaboración

29 Signos que demuestran un equipo de trabajo disfuncional 1.Existen visiones de futuro diferentes e incompatibles entre sí 2.Algunos miembros no pueden describir la misión del equipo 3.Las reuniones son improductivas y largas 4.Una pequeña minoría tiene una participación mayoritaria 5.Los desacuerdos se discuten en privado 6.Las decisiones son tomadas por unos pocos 7.Hay falta de transparencia y confianza 8.Existe confusión en cuanto a las funciones y tareas 9.Existe un exceso de personas con los mismos recursos y/o carencias 10.No hay auto-evaluación periódica de funcionamiento Si tu no piensas como yo, tu estas equivocado Equipos disfuncionales

30 DINA MI CA

31 Etapas de desarrollo de los equipo de trabajo ETAPACARACTERISTICAS PRE- EQUIPOReconocer la necesidad del cambio Dudas con respecto al éxito Inseguridad de cual será el rol a desempeñar Se están definiendo valores organizacionales Rediseño de los procesos Reconfiguración de roles Mas apego a roles de carácter personal NUEVO EQUIPO Se transfieren responsabilidades programadas con orden y calendarización Tareas sin barreras departamentales Establecimiento metas apegadas a misión, visión y valores Actitudes de trabajo en equipo Enfoque mas en necesidades del equipo Mayor información para compartir con el equipo Etapas

32 ETAPACARACTERISTICAS EQUIPO MADUROInversión de gran cantidad de tiempo en mejoras. Manejo de responsabilidades en forma exitosa Se asumen responsabilidades mas especializadas Se asumen responsabilidades y cooperación para lograr el objetivo común. ETAPAS

33 Posibles Disfunciones del trabajo en equipo Toma de decisiones prematuras Dominio personal Formas contrarias Consumo de tiempo para toma de decisiones Dominio minoría Responsabilidad ambigua

34 Trabajo en equipo: cuando los integrantes de un equipo conocen los objetivos, contribuyen responsable y entusiastamente a las tareas y se apoyan entre sí. 4 elementos: Un entorno de apoyo Coincidencia entre habilidades y requerimiento de roles Metas supremas Retribuciones a los equipos (no necesariamente económicas)

35 Ciclo de vida de un equipo Formación Ajuste Equilibrio Desempeño Desintegración

36 Etapas usuales de la consolidación de equipos Identificación de un problema Recolección de datos relevantes Retroalimentación y confrontación de datos Experiencia de resolución de problemas Aplicación al trabajo y seguimiento

37 Comparación de roles de supervisión Estructura tradicional Figura de autoridad Experto Maestro Solucionador de problemas Coordinador Estructura de equipos autodirigidos Entrenador y asesor Dirigente y alentador Asignador de recursos Administrador de enlace Facilitador

38 NEGOCIACION

39 Esquema de una negociación Posición (lo que digo que quiero) Interés (lo que realmente quiero y no estoy dispuesto a resignar) Opciones (todas las ideas que se nos ocurren) Estándar objetivo (por ej.: niveles de salarios del mercado) Alternativa(fuera de la mesa de negociaciones) Propuesta AcuerdoNo acuerdo


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