Regla Brito de Vargas Cancún, México 4-8 de Octubre 2004

Presentación del tema: "Regla Brito de Vargas Cancún, México 4-8 de Octubre 2004"— Transcripción de la presentación:

1 Regla Brito de Vargas Cancún, México 4-8 de Octubre 2004
XVII Curso Internacional de Crédito Educativo “Cálculo y Evaluación de Costos en Programas de Crédito Educativo” Los Costos como Herramienta para la Toma de Decisiones Regla Brito de Vargas Cancún, México de Octubre 2004

2 Decisiones Gerenciales
“Lo que no se costea no se evalúa, ni se controla, ni se mejora” Las Decisiones Gerenciales implican una selección entre cursos de acción opcionales, donde los COSTOS juegan un papel preponderante. OPCIÓN 1 OPCIÓN 2 OPCIÓN 3 INDICADOR 3 INDICADOR 2 INDICADOR 1 ASIGNAR VALOR DECISIÓN

3 Función Tradicional de los Costos
Medir Utilidades Costos Función Tradicional Para incrementar las utilidades en un ambiente competitivo hay que conocer el comportamiento de los costos. Esto nos ayudará a mejorar los procesos y por ende, las utilidades. Por esta razón se hace necesario adentrarnos en los sistemas de costeo como instrumentos que nos permiten aportar información para mejorar los gastos.

4 Sistemas de Costeo Herramientas apropiadas para producir información cuantitativa para medir y reportar la información financiera, y para ayudar a cumplir las metas institucionales. Evaluación de Costos Asignar Recursos Mejorar Procesos Planificación Decisión

5 Definiciones Importantes
COSTO: Es el efectivo o equivalente de efectivo que se sacrifica para obtener bienes y servicios que se espera nos aporten un beneficio actual o futuro. GASTO: Es el efectivo o equivalente de efectivo donde el beneficio del desembolso ya se obtuvo. PERDIDA: Es un costo que expira sin producir ningún beneficio

6 Definiciones Importantes…(Continuación)
PROCESO / ACTIVIDAD: Es un grupo de tareas lógicamente relacionadas que emplean los recursos de la organización para dar resultados definidos en apoyo a los objetivos trazados. OBJETO DE COSTO: Es cualquier partida (productos, clientes, departamentos, proyectos, o actividades) por las cuales se miden y distribuyen los costos. Para asignar costos a los objetos de costos se debe realizar lo siguiente:

7 Objetos de Costo Recopilar, Clasificar y Ordenar los Costos.
Permitirá distinguir grupos de costos uniformes. Asignar Costos a los Objetos de Costo Permitirá clasificar los costos en Directos o Indirectos, según se relacionen exclusiva o parcialmente con el objeto de costo. Relacionar el Gasto e Inversión con el Costo Total de cada bien y servicio proporcionado por una Unidad Responsable. Es crucial una distribución precisa de los objetos de costo.

8 Objetos de Costo… (continuación)
STOP Antes de Estudiar los Métodos de Medición de Costos Asegurar la eliminación de procesos o actividades que NO agregan Valor. Una parte importante de los costos está en los procesos que se llevan a cabo para alcanzar los objetivos de la institución, previamente determinados en la cadena de valor.

9 Factores de Costo COSTOS Equipos Tecnología Procesos Controles
Suministros Apoyo Gerencial Rec. Humanos Instalaciones

10 Métodos de Reducción de Costos
Sin el mejoramiento de la calidad y la reducción de costos no es posible construir sistemas eficaces de gestión de costos. Las acciones que debemos emprender para eliminar las actividades o procesos que no agregan valor son las siguientes:

11 Métodos de Reducción de Costos … (continuación)
- Eliminar Preguntar ¿Por qué es Necesario? ¿Cuál es el Objeto? Nos sirve para eliminar los detalles o actividades innecesarias. - Combinar ¿Donde? ¿Cuándo? ¿Quién? Nos ayudan a combinar las actividades o procesos cuando no ha sido posible su eliminación.

12 Métodos de Reducción de Costos … (continuación)
- Reordenar Si los detalles son necesarios y no pueden combinarse, conviene ver si se pueden ordenar de otra forma mas correcta. - Simplificar Si no podemos eliminar, combinar, ni reordenar, aún nos queda la posibilidad de simplificar la metodología utilizada para que la actividad o proceso sea mas fácil y menos costosa.

