PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007.

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1 PROJECT MANAGEMENT INTRODUCCION Carlos Greco 2007

2 PROPÓSITO 1.IDENTIFICAR Y DESCRIBIR LAS PRÁCTICAS GENERALMENTE ACEPTADAS 2. UNIFICAR EL LEXICO 3.ANALIZAR PORQUÉ FALLAN LOS PROYECTOS INTRO

3 PROPÓSITO 4. USTED UN PROJECT MANAGER? INTRO

4 Agenda Estructura del Curso QUÉ SE ESPERA DE USTEDES LABORATORIO

5 ACTIVIDAD #1 IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLAMOS TOMEMOS LAS ACTIVIDADES QUE HACEMOS, HAREMOS O HEMOS HECHO EN UN HORIZONTE TEMPORAL DE 1 MES – TODAS LAS ACTIVIDADES QUE NOS INSUMEN NEURONAS, ESFUERZOS, RESPONSABILIDADES Y/O TENSIONES EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR CÓMO DISTRIBUIMOS APROX. LA ASIGNACIÓN DE NUESTRO TIEMPO INTRO

6 PROJECT MANAGEMENT INTRO

7 QUÉ ES UN PROYECTO DEFINICIÓN UN EMPRENDIMIENTO TEMPORARIO PARA CREAR UN PRODUCTO O SERVICIO ÚNICO TEMPORARIO: UN PRINCIPIO Y UN FIN UNICO: PRODUCTO O SERVICIO DIFERENTE INTRO

8 QUÉ ES UN PROYECTO OPERACIONES VS PROYECTOS COMONALIDADES Y DIFERENCIAS OPERACIONES: REPETITIVAS Y CONTINUAS PROYECTOS: TEMPORARIOS Y UNICOS INTRO

9 QUÉ ES UN PROYECTO EJEMPLOS LANZAR UN NUEVO PRODUCTO DESARROLLAR UN NUEVO SERVICIO EFECTUAR UN CAMBIO DE ESTRUCTURA IMPLEMENTAR UN NUEVO SISTEMA CONSTRUIR UNA OBRA IMPLEMENTAR NUEVOS PROCESOS DESARROLLAR UNA CAMPAÑA POLÍTICA INTRO

10 QUÉ ES UN PROYECTO TEMPORARIO UN COMIENZO UN FIN TIEMPO FINITO EL VOCABLO NO APLICA AL PRODUCTO A IMPLEMENTAR TEAMS CREADOS Y DESARMADOS INTRO

11 QUÉ ES UN PROYECTO UNICO PRODUCTO A IMPLEMENTAR/ SISTEMA A INSTALAR / SERVICIO A DESARROLLAR / PROCESO A MODIFICAR / MEJORA A INTRODUCIR / ESTRUCTURA A MODIFICAR SUS RESULTADOS NO EXISTEN A LA FECHA DE INICIO TIENE CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS INTRO

12 QUÉ ES PROJECT MANAGEMENT APLICACIÓN DE CONOCIMIENTO, HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO A LOS EFECTOS DE OBTENER EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO CUMPLIENDO CON LAS RESTRICCIONES PLANTEADAS Y CON LAS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS. INTRO

13 QUÉ ES PROJECT MANAGEMENT APLICACIÓN DE CONOCIMIENTO, HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO A LOS EFECTOS DE OBTENER EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO CUMPLIENDO CON LAS RESTRICCIONES PLANTEADAS Y CON LAS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS. INTRO

14 QUÉ ES PROJECT MANAGEMENT APLICACIÓN DE CONOCIMIENTO, HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO A LOS EFECTOS DE OBTENER EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO CUMPLIENDO CON LAS RESTRICCIONES PLANTEADAS Y CON LAS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS. INTRO

15 ACTIVIDAD # 2 IDENTIFICAR LOS OBJETIVOS QUE QUEREMOS ALCANZAR. TOMEMOS LOS RESULTADOS/LOGROS QUE QUEREMOS OBTENER EN EL MEDIO PLAZO ( POR EJ UNO O DOS AÑOS). EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR LA VISIÓN/MISION PERSONAL Y NUESTRO PLAN ESTRATÉGICO. INTRO

