Unidad 2: Proceso de gestión de bancos

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1 Unidad 2: Proceso de gestión de bancos
Contenido: Pagos efectuados y cobros Medios de pago (efectivo, cheque, tarjetas de crédito, transferencia bancaria, efecto, asistente de pago) Depósitos Compensación de una cuenta mediante pagos y depósitos Gestión de extractos bancarios y reconciliaciones externas Efecto o letra de cambio. Esta opción sólo es relevante para Italia, Portugal, España y Francia, y está activada por defecto.

2 Proceso de gestión de bancos: Objetivos de la unidad
Al finalizar esta unidad, podrá: Enumerar las etapas básicas del proceso de gestión de bancos en una empresa pequeña típica. Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas. Llevar a cabo las etapas del proceso de gestión de bancos en SAP Business One. Seleccionar la opción adecuada de gestión de extractos bancarios de acuerdo con la localización y las necesidades del cliente. Llevar a cabo las etapas de gestión de extractos bancarios y reconciliaciones externas en SAP Business One.

3 Proceso de gestión de bancos: Cuadro sinóptico
Tema 1: Gestión de pagos Tema 2: Gestión de reconciliaciones externas en la cuenta bancaria

4 Proceso de gestión de bancos: Situación de ejemplo
Implementará SAP Business One en un nuevo cliente, OEC Computers. Su principal contacto en las instalaciones del cliente es María, la responsable del área de contabilidad. Le pregunta a María acerca del modo en que gestionan los pagos y los extractos bancarios. Luego, realiza un análisis rápido de las necesidades y le explica a María cómo SAP Business One puede ayudarla a gestionar y controlar el proceso de gestión de bancos en el trabajo diario.

5 Gestión de pagos Proceso de gestión de bancos Tema 1: Gestión de pagos
Tema 2: Gestión de reconciliaciones externas en la cuenta bancaria

6 Gestión de pagos: Objetivo del tema
Al finalizar este tema, podrá: Enumerar las etapas del proceso de pago y realizarlas en SAP Business One, como: cobros, pagos efectuados, depósitos y asistente de pago. Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas. Ajustar el escenario de pago adecuado de acuerdo con la localización y las necesidades del cliente. Debe tomar decisiones junto con la persona responsable del área de contabilidad del cliente.

7 Gestión de cobros: Situación de ejemplo (1)
Los clientes pagan sus deudas, es decir, las facturas de clientes pendientes, de acuerdo con las condiciones de pago acordadas: base de caja, plazos, neto 30, etc. María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers, se encarga de los cobros todas las tardes: Al registrar un cobro, primero se selecciona el cliente y luego las facturas de clientes que abona el cliente. Por último, se registran los medios de pago. Durante el día, los empleados de OEC Computers crearon cobros para los clientes que realizaron compras en el punto de venta de la tienda o que llamaron al centro de servicio al cliente. Entonces, María necesita registrar los cobros restantes y supervisar los que se registraron durante el día. Nota: En este ejemplo, utilizamos el proceso de pago manual. Las opciones Sistema de pago y Tratamiento de extracto bancario permiten la creación automática y semiautomática de cobros y pagos efectuados. En la ventana de reconciliación manual, también es posible depositar pagos en efectivo, por cheque o con tarjeta de crédito, y contabilizar asientos o crear pagos. Para obtener más detalles acerca de estas opciones, consulte las siguientes diapositivas.

8 Gestión de cobros: Situación de ejemplo (2)
María introduce cobros para los cheques recibidos por correo. Verifica las cuentas de tarjetas de crédito (Visa y Master Card) para ver la cantidad de cobros con tarjeta de crédito emitidos en el punto de venta de la tienda y en el centro de servicio al cliente durante el día. Comprueba la cuenta de saldo de caja para ver la cantidad de cobros en efectivo emitidos en el punto de la venta de la tienda. Y se conecta con la cuenta bancaria de la empresa online: Para conocer la cantidad de cobros por transferencia bancaria recibidos de los clientes. Para asegurarse de que Visa y Master Card transfirieron los pagos con tarjeta de crédito según lo acordado con OEC Computers.

