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1 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Exposición de la defensa de la memoria para optar a la plaza: Jefatura de Área de Planificación,

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Presentación del tema: "1 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Exposición de la defensa de la memoria para optar a la plaza: Jefatura de Área de Planificación,"— Transcripción de la presentación:

1 1 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Exposición de la defensa de la memoria para optar a la plaza: Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos SERVICIO DE BIBLIOTECA Mª Carmen Pérez Agudo

2 2 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos IntroducciónAnálisis y descripción del puestoActuaciones realizadasPropuesta de futuroConclusión Análisis y descripción del puesto

3 3 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Funcionarización del personal laboral Puesta en marcha nueva RPT

4 4 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos ÁREA PLANIFICACIÓN, INNOVACIÓN Y PROYECTOS PRODUCTOS Y SERVICIOS PLANIFICADOS USUARIOS RECURSOS Y SERVICIOS PROPORCIONADOS SGC/Comunicación TecnologíaEvaluación DIRECCIÓN ÁREA RECURSOS ÁREA SERVICIOS PROCESOS CLAVE

5 5 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos PLANIFICACIÓN RECURSOS SERVICIOS

6 6 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Misión Introducir los continuos proyectos que nos hacen mejorar y adaptarnos a los requerimientos internos y externos Actuar en el conjunto de la Biblioteca de manera planificada, clara con una dirección única Calar en una nueva forma de trabajo basada en la coordinación y en la continua revisión de nuestras formas de trabajo.

7 7 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos IntroducciónAnálisis y descripción del puestoActuaciones realizadasPropuesta de futuroConclusión Actuaciones realizadas

8 8 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Objetivos estratégicos Obj.1 Ini. 1 PA 1PA 2 Obj.2 Ini. 1 PA 1 Ini. 2 PA 1PA 2PA 3 Ini. 3 PA 1PA 2 Ini. 4 PA 1PA 2 Ini. 5 PA 1 Obj.3 Ini. 1 PA 1 Ini. 2 PA 1 Ini. 3 PA 1 Obj.4 Ini. 1 PA 1 Obj.5 Ini. 1 PA 1 Ini. 2 PA 1 Obj.1 Ini.1 Obj.2 Ini.2 Ini.5 PA1 PA2 PA3 PA1

9 Uso y rentabilidad de los recursos de información existentes en la Universidad OBJETIVO 1: Adecuar los recursos de información a las necesidades de docencia, estudio e investigación. INICIATIVA 1: Elaborar e implementar un Programa de Gestión y Desarrollo de la Colección 9 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos

10 OBJETIVO 1: Adecuar los recursos de información a las necesidades de docencia, estudio e investigación. INICIATIVA 1: Elaborar e implementar un Programa de Gestión y Desarrollo de la Colección ACTUACIONES EN EL ÁMBITO INTERNO Compra de la bibliografía recomendada Evaluación de los recursos electrónicos (UAL) 10 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Estudio del préstamo de BR Cancelación de recursos no rentables Suscripción de recursos contratados por departamentos Reducción de un 32% del presupuesto

11 ACTUACIONES EN EL ÁMBITO EXTERNO Gestión de los recursos-eEvaluación de los recursos-e OBJETIVOS Elaborar informes de evaluación de recursos-e Crear una cultura de la calidad dentro del GRE Promover el conocimiento de recursos-e Cooperar con las Bibliotecas del Consorcio OBJETIVO 1: Adecuar los recursos de información a las necesidades de docencia, estudio e investigación. INICIATIVA 1: Elaborar e implementar un Programa de Gestión y Desarrollo de la Colección 11 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos

12 ACTUACIONES EN EL ÁMBITO EXTERNO OBJETIVO 1: Adecuar los recursos de información a las necesidades de docencia, estudio e investigación. INICIATIVA 1: Elaborar e implementar un Programa de Gestión y Desarrollo de la Colección Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos 12 Elaboración del Informe Anual Evaluación de Recursos-e Análisis del rendimiento de los recursos-e críticos Estudio de priorización de recursos-e Fase 2Fase 2 Fase 3Fase 3

13 13 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 1: Convertir los principios básicos del Sistema de Gestión de Calidad en la metodología de trabajo de la Biblioteca Implicar al personal en la identificación de los procesos clave/soporte y normalizarlos Establecer líneas de información, participación y formación en temas de gestión de calidad, cambio cultura organizacional Buscar y establecer mecanismos de coordinación entre los agentes que intervienen en un mismo proceso Determinar mecanismos de evaluación y control de las acciones de mejora

