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Novedades en la Gestión de Proyectos Europeos: La gestión de costes totales Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Oscar López Lorente Oficina de Proyectos.

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1 Novedades en la Gestión de Proyectos Europeos: La gestión de costes totales Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Oscar López Lorente Oficina de Proyectos Europeos – Universidad de Zaragoza IV Encuentro Red UGI

2 Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Índice Introducción Introducción Costes de personal Costes de personal Registro de tiempo de dedicación a proyectos Registro de tiempo de dedicación a proyectos Retenciones a proyectos Retenciones a proyectos Conclusiones Conclusiones Debate Debate

3 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Principales novedades en el 7º Programa Marco de la UE Modificación de los % de financiación Modificación (en determinados casos) de los % de overheads (flat rate) Aceptación de costes medios de personal Equipos: Se elimina la condición de haberse adquirido como máximo 6 meses antes del inicio del proyecto. Reducción del número de auditorias sobre los Estados Financieros y creación de las auditorias metodológicas Ampliación del plazo de presentación de informes e Estados Financieros (pasa de 45 a 60 días)

4 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 … y sobre todo Additional Cost (AC) Full Cost Flat Rate (FCF) Full Cost (FC) Reimbursement of eligible costs Desaparición de los sistemas de costes

5 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Principios esenciales que rigen el 7PM Principio de cofinanciación Principio de no beneficio El coste del proyecto es asumido de manera conjunta por el beneficiario y por la CE. Los Ingresos recibidos por el proyecto no podrán ser superiores a los gastos. Todos los costes deben declararse sin margen de beneficio.

6 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Contribución financiera comunitaria Presupuesto del Proyecto Contribución Financiera = Parte del presupuesto del proyecto financiada por la CE. Reembolso de costes elegibles; Tarifas fijas (Lump sums) para los ICPC (International Cooperation Partner Country); Otras tarifas fijas (Lump sums) La contribución financiera puede adoptar las siguientes formas: Afecta a algunas Redes de Excelencia (cuando lo prevea la convocatoria) por investigador/año

7 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Contribución financiera comunitaria Importe de los Costes elegibles del proyecto % de financiación de la CE x = Contribución Financiera Comunitaria Condicionado por Tipo de organización Actividad Grupo 1 Grupo 2 Investigación y Desarrollo Tecnológico Demostración Otras Actividades PYMEs Organismos públicos sin ánimo de lucro Universidades Organizaciones de investigación no lucrativas Resto de Entidades

8 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Reembolso de costes elegibles M á ximos porcentajes reembolsables RTD, incluyendo coordinaci ó n cient í fica Actividades de Demostraci ó n Otras Actividades Redes de Excelencia 50% (2) 75% (1) N/A100% Proyectos Colaborativos 50% (2) 75% (1) 50%100% IDEAS100%N/A100% CSAN/AN/A100%

9 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Requisitos de elegibiliad de costes Ser gastos reales Incurridos por el beneficiario Incurridos durante el periodo de ejecución del proyecto Determinados de acuerdo con los principios habitualmente empleados por el beneficiario Se han generado exclusivamente para lograr los objetivos del proyecto Se han registrado en la contabilidad del beneficiario Aparecen en el presupuesto incluido en el Anexo I del acuerdo de subvención Empleando unos principios de economía, eficiencia y efectividad

10 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Categorías de costes Costes Directos Costes Indirectos Gastos que pueden ser directamente atribuidos a un proyecto Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto Ejemplos: Horas dedicadas al proyecto, viajes para asistir a las reuniones del proyecto, compra de reactivos químicos, etc. Ejemplos: Suministro eléctrico, agua, teléfono, alquileres, personal de administración, etc

11 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Conceptos / partidas de gasto Personal Viajes Equipos Consumibles Subcontratación Costes Indirectos Costes Directos

12 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Costes indirectos Existen 3 métodos para determinar el coste a cargar a un proyecto: Cálculo de los costes indirectos reales - Normal Cálculo de los costes indirectos reales – Método simplificado Cálculo de los costes indirectos basado en una tarifa fija (Flat Rate) Overheads Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto GASTOS REALES

13 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Costes indirectos reales Fras de electricidad Fras de teléfono Gastos de Dirección Gastos de RRHH Gastos de Alquiler Proyecto A Proyecto B Proyecto C Actividad A Actividad B Gtos de Amortizaciones Proyecto D Actividad C ACTIVIDADES ¿Cómo se reparten estos costes?

