MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS M O P PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA.

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS M O P PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ELABORACIÓN Y TRÁMITE DE ESTIMACIONES DE CONTRATOS CLAVE: MAYO DE 2004

2 1 de 12 ÍNDICE Página 1.- Desarrollo (Descripción de Actividades) 2.- Diagrama de Flujo 3.- Marco Normativo 4.- Anexos 5.- Sección de Firmas de Autorización y Cambio

3 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades)
Dependencias Actividades Formatos INICIA PROCEDIMIENTO Viene del Procedimiento Administrativo para Elaboración y Trámite de Generadores de Obra. Viene del Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios. Viene del Procedimiento Administrativo para Ajuste de Costos. Viene del Procedimiento Administrativo para Recuperación de Pagos en Exceso al Contratista. 1.- Elabora la estimación de los trabajos ejecutados con una periodicidad no mayor de un mes, y la presenta al Supervisor de Obras dentro de un plazo máximo de seis días naturales siguientes a la fecha de corte de pago establecido en el contrato. El Contratista deberá acompañar la estimación con la documentación de apoyo establecida por la Dependencia o Entidad. 2.- Recibe, revisa, firma y envía estimación a la Residencia de Obras. Hace constar en bitácora la fecha en que presenta el Contratista la estimación. 3.- Recibe la estimación, verifica los documentos de apoyo y autoriza en un plazo no mayor a quince días naturales a partir de la fecha de recepción de la Supervisión. 4.- ¿La documentación cumple con todos los requisitos? SÍ.- Pasa a la actividad No. 7A NO.- Continúa en la actividad No. 5 5.- Recibe y entrega la estimación al Contratista para su corrección. 6.- Recibe estimación y realiza las correcciones procedentes. Regresa a la actividad No. 2 7A.-Autoriza estimación y la registra en el Sistema Institucional. Entrega al Contratista la estimación original para su trámite de pago, incluyendo direccionamiento presupuestal e informa en su caso al Área de Finanzas si hay descuentos por recuperar y amortización de anticipos e informa a la Supervisión. Contratista Estimación. Documentación de apoyo. Supervisión Residencia de Obras Residencia de Obras Supervisión Contratista Residencia de Obras

4 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades) TERMINA PROCEDIMIENTO
Dependencias Actividades Formatos 7B.-Recibe copia y registra fecha de autorización en bitácora. 8.- Recibe estimación original y elabora factura y/o nota de crédito en su caso y las presenta en ventanilla única del Área de Finanzas para su pago. Viene del Procedimiento Administrativo para Retención Económica y/o Aplicación de Penas Convencionales. 9.- Recibe estimación, factura original y nota de crédito en su caso, para programar el pago dentro de los veinte días naturales siguientes a la autorización de la estimación por parte del Residente. 10.-¿La factura y/o nota de crédito cumple con todos los requisitos? SÍ.- Continúa en la actividad No. 11. NO. - Regresa en la actividad No. 8. 11.-Entrega contrarecibo al Contratista y procede al pago en la fecha programada. Envía copia de factura y nota de crédito en su caso, así como el original de la estimación al Residente de Obras y resguarda la factura original. 12.-Recibe copia de factura y nota de crédito en su caso, así como el original de estimación para su resguardo. TERMINA PROCEDIMIENTO Supervisión Contratista Área de Finanzas Área de Finanzas Área de Finanzas Residencia de Obras

