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Gestión de la Integración 1 Ing. Carlos Mendoza M. Curso: Administración de Proyectos Informáticos Julio de 2011 Facultad de Ingeniería Industrial y de.

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1 Gestión de la Integración 1 Ing. Carlos Mendoza M. Curso: Administración de Proyectos Informáticos Julio de 2011 Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas Escuela Profesional de Ingeniería de Sistemas FACULTAD DE INGENIERÍA

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4 4 Procesos de la Integración de Proyectos: PROCESOGrupo de procesos 4.1 Desarrollar Acta de constitución del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan de gestión del Proyecto 4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto 4.4 Supervisar y controlar el trabajo del proyecto 4.5 Realizar el Control integrado de cambios 4.6 Cerrar proyecto o fase. Planificación Ejecución Control Cierre Fuente: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos – PMBOK Versión 2008

5 5 5 Procesos 1. Desarrollar Acta de constitución del Proyecto: Autoriza formalmente el proyecto. 2. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Establece cómo se realizará el trabajo, documentando todo lo necesario para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. 3. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Ejecutar el trabajo definido en el Plan 4. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto Seguimiento, revisión y regulación del progreso de los procesos requeridos para el logro de los objetivos definidos en el Plan. 5. Realizar el Control integrado de cambios Revisar las solicitudes de cambio, aprobar y controlar los cambios en los productos entregables y en los activos de proceso de la organiz. 6. Cerrar el proyecto o fase Finalizar las actividades en todos los grupos de proceso de Dirección de Proyectos para cerrar formalmente el proceso o una parte del mismo.

6 6 6 Gestión de la Integración (Cambios)

7 7 Resultados de la Gestión de Integración del Proyecto

8 8 4.1 DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

9 9 9 Factores Ambientales de la empresa Incluyen pero no se limitan a: Cultura y estructura organizacional. Estándares del gobierno o la industria. Infraestructura. Recursos humanos existentes. Administración de personal. Sistema de autorización de trabajo. Condiciones del mercado. Tolerancias al riesgo de los interesados. Bases de datos comerciales. Sistemas de información de gestión de proyectos. Se usan para desarrollar el acta y otra documentación, y así influenciar el éxito del proyecto. Las organizaciones involucradas pueden tener políticas, procedimientos, planes, y guías. Representan el aprendizaje y el conocimiento obtenido de la ejecución de proyectos previos. Se pueden organizar de diferentes maneras dependiendo de la industria, organización, y área de aplicación.

10 10 Activos de Procesos de la organización Incluyen pero no se limitan a: Procesos estándar de la organización. Normas y procedimientos internos. Templates y modelos de gestión de proyectos utilizados: Líneas -guía. Criterios de evaluación. Procedimientos de control de cambios. Archivos de proyectos pasados Conocimiento base y documentos relacionados Estándares, políticas y procedimientos establecidos sobre proyectos.

11 11 Se usa para evaluar las entradas. Se aplica a cualquier detalle técnico y de gestión. Es provisto por cualquier grupo o individuo con conocimiento o entrenamiento especializado. Puede provenir de muchas fuentes: Otras unidades de la organización. Consultores. Involucrados, incluyendo clientes y auspiciadores. Asociaciones profesionales y técnicas. Grupos industriales. Técnica del Juicio Experto

12 12 Elementos del Acta de Constitución del Proyecto y del Enunciado del Alcance

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14 DESARROLLAR EL PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO Utiliza los resultados de otros procesos de planificación para elaborar un documento que se va usar como guía para la ejecución y control del proyecto

15 15 Metodologías, Sistemas de Información y creación de proyectos

16 16 El desarrollo del plan del proyecto usa las salidas de otros procesos de planificación, incluyendo la planificación estratégica, para crear un documento consistente y coherente que pueda usarse para guiar tanto la ejecución como el control del proyecto. El alcance del trabajo del proyecto es un proceso iterativo que generalmente es realizado por el equipo de proyecto con el uso de una Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS), permitiendo al equipo captar y luego descomponer todo el trabajo del proyecto. Desarrollo del Plan del Proyecto

17 17 El plan del proyecto se usa para: Guiar la ejecución del proyecto. Documentar las suposiciones de planificación del proyecto. Documentar las decisiones de planificación del proyecto con respecto a las alternativas escogidas. Facilitar la comunicación entre los involucrados (stakeholders). Definir las revisiones claves de la gerencia en cuanto a contenido, magnitud y tiempo. Proveer una línea de base (baseline) para medir el progreso y control del proyecto. Desarrollo del Plan del Proyecto

18 DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

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20 20 Sistema de Gestión de Proyectos Relaciona entregable- actividad- recurso/costo Relaciona tres baselines: WBS Schedule Presupuesto Indica el progreso del trabajo del proyecto. Información es valida, oportuna y auditable. Niveles de sumarización de información. Es el conjunto integrado de procesos, herramientas, técnicas, metodologías y recursos (p.e. Sistemas de Información) para administrar en forma completa un proyecto.