14 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Método simplificado ¿Quién puede utilizarlo? Beneficiarios que dispongan de una contabilidad analítica que no les permite calcular los costes indirectos a nivel de departamento, centro… sí pueden calcular los overheads para la organización en su conjunto. Aspectos adicionales Para utilizar este método no se precisa autorización previa de la CE. Las condiciones para utilizar este método son las siguientes: Obtención del cálculo a nivel de beneficiario Estar de acuerdo con la política habitualmente empleada por el beneficiario

15 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Flat Rate ¿En qué consiste? En calcular el overhead como un % fijo sobre: Costes Directos Costes de subcontratación - % 20% 60% Tipo de transición (para convocatorias anteriores al 01/01/2010 ) con posterioridad se fijará otro % que no será inferior al 40%. Puede ser utilizado por: PYMES, Organismos públicos sin ánimo de lucro, Universidades Y Organizaciones de Investigación no lucrativas. Reservado a esquemas de financiación que incluyan actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico. Necesario que el sistema contable de la organización no pueda determinar los costes indirectos.

16 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Resto de partidas Personal Viajes Equipos Consumibles Subcontratación Elemento clave en la Gestión de Proyectos a Costes Totales

17 Costes de personal

18 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Cálculo del coste de personal (1/2) Tarifa Horaria Horas dedicadas al proyecto X = Coste de Personal imputable al proyecto Cálculo del coste de personal imputable al proyecto: ¿Qué personal podemos imputar en un proyecto como coste directo financiable por la CE en el 7º PM? Para todos los beneficiarios: Todo el personal que participe en el mismo, con independencia de que sean personal permanente o contratado específicamente para el proyecto.

19 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Cálculo del coste de personal (2/2) Tarifa Horaria Horas dedicadas al proyecto X = Coste de Personal imputable al proyecto Tarifa horaria Real Tarifa horaria Media Coste del trabajador- Media Categoría Horas productivas Sueldo Bruto Seguridad Social a cargo de la empresa Aportación a planes de pensiones Seguros …….. Coste del trabajador – Media Categoría Horas productivas s/ Convenio Colectivo Certificado de Costes Medios de Personal

20 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Costes elegibles de personal: conceptos retributivos Cuaderno Técnico Costes Totales RedOTRI

21 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Algunas consideraciones Los cálculos del coste de personal deben hacerse en colaboración con la unidad de RRHH de la institución Los cálculos del coste de personal deben hacerse en colaboración con la unidad de RRHH de la institución Cálculo de costes medios de personal: Cálculo de costes medios de personal: –Necesitan una aprobación previa de la CE Certificado de Metodología Certificado de Metodología Certificado de costes medios de personal Certificado de costes medios de personal –No deben diferir significativamente de los costes reales –Para su cálculo es necesario considerar todo el personal de cada categoría de la institución

22 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Algunas consideraciones Algunas ventajas de costes promedio de personal: Algunas ventajas de costes promedio de personal: –Predicción de costes más sencilla –Simplicidad en la elaboración de propuestas y en la negociación –Facilidad en el seguimiento de proyectos –Sencillez en la justificación –Mayor facilidad de comprensión por los investigadores –Automatización de tareas para los gestores

23 Registro de tiempos de dedicación a proyectos

24 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 La gestión y registro del tiempo dedicado a los proyectos Método del cálculo de horas a tiempo completo de dedicación por categorías Método del cálculo de horas a tiempo completo de dedicación por categorías Número máximo de horas dedicables a proyectos europeos de investigación Número máximo de horas dedicables a proyectos europeos de investigación Seguimiento de dedicación a proyectos europeos Seguimiento de dedicación a proyectos europeos Modelos de hojas de registro de tiempos Modelos de hojas de registro de tiempos Conclusiones Conclusiones

25 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Horas de dedicación a proyectos europeos Tarifa Horaria Horas dedicadas al proyecto X = Coste de Personal imputable al proyecto El tiempo dedicado al proyecto debe ser registrado con una periodicidad máxima mensual durante la ejecución del mismo. Normalmente se utilizan Time-sheets (Partes de dedicación) ! Los partes de horas deben incluir: El nombre del beneficiario; El nombre del trabajador; El nombre del proyecto, como se indica en el acuerdo de subvención, y el código contable del proyecto; Número de las horas cargadas al proyecto. Todas las horas reclamadas deben poder ser verificadas de una manera fiable; Debe poder distinguirse las horas dedicadas a cada actividad de cada proyecto; Deben estar firmados y autorizados por el jefe del proyecto;