9 Gestión de cobros: Situación de ejemplo (3)
Al final del día: María introduce un depósito con tarjeta de crédito en SAP Business One para registrar los pagos que Visa y Master Card transfirieron a la cuenta bancaria de la empresa. Luego, va al cajero automático ubicado del otro lado de la calle y deposita lo siguiente: El dinero acumulado en la caja registradora. Los cheques recibidos ese día. Ella emite un depósito de efectivo y de cheques en SAP Business One de acuerdo con la referencia del cajero automático. Ahora, María puede irse a su casa.

10 Pregunta de reflexión:
Un cliente realiza un pago con cheque. Usted deposita el cheque dos días después. ¿Cuándo se acredita la cuenta del cliente en SAP Business One? Cuando se introduce el cobro. Cuando se deposita el cheque en el banco. Factura de clientes Cobro Depósito

11 Pregunta de reflexión: Respuesta
Un cliente realiza un pago con cheque. Usted deposita el cheque dos días después. ¿Cuándo se acredita la cuenta del cliente en SAP Business One? Cuando se introduce el cobro. Cuando se deposita el cheque en el banco. Factura de clientes Cobro Depósito Debe Haber Cliente 105 Cuenta de ingresos Debe Haber Cuenta de comp. de cheques 105 Cliente Debe Haber Cuenta de comp. de cheques 105 Cuenta bancaria El cliente no está involucrado en el asiento del depósito.

12 Proceso de pago en SAP Business One: Ventas
Cobro: Medio de pago Cheque Tarjeta de crédito Efectivo Factura de clientes Cobro Cuenta de compensación Depósito Cuenta bancaria Debe Haber Cuenta compensación: Cheque/Tarjeta de crédito/ Efectivo 105 Cliente Debe Haber Cuenta compensación: Cheque/Tarjeta de crédito/ Efectivo 105 Cuenta bancaria Cobro: Medio de pago Transferencia bancaria Factura de clientes Cobro Cuenta bancaria Cuando emite un cobro, se cierra la factura pendiente en la cuenta de cliente. También puede emitir un cobro que no está basado en una factura, por ejemplo, Pago a cuenta. Los pagos en efectivo, por cheque y con tarjeta de crédito se contabilizan en una cuenta de compensación. Tenga en cuenta que el término “compensación” se utiliza en la localización para EE. UU. En otras localizaciones, el equivalente podría ser “cuenta temporal” o “cuenta transitoria”. El instructor debe emplear el término utilizado en su localización. Cuando un cliente efectúa un pago en efectivo, por cheque o con tarjeta de crédito, se introduce un cobro que genera el siguiente asiento: (Por lo general, el cliente realiza pagos utilizando un único medio de pago. No obstante, es posible efectuar un pago utilizando una combinación de medios en un único pago). Debe en una cuenta de compensación: saldo de caja/tarjeta de crédito/cheques recibidos. Haber en una cuenta de cliente. Efectivo: el sistema recupera la cuenta de saldo de caja del campo Saldo de caja de la ficha Ventas en Gestión  Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor. Tarjetas de crédito: el sistema recupera la cuenta de tarjeta de crédito del campo Cuenta de mayor de la definición de tarjeta de crédito en Gestión  Definición  Gestión de bancos  Tarjetas de crédito. Es posible integrar herramientas externas, como sistema de punto de venta y autorización de transacciones con tarjeta de crédito, en el proceso estándar. Cheque: el sistema recupera la cuenta de cheques recibidos del campo Cheques recibidos de la ficha Ventas en Gestión  Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor. Es posible modificar la cuenta de compensación por defecto al emitir el cobro. Se debe procesar un documento de depósito para transferir los fondos de la cuenta de compensación a la cuenta de banco propio y compensar dicha cuenta. Función Depósito en SAP Business One: Gestión de bancos  Depósitos  Depósito. Transferencia bancaria: este medio de pago no incluye ninguna cuenta de compensación. El cliente transfiere el pago directamente al banco propio. Debe en la cuenta de banco propio, Haber en la cuenta de cliente. Debe Haber Cuenta bancaria 105 Cliente