13 Métodos de Reducción de Costos … (continuación)
Al realizar este análisis e identificar estos procesos donde podemos hacer mejoras, garantizamos procesos mas eficientes a menor costo. Uno de los enfoques más utilizados para medir los costos es el costeo operativo el cual intenta identificar ineficiencias en las distintas actividades que realiza la institución. Una vez que se ha determinado correctamente el segmento de mercado a atender, los productos y servicios a ofrecer; se concentra más en la generación de los costos (ineficiencia).

14 Herramientas del Costeo Operativo
Análisis de Generación de Costos Costos Operativos Unitarios Totales Costeo sobre la Base de las Actividades (ABC) Costos Operativos Unitarios Estándares sobre la base de un Análisis de Procesos.

15 A. Análisis de Generación de Costos
El Análisis de Generación de Costos es la forma más sencilla de determinar los costos operativos. Se basa en la construcción de una matriz que tiene la finalidad de asignar los diferentes costos a los servicios que se prestan. Para esto, en primer lugar se debe detallar los costos reales según el plan de cuentas (columna 1), para luego separar estos costos totales en diferentes rubro: los costos directamente relacionados con la generación de servicio, los indirectamente relacionados y los costos que no tienen ninguna relación.

16 Matriz de Generación de Costos
1 2 3 4 Costos Totales Costos Directos Costo de Personal Gerencial Otros Costos Indirectamente Relacionados con la Generación de Servicios Brecha de Benchmarking e Indicadores Actuales. Uso de Personal Sobrecalificado Relacionados con la Generación del Servicio Costo de Personal según Benchmarking. Otros Costos Directamente Relacionados con la Generación de Servicios Costos Indirectos Costos No Relacionados Detalle de todas las cuentas con los costos actuales. (según catálogo de cuentas)

17 Matriz de Generación de Costos… (continuación)
El Costo de Personal es el que tiene mayor peso en la estructura total de los costos operativos. Se proponen niveles de eficiencia para establecer metas (benchmarking) que permitan asignar eficientemente el salario del personal directamente relacionado con los servicios y la parte ociosa de este salario que no se utiliza en la generación de los mismos.

18 Matriz de Generación de Costos… (continuación)
Una vez que se distribuyen todos los costos en las diferentes columnas, se pone mayor énfasis en el análisis de la tercera y cuarta columna donde, posiblemente, se generan las ineficiencias. Este método tiene un alcance limitado y sólo permite identificar las grandes fuentes de ineficiencia.

19 B. Costos Operativos Unitarios Totales
Costo Total por Producto Costo Operativo Unitario Total Volumen Total Ejemplo: Se puede calcular los costos totales operativos de los diferentes servicios crediticios y relacionarlos al total de la cartera colocada.

20 B. Costos Operativos Unitarios Totales
Se debe definir los productos que se pretenden analizar. Asignar los costos reales directamente relacionados al servicio que deseamos analizar. Esto se realiza normalmente en función al personal involucrado directamente con el producto. Con este método se podrá asignar un 20% ó 30% del total de los costos. El resto, está representado por los costos indirectos, los cuales deben ser distribuidos por medio de una matriz de asignación.

21 Matriz de Distribución de Costos Indirectos
Crédito Estudiantil Otros Productos Total Gastos Administrativos 37.0% 63% 100% Número de Cuentas (a) 8% 92% Balance (Volumen) (b) 5% 95% Personal Directo (c) 18% 82% Costo de Personal Indirecto (d) 29.0% 71.0% En el siguiente cuadro se muestra como estas variables explican la distribución de los distintos costos indirectos y su criterio de asignación.

22 Criterio de Asignación
Crédito Estudiantil Otros Productos Total Previsiones 7,687 84,621 92,308 Salarios 123,369 258,043 381,412 - Salarios Directos 27,178 22,847 50,025 - Salarios Indirectos (d) 96,190 235,198 331,388 Otros Costos Administrativos 64,006 176,645 240,651 - Alquiler (c) 7,260 13,048 20,308 - Transporte 291 1,374 1,665 - Material de Escritorio (a) 443 7,294 7,737 - Comunicación 355 5,857 6,212 - Amortización Software 1,245 20,517 21,762 - Seguros para Oficina 6,987 9,556 16,543 - Mantenimiento 5,511 9,903 15,414 - Seguros 23,385 - Depreciación 16,845 30,274 47,119 - Otros 25,069 52,437 77,506 219,644 909,318 1,128,962

23 Distribución de Costos Indirectos…(continuación)
Cada usuario puede crear su propia matriz de asignación. Es una deficiencia del método ya que los resultados pueden llegar a ser también subjetivos y, en función a cómo se realice el análisis, alejarse de los costos reales que se pretenden estimar. Otra deficiencia es la imposibilidad de definir claramente el origen de ineficiencias, ya que se asigna la totalidad de los costos a los diferentes productos analizados por lo que se distribuyen las ineficiencias entre los mismos.