26 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Método del cálculo de horas a tiempo completo de dedicación por categorías Número de horas productivas correspondientes a su jornada completa Número de horas productivas correspondientes a su jornada completa –Distintas categorías regímenes diferentes –Legislación/normativa interna –Calendarios laborales anuales Nº días laborables/año Nº horas/día X = Nº horas/año totales [Orientativo: 210 días laborables al año (CE)]

27 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Número máximo de horas dedicables a proyectos europeos de investigación DocenciaInvestigación Otras (administración, gestión) Total horas productivas RD 898/1985 (art.9.4): - Profesorado universitario 8 (12) horas lectivas + 6 tutorías / semana lectiva RD 898/1985 (art. 9.9): - Al menos 1/3 de la jornada dedicada a investigación Calendario lectivo de la institución < Días productivos en la institución

28 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Seguimiento de dedicación a proyectos europeos Calendario lectivo < días productivos del investigador Calendario lectivo < días productivos del investigador Posible acumulación de la carga docente en un periodo determinado Posible acumulación de la carga docente en un periodo determinado Fuera del calendario productivo NO se pueden cargar horas a proyectos europeos Fuera del calendario productivo NO se pueden cargar horas a proyectos europeos Seguimiento individualizado de la dedicación a proyectos europeos

29 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Modelos de hojas de registro de tiempos El tiempo dedicado al proyecto debe ser registrado con una periodicidad máxima mensual durante la ejecución del mismo. Normalmente se utilizan Time-sheets (Partes de dedicación) Los partes de horas deben incluir: El nombre del beneficiario; El nombre del trabajador; El nombre del proyecto, como se indica en el acuerdo de subvención, y el código contable del proyecto; Número de las horas cargadas al proyecto. Todas las horas reclamadas deben poder ser verificadas de una manera fiable; Debe poder distinguirse las horas dedicadas a cada actividad de cada proyecto; Deben estar firmados y autorizados por el jefe del proyecto;

30 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Ejemplo de Timesheet

31 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Requisitos de la CE (1/2) Only the hours worked on the project can be charged. Working time to be charged must be recorded throughout the duration of the project by any reasonable means (e.g. timesheets). Employees have to record their time on a daily, weekly, or monthly basis using a paper or a computer-based system. The time-records have to be authorised by the project manager or other superior. Guía Financiera (pag. 39)

32 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Requisitos de la CE (2/2) The complete time recording system should enable reconciliation of total hours in cases where personnel work on several projects during the same period. It is important to remember than an effective time-recording system (a system which certifies the reality of the hours worked) is a requisite for the eligibility of the costs. A contract, as a document signed before the work is actually performed, would not be sufficient. Guía Financiera (pag. 39)

33 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Guía Financiera (pag. 40)

34 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Recomendaciones Sistema informático de registro e imputación de tiempos Sistema informático de registro e imputación de tiempos –Elaboración de presupuestos (horas productivas disponibles) –Justificación de proyectos Registro diario/semanal de horas Registro diario/semanal de horas Registro automatizado Registro automatizado Coordinado para toda el área de investigación de la institución Coordinado para toda el área de investigación de la institución –Proyectos europeos –Otras actividades

35 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Conclusión: De Costes Adicionales a Costes Totales Nueva forma de gestionar los proyectos cambio de mentalidad y de estrategia de gestión Nueva forma de gestionar los proyectos cambio de mentalidad y de estrategia de gestión Identificación de los costes reales de realizar proyectos de I+D oportunidad para la institución Identificación de los costes reales de realizar proyectos de I+D oportunidad para la institución Implicación de los órganos de gobierno de la institución políticas y procedimientos de gestión Implicación de los órganos de gobierno de la institución políticas y procedimientos de gestión Nuevas reglas de juego Política de comunicación a investigadores Nuevas reglas de juego Política de comunicación a investigadores Esfuerzo individual por parte del investigador apoyo de gestores especializados Esfuerzo individual por parte del investigador apoyo de gestores especializados

36 Retenciones a proyectos

37 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Retenciones de la institución en concepto de Gastos Generales Las retenciones como un incentivo a la participación Las retenciones como un incentivo a la participación Situación actual Situación actual Conclusiones Conclusiones