13 Estructura de un documento de pago
Cobros/Pagos Cabecera de documento de pago Facturas pendientes, abonos y asientos Totales, comentarios Las pantallas para cobros y pagos son prácticamente idénticas. La pantalla está dividida en las siguientes partes: El área de cabecera del documento. El área para la selección de facturas pendientes, abonos y asientos, así como para la asignación de importes de pago. El área para la especificación de comentarios y visualización de totales. Para contabilizar un cobro, seleccione Gestión de bancos  Cobros  Cobros. Para contabilizar un pago efectuado, seleccione Gestión de bancos  Pagos  Pagos. Añadir Cancelar Desmarcar todo Seleccionar todo Añadir en serie

14 Cabecera de documento de pago
Cobros/Pagos Código Nº (de serie o manual) Nombre Fecha de contabilización Pagar a Fecha de vencimiento Fecha de documento Referencia Persona de contacto Nº de transacción Proyecto Registro maestro de proveedores Registro maestro de clientes En la cabecera de documento, se selecciona el código del cliente o proveedor para el pago. A continuación, el sistema copia el Nombre y la Persona de contacto estándar del registro maestro. El valor por defecto de los cobros es Cliente y el valor por defecto de los pagos es Proveedor. Es posible crear tanto cobros como pagos para Cliente, Proveedor o Cuenta. En el caso de los cobros, el sistema copia la dirección Destinatario factura del registro maestro de interlocutor comercial en el campo de dirección de la cabecera de documento: En el caso de los pagos, el sistema copia la dirección Receptor pago por defecto. Puede seleccionar manualmente otra dirección de receptor del pago o el banco del proveedor. A continuación, puede marcar Visualizar facturas c/misma direc.factura para filtrar las facturas pendientes visualizadas en la pantalla de pago. Puede introducir el número de documento manualmente o permitir que el sistema lo asigne de forma automática a partir de una serie de documentos. El sistema propone la fecha actual como Fecha de contabilización, Fecha de vencimiento y Fecha de documento. Puede introducir un número de documento externo en el campo Referencia. Puede asignar el pago a un Proyecto o a una Norma de reparto para la contabilidad de costes. Cuando se contabiliza el documento, el sistema le asigna automáticamente un Nº de transacción (número del asiento) y lo muestra en el campo correspondiente. Añadir Cancelar Desmarcar todo Seleccionar todo Añadir en serie