14 14 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 1: Convertir los principios básicos del Sistema de Gestión de calidad en la metodología de trabajo de la Biblioteca Dirección Área Comunicación horizontal entre las diferentes unidades

15 15 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 1: Convertir los principios básicos del Sistema de Gestión de calidad en la metodología de trabajo de la Biblioteca PLAN DE ACCIÓN Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias) Fase 2. Participación del personal en la elaboración del PAC. Ejecución 2011 Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias). Ejecución en AGRUPACIÓN ACCIONESRECURSOS HUMANOS Elaboración de la 3ª versión del mapa de procesos Equipo formado por Administradores y Gestores Identificación las actividades y tareas que van asociadas a cada proceso, definición PO Equipo formado por Bibliotecarios Desarrollo de competencias técnicas de la Biblioteca en el marco de la UAL Equipo formado por Jefes de Área Aplicación de competencias técnicas de la Biblioteca (nivel1) Técnicos de la Biblioteca

16 16 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 1: Convertir los principios básicos del Sistema de Gestión de calidad en la metodología de trabajo de la Biblioteca Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias). Ejecución en METODOLOGÍA FORMACIÓN DE LOS EQUIPOSDINÁMICA DE TRABAJO DE LOS GRUPOS LA GESTIÓN DE LOS PROYECTOS

17 17 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 1: Convertir los principios básicos del Sistema de Gestión de calidad en la metodología de trabajo de la Biblioteca Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias). Ejecución en FORMACION DE LOS EQUIPOSDINAMICA DE TRABAJO DE LOS GRUPOS LA GESTION DE LOS PROYECTOS LOGROS La convivencia de los bibliotecarios y técnicos: distintas competencias en un proceso La ruptura de barreras anacrónicas dando paso al flujo de trabajo La posibilidad de que una persona pueda estar implicada en varios procesos a la vez La convivencia en un procedimiento, personal de otras áreas La adjudicación de proyectos atendiendo a procesos implicados y competencias necesarias

18 18 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 1: Convertir los principios básicos del Sistema de Gestión de calidad en la metodología de trabajo de la Biblioteca Fase 2. Participación del personal en la elaboración del PAC. Ejecución 2011 AGRUPACIÓN ACCIONESRECURSOS HUMANOS Establecimiento de objetivos para cada uno de los procesos Jefes de Área, Administradores y Gestores Determinación de acciones asociadas al objetivo Jefes de Área, Administradores y Gestores Definición de indicadores y propietarios de los mismos Jefes de Área, Administradores y Gestores Publicación del Plan Anual de CalidadÁrea de Planificación METODOLOGÍA Reuniones de Área para determinar objetivos Matriz de Saaty Aprobación por la Dirección Cierre y publicación del PAC

19 19 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Reuniones de Área para determinar objetivos OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 2: Potenciar la comunicación interna

20 20 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Reuniones de Área para determinar objetivos Reuniones con la Dirección para concretar objetivos Cierre y publicación del PAC Definición de Objetivos Participantes clave Identificación actividades Documentación paquetes trabajo Riesgos Iniciales METODOLOGÍA GESTIÓN DE PROYECTOS. GUÍA PMBOK (PMI) PLANIFICACIÓN INICIAL DEL PROYECTO Identificación de riesgos Cuantificación riegos Respuesta ante los riesgos Control de los riesgos FLUJO ACTIVIDADES PIGESTIÓN RIESGO

21 21 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Reuniones de Área para determinar objetivos METODOLOGÍA GESTIÓN DE PROYECTOS. GUÍA PMBOK (PMI) PLANIFICACIÓN DETALLADA DEL PROYECTO GESTIÓN DEL TIEMPO Estimar el tiempo y el esfuerzo Identificar la dependencia de las actividades Crear un cronograma Estimar los recursos necesarios para cada actividad Identificar coste económico Plan de aprovisionamiento Plan de comunicación Plan de recursos humanos GESTIÓN DE COSTES PLANES COMPLEMENTARIOS

22 22 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Reuniones de Área para determinar objetivos METODOLOGÍA GESTIÓN DE PROYECTOS. GUÍA PMBOK(PMI) Basado en apreciaciones sobre el trabajo completado Registrar la información que indique en qué medida se ha completado cada una de las actividades previstas Basado en costes Comparar si los costes incurridos en la ejecución son los previstos inicialmente PLANIFICACIÓN CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

23 METODOLOGÍA GESTIÓN DE PROYECTOS. GUÍA PMBOK (PMI) CIERRE DEL PROYECTO 23 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Modelo de Informes Actividades previstas y realizadas Desviaciones en tiempos y costes Estado de los hitos Estado de los riesgos Datos financieros Representación gráfica (GANTT)

