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ASAMBLEA EXTRAORDINARIA JUNTA DIRECTIVA Robert Velasco Aldo Tondo Maite Goñi Nila Machado Ma. Isabel Albers OCTUBRE 27, 2.005.

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1 ASAMBLEA EXTRAORDINARIA JUNTA DIRECTIVA Robert Velasco Aldo Tondo Maite Goñi Nila Machado Ma. Isabel Albers OCTUBRE 27, 2.005

2 BIENVENIDOS! Todos los Vecinos de Parque Mirador Reconocimiento a vecinos colaboradores de la gestión Comunitaria Gladys Velasco Gladys Velasco - equipo técnico de mantenimiento Ricardo Otalora Ricardo Otalora - Gestión de seguridad Oswaldo Sanchez Oswaldo Sanchez - Gestión de seguridad Orangel Reyes Orangel Reyes - Electricidad Pablo Belandria Pablo Belandria - Asesoria técnica Gabriel Reyes Gabriel Reyes - Evaluación de seguridad, propuestas Anita Gragirena Anita Gragirena – Cobranzas, apoyo comunitario Gloria Benitez Gloria Benitez – Cobranzas Rosita Pachas Rosita Pachas - Gestión de seguridad Josè Omar Rodriguez Josè Omar Rodriguez - Gestión de seguridad Anita Dangel Anita Dangel - Apoyo Comunitario Olivia de Guerra Olivia de Guerra - Apoyo Comunitario Dr Escalona Dr Escalona – Apoyo Comunitario Miguel Angel Pacheco Miguel Angel Pacheco – Apoyo Comunitario Carlos Maron Carlos Maron - Apoyo Comunitario Luis Inserny Luis Inserny - Apoyo Comunitario Leonardo Palacios Leonardo Palacios - Cotizaciones de empresa de seguridad

3 AGENDA DE ASAMBLEA INFORME DE GESTIÓN PROYECTO DE GESTIÓN AVANCES PROYECTO DE GESTIÓN

4 REVISIÓN INFORME DE GESTIÓN 2004 – 2005 SEGURIDAD Recurso Humano Vigilancia interna 7 activos / Nómina Teórica: 14 Ambiente laboral: Desmotivación. Política de premio y castigo no compartida Alto índice de siniestralidad Infraestructura: Ausencia de Iluminación en áreas críticas Zonas vulnerables y de alto riesgo Falta de normas y procedimientos estandarizados Inventario de activos incompleto (armas) Garita de concreto en zona de tanque

5 REVISIÓN INFORME DE GESTIÓN 2004 – 2005 TÉCNICO Personal con necesidades de ajuste de salarios Ausencia de plan de mantenimiento y supervisión Carencia en dotación de equipos de protección personal Instalaciones eléctricas deficientes Acondicionamiento bomba tanque Nº 2 Inventario cable para alumbrado

6 REVISIÓN INFORME DE GESTIÓN 2004 – 2005 ADMINISTRACION PERSONAL Nomina de 13 trabajadores (7 vigilancia, 4 mantenimiento, 2 contratados) Personal amparado por póliza de accidentes personales Incumplimiento de obligaciones laborales No hay registros de prestaciones sociales e intereses NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Se mencionan Normas y Procedimientos (Relaciones Laborales, Uso vehiculos, Uso de Bienes y Servicios); no fueron recibidas formalmente Ausencia de documentación de procesos administrativos (planilla de liquidación, cobranzas, nómina, etc.) INFORMACION CONTABLE Información contable se resume en un Balance Consolidado al 31/5/2005 No se presentan Estados financieros trimestrales, como reza en estatutos Ausencia de registros auxiliares de activos e inventarios y su valoración

7 ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN …continuación… REGISTROS Ausencia de registros de ingresos por cuotas de parcelas y otros ingresos Datos de propietarios desactualizados Registros de datos de parcelas incompletos Desorganización de archivos físicos, sin criterios Dificultad para ubicar información en computadora CXC no actualizadas oportunamente (cuaderno de las X´s) AUSENCIA DE CONTROLES ADMINISTRATIVOS No queda evidencia de chequeos de ingresos (físico vs. registros) Ausencia de resumen de ingresos mensuales Control de otros ingresos Disponibilidad bancaria, conciliaciones mensuales, libro de bancos Elaboración de nómina REVISIÓN INFORME DE GESTIÓN 2004 – 2005

8 ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN …continuación… NETUNO Pagos en efectivo Gastos administrativos (personal, suministros, teléfono) por cuenta de Asopromi Ausencia de contrato Morosidad Casas conectadas ilegalmente OTROS Oficina sin insumos Aire acondicionado dañado Computadora con virus Impresoras con fallas REVISIÓN INFORME DE GESTIÓN 2004 – 2005

9 En números… SALDOS EN BANCOS (Bs.) Cuenta BancariaSegun informe al 26JUL05 Saldos en fecha de entrega 8AGO05 Cuenta Corriente (Ingresos/Egresos) (*) Fondo Activos Liquidos (Fondo de Reserva) Fondo Activos Liquidos (Provisiones Laborales) Banco Provincial No fue entregada (*) Diferido Nota aclaratoria en asamblea: El monto diferencial estaba en tránsito, pagos proveedores y servicios

10 REVISIÓN INFORME DE GESTIÓN 2004 – 2005 En números… COBRANZAS / MOROSIDAD MOROSIDAD CASAS Según informe al 30JUN05Bs Según Planilla de Liquidación Julio05 (al 30/06/05) Bs MOROSIDAD PARCELAS Según Informe de GestiónNo reportado Según Planilla de Liquidación Julio05 (al 30/06/05) Bs