15 Cómo determinar el importe de pago
Cobros/Pagos Cabecera de documento de pago  Visualizar facturas c/misma direc.factura Sel. Doc. Plazo * Total Saldo vencido Des-cuento Clase doc. Total pago  101 1 de 2 * 200 180 FA 180  101 2 de 2 100 100 2% FA 98  202 1 de 1 -50 -50 RC -50  204 1 de 1 * 98 98 PR 98  303 1 de 1 25 25 AS 25  Pago a cuenta 25 Importe total vencido 205 Saldo inicial 25 El sistema muestra los abonos y las facturas pendientes con el número de plazo. Si se selecciona el indicador Nº referencia de interlocutor comercial en Parametrizaciones de formulario, el sistema mostrará los números de referencia de cliente/proveedor en lugar del número de factura. Esta opción resulta útil cuando se introducen pagos basados en los números de factura que recibió del proveedor. El indicador Visualizar facturas c/misma direc.factura sólo se encuentra disponible cuando se crea un pago para un proveedor. Permite visualizar en la tabla sólo las facturas con la dirección del receptor del pago/detalles del banco idénticos a la dirección/banco seleccionados en el campo Pagar a. El campo Clase de documento indica el origen de la línea (FA para facturas de clientes, RC para abonos de clientes, TT para facturas de proveedores y AC para abonos de proveedores). Es posible que una cuenta contenga contabilizaciones que no correspondan a facturas ni a abonos (por ejemplo, asientos o pagos a cuenta). El sistema sólo muestra estas transacciones si se selecciona el indicador Visualizar todas operaciones en Parametrizaciones de formulario. El sistema muestra estas transacciones como líneas azules por debajo de las facturas y los abonos. Un asterisco (*) tras la fecha de la factura indica que ésta ha vencido. El sistema muestra el importe de la factura y el saldo vencido (el importe de la factura menos los abonos o pagos parciales) en cada factura. Si se aplica un descuento por pronto pago (en función de las condiciones de pago del interlocutor comercial), el sistema deduce el descuento por pronto pago del saldo vencido y propone el importe final del pago. Para especificar pagos que no puedan asignarse a una factura, seleccione el indicador Pago a cuenta. A continuación, el sistema permitirá especificar el importe del pago de forma manual. Por ejemplo, cuando recibe un pago con antelación. Para seleccionar una factura pendiente para el pago, seleccione la casilla de la línea. También puede introducir un importe menor como pago parcial modificando la columna de importe Total pago. El sistema muestra el importe del pago completo (suma de todas las líneas seleccionadas en la tabla más el importe indicado de forma manual) en el campo Importe total vencido. Añadir Cancelar Añadir en serie

16 Cómo especificar el medio de pago
Determine el importe de pago. Distribuya el importe de pago según el medio de pago. Medios de pago posibles: Cheque Transferencia bancaria Tarjeta de crédito Efectivo Una vez determinado el importe de pago, se debe especificar el medio de pago. Puede seleccionar uno de los siguientes medios de pago: Cheque, Transferencia bancaria,Tarjeta de crédito y Efectivo. Puede definir una cuenta por defecto para los medios de pago del tipo efectivo y cheques recibidos. Seleccione Gestión Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor  ficha Ventas  ficha General  campos Cheques recibidos y Saldo de caja. Puede definir una cuenta por defecto para los medios de pago del tipo transferencia bancaria emitida. Seleccione Gestión Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor  ficha Compras  ficha General  campo Transferencia bancaria. Puede copiar el importe total en un campo de importe. Para ello, seleccione CTRL+B o haga clic con el botón derecho y seleccione Copiar saldo vencido. En la mayoría de los casos, el pagador paga el importe completo con un solo medio de pago. Sin embargo, es posible distribuirlo en varios medios de pago. El sistema toma los detalles del medio de pago para los cobros de los registros maestros de clientes. Puede definir un importe máximo para pagos en exceso y en defecto. Esto es importante cuando existen diferencias mínimas entre el pago y el saldo vencido. El proceso será transparente para el usuario. Seleccione Gestión  Definición  Finanzas  Determinación de cuentas de mayor. Seleccione la ficha Ventas para definir la cuenta de mayor que se debe utilizar en caso de un pago en exceso o en defecto. Haga lo mismo en la ficha Compras. Seleccione Gestión  Definición  Finanzas  Monedas. Las siguientes cuatro columnas definen el importe máximo que se contabilizará como pago en exceso o en defecto: Diferencia permitida para importe de entrada/Diferencia permitida para importe de salida: para una moneda específica, especifique el importe máximo permitido para las diferencias de cobros/pagos efectuados. Este campo sólo está activado si el importe del campo Diferencia % de entrada permitida/Diferencia % de salida permitida es cero o si el campo está en blanco. Diferencia % de entrada permitida/Diferencia % de salida permitida: para una moneda específica, especifique el porcentaje máximo permitido para las diferencias de cobros/pagos efectuados. Este campo sólo está activado si el importe del campo Diferencia permitida para importe de entrada/Diferencia permitida para importe de salida es cero o si el campo está en blanco. El importe base para el cálculo del porcentaje es el importe total pagado, el cual representa la suma de los importes especificados en la ventana Medio de pago. Al contabilizar un pago, el sistema reconcilia el pago con las facturas seleccionadas y cierra las transacciones. Si el pago se contabilizó como Pago a cuenta, las facturas y el pago permanecen abiertos. Si se efectuó un pago parcial, el sistema ajusta en consecuencia el saldo vencido.

