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Organización y Administración de Empresas ABAD CEPEDELLO ASESORES S.L. Isabel Mª Abad Patilla Mª Carmen Molero Almazán.

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1 Organización y Administración de Empresas ABAD CEPEDELLO ASESORES S.L. Isabel Mª Abad Patilla Mª Carmen Molero Almazán

2 ÍNDICE Análisis descriptivo Historia Actividades Características de la empresa Elementos estructurales Análisis de varios puestos de trabajo Análisis de varios puestos de trabajo Organigrama Análisis de la estructura formal de la empresa Análisis de la estructura formal de la empresa Análisis de procesos (organigrafo) Análisis de procesos (organigrafo) Mapa de procesos Análisis de la cultura y los valores de la organización Análisis de la cultura y los valores de la organización Outsourcing

3 Factores de contingencia Análisis político de la organización Análisis político de la organización Análisis del entorno Análisis de la tecnología Análisis de la tecnología Análisis de la estrategia Configuración organizativa Configuración organizativa

4 ANÁLISIS DESCRIPTIVO Historia ABAD CEPEDELLO ASESORES S.L. Fue fundada en (1997) por Rafael Abad (trabajaba como profesional independiente y en 1997 paso a ser sociedad), en sus comienzo era una pequeña empresa dedicada a la asesoría de pequeñas empresas de la capital cordobesa. Con el tiempo el número de clientes y las tareas realizadas por la organización fueron creciendo. ÍNDICE

5 Años más tarde los hijos del fundador se incorporaron a la empresa quedando a cargo de cada uno de los departamentos en los que se podían dividir las actividades de la sociedad: Rafael Abad graduado social DEPARTAMENTO LABORAL Juan Abad economista DEPARTAMENTO FISCAL Jose Luis Abad abogado DEPARTAMENTO JURÍDICO

6 En la actualidad la empresa se dedica al asesoramiento de grandes empresas, pymes y particulares, en materia económica, laboral, fiscal y jurídica; financiera y contable; estudios de mercado y opinión; análisis, desarrollo e implantación de proyectos económicos y empresariales. Descentralización de servicios en la provincia mediante la colaboración de FELIX COBOS ASESORES,S.L. una pequeña asesoría localizada en Bujanlance. Y Grac Asesores S.L. (Adamuz)

7 Abad Asesores continua a cargo de los hermanos Abad, quienes han continuado con el negocio manteniendo el carácter familiar y personalista de la sociedad. De este modo durante los últimos años se ha incorporado la siguiente generación de la familia Carmen e Inmaculada Abad. La empresa continúa teniendo una base familiar, aunque con los años se ha mantenido actualizada dentro del ámbito empresarial, modernizándose continuamente. Hoy por hoy cuenta con unos 25 empleados y un amplio número de clientes, incluyendo entre ellos empresas con influencias y actividades en el extranjero ÍNDICE

8 Actividades ASESORAMIENTO A EMPRESAS Y PARTICULARES EN MATERIA ECONOMICA, LABORAL, FISCAL, FINANCIERA Y CONTABLE ESTUDIOS DE MERCADO Y OPINION ANALISIS, DESARROLLO E IMPLANTACION DE PROYECTOS ECONOMICOS Y EMPRESARIALES. ÍNDICE

9 CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA MISIÓN Abad Cepedello Asesores SL. Es una sociedad de carácter familiar y personalista que se dedica al asesoramiento empresarial, tanto de grandes empresas como pymes y particulares. El asesoramiento llevado a cabo por la organización abarca las siguientes materias: económica; laboral, fiscal y jurídica; financiera y contable; estudios de mercado y opinión; análisis, desarrollo e implantación de proyectos económicos y empresariales ÍNDICE

10 VISIÓN A largo plazo lo que esta organización espera es poder seguir ofreciendo a sus clientes los mejores servicios, manteniendo su carácter personalista. Aumentar su influencia en el mercado empresarial y seguir siendo pionera en el área del asesoramiento empresarial. Para ello cuenta con su desarrollo tecnológico y la comodidad y garantía de los servicios prestados a sus clientes. ÍNDICE

11 Análisis de Puestos Preguntas realizadas a cada puesto: ¿Cuál es el título de su cargo en la organización? ¿Cuál es su misión principal en la organización? ¿Tiene autoridad sobre alguna persona? ¿Cómo se controla la actividad que usted realiza? ¿Con qué personas de la empresa o ajenas a ella colabora? Actividades que suele realizar. ÍNDICE

12 Análisis de puestos Título del puesto: asesor fiscal, jefe del departamento Jerarquía: - Dependencia: nadie, máximo responsable del departamento. Autoridad compartida con los jefes de las demás áreas - Autoridad: sobre el departamento fiscal y el departamento de administración Función específica: supervisión del departamento y contacto directo con los clientes Actividades: contacto y atención directa a los clientes en el ámbito del asesoramiento, delegación de tareas e información sobre temas fiscales, rentas, impuestos, proyectos empresariales Relaciones internas y externas: Internas con todos los miembros de los departamento bajo su mando y colaboradores de otros departamentos, así como las empresas que forman el outsourcing de la sociedad.