11 REVISIÓN INFORME DE GESTIÓN 2004 – 2005 En números… DISPONIBILIDAD EN BANCOS / CUENTAS POR PAGAR (Bs.) DISPONIBILIDAD AL 8AGO CUENTAS POR PAGAR RECIBIDAS (Según Informe Gestión, Planilla Liquidación Julio05 y Acta de Entrega) TOTAL Bs LIQUIDACION YLSIA POLANCO HIDROCENTRO ELEVAL CANTV NETUNO INTERNET NETUNO

12 REVISIÓN INFORME DE GESTIÓN 2004 – 2005 COMUNIDAD Construcción de nombre de la urbanización Programación página WEB Asopromi Conformación de Comité de SeguridadLEGAL Ausencia de Libro de Actas de Reuniones de Junta Directiva Viviendas con terrenos adosados Alícuota de parcelas sin construir

13 PLAN DE GESTIÓN 2005 – 2006 OBJETIVO Hacer de Parque Mirador una comunidad con alta calidad de vida, segura, organizada, unida y trabajando para un fin común

14 SEGURIDAD Disminución de la siniestralidad Automatización controles de acceso Protección física anti-intrusiónTÉCNICO Automatización Tanques y Bombas Alumbrado Programas de Mantenimiento PLAN DE GESTIÓN 2005 – 2006 METAS CON VISION COMPARTIDA

15 ADMINISTRATIVO Gerencia y Control de Gestión Claridad en los procesos Continuidad en las gestiones Normas y ProcedimientosRECREACIÓN Cancha múltiple Acondicionamiento Parque Nº 1 Acondicionamiento Parque Nº 2 Caminerías PLAN DE GESTIÓN 2005 – 2006 METAS CON VISION COMPARTIDA

16 COMUNIDAD Compromiso vecinal Declaración Día Parque Mirador Refrescamiento ecológico-ambiental Talleres de concientización Participación activa con CLPP Integración de jóvenes y niños en proyectoLEGAL Estatutos claros y actualizados Formalización situación terrenos Cumplimiento de Estatutos PLAN DE GESTIÓN 2005 – 2006 METAS CON VISION COMPARTIDA

17 FASES DEL PROYECTO Diagnóstico Benchmarking Alternativas y Evaluación Selección Implementación Control y Seguimiento PLAN DE GESTIÓN 2005 – 2006 CON PARTICIPACION COMUNITARIA

18 AVANCES DE LA GESTIÓN SEGURIDAD Contratación Vigilancia Privada Implementación de IntercomunicadoresTÉCNICO Diagnóstico Bombas y Tanques Sustitución válvula y flotanteADMINISTRATIVO Reclutamiento Coordinador de Administración Arranque Manual Normas y Procedimientos Evaluación Sistema Administrativo Contable

19 COMUNIDAD Mantenimiento Oficina y Caseta Vigilancia Programa de Atención al VecinoLEGAL Propuestas solución Caso Flia. Herrera Propuesta Alícuota parcelas sin construir AVANCES DE LA GESTIÓN

20 PROYECTO DE GESTIÓN COMUNITARIA CONCLUSIÓN La ejecución de este proyecto permitirá alcanzar la calidad de vida que queremos… pero será un gran reto !!! Necesitamos el apoyo y confianza para: Fortalecer normas y reglas de operación Promover la continuidad y transparencia de gestión Permitir que la vivencia de formar parte de la junta directiva sea una experiencia de aprendizaje Promover sensación de seguridad, como una suerte de participación y compromiso de las partes (vecinos-vigilancia y visitantes) Contratar los servicios outsourcing Invertir en infraestructura, valiéndonos de los activos (vallas, pintura postes) con prioridad en servicios y de forma planificada Proyecto deportivo-social Educación ciudadana

21 INVITACIÓN El éxito del proyecto será el resultado de: El compromiso de la comunidad, La participación vecinal activa, Sensibilidad social y Confianza hacia la Junta Directiva Necesitamos manos para construir, seamos parte de la solución !!!

22 RENGLÓN ESTIMADO DE COSTOS (Bs.) TOTAL POR VIVIENDA INTERCOMUNICADORES Central y Cableado , ,33 Intercomunicador para la vivienda 0,00 Total ,33 AUTOMATIZACION PORTON , ,00 VIDEOCAMARAS , ,00 BARRAS DE ACCESO-LECTORAS , ,00 TOTAL INVERSION POR VIVIENDA ,36 PROYECTO SEGURIDAD INVERSIONES

23 PROYECTO DE GESTIÓN COMUNITARIA Cambiando paradigmas SALDO CUENTAS POR COBRAR AL 24/10/05 HASTA DIC DE ENE05 A JUN JUL AGO SEP CUENTAS POR COBRAR CASAS CUENTAS POR COBRAR PARCELAS TABLA APOYO # 1

24 SALDO BANCOS AL 24/10/05 CUENTA CORRIENTE BANESCO CUENTA ACTIVOS LIQUIDOS – FONDO DE RESERVA CUENTA ACTIVOS LIQUIDOS – PROVISIONES LABORALES SALDO CUENTAS BANESCO SALDO PROVINCIAL TABLA APOYO # 2 PROYECTO DE GESTIÓN COMUNITARIA Cambiando paradigmas

25 SALDO FONDO DE PROVISIONES LABORALES SALDO EN CUENTA BANCARIA SALDO MOVIMIENTO AGO SALDO MOVIMIENTOS SEPT 05( ) SALDO MOVIMIENTOS OCT DISPONIBLE PROVISIONES LABORALES AL 24 OCTUBRE 05 ( ) POR COBRAR FONDO PROVISIONES LABORALES TABLA APOYO # 3


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