17 Depósitos de efectivo y cheques
Cliente Saldo de caja Banco FP 1 1 2 2 Factura pendiente Cobro Medio de pago Efectivo Depósito de efectivo Cliente Cheques rec. Banco FP 1 1 2 2 Factura pendiente Cobro Medio de pago Cheque Depósito de cheques Si extrae efectivo de la caja registradora o cheques del cajón de cheques y los lleva al banco, puede utilizar la transacción Depósito para contabilizar esta transferencia. Seleccione Gestión de bancos  Depósitos  Depósito y seleccione la ficha Efectivo para contabilizar un depósito de efectivo. Introduzca la cuenta de saldo de caja que representa la caja registradora en el campo Cuenta de mayor. El sistema muestra el saldo en el campo Saldo. Introduzca el importe que desea que desea depositar en el campo Importe. Introduzca el número de cuenta de mayor que representa la cuenta bancaria en el campo Cuenta bancaria. Si intenta depositar un importe mayor que el del saldo de cuenta, el sistema lo bloqueará. Seleccione Gestión de bancos  Depósitos  Depósito y seleccione la ficha Cheques para contabilizar un depósito de cheques. El sistema enumerará todos los cheques que todavía no se han depositado en la tabla. Resalte los cheques que desea depositar. Introduzca el número de cuenta de mayor que representa la cuenta bancaria en el campo Cuenta bancaria. Si ha seleccionado el indicador Reconciliar importes tras depósito, el sistema reconciliará las partidas individuales del Debe y del Haber en la cuenta de saldo de caja o en la cuenta de cheques recibidos entre sí. Tenga en cuenta que la partida individual del Debe de la cuenta bancaria siempre se gestiona como una partida abierta. De este modo, se distingue de las partidas individuales que ya se han compensado con el extracto bancario que pertenece a esta cuenta bancaria. La reconciliación cierra la partida individual del Debe.

18 Gestión de pagos efectuados: Situación de ejemplo
OEC Computers paga facturas de proveedores pendientes, de acuerdo con las condiciones de pago acordadas: base de caja, plazos, neto 30, etc. María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers, se encarga de los pagos efectuados todas las mañanas: Ejecuta el informe Antigüedad pasivo proveedor e introduce la fecha actual en el campo A fecha vencimiento para visualizar las facturas de proveedores pendientes que se deben pagar hoy. Luego, introduce los pagos efectuados a esos proveedores. OEC Computers realiza los pagos mediante transferencias bancarias o cheques según lo acordado con cada proveedor. María emite los pagos efectuados con los cheques como medio de pago. Luego, imprime los cheques creados automáticamente y los envía por correo. Se conecta con la cuenta bancaria y realiza las transferencias bancarias a los proveedores en línea. Posteriormente, emite los pagos efectuados en SAP Business One con las transferencias bancarias como medio de pago para documentar dichas transferencias bancarias en línea. Nota: En este ejemplo, utilizamos el proceso de pago manual. Las opciones Sistema de pago y Tratamiento de extracto bancario permiten la creación automática y semiautomática de cobros y pagos efectuados. En la pantalla de reconciliación manual, también se pueden contabilizar asientos o crear pagos. Para obtener más detalles acerca de estas opciones, consulte las siguientes diapositivas.