13 Análisis de puestos Título del puesto: secretaria de administración Jerarquía: - Dependencia: nadie - Autoridad: jefes de los departamentos Función específica: atención al cliente y comunicación entre los departamentos y los clientes Actividades: control y organización de agendas, calendarios de citas con clientes, atención telefónica y por fax Relaciones internas y externas: internas con los miembros de los departamentos, externas con los clientes que llegan a la empresa o se ponen en contacto con ella.

14 Análisis de puestos Título del puesto: graduado social Jerarquía: - Dependencia: nadie, máximo responsable del departamento laboral - Autoridad: todos los miembros del departamento laboral Función específica: supervisión del departamento y atención directa a los clientes Actividades: contacto y atención directa con los clientes, control y delegación de tareas sobre los aspectos del área laboral perteneciente a los clientes: nominas, seguros, contratos… Relaciones internas y externas: interna con los miembros del departamento bajo su cargo y colaboradores de otros departamentos como el de administración. Externa con los departamentos laborales de las empresas outsourcing

15 Análisis de puestos Título del puesto: contable interno Jerarquía: - Dependencia: jefe del departamento fiscal - Autoridad: personal de administración y contables del departamento fiscal y laboral Función específica: supervisión de la contabilidad interna de la sociedad así como la contabilidad realizada para los clientes Actividades: realización y supervisión de los libros contables, colaboración en la elaboración de rentas y otros servicios prestados a los clientes Relaciones internas y externas: interna con los contables del departamento fiscal y laboral, externa con los contables de las empresas clientes y los departamentos administrativos de las empresas outsourcing ÍNDICE

16 ELEMENTOS ESTRUCTURALES Abad Cepedello SL Departamento Laboral Jefe de departamento Empleado Departamento Fiscal Jefe de departamento Asesor(2) empleado Departamento Jurídico Jefe de departamento abogado becario secretaria Departamento Administrativo ContableAdministrativo secretaria Organigrama: visión general ÍNDICE

17 ORGANIGRAMAS DEPARTAMENTALES DEPARTAMENTO LABORAL JEFE DE DEPARTAMENTO (RAFAEL ABAD, GRADUADO SOCIAL) EMPLEADO

18 DEPARTAMENTO JURÍDICO JEFE DE DEPARTAMENTO (JOSE LUIS ABAD), ABOGADO ABOGADO BECARIO SECRETARIA

19 DEPARTAMENTO FISCAL JEFE DE DEPARTAMENTO (JUAN ABAD, ECONOMISTA-ASESOR ASESOR (CARMEN E INMACULADA ABAD EMPLEADO

20 Depart. administrativo administrativo Contable interno ÍNDICE

21 Análisis de la estructura formal de la empresa Nº niveles: 4 (aunque no todos los departamentos tienen el mismo número de niveles) Criterio de agrupación de departamentos: funcional Tamaño por departamentos: - Dep. Laboral: 5 - Dep. Jurídico: 4 - Dep. Fiscal: 10 - Dep. Administrativo: 2 Tamaño general de la empresa: 21 Span de control medio: 4 Distribución de los puestos: - Cúpula directiva (jefes de departamento): 3 - Directivos de nivel medio (asesores): 2 - Personal operativo: 16 ÍNDICE

22 ORGANIGRAFO CLIENTES ORGANÍSMOS PÚBLICOS GESTION DE IMPUESTOS Y DOCUEMENTOS PARA CLIENTES PRESENTACIÓN DE DOCUMENTACIÓN E IMPUESTOS DE LOS TRABAJADORES DE LOS CLIENTES GESTIÓN E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN GESTIÓN E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN GESTIÓN E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ÍNDICE

23 1 El dep. administrativo lleva a cabo la contabilidad de la sociedad, contando para ello con la información relacionada con cada departamento: nivel de ingresos, cobros pendientes a clientes, costes de los servicios prestados… 2 3 El dep. jurídico se encarga de llevar a cabo los recursos y procesos judiciales de los clientes 5 4 Los departamentos fiscal y laboral tratan los datos relacionados con los recursos económicos, tributarios, laborales de los clientes Relaciones externas de la empresa Relaciones internas de la empresa