16 ACTIVIDAD # 3 IDENTIFIQUEMOS AHORA ENTRE LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLAMOS COTIDIANAMENTE LAS ACTIVIDADES CON VISIÓN ESTRATÉGICA. ES DECIR DESCARTAR LAS ACTIVIDADES ON GOING – DE RUTINA -- QUE NO ESTEN AFECTADAS A LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS. EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR LA COINCIDENCIA DE LAS TAREAS ENUNCIADAS EN LA ACTIVIDAD #1 Y EN LA ACTIVIDAD # 2. EN OTRAS PALABRAS CUÁL ES EL TIEMPO (Y EL ENFASIS) DESTINADO A LOS PROYECTOS ESTRATÉGICOS EN LA TAREA COTIDIANA. INTRO

17 LA DIFICULTAD DEL PROJECT MANAGEMENT 1. CONFLICTO ENTRE EL DÍA A DÍA Y LA ESTRATEGIA 2. CONFLICTO ENTRE TAREAS ON GOING Y LOS PROYECTOS INTRO

18 QUÉ ES PROJECT MANAGEMENT (SI NOS OLVIDAMOS DE TODA OTRA RESPONSABILIDAD…) DEDICARNOS A GESTIONAR EL PROYECTO. IMPLICA EL BALANCE ENTRE: ALCANCE, TIEMPO, COSTO Y CALIDAD DIFERENTES SOLICITUDES DE LOS STAKEHOLDERS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS (REQUERIMIENTOS IDENTIFICADOS Y NO IDENTIFICADOS) INTRO

19 PROJECT MANAGEMENT FRAMEWORK: LEXICO PROGRAMA: GRUPO DE PROYECTOS COORDINADOS O GRUPO DE PROYECTOS QUE INTERACTÚAN CON OPERACIONES REGULARES. SUBPROYECTOS: SUBSET DE UN PROYECTO STAKEHOLDERS: INVOLUCRADOS DE UNA U OTRA MANERA EN EL PROYECTO. AFECTADOS POSITIVA O NEGATIVAMENTE INTRO

20 PROJECT MANAGEMENT CONTEXTO 1.FASES y CICLO DE VIDA 2.STAKEHOLDERS 3.INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES 4.HABILIDADES GERENCIALES 5.INFLUENCIAS SOCIECONÓMICAS INTRO

21 PROJECT MANAGEMENT CONTEXTO 1. FASES (FINALIZA CON UN ENTREGABLE) PHASE EXITS O KILL POINTS MILESTONES 2. CICLO DE VIDA No confundir Ciclo de vida del Proyecto con el Ciclo de vida del producto INTRO

22 PROJECT MANAGEMENT CONTEXTO STAKEHOLDERS STAKEHOLDERS Identificarlos (Ejemplos) Project Manager Clientes Performing organizations Sponsors Dueños Team Members (y familia) Gobierno Lobbies Sociedad e Interpretarlos INTRO

23 PROJECT MANAGEMENT - - INTERACCIONES LAS ACCIONES LLEVADAS A CABO (O NO LLEVADAS A CABO) AFECTAN OTRAS AREAS DE LAS ORGANIZACIONES. INTRO

24 PROJECT MANAGEMENT - CONTEXTO: INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES LAS EMPRESAS NO ESTÁN ORGANIZADAS COMO ORIENTADAS A LOS PROYECTOS SINO A LAS FUNCIONES. UNA CONSECUENCIA ES QUE LOS RECURSOS ASIGNADOS SON PART TIME. OTRA CONSECUENCIA: EL ESTILO GERENCIAL DEL PROJECT MANAGER PUEDE INTERACTUAR CON ESTILOS JERÁRQUICOS O PARTICIPATIVOS SE RELACIONAN CON LAS CULTURAS EMPRESARIAS Y LOS STANDARDS (NO MANDATORIOS) Y REGLAMENTOS (MANDATORIOS COMO, POR EJEMPLO, CÓDIGOS) AFECTA CULTURAS / NEGOCIACION / PODER INTRO

25 ACTIVIDAD # 4 SELECCIONAR UN PROYECTO (UN PROYECTO QUE SEA IMPORTANTE O SIGNIFICATIVO PARA USTED) IDENTIFIQUEMOS DETALLADAMENTE LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO CLASIFIQUEMOS LOS STAKE HOLDERS SEGÚN SU CAPACIDAD (PODER) DE DEFINIR EL ÉXITO O FRACASO DEL PROYECTO. IDENTIFIQUEMOS LOS CRITERIOS DE ÉXITO DE CADA STAKEHOLDER. (QUÉ RESULTADO SATISFACE A CADA UNO.) EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR CUÁLES SON LOS STAKE HOLDERS Y SUS CRITERIOS DIFERENCIALES DE ÉXITO. INTRO