24 C. Costeo sobre la Base de las Actividades
El esquema del costeo por actividad permite comprender el costo de aquellas actividades que impactan en forma más relevante a los productos y procesos. Las bases de asignación utilizadas en la fijación de los costos indirectos y algunos gastos administrativos son unidades de medidas determinadas por las actividades operativas más significativas realizadas durante los procesos. Siendo las actividades el elemento básico del costeo, se precisa de los siguientes pasos para la construcción del modelo:

25 Método de Costeo ABC Primera Fase: Definición detallada del alcance
Entender la estructura organizacional, procesos, productos y servicios de la institución. Revisar el sistema de contabilidad con relación a conceptos y clasificación de las cuentas contables, centros de costos y criterios de distribución de los costos. Las bases utilizadas para la distribución de los costos y gastos de los procesos de apoyo a las actividades productivas y operativas, se denominan generadoras de costos o DRIVERS.

26 Método de Costeo ABC…(continuación)
Segunda Fase: Recolección de Información Identificar los generadores de recursos mediante el análisis de la composición del modelo de procesos y actividades y la validez de la jerarquía de objetos de costos. Se realiza la capacitación de las partes involucradas en la estrategia de recolección de información y lograr un entendimiento común del modelo.

27 Método de Costeo ABC…(continuación)
Tercera Fase: Construcción del Modelo Se validan los conceptos de costo que serán incluidos en el modelo de la base de costos. Se tabulan los generadores de recursos identificados en la fase anterior. Se costean las actividades y los procesos; se lleva a cabo un análisis de los generadores de costos por actividad, proceso o área de la institución.

28 Método de Costeo ABC…(continuación)
Cuarta Fase: Análisis de Resultado Se generan reportes de resultados (actividades y objetos de costo). Se analizan los consumos significativos de recursos por parte de las actividades. Se validan los resultados obtenidos y se identifican los ajustes y oportunidades de mejoramiento del modelo diseñado.

29 Método de Costeo ABC…(continuación)
Los costos totales, especialmente los fijos, se van desagregando minuciosamente en todas las transacciones que realiza la institución en sus procesos y actividades principales. Esto permite identificar los direccionales de costos (cost drivers o inductores) y, en consecuencia, poder establecer las ineficiencias y los orígenes de las mismas. El costeo ABC es una herramienta útil en las instituciones en las que las funciones o actividades se cruzan entre departamentos para la prestación del servicio o producto a ofrecer, lo cual es necesario identificar para asignar la parte proporcional de su contribución.

30 Ejemplo del Modelo ABC PROD. 2 PROD. 3 PROD. 1 Se Distribuye
SE DENFINEN PROCESOS Y SUS ACTIVIDADES Y SE PRORRATEAN LOS GRUPOS DE COSTO S E T O A L I Z N Se Distribuye PROD. 2 PROD. 3 PROD. 1 GRUPOS DE COSTOS PROCESO 1 PROCESO 2 PROCESO 3 PROCESO 4 Sueldos y Compensaciones Comunicaciones Mantenimiento Otros

31 COSTO FACTOR DE PRORRATEO Comunicaciones-teléfono-fax -Número de empleados -Número de estaciones -Uso actual Soporte Técnico - Número de PCS - Número de empleados - Número de usuarios del sistema Centro de atención telefónica - Número de llamadas Costo del edificio -Espacio ocupado Mantenimiento Recursos Humanos -Compensación -Nuevas contrataciones Seguros

32 Modelo ABC…(continuación)
Los “cost drivers” se traducen en las fuentes principales y fundamentales de la generación de los costos. Mediante la medición de tiempos al personal por actividad y de costos relacionados con las actividades, se puede llegar al detalle mínimo en cuanto al origen de los costos y las ineficiencias según se muestra en el siguiente cuadro.

33 Proceso Actividades Costo Total Ind. de la Actividad Numero de Solicitudes Costos Unitarios Indirectos Costos Unitarios Directos Costo Total por Unidad Orientación 850 500 1.70 0.75 2.45 Solicitudes de Crédito Revisión de solicitud 625 375 1.57 0.60 2.17 Registro de solicitud 530 1.41 0.43 1.84 Envío solicitud a Crédito 300 0.80 0.21 1.01 TOTAL 5.48 1.99 7.47 Se recomienda utilizar esta herramienta cuando las fuentes de ineficiencia ya fueron identificadas.