24 MAPA DE PROCESOS Plan de negocio Procesos Estratégicos Procesos Clave Clientes Hacienda Pública Procesos de Apoyo Limpieza de las oficinas Administración y contabilidad interna Solicitud del servicio Acciones legales Intercambio de información Gestión de nominas y contabilidad Abogados Asesoramiento Gestión de impuestos Gestión de recursos Actualización de leyes Presupuestos anuales (cobro de los servicios)

25 Análisis de la cultura de la empresa Valores y manifestaciones de la cultura valores Confianza Cooperación Riesgo Tolerancia Igualdad Heterocontrol: asistencia, horarios, rendimiento… Trabajo en equipo: tareas y objetivos compartidos Control de errores: las materias contables y tributarias no son propicias a la experimentación Relaciones directas: transparencia comunicativa Relaciones medianamente horizontales: debido a los pocos niveles de jerarquización ÍNDICE

26 Contexto de ajuste los valores personales y organizativos En este caso nos encontramos ante una organización de tipo normativa, caracterizada por la convergencia de valores entre todos sus componentes, así como un alto grado de lealtad como tendencia personal. Podemos apreciar una influencia simbólica de sus directivos. La forma de la implicación de los trabajadores es moral ÍNDICE

27 Tipo de cultura: Feudo : este contexto cultural se corresponde con niveles de codificación bajos y difusión de la información limitada a las relaciones personales. Normalmente se desarrolla a partir de una autoridad carismática ( en este caso el fundador) que se insinúa en toda la organización mediante una red formada por sus miembros de confianza ( en este caso estaríamos hablando los hijos del fundador). La organización funciona con empatía y buenas relaciones entre la gente. ÍNDICE

28 Cobran vital importancia las relaciones personales, lo importante serían las demandas personales del jefe. Un buen subordinado trabaja con ahínco y es leal a los intereses del superior y los clientes, es digna de confianza y por supuesto debe supeditarse a objetivos organizativos. Dada esta lógica se insiste en las estrategias de coordinación jerárquica aunque también existe una necesidad de compartir valores y creencias comunes. Esta organización se identifica con este tipo de cultura debido a su origen familiar. ÍNDICE

29 Outsourcing Abad Cepedello Asesores S.L. tiene subcontratados algunos servicios a dos empresas externas, esta técnica recibe el nombre de outsourcing Se basa en la descentralización de servicios en la provincia de Córdoba mediante la colaboración de FELIX COBOS ASESORES S.L. (una pequeña asesoría localizada en Bujanlance) y Grac Asesores S.L. (Adamuz) con el objetivo de flexibilizar la estructura de la organización. ÍNDICE

30 Ventajas del outsourcing esta sociedad: - mejora de los procesos - aumento de recursos y capacidades, sin necesidad de realizar inversiones propias - reducción de costes fijos - mayor cuota de mercado - presencia indirecta en otras áreas geográficas del mercado, sin necesidad de traslados ni creación de sucursales.

31 Inconvenientes del outsourcing para esta sociedad: - Posible reducción en los grados de implicación en algunas fases del servicio subcontratado. - Posible descuido de la responsabilidad de la dirección funcional interna respecto a las actividades externalizadas. -Se puede dar el caso de que cualquier error de la empresa subcontratada pueda repercutir en la posición de nuestra organización en el mercado ÍNDICE

32 FACTORES DE CONTINGENCIA Análisis político de la organización Abad Cepedello Asesores es una sociedad limitada, creada en un principio por un único socio y que ahora se encuentra a cargo de sus tres hijos. Mantiene relación con el Colegio de Economistas de Córdoba y el Colegio de Abogados de Córdoba. Sus empleados asisten con frecuencia a cursos realizados por dichas entidades así como a reuniones sobre temas de interés relacionados con el desarrollo de sus actividades laborales ÍNDICE

33 Análisis del entorno La organización se enfrenta y convive con un entorno con las siguientes características: Complejo pero concreto, con posibilidades de una prestación de servicios localizado o descentralizada geográficamente La complejidad es suficiente como para que hagan falta procedimientos que solo se pueden aprender por medio de una preparación amplia, puesto que se trata de empleados profesionales con sus correspondientes titulaciones y cualificación. ÍNDICE