24 24 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos METODOLOGÍA GESTIÓN DE PROYECTOS. GUÍA PMBOK(PMI) INDICADORES GESTION DE PROYECTOS GESTION INFORMACION GENERADA PROYECTOS La integridad de la información se garantiza con PG-Control de Documentos Tecnología para la gestión Documental empleada Sharepoint Tecnología para la gestión Documental empleada Sharepoint

25 25 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 2: Potenciar la comunicación interna

26 26 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 2: Potenciar la comunicación interna Mejorar y unificar los sistemas de información y comunicación interna Establecer un sistema de información contable para el control del cumplimiento de los objetivos Localización y organización de la información Procedimientos adecuados, información actualizada Unificar datos corporativos, evitar inconsistencias información Contar con un sistema que aporte información sobre gestión de proyectos, objetivos, tareas Contar con un sistema de información que facilite la toma de decisiones OBJETIVOS Proyecto INTRANET

27 27 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 2: Potenciar la comunicación interna Proyecto INTRANET Intranet

28 28 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 2: Potenciar la comunicación interna Proyecto INTRANET

29 29 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos OBJETIVO 2: Conseguir una organización interna adecuada al entorno INICIATIVA 2: Potenciar la comunicación interna Proyecto INTRANET INDICADORES DE GESTIÓN (Sharepoint Designer 2007)

30 30 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos IntroducciónAnálisis y descripción del puestoActuaciones realizadasPropuesta de futuroConclusión Propuesta de futuro

31 31 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Reuniones de Área para determinar objetivos Año Proceso de Evaluación global compartido con las bibliotecas universitarias andaluzas (desaparecida UCUA) Año Evaluación realizada por la ANECA como reconocimiento y valoración de la gestión, recursos y prestación de servicios al usuario Año Certificado de calidad según la Norma ISO 9001:2000 y adaptación a la ISO 9001:2008 en 2010

32 32 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Cierre y publicación del PAC

33 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos 33

34 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos 34 Reflexionar y detectar puntos fuertes y áreas de mejora en nuestro servicio Realizar una evaluación continua de los servicios que nos de una visión clara del contexto Seguir trabajando por objetivos ha supuesto una mejora continua certificada por AENOR Dar respuesta a la voluntad expresada por la Dirección y Gerencia de iniciar un proceso de estas características Posicionar a la Biblioteca en el contexto de la excelencia optando al premio 400+

35 35 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Reuniones de Área para determinar objetivos Cierre y publicación del PAC Información e implicación de todo el personal Formación en el modelo de referencia Utilizando los principios de planificación y INTRANET Planificación previa que permita visualizar el proceso como oportunidad

36 36 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Cierre y publicación del PAC Alcanzar el éxito mediante las personas Liderar con visión, inspiración e integridad Añadir valor a los clientes Gestionar por procesosFavorecer la creatividad y la innovación Desarrollar alianzas Asumir la responsabilidad de un futuro sostenible Lograr resultados equilibrados

37 37 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Resultados Empresariales Resultados en las personas AGENTES FACILITADORESRESULTADOS Procesos, Productos y servicios Liderazgo Personas Resultados Clave Estrategia Alianza y Recursos Resultados en los clientes Resultados en la Sociedad APRENDIZAJE, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN

38 Medición Aprendizaje y creatividad Mejora e Innovación Medición Aprendizaje y creatividad Mejora e Innovación Relevancia y utilidad Ámbito y Relevancia Integridad Segmentación Rendimiento Tendencias Objetivos Comparaciones Causas Relevancia y utilidad Ámbito y Relevancia Integridad Segmentación Rendimiento Tendencias Objetivos Comparaciones Causas Sólidamente Fundamentado Integrado Sólidamente Fundamentado Integrado Implantado Sistemático Implantado Sistemático 38 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos

39 39 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Entiendo que este modelo es una herramienta de gestión necesaria para que la brújula de nuestra biblioteca esté bien orientada hacia su misión ofrecer un servicio de EXCELENCIA Hay que trabajar para: Conseguir el desarrollo e implicación de las personas Lograr la adaptación eficiente al contexto en que nos encontramos Estar preparados para los retos futuros de este servicio, básico para la Universidad

40 40 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos Entiendo que este modelo es una herramienta de gestión necesaria para que la brújula de nuestra biblioteca esté bien orientada a ofrecer un servicio de EXCELENCIA Si un hombre no sabe a qué puerto se encamina, ningún viento será favorable para él. Séneca

41 41 Contraportada GRACIAS

42 Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos


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