38 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Recursos Liberados Disponibles (RLDs) Financiación CE Costes Elegibles Gastos Financiación Costes Elegibles Gastos Financiación =- Gasto ProyectoRLD

39 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Ejemplo

40 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Retenciones al proyecto Proyecto de I+D Costes directos Costes indirectos Ejecución directa del proyecto Ejecución del proyecto Gestión institución Institución (Gastos Generales / Retención) Proyecto Política interna

41 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Las retenciones como un incentivo a la participación (1/2) Costes indirectosRLDs Retención -% fijo -% específico - 100% - 0 -% -% según concepto - Total PROYECTO

42 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Las retenciones como un incentivo a la participación (2/2) 1. Porcentaje de retención genérico 2. Retención adicional s/RLD como porcentaje sobre complementos salariales 3. Retención adicional como % sobre los RLDs 4. Porcentaje de retención específica para proyectos del 7ºPM 5. Retención total del overhead y de los RLDs generados Incentivo a la participación en PE

43 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Situación actual % Retención Concepto sobre el que se aplica Destino de la retención

44 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Conclusiones Retención para cubrir Gastos Generales (indirectos) de la institución Cuantía de la retenciónConceptos de retenciónMomento de la retención ELEMENTO INCENTIVADOR Política de la Institución Órganos de Gobierno

45 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Disponibilidad de los Recursos Utilización de los Recursos Liberados Disponibles (RLDs) Utilización de los Recursos Liberados Disponibles (RLDs) Conclusiones Conclusiones

46 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Utilización de los Recursos Liberados Disponibles (RLDs) 1. Retribuciones a investigadores (art. 83 LOU) 2. Contratación de personal administrativo 3. Retribuciones a personal de apoyo 4. Compra de fungible o inventariable no elegible 5. Viajes no elegibles 6. Gastos de preparación de propuestas Algunos posibles destinos del RLDMomento de uso del RLD Todo durante la vida del proyecto Todo al final del proyecto -% durante la vida del proyecto -% al finalizar el proyecto Política de la Institución

47 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Gestión del RLD 2. Los RLDs NO suponen un beneficio (profit) sino una imputación de recursos propios de la institución al proyecto 3. Es necesaria una NORMATIVA INTERNA que regule el uso de los RLDs Financiación CE =- Gasto ProyectoRLD 1.

48 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Resumen final Sistema AC Reembolso de costes subvencionables (FC) Cambio de mentalidad Imputación horas a proyectos de investigación Normativas propias de la institución Investigadores Gestores O. Gobierno Costes medios / costes reales de personal Retenciones (cuantía y momento) a aplicar sobre proyectos Uso (concepto y momento) de los RLDs !!!!

49 Conclusiones: la gestión de proyectos a Costes Totales

50 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Conclusiones La participación en la modalidad de Costes Totales requiere de un compromiso institucional La participación en la modalidad de Costes Totales requiere de un compromiso institucional Es imprescindible un cambio de mentalidad tanto de la institución como de los investigadores y gestores de proyectos Es imprescindible un cambio de mentalidad tanto de la institución como de los investigadores y gestores de proyectos Identificación de los costes de personal propio de la institución involucrado en la ejecución de los proyectos Identificación de los costes de personal propio de la institución involucrado en la ejecución de los proyectos Recursos Humanos Colaboración de las unidades de Recursos Humanos

51 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Conclusiones Adecuada política de comunicación Adecuada política de comunicación de cara a los científicos y otro personal implicado en los proyectos Registro de las horas y un sistema seguimiento Registro minucioso de las horas y un sistema robusto de seguimiento Estrategia en la institución de identificación y gestión de los costes indirectos Estrategia en la institución de identificación y gestión de los costes indirectos Desarrollo de herramientas informáticas, integradas con los sistemas contables de la institución Desarrollo de herramientas informáticas adecuadas, integradas con los sistemas contables de la institución

52 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Conclusiones Implicación y colaboración Implicación directa y colaboración de varias unidades de la institución Gestión profesional especializada de los proyectos financiados Gestión profesional especializada de los proyectos financiados Oportunidad Oportunidad para la institución Una Estrategia Una Estrategia de la institución

53 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Cuaderno Técnico: Gestión de Costes Totales en el 7PM

54 IV Encuentro Red UGI Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 GRACIAS Oscar López Lorente


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