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Instructivo para el Procedimiento de Importaciones VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA División de Administración de Bienes y Servicios Sección de Compras y Administración.

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Presentación del tema: "Instructivo para el Procedimiento de Importaciones VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA División de Administración de Bienes y Servicios Sección de Compras y Administración."— Transcripción de la presentación:

1 Instructivo para el Procedimiento de Importaciones VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA División de Administración de Bienes y Servicios Sección de Compras y Administración de Bienes 2005

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3 OBJETIVO Presentar a la comunidad Universitaria, los procedimientos relacionados con las importaciones para la Universidad del valle.

4 CONTENIDO 1. Solicitud de Importación4 2. Solicitud de Factura Proforma5 3. Trámite con Agente Aduanero6 4. Elaboración y tramite del Registro de Disponibilidad Presupuestal7 5. Trámite de Licencia de Importación8 6. Exoneración de IVA por aportes de Colciencias10 7. Pago a Proveedores12 8. Impresión de Orden Contractual de Importación14 9. Pago al Agente de Aduanas Recepción del bien Ajustes al Valor de nacionalización Confirmación de Legalización del Bien20 Pág.

5 5 1. Realizar solicitud de Importación Diligenciar Formato de solicitud de importaciones (Ver anexo), junto con reporte técnico y cotizaciones Autoriza Solicitud de Importación. Elabora y tramita Certificado de Disponibilidad Presupuestal Envía Solicitud de Importación, CDP y Cotización a la Sección de Compras y Administración de Bienes. Si importación es > a 200 SMMLV, adjunta Formato de Estudio y Convivencia

6 6 2. Solicitud de Factura Proforma Verifica Solicitud en el Formato Registra datos para solicitar Factura Proforma Envía Solicitud de Factura Proforma al Proveedor Envía Factura Proforma a Sección de Compras y Administración de Bienes Ingresa información de la Proforma (días de entrega, garantía, seguros, valor, medidas aproximadas de peso, volumen, cantidad) La Factura Proforma debe ir a nombre de la Universidad del Valle

7 7 3.Tramite con Agente Aduanero Si el peso del bien es mayor a 26 Kg o el costo supera los US $1000, se realizan las actividades de nacionalización de los bienes. Genera Solicitud para preliquidación (Costos por tramites del Agente de Aduanas) anexa y envía comunicación de solicitud al Agente. Envía preliquidación (Costo Aproximado del valor del tramite de nacionalización) Ingresa Datos al Sistema de la preliquidación (gastos de nacionalización, derechos arancelarios, etc)

8 8 4. Elaboración y tramite del Registro de Disponibilidad Presupuestal Envía información de la preforma y de la preliquidación al operario de la Unidad solicitante Elaborar y tramitar los Registro de Disponibilidad Presupuestal que correspondan (Agente de Aduanas y Proveedor) Completar preliquidación (Costo de Nacionalización) y orden contractual de importación con los números de los Registros Presupuéstales

9 5. Tramite de Licencia de Importación (1/2) Tramite de licencia de Importación (Sólo para bienes mayores a US$1.000 y peso mayor a 26 Kg Envía Solicitud de Licencia de Importación Envía Borrador de la Licencia de Importación Revisa y aprueba borrador Corrige Borrador y envía para firma de la Sección de Compras y Administración de Bienes

10 10 5. Tramite de Licencia de Importación (2/2) Firma el original de la Licencia de importación Tramita y obtiene la Licencia de Importación. Envía a la Sección de Compras y Administración de Bienes. Ingresa fecha, numero e información de la Licencia al sistema.

11 11 6. Exención de IVA por aporte de COLCIENCIAS (1/2) Genera solicitud de exoneración de IVA Imprime solicitud y anexa comunicación a COLCIENCIAS Firma Solicitud Envía Solicitud a COLCIENCIAS

12 6. Exención de IVA por aporte de COLCIENCIAS (2/2) Recibe notificación de COLCIENCIAS informando sobre la Resolución de exención de IVA Envía notificación firmada por el Rector a la Oficina de la Universidad del Valle en Bogota, para realizar tramite pertinente ante COLCIENCIAS. Reclama Resolución de COLCIENCIAS donde se especifica exoneración de IVA. Envía a la Sección de Compras y Administración de Bienes. Registra número de Resolución, número de licencia de importación y valor del bien en en us$

13 13 7. Pago a Proveedores (1/2) Ingresa los datos del proveedor en SABS Imprime Solicitud y anexa al Registro Presupuestal Existe solicitud de carta de crédito?? Elabora Solicitud a la Sección de Pagaduría y anexa CDP. Firma Jefe Sección de Compras y Administración de Bienes Elabora y tramita solicitud de pago en Interfinanzas)

14 14 Entrega información a la Sección de Presupuesto 7. Pago a Proveedores (2/2) Revisa Documentos y registra la información Entrega Documentos a la Sección de Pagaduría Realiza los tramites para el traslado Bancario Envía confirmación del traslado (Swift) a la Sección de Compras y Administración de Bienes

15 15 8. Impresión de la Orden Contractual de Importación Verifica el Pago al Proveedor Imprime Orden Contractual de Importación Envía Comunicación al Proveedor con la confirmación de la transferencia para enviar artículos Envía Orden Contractual de Importación al proveedor, con información del giro, o carta de crédito e instrucciones de envío y de uso, con la autorización del Jefe de la Sección de Compras y Administración de Bienes

16 16 9. Pago al Agente de Aduanas Elabora presolicitud de pago en SABS. Elabora Solicitud de pago en Interfinanzas Tramita el Pago al Agente de Aduanas

17 Recepción del Bien (1/3) Recibe notificación de la entrada del bien en el Deposito Aduanero Notifica al Agente Aduanero de la entrada del bien (información enviada por el deposito) Tramita nacionalización de mercancía