21 SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

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23 REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

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25 CIERRE DEL PROYECTO O DE UNA FASE

26 26 Gestión del alcance Gestión de calidad Gestión del tiempo Gestión del costo Gestión de Comunicac. Gestión de la procura Gestión de RRHH Gestión del riesgo Planeamiento Iniciación Control Ejecución Proyecto Exitoso Cierre Gestión de Integración del Proyecto Integración de Procesos

27 INTEGRACIÓN DE ÁREAS/ PROCESOS 27 TIEMPO CALIDAD CALIDAD ALCANCE RIESGOS COMUNICACIÓN RECURSOSHUMANOS CONTRATO / PROCURA COSTO GERENCIA DE INTEGRACIÓN Objetivos de costos, restricciones Impacto del Riesgo Ideas, Directivas, Precisión en el intercambio Expectativas de Factibilidad Objetivos de tiempos, restricciones Servicios, Infraestructura, Materiales: Performance Disponibilidad Productividad Requerimientos Estándares

28 GESTIÓN DE INTEGRACIÓN 28 TIEMPO CALIDAD CALIDAD INTEGRACIÓN RIESGOS COMUNICACIÓN RECURSOSHUMANOS CONTRATO / PROCURA COSTO ALCANCE Objetivos de costos, restricciones Impacto del Riesgo Ideas, Directivas, Precisión en el intercambio WBS Objetivos de tiempos, restricciones Servicios, Infraestructura, Materiales: Performance Disponibilidad Productividad Requerimientos Estándares

29 GESTIÓN DE INTEGRACIÓN 29 TIEMPO CALIDAD ALCANCE INTEGRACIÓN COMUNICACIÓN RECURSOS HUMANOS CONTRATO / PROCURA COSTO RIESGO Objetivos de costos, restricciones Impacto del Riesgo Ideas, Directivas, Precisión en el intercambio WBS Objetivos de tiempos, restricciones Servicios, Infraestructura, Materiales: Performance Disponibilidad Productividad Requerimientos Estándares

30 30 X X XX X X X X X INTEGRACIÓN WBS-RBS WBS RBS RIESGOENTREGABLE INTEGRACIÓN ALCANCE RIESGO

31 31 Entradas, Herramientas - Técnicas

32 Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto 1. Otras salidas de planificación. Todas las salidas de los procesos de planificación de las otras áreas de conocimientos son las entradas para desarrollar el plan del proyecto. Otras salidas de planificación incluyen documentos bases, como el WBS, y documentos de consulta Muchos proyectos también requerirán las entradas específicas de las áreas de aplicación (por ejemplo, los principales proyectos requerirán una presupuesto de flujo de caja). 32

33 Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto 2. Información histórica. La información histórica disponible (por ejemplo, bases de datos para estimación, registros de rendimiento de proyectos pasados) debe haber sido revisada durante los demás procesos de planificación del proyecto. Esta información también debe estar disponible durante el desarrollo del plan de proyectos de modo tal de ayudar a verificar los supuestos y evaluar las alternativas que se identifican como parte de este proceso. 33

34 3. Políticas Organizacionales. Las organizaciones involucradas en el proyecto tienen políticas formales e informales, cuyos efectos se deben considerar. Las políticas que comúnmente se deben considerar: La gestión de calidad – auditorias a procesos, metas de mejoramiento continuo. La administración de personal – pautas de contratación y de despido, revisiones de desempeño de empleados. Controles financieros – reportes de tiempo, revisiones de gastos y desembolsos requeridos, códigos contables, disposiciones contractuales estándares. 34 Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto

35 4. Limitaciones. Una limitación es una restricción que afectará el rendimiento o desempeño del proyecto. Por ejemplo, un presupuesto previamente definido es una restricción que probablemente limite las opciones del equipo respecto del alcance, contratación de personal y el programa. Cuando se ejecuta un proyecto por contrato, las disposiciones contractuales constituirán generalmente restricciones. 35 Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto

36 36 5. Supuestos. Los supuestos son factores que, para propósitos de planificación, se consideran verdaderos, reales o ciertos. Afectan todos los aspectos de planificación del proyecto y son parte de la elaboración progresiva del proyecto. Los equipos de proyectos están frecuentemente identificando, documentando y validando los supuestos, como parte de su proceso de planificación. Los supuestos generalmente implican un grado de riesgo. Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto

37 1. Metodología de planificación del proyecto. Es cualquier enfoque estructurado usado para guiar al equipo del proyecto durante el desarrollo del plan del proyecto, éstos pueden ser tan simple como formatos típicos o plantillas (papel o electrónico, formal o informal) o tan complejo como una serie de simulaciones requeridas. Ej. Planificación Lineal, Modelo de Transporte, Teoría de Juegos. 37 Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan del Proyecto

38 38 2. Habilidades y Conocimiento de los StakeHolders. Cada accionista tiene habilidades y conocimiento que pueden ser útiles en el desarrollo del plan del proyecto. El equipo de gestión del proyecto debe crear un ambiente en el que los accionistas y/o clientes puedan hacer adecuadamente sus aportes. Variará de acuerdo a quién contribuye, en qué contribuye y cuándo contribuye. Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan del Proyecto

39 3. Sistema de información de gestión del proyecto (SIGP). Un SIGP lo componen las herramientas y técnicas utilizadas para recopilar, integrar y diseminar los resultados de los procesos de gestión del proyecto. Se utiliza para respaldar todos los aspectos del proyecto desde la iniciación al cierre, y puede incluir tanto sistemas manuales como automatizados. 4. Gestión del valor ganado (Earned Value Management -EVM). Es una técnica empleada para integrar el alcance, el programa y los recursos del proyecto y para medir y reportar el rendimiento del proyecto desde la iniciación a cierre. 39 Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan del Proyecto

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41 41 Resultados del Desarrollo Plan del Proyecto

42 1. Plan del proyecto Documento formal y aprobado, utilizado para gerenciar la ejecución del proyecto. El cronograma del proyecto registra las fechas planificadas para el desarrollo de las actividades y el cumplimiento de los hitos identificados en el plan del proyecto El plan del proyecto y el cronograma debe distribuirse según como se defina en el plan de gerencia de las de comunicaciones El plan del proyecto es un documento o colección de documentos que debe esperarse cambien con el tiempo mientras, más información del proyecto se vuelve disponible. Las líneas base (baseline) de la medida de la performance cambian intermitentemente y sólo en repuesta a cambios aprobados en el alcance o los entregables del proyecto. 42 Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto

43 El plan del proyecto incluye: Documento de inicio del proyecto (Project Charter) Una descripción del enfoque o estrategia de la gerencia del proyecto (un resumen de los planes de gerencia individuales de las otras áreas del conocimiento). Declaración del alcance, el cual incluye los entregables y los objetivos del proyecto. WBS, como línea base (baseline) del documento de alcance, al nivel en el cual el control se ejecutará. Estimaciones de costo, fechas programadas de inicio y culminación (cronograma) y asignaciones de responsabilidad para cada entregable dentro del nivel del WBS en el cual el control se ejecutará. 43 Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto

44 El plan del proyecto incluye:….. Línea base (baseline) de medida de performance para alcance técnico, cronograma y costo, es decir, la línea base del cronograma (cronograma del proyecto) y la baseline del costo (presupuesto del proyecto desfasado en el tiempo). Principales hitos y fechas meta para cada uno. Personal clave o requerido y sus expectativas de costo y/o esfuerzo. Plan de gerencia de riesgos, incluyendo: riesgos claves, restricciones y suposiciones, y respuestas y contingencias planificadas (apropiadas) para cada uno. 44 Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto

45 2. Información de Soporte. El detalle de respaldo para el plan del proyecto incluye: Resultados de otros procesos de planificación que no están incluidos dentro del plan del proyecto. Información o documentación adicional generada durante el desarrollo del plan del proyecto (por ejemplo, las restricciones y supuestos que no se conocían previamente). Documentación sobre normas relevantes. Especificaciones de la planificación anterior del desarrollo del proyecto. 45 Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto

46 46 Proverbios del Planeamiento del Project Management 1. Una señora puede gestar y alumbrar a un bebe en nueve meses, pero nueve señoras no pueden gestar y alumbrar a un bebe en un mes 2. El mismo trabajo bajo las mismas condiciones será estimado en forma distinta por 10 estimadores diferentes o por un solo estimador en 10 oportunidades distintas 3. Las condiciones que rodearon una promesa se olvidan fácilmente, la promesa se recordará para siempre. 4. Muy pocas personas en un proyecto pueden resolver problemas, y la gran mayoría de estas crea más problemas de los que puede resolver. 5. Puedes presionar fuertemente a un equipo de proyecto a que acepte una fecha de entrega absurda, pero no puedes obligarlos a que realmente la cumplan. 6. Puedes congelar las especificaciones que negociaste con los usuarios pero no puedes congelar sus expectativas.

47 Bibliografía: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. 4ta. Edición (Guía del PMBOX) Capítulo 4: Gestión de la Integración del Proyecto. 47


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