26 PROJECT MANAGEMENT - - FRAMEWORK: PROCESOS PROCESOS: INICIO (KICK OFF) PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE INTRO

27 PROJECT MANAGEMENT - - FRAMEWORK: PROCESOS PROCESOS: LA IMPORTANCIA DE DISTINGUIR EL INICIO DEL PROYECTO DE LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN INTRO

28 PROJECT MANAGEMENT EL PROYECTO Y CADA PROCESO TIENE ESTA CURVA DE COMPLETITUD INTRO

29 PROJECT MANAGEMENT ESFUERZOS INTRO

30 PROJECT MANAGEMENT - - FRAMEWORK: PROCESOS PROCESOS: CIERRE LA MAYORIA DE LOS PROYECTOS NO SE CIERRAN NUNCA. SE ABANDONAN, SE DEJAN MORIR, AUN CUANDO SEAN EXITOSOS. NO SE APROVECHA LA OCASIÓN NI LA HISTORIA. NO SE EVALÚA. CG

31 PROJECT MANAGEMENT CURVA ERRÓNEA INTRO

32 PROJECT MANAGEMENT LA CURVA VERDADERA DE ALCANCE DEL OBJETIVO: EL 90% DEL PROYECTO LLEVA EL 90% DEL TIEMPO EL 10% RESTANTE LLEVA EL OTRO 90% DEL TIEMPO INTRO

33 PROJECT MANAGEMENT – USTED: PROJECT MANAGER? LAS REGLAS DE JUEGO INTRO

34 PROJECT MANAGEMENT – LAS REGLAS DE JUEGO PROJECT MANAGER 1.ACCIDENTAL 2.DOBLE RESPONSABILIDAD: PROJECT MANAGER CON LAS TAREAS DE LÍNEA RECURRENTES 3.LOS PLANOS DE CONFLICTO: LA TAREA COTIDIANA CON LA GESTIÓN DEL PROYECTO EL DÍA A DÍA DEL PROYECTO CON LA VISIÓN DE LOS RESULTADOS A CONSEGUIR INTRO

35 PROJECT MANAGEMENT – LAS REGLAS DE JUEGO INTRO

36 PROJECT MANAGEMENT – LAS REGLAS DE JUEGO PROJECT MANAGER CARACTERÍSTICAS DE LA PERSONALIDAD 1.ENTUSIASMO POR EL PROYECTO 2.HABILIDAD PARA MANEJAR EL CAMBIO 3.ACTITUD TOLERANTE ANTE LA AMBIGÜEDAD 4.TEAM BUILDING 5.HABILIDADES PARA NEGOCIAR 6.ORIENTACION AL CLIENTE 7.ADHERENCIA A LAS PRIORIDADES DEL NEGOCIO 8.CAPACIDAD PARA COMUNICAR 9.ESTUDIO DEL PROYECTO Y SU HISTORIA INTRO

37 ACTIVIDAD # 5 EN EL PROYECTO SELECCIONADO: CALIFIQUE CADA ITEM DE LAS CARACTERÍSTICAS PERSONALES DEL PROJECT MANAGER CON EL CRITERIO SIGUIENTE: EVALÚE DE 1 A 10 CÓMO APLICAN AL PROYECTO SELECCIONADO LOS ATRIBUTOS DE SU PERSONALIDAD SEGÚN SU PROPIA VISIÓN. EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR CUÁLES SON LOS FACTORES PERSONALES Y SUS CRITERIOS DIFERENCIALES DE ÉXITO PARA ESTE PROYECTO. HAGA EL PROMEDIO DE LOS 9 ITEMS Y AUTOEVALÚE. INTRO

38 NIVELES DE CONFLICTO INTRO ITEMS USUALES DE CONFLICTO CRONOGRAMA PRIORIDADES LABOR (DE PERSONAL) TÉCNICOS PROCEDIMIENTOS COSTOS PERSONALIDAD