5 4 de 12 2.- Diagrama de Flujo Residencia de Obras Área de Finanzas
Contratista Supervisión Actividades Formatos INICIA PROCEDIMIENTO Viene del Procedimiento Adminis-trativo para Elaboración y Trámite de Generadores de Obra. Viene del Procedimiento Adminis-trativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios. Viene del Procedimiento Adminis-trativo para Ajuste de Costos. Viene del Procedimiento Adminis-trativo para Recuperación de Pagos en Exceso al Contratista.. 1.- Elabora la estimación de los trabajos ejecutados con una periodicidad no mayor de un mes, y la presenta al Supervisor de Obras dentro de un plazo máximo de seis días naturales siguientes a la fecha de corte de pago establecido en el contrato. El Contratista deberá acompañar la estimación con la documentación de apoyo establecida por la Dependen-cia o Entidad. 2.- Recibe, revisa, firma y envía estima-ción a la Residencia de Obras. Hace constar en bitácora la fecha en que presenta el Contratista la estimación. 3.- Recibe la estimación, verifica los documentos de apoyo y autoriza en un plazo no mayor a quince días naturales a partir de la fecha de recepción de la Supervisión. 4.- ¿La documentación cumple con todos los requisitos? SÍ.- Pasa a la actividad No. 7A NO.- Continúa en la actividad No. 5 5.- Recibe y entrega la estimación al Contratista para su corrección. Inicio Elaboración y Trámite de Generadores de Obra Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios Ajuste de Costos Recuperación de Pagos en Exceso al Contratista 2 1 Estimación. Documentación de apoyo. B 2 3 4 A SI NO 2 5 I

6 Retención Económica y/o Aplicación de Penas Convencionales
2.- Diagrama de Flujo Residencia de Obras Área de Finanzas Contratista Supervisión Actividades Formatos I 6.- Recibe estimación y realiza las correcciones procedentes. Regresa a la actividad No. 2 7A.-Autoriza estimación y la registra en el Sistema Institucional. Entre-ga al Contratista la estimación original para su trámite de pago, incluyendo direccionamiento pre-supuestal e informa en su caso al Área de Finanzas si hay descuen-tos por recuperar y amortización de anticipos e informa a la Supervisión. 7B.-Recibe copia y registra fecha de autorización en bitácora. 8.- Recibe estimación original y elabo-ra factura y/o nota de crédito en su caso y las presenta en ventanilla única del Área de Finanzas para su pago. Viene del Procedimiento Adminis-trativo para Retención Económica y/o Aplicación de Penas Conven-cionales. 9.-Recibe estimación, factura original y nota de crédito en su caso, para programar el pago dentro de los veinte días naturales siguientes a la autorización de la estimación por parte del Residente. 10.-¿La factura y/o nota de crédito cumple con todos los requisitos? SÍ.- Continúa en la actividad No. 11. NO. - Regresa a la actividad No. 8. 2 6 A B 7A 7B 2 8 Retención Económica y/o Aplicación de Penas Convencionales 2 9 NO 10 SI II

7 TERMINA PROCEDIMIENTO
6 de 12 2.- Diagrama de Flujo Residencia de Obras Área de Finanzas Contratista Supervisión Actividades Formatos 11.-Entrega contrarecibo al Contra-tista y procede al pago en la fecha programada. Envía copia de factura y nota de crédito en su caso, así como el original de la estimación al Residente de Obras y resguarda la factura original. 12.-Recibe copia de factura y nota de crédito en su caso, así como el original de estimación para su resguardo. TERMINA PROCEDIMIENTO II 2 11 2 12 Fin

8 7 de 12 3.- Marco Normativo ACTIVIDAD L.O.P.S.R.M. (ARTÍCULO)
R.L.O.P.S.R.M. POBALINES (PUNTO) 1 54 pfo. 1 98 100 102 6.10 pfo. 1 2 86 - VIII 103 pfos. 2 y 3 3 84 - IX 7A 84 – IX 113 8 99 pfo. 2 9 54 pfo. 2 11 12 74 pfo. 3 L.O.P.S.R.M.- Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas R.L.O.P.S.R.M.- Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas POBALINES.- ´Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales

9 8 de 12 4.- ANEXOS Página Formato de Estimación

10 SUPERINTENDENTE DE CONSTRUCCIÓN
9 ACUMULADO 18 20 Tipo de Moneda: IMPORTE SUPERINTENDENTE DE CONSTRUCCIÓN CONTRATISTA ACEPTÓ 33 FORMATO DE ESTIMACIÓN ESTA EST. SUMAS: 17 19 6 5 7 ACUMULADO 16 Monto del Contrato: 8 No. De Contrato: Estimación No.: Hoja: CANTIDAD DE OBRA 41 ESTA EST. 15 Real 39 AUTORIZÓ RESIDENTE DE OBRA 32 Real 37 Estimación de Trabajos Ejecutados 35 1 CONTRATO 14 40 Fecha de Inicio: Fecha de Terminación: Plazo de Ejecución: Avance de Obra % Físico: Financiero: 36 Programado 34 38 PRECIO UNITARIO 13 19 REVISÓ 31 UNIDAD 12 SUPERVISOR DE OBRA Posición Financiera: OBSERVACIONES: Centro Beneficio: Centro de Costo: Fecha de firma de Centro Gestor: Elemento PEP: Cuenta Mayor: autorización: Fondo: Firmas: Lugar: IMPORTE CON ELETRA: 4 23 22 24 CONCEPTO 11 30 29 21 25 27 3 2 Periodo de Estamación: 26 28 Contratista: Obra: PARTIDA 10

11 INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del Formato: Estimación DATOS INSTRUCCIONES 1 Se indica Descripción del Área Responsable de los Trabajos. 2 Se indica Descripción de la Obra. 3 Se indica Razón Social del Contratista. 4 Se indica Periodo de Estimación. 5 Se indica número de Contrato 6 Se indica Monto del Contrato. 7 Se indica número Consecutivo de Estimación. 8 Se indica número de Hoja de la Estimación. 9 Se indica Tipo de Moneda. 10 Se indica número de Concepto. 11 Se indica Descripción del Concepto, Asentado en Forma Ordenada: Anexo “C”, Subsecuentes C-1, C-2,....(Convenios), Ajuste de Costos. 12 Se indica Unidad del Concepto de Trabajo 13 Se indica Precio Unitario por Concepto. 14 Se indica Cantidad de Obra del Contrato. 15 Se indica Cantidad de Obra Estimada por Concepto. 16 Se indica Cantidad de Obra Acumulada por Concepto. 17 Se indica Importe de esta Estimación, por concepto, tanto en Moneda Nacional como en otra Moneda. 18 Se indica Importe Acumulado de esta Estimación, por concepto, tanto en Moneda Nacional como en otra Moneda. 19 Se indica Importe Total de esta Estimación, tanto en Moneda Nacional como en otra Moneda.

12 INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del Formato: Estimación DATOS INSTRUCCIONES 20 Se indica Importe Acumulado de Estimaciones. 21 Se indica el número del Centro Gestor. 22 Se indica el número del Centro Beneficio. 23 Se indica el número de la Posición Financiera. 24 Se indica el número del Elemento PEP. 25 Se indica el número del Centro de Costo. 26 Se indica el número de Fondo. 27 Se indica el número de la Cuenta Mayor. 28 Se indica Lugar. 29 Se indica Fecha de Firma de Autorización de la Estimación. 30 Se indica Observaciones. 31 Se indica Nombre del Supervisor de Obra y su Firma Original. 32 Se indica Nombre del Residente de Obra y su Firma Original. 33 Se indica Nombre del Superintendente de Construcción de la Contrastista y su Firma Original. 34 Se indica Fecha de Inicio del Contrato. 35 Se indica Fecha de Terminación del Contrato. 36 Se indica Plazo de Ejecución del Contrato. 37 Se indica Avance de Obra %. 38 Se indica Avance Físico Programado. 39 Se indica Avance Físico Real. 40 Se indica Avance Financiero Programado. 41 Se indica Avance Financiero Real.

13 5.- Sección de Firmas de Autorización
Aprobó: Revisó: Elaboró: Sección de Cambios Hoja No. Estado Revisión No. Descripción Iniciales, firma y fecha Revisó Aprobó