18 Recepción del Bien (2/3) Entrega a la Sección de Compras y Administración de Bienes, los bienes importados. Recibe la factura del Agente, factores de nacionalización y los bienes recibidos Confronta la factura con la orden contractual de importación realizada Confronta y asigna cantidades y precios reales

19 19 Asigna y envía el bien a la persona solicitante Recibe y acepta el bien adquirido Ejecuta el procedimiento de registro y marcado del bien. 10. Recepción del Bien (3/3)

20 20 11 Ajustes al valor de nacionalización Realiza y tramita la solicitud de pago, si el cobro es mayor al pagado, se realiza el procedimiento de Pago al Agente de Aduanas Informa a la dependencia si hay reembolso por parte del Agente de Aduanas, para realizar los correspondientes ajustes presupuéstales Realiza Ajustes En caso de que el cobro sea mayor (con base en las facturas) al valor inicial pagado, realizar el ajuste y trámite al Registro de Disponibilidad Presupuestal. En el caso de haber reembolso, se genera el documento para reembolso por parte del Funcionario de Compras.

21 Confirmación de Legalización del Bien Ingresa información de los pagos reales realizados, costos de transporte, IVA y aranceles Envía comunicación a las Secciones de Contabilidad y Pagaduría, con la información de la importación, anexando documentos soportes

22 22 Para tener en cuenta : En el caso de bienes a ser importados directamente por la Universidad (pago directo a proveedor en el exterior), se debe tener en cuenta que el valor del bien o bienes debe ser liquidado a una Tasa Representativa de Mercado o Tasa de Cambio con incremento de porcentaje de aproximadamente 2% para prever el cambios en la Tasa. En el caso de bienes menores a US$1000, el término INCOTERM de negociación es CIP y se debe también adicionar al presupuesto un porcentaje fijo del 26% por gastos de nacionalización. En el caso de bienes mayores a US$1000, el término INCOTERM de negociación es CPT y se debe adicionar al presupuesto un porcentaje entre el 18% y el 26% por gastos de nacionalización. Al momento de Elaborar el Presupuesto de Importación:

23 23 Para ambos casos se debe adicionar un valor de U$40 dólares para cubrir pagos adicionales por concepto de gastos de envío de mensajes y comisiones bancarias, que se generan cuando tramitan pagos al exterior por importaciones. Por aparte del presupuesto de importación se debe prever los costos de las instalaciones locativas, aditamentos, mantenimiento y puesta a punto de los equipos para la puesta de funcionamiento. Para tener en cuenta : Al momento de Elaborar el Presupuesto de Importación:

24 24 Para tener en cuenta : La factura proforma debe estar a nombre de la Universidad del valle y no a nombre del profesor que hace la gestión. La solicitud de pago debe llegar a la Sección de Presupuesto con el VoBo de la Oficina de Compras y Administración de Bienes y Servicios. La Dependencia debe indicar claramente los datos de transferencia. Dichos datos debe ser: –Nombre de la cuenta –Nombre del Banco –Número de la Cuenta –Código IBAN, SWIFT, ABA (según sea el caso) –Dirección de Banco –Ciudad, País Al Realizar Pagos al Exterior en Divisas

25 25 Para tener en cuenta : Debe especificarse claramente las condiciones de despacho, por ejemplo: a la confirmación de pago, 10 – 15 días, etc. Cuando un pedido llega al extranjero mediante correo, este llega con una guía aérea, dicha guía aérea debe ser entregado junto con la factura y el informe de recepción a la Sección de Tesorería, con el fin de dar cumplimiento a la circular externa CDIN-31 de junio 6 de 2000, que estableció la obligación de los importadores. El no cumplimiento causa sanción en cabeza del representante Legal del Importador. Al Realizar Pagos al Exterior en Divisas

26 26 Para tener en cuenta : En el caso de matriculas académicas en el exterior de los profesores de la Universidad, deberán enviar a la Sección de Tesorería el comprobante o constancia que expide dicha universidad después de realizar el pago En el caso de cuotas de afiliación o sostenimiento a organismos internacionales, uso de bases de datos, basta con que la Dependencia firme la Solicitud de Pago en el campo de Recibido a satisfacción o enviar a la Sección de Tesorería un Cumplido Al Realizar Pagos de Servicios en Divisas

27 27 Para tener en cuenta : Cuando se pagan inscripción a cursos, deberán enviar a la Sección de Tesorería copia de la constancia de asistencia al curso, expedido por la Entidad que presto el Servicio. Cuando son servicio de suscripción a revistas o documentos, se deberá incluir en la factura los números incluidos en la suscripción y posteriormente la Dependencia deberá enviar periódicamente y cada que llegue la revista una constancia que indique el número recibido y el número de Solicitud de Pago con el que se realizo dicha suscripción. Así mismo se recuerda que dichas revistas deben estar catalogadas por la Biblioteca Mario Carvajal, así no estén disponibles en la Biblioteca, sino en la Facultad. Al Realizar Pagos de Servicios en Divisas

28 28 Para tener en cuenta : Cuando alguna dependencia de la universidad firme algún contrato con un Organismo Internacional, deberá llevar copia de dicho contrato a la Sección de Tesorería con el fin de ser reportado al Banco de la republica. Cuando no existe contrato se debe informar a la Sección de Tesorería claramente el concepto del ingreso para así mismo reportarlo a las dependencias de Vigilancia y Control. En el caso de Ingresos por concepto de Divisas

29 ANEXOS

30 Formato de Solicitud de Importaciones

31 Anotaciones

32 VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA División de Administración de Bienes y Servicios Sección de Compras y Administración de Bienes Tel


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