34 D. Costos Operativos Unitarios Estándares sobre la Base a un Análisis de Procesos
Une los métodos anteriores de estimación de costos y busca conocer el grado en que las variables como los productos, segmento de mercado y servicios, contribuyen en la cobertura de los costos fijos. Propósito: Identificar las ineficiencias mediante una comparación de los costos estándares con los costos reales en que incurre la institución.

35 D. Costos Operativos Unitarios Estándares sobre la Base a un Análisis de Procesos
Se debe definir el catálogo de servicios por analizar, pero este sistema sólo toma en cuenta las actividades, procesos y materiales necesarios para la generación de los productos. Para la medición de tiempos estándares por actividad y de costos de material estándar, únicamente se considera una muestra representativa de la institución.

36 Costos Operativos Unitarios Estándares
Para establecer los Costos Unitarios Estándares (óptimos): Tiempos / Materiales Estándar Costos Unitarios X Como muestra el cuadro siguiente, la sumatoria de los costos estándar de cada una de las actividades que forman el proceso representa el costo operativo unitario estándar (normal, promedio) en la prestación del servicio de certificación de saldo. Gasto Estándar = Σ Costos Estándares

37 Costos Operativos Unitarios Estándares…(continuación)
Actividad Departamentos Servicio al Cliente Caja Tiempo Costo Unitario Costo Estándar Verificación de saldo x 3 min. 0.15 0.45 Paga comisión 5 min. 1 recibo 0.75 1.25 3.75 Prepara carta 2 min. 0.30 0.60 Registra en sistema 1min. Entrega certificación 1 formulario 0.25 COSTO ESTANDAR 7.65

38 Costos Operativos Unitarios Estándares…(continuación)
Realizando este ejercicio a otro nivel, estos costos estándares pueden ser comparados con los costos reales de un departamento. El siguiente cuadro ilustra este ejemplo, siendo este departamento ineficiente en un 14% por encima de los costos estándares calculados para los servicios de crédito estudiantil. Como se puede apreciar, mediante este método se puede identificar con mayor exactitud los niveles de ineficiencia en las actividades analizadas.

39 Departamento Crédito Estudiantil
Cantidad Costos Estándar Totales Personal Costo Operaciones Material Apoyo Nuevas colocaciones 1,500 125 187,500 155,200 18,750 13,550 Créditos Vigentes 12,000 35 420,000 348,600 42,000 29,400 Créditos Vencidos 1,000 175 175,000 145,250 17,500 12,250 COSTOS ESTANDARES 782,500 649,050 78,250 55,200 COSTOS REALES 890,120 722,300 91,710 76,110 EFICIENCIA -107,620 -73,250 -13,460 -20,910 14% 11% 2% 38%

40 Evaluación de las Herramientas de Costeo Operativo
Análisis de Generación de Costos Herramienta sencilla de implementar Bajo costo Se sacrifica la profundidad del análisis Se identifica en forma muy general los rubros y actividades que pueden presentar ineficiencias, necesitándose de una herramienta más sofisticada para analizar en más detalle los rubros identificados.

41 Evaluación de las Herramientas de Costeo Operativo
Análisis de Generación de Costos El análisis de costos unitarios totales permite lo siguiente: Conocer en mayor profundidad los costos por producto. Comparar estos costos con productos alternativos da un relativo bajo costo en su implementación. Los criterios de asignación de costos indirectos son subjetivos. Incidirán en la veracidad de las conclusiones, si la proporción de los costos indirectos es alta con relación a los costos totales. Este método distribuye las ineficiencias a todas las variables analizadas, por lo que no pueden ser identificadas con claridad.

42 Evaluación de las Herramientas de Costeo Operativo…(continuación)
Análisis Costeo Basado en Actividad (ABC) Total transparencia en las fuentes generadoras de los costos analizados. El tiempo y los recursos necesarios para llegar a este nivel de detalle son altos. La información tan detallada y ordenada puede diluirse y no ser de gran utilidad para implementar políticas gerenciales importantes.

43 Evaluación de las Herramientas de Costeo Operativo…(continuación)
Análisis de Gastos Operativos Unitarios Estándares Permite identificar de forma precisa las ineficiencias comparando los costos reales en que incurre la institución con los costos estándares obtenidos. No obstante, el cálculo de estos costos estándares (tiempo, costo materiales) lleva un tiempo considerable.