34 Pero a la vez este entorno es lo suficientemente estable como para que su uso pueda ser estandarizado mediante el encasillamiento: repertorio de habilidades que los profesionales están dispuestos a usar y que se aplican a las situaciones conocidas (llamadas contingencias) también normalizadas. La complejidad de este entorno se debe sobre todo a su gran contacto permanente con el ámbito de las leyes económicas, tributarias, laborales, contables y jurídicas, y al continuo cambio que estas sufren como consecuencia de su adaptación a la sociedad actual y sus necesidades. ÍNDICE

35 Análisis de la tecnología Respecto a los medios técnicos podemos decir que son: Sencillos, tratándose de una tecnología rutinaria y de baja regulación. En la su mayoría se tratan de programas informáticos para la gestión de la contabilidad y diferentes hardware de procesamiento de datos. En los últimos tiempos se ha incorporado a la utilización de servicios informáticos facilitados por la Agencia Tributaria para la presentación de información y tributos así como la declaraciones o recursos de tributos y otros documentos tributarios. ÍNDICE

36 Análisis de la estrategia Por niveles: estaríamos ante una empresa competitiva. Con un conjunto de acciones ofensivas y defensivas que permiten mantener o mejorar la posición competitiva de la empresa en el sector para conseguir los objetivos establecidos. Por áreas de actuación: financieras en su gran mayoría ÍNDICE

37 Por actitudes antes las fortalezas/debilidades: patrón defensivo, ofrece una variedad limitada de servicios a un segmento específico del mercado total potencial en mercados muy competitivos. La alta dirección es muy cualificada. Los trabajadores dedican una atención especial a la mejora de eficiencia en la realización de sus actividades (innovación de procesos, mejora de calidad, etc. ) La organización evita los riesgos. ÍNDICE

38 Configuración organizativa Se trata de una configuración burocrática-profesional. En resumen: -ENTORNO COMPLEJO, INCIERTO Y CONTEXTOCONCRETO -TECNOLOGÍA RUTINARIA Y BAJA REGUALCIÓN -GOBIERNO PARTICIPATIVO Y SUBSISTEMACONTROLADO POR PROFESIONALES ESTRATÉGICO-FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS POR PARTE DE LOS PROFESIONALES INDIVIDUALES ÍNIDCE

39 -ESTRATEGÍA BÁSICA: NORMALIZACIÓN ENDÓGENA -PROFESIONALES (EH, AV) FORMALIZACIÓN COERCITIVA BAJA -SPAN DE CONTROL ELEVADO A NIVEL DE PERSONAL OPERATIVO SUBSISTEMA -STAFF ELABORADO ESTRUCTURAL-NO EXISTEN DISPOSITIVOS DE ENLACE -COMUNICACIÓN INTERNA LIMITADA DADA LA AUTONOMÍA PROFESIONAL -AGRUPACIÓN FUNCIONAL O DE MERCADO - TOMA DE DECISIONES EN SENTIDO ASCENDENTE

40 - IDENTIFICADOS CON SU PROFESIÓN Y NO CON LA ORGANIZACIÓN (AUNQUE EN NUESTRO CASO, AL SER UNA EMPRESA FAMILIAR, ESTE ÚLTIMO ASPECTO NO SE DA YA QUE SÍ HAY BASTANTE SUBSISTEMA IDENTIFICACIÓN CON LA ORGANIZACIÓN). CULTURAL-LA ORGANIZACIÓN ES UN MEDIO PARA LOGRAR OBJETIVOS PROFESIONALES - RECHAZO DEL CONTROL SUBSISTEMA- FORMACIÓN PREVIA FUERA DE LA DE RECURSOSORGANIZACIÓN. PERFECCIONAMIENTO -CAPACIDAD DE SERVICIO PERSONALIZADO ÍNDICE

41 BUROCRACIA PROFESIONAL FORTALEZAS: 1.CARÁCTER INTRÍNSECAMENTE DEMOCRÁTICO 2.AUTONOMÍA DE SUS COMPONENTES 3.MEDIO PARA LOGRAR OBJETIVOS PERSONALES DEBILIDADES: 1.PROBLEMAS DE CONTROL 2.PROBLEMAS DE COORDINACIÓN 3.PROBLEMAS DE DISCRECIONALIDAD 4.PROBLEMAS DE INNOVACIÓN ÍNDICE

42 BIBLIOGRAFÍA Entrevista personal con una de las asesoras del departamento fiscal: Carmen Abad Patilla Manual de la Asignatura: Morales Gutiérrez, A. C.(2004) Análisis y diseño de Sistemas Organizativos, Madrid, Civitas Ediciones


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