19 Proceso de pago en SAP Business One: Compras
Pago efectuado: Medio de pago Cheque Tarjeta de crédito Efectivo Transferencia bancaria Factura de proveedores Cuenta bancaria/Cuenta monetaria Pago efectuado Debe Haber Cuenta bancaria 202 Proveedor Observe que el sistema no incluye cuentas de compensación para pagos manuales de tarjetas de crédito, cheques y transferencias bancarias. En lugar de ello, la contabilización en el Haber se realiza directamente en la cuenta bancaria. Siempre es posible insertar manualmente una cuenta provisional en el campo de cuenta de mayor del medio de pago. Luego, cuando se resta el pago del banco, se debe especificar una entrada para debitar la cuenta provisional y acreditar la cuenta bancaria. Es posible utilizar el asistente de pago para generar pagos en la cuenta de compensación automáticamente. Si desea utilizar cuentas de compensación de manera automática, puede usar la funcionalidad Tratamiento de extracto bancario (consulte las siguientes diapositivas), la cual se puede configurar para contabilizar automáticamente las transferencias entre las cuentas de compensación y las cuentas bancarias. Lo mismo sucede con el add-on Caja y Bancos, relevante para algunas localizaciones. Tenga en cuenta que Caja y Bancos no estará disponible si se activó la funcionalidad Tratamiento de extracto bancario. Contabilizaciones de pagos efectuados: Efectivo: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta de saldo de caja o el número de cuenta bancaria. Dado que la mayoría de empresas cuentan con varias cajas registradoras con una cuenta de saldo de caja asignada a cada una, deberá especificar manualmente el número adecuado de la cuenta de saldo de caja. Tarjeta de crédito: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta bancaria. Debe especificar manualmente el número de cuenta bancaria. Cheque: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta bancaria. Debe especificar manualmente el número de cuenta bancaria. Transferencia bancaria: Debe de la cuenta de proveedor, Haber de la cuenta bancaria. El sistema recupera la cuenta bancaria del campo Transferencia bancaria de la ficha Compras en Gestión  Definición  Finanzas Determinación de cuentas de mayor.

20 Ejercicio: Cobros y depósitos

21 Proceso de pago en SAP Business One: Interlocutor comercial
Factura de clientes Cobro Debe Haber Cliente 105 Cuenta de ingresos Debe Haber Cuenta de compensación de cheques 105 Cliente Reconciliación interna Factura de proveedores Pago efectuado Debe Haber Proveedor 202 Cuenta de compensación/ gastos Debe Haber Cuenta bancaria 202 Proveedor Al contabilizar un pago, el sistema reconcilia el pago con las facturas seleccionadas y cierra las transacciones. Si el pago se contabilizó como Pago a cuenta, las facturas y el pago permanecen abiertos. Si se efectuó un pago parcial, el sistema ajusta en consecuencia el saldo vencido. Se proporcionarán mas detalles sobre las reconciliaciones internas de los interlocutores comerciales (sistema y usuario) en la unidad 4: Proceso de períodos contables. Reconciliación interna

22 Proceso de pago en SAP Business One: Asistente de pago
Cobros: Transferencia bancaria Cuenta bancaria Pagos: Transferencia bancaria Cheques El asistente de pago permite crear cobros y pagos en lotes para transferencias bancarias, cheques y efectos. Los pagos se crean en función de los criterios de selección y las vías de pago. Pago: cheque o transferencia bancaria, cobro: sólo transferencia bancaria. Las ejecuciones del asistente de pago comprenden transacciones y documentos de proveedores y clientes que no están pagados por completo, abonados ni reconciliados, así como los pagos a cuenta asignados/sin reconciliar. Si los pagos creados son pagos por transferencia bancaria o pagos por débito bancario, el asistente de pago crea los ficheros de pago en el formato específico del país adecuado. Se requiere Payment engine u otro add-on de terceros para crear los ficheros correctos para el banco.

23 Gestión de bancos: Resumen de la unidad
Principales conceptos: Cobros Pagos efectuados Depósitos Factura pendiente (*) Pago a cuenta Pago parcial Medio de pago Vía de pago Cuenta de compensación Asistente de pago Reconciliación externa: 3 opciones Reconciliación manual Reconciliación Tratamiento de extracto bancario (TEB)