39 NIVELES DE CONFLICTO INTRO

40 ACTIVIDAD # 6 EN EL PROYECTO SELECCIONADO: CALIFIQUE CADA NIVEL DE CONFLICTO CON EL CRITERIO SIGUIENTE: LISTE LOS CONFLICTOS POSIBLES. DEFINA QUÉ TIPO DE CONFLICTO SE PRODUCE. IDENTIFIQUE LAS ACCIONES DE CONFLICTO, NO LAS PERSONAS. EVALÚE DE 1 A 10 LOS NIVELES DE CONFLICTO POSIBLE SEGÚN SU PROPIA VISIÓN Y CÓMO APLICAN AL PROYECTO SELECCIONADO. EL OBJETIVO ES IDENTIFICAR CUÁLES SON LOS CONFLICTOS PERSONALES Y SUS PROBABILIDADES DE OCURRENCIA PARA ELABORAR PLANES CONTINGENTES EN FUNCIÓN DE LOS RIESGOS ASOCIADOS. HAGA EL PROMEDIO DE LOS ITEMS Y AUTOEVALÚE. INTRO

41 PROJECT MANAGEMENT – LAS REGLAS DE JUEGO REGLAS DE ORO 1.GANE CONSENSO EN LO QUE SE ESPERA SEAN LOS RESULTADOS DEL PROYECTO. INTRO

42 PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO REGLAS DE ORO 1.GANE CONSENSO EN LO QUE SE ESPERA SEAN LOS RESULTADOS DEL PROYECTO. 2.CONSTRUYA EL MEJOR TEAM POSIBLE. INTRO

43 PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO REGLAS DE ORO 1.GANE CONSENSO EN LO QUE SE ESPERA SEAN LOS RESULTADOS DEL PROYECTO. 2.CONSTRUYA EL MEJOR TEAM POSIBLE. 3.DESARROLLE UN PLAN VIABLE Y MANTENGALO ACTUALIZADO. INFORME LAS ACTUALIZACIONES. INTRO

44 PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO REGLAS DE ORO 1.GANE CONSENSO EN LO QUE SE ESPERA SEAN LOS RESULTADOS DEL PROYECTO. 2.CONSTRUYA EL MEJOR TEAM POSIBLE. 3.DESARROLLE UN PLAN VIABLE Y MANTENGALO ACTUALIZADO. INFORME LAS ACTUALIZACIONES. 4.DETERMINE LOS RECURSOS NECESARIOS Y LUCHE Y NEGOCIE POR ELLOS. INTRO

45 PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO REGLAS DE ORO 5.DESARROLLE UN PROGRAMA DE TIEMPOS REALISTA EL TIEMPO NO ESPERA 6.NO TRATE DE HACER MÁS DE LO QUE PUEDE SER HECHO. CONSOLIDE OBJETIVOS CON ALCANCES DEL PROYECTO. 7. TENGA PRESENTE QUE LA GENTE CUENTA. TRAE SUS CONFLICTOS, SUS PRIORIDADES Y SUS DESEOS. 8. OBTENGA LA APROBACION FORMAL PERO TAMBIÉN EL RESPALDO PERMANENTE DE SU COMITENTE. INTRO

46 PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO REGLAS DE ORO 9.MANEJE EL CAMBIO CON CONTROL. SEPA IDENTIFICAR LOS CAMBIOS NECESARIOS Y EVALUAR SU IMPACTO. 10.MANTENGA A TODOS LOS STAKEHOLDERS INFORMADOS DEL AVANCE. SEPA QUÉ, CUANDO Y CÓMO COMUNICAR. 11.SELECCIONE LAS HERRAMIENTAS DE CONDUCCIÓN ACORDES A CADA PROYECTO. SEA CREATIVO. 12.CONVIERTASE EN LIDER DE SU PROYECTO. EJERZA EL LIDERAZGO. INTRO

47 PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO REGLAS PARA FRACASAR 1.ACEPTE LOS RECURSOS QUE SE LE OTORGAN, NO LOS QUE EL PROYECTO NECESITA. 2.ACEPTE UN TIEMPO DE PUESTA EN MARCHA INFERIOR AL NECESARIO. 3.NO CLARIFIQUE LOS RESULTADOS ESPERADOS. 4.NO COMUNIQUE LOS CAMBIOS EN LOS AVANCES DEL PROYECTO. 5. TRATE DE SATISFACER A TODOS. INTRO

48 PROJECT MANAGEMENT LAS REGLAS DE JUEGO GRAHAM ´S LAW SI NO SABEN LO QUE UD ESTÁ HACIENDO… ENTONCES PIENSAN QUE NO ESTÁ HACIENDO NADA. Robert Graham: Understanding Project Management INTRO