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1 Tekhne Sección 5 Registro de Documentos Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos.

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1 1 Tekhne Sección 5 Registro de Documentos Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos

2 2 Tekhne Registro de Documentos Conceptos Básicos En C.I.O. podemos llevar un registro detallado de los documentos que se reciben de terceros a medida que se desarrolla un proyecto. Por ejemplo, cuentas de cobro o facturas de contratistas, facturas y notas débito y crédito de proveedores, facturas o recibos de servicios públicos, etc. El registro de documentos es una parte fundamental dentro del control ya que es la base para la generación de órdenes de pago, sin embargo, no necesariamente todos los documentos registrados quedarán incluidos dentro de una Orden de Pago. Curso Básico de C.I.O. Milenio Más... El usuario puede definir sus propios tipos de documentos según las necesidades de control con el fin de realizar el correspondiente trámite de pago. Básicamente los documentos se clasifican por el origen, es decir, en documentos de Subcontratos, Almacén o de Gastos Generales. El registro de documentos también es una herramienta primordial para establecer la programación de pagos según los vencimientos de los documentos recibidos y el tipo de documento como Anticipo o pago periódico. Sección 5 - Registro de Documentos

3 3 Tekhne Acceso a Registro de Documentos 1 Curso Básico de C.I.O. Milenio Primero seleccionamos la opción Control en el menú principal y luego Registros de Documentos. Se presentan dos opciones para ingresar y que a la vez sirven para filtrar la información. Antes de empezar a crear o editar registros de documentos es importante conocer las diferencias entre dichas opciones: Más... A continuación, se presentará una lista de los proyectos existentes. Seleccione el proyecto en el cual debe quedar el documento que desea registrar o editar. Más Proyecto: Esta opción permite el manejo y registro de documentos a nivel de proyecto y en ellos especificar si afectan a todo el proyecto o a un presupuesto específico. Sección 5 - Registro de Documentos

4 4 Tekhne Acceso a Registro de Documentos 2 Curso Básico de C.I.O. Milenio Si entramos por la opción Presupuesto se presenta una lista detallada de los proyectos y los presupuestos creados en ellos. Podemos seleccionar un presupuesto con doble-clic en el listado, o seleccionándolo para luego oprimir el botón Ok. Más Presupuesto: Esta opción se debe usar cuando requiera especificar que el documento es relacionado con un presupuesto determinado. Igualmente cuando se desea revisar información de un presupuesto en particular. Sección 5 - Registro de Documentos

5 5 Tekhne Acceso a Registro de Documentos 3 Curso Básico de C.I.O. Milenio Las opciones relacionadas con este menú aparecen en forma de lista y activan los campos pertinentes según el proceso a realizar. Proyecto y Presupuesto al que pertenece el documento. Disponible sólo si selecciona opciones de listar por fecha. Tiene tres valores: Todos: Muestra todos los registros. Ordenados: documentos ya incluidos en una Orden de Pago y Pendientes: los documentos sin Orden de Pago. Rango de fechas: Activo sólo si escoge opciones de Consulta o de Lista. Código: Disponible únicamente para realizar consultas por el número de registro. En la pantalla de acceso a registro de documentos se pueden seleccionar tanto las opciones de creación de un registro como opciones de consulta. Sección 5 - Registro de Documentos Más...

6 6 Tekhne Curso Básico de C.I.O. Milenio Estructura de Información 1 Información Básica Número del documento a registrar. Proyecto y Presupuesto al que corresponde el documento. Tipo de documento (definido por el usuario). Tipo de registro Número consecutivo del registro Indica si ya fue pagado. Datos del subcontratista o proveedor. Orden con la que se pagó. Fechas del documento. Datos adicionales del documento. Tipo de movimiento según el origen del documento Valor del documento. Sección 5 - Registro de Documentos

7 7 Tekhne Estructura de Información 2 Información Básica Curso Básico de C.I.O. Milenio Tipo de RegistroTipo de Movimiento AlmacénAnticipo: El pago es un avance para suministro. Se usa mucho para el suministro de hierro y concreto. Pago Obra: Pago ordinario de obra por pedidos u órdenes de compra. SubContratoAnticipo: El pago es un avance sin que requiera trabajos ejecutados. Devolución ReteGarantía: Devolución de la retención de garantía practicada en los pagos al subcontratista. Pago Obra: Es un acta o avance por ejecución de actividades. Gasto GeneralPago Obra: Pago por gasto o un servicio. Sección 5 - Registro de Documentos Más... Según el tipo de registro (Almacén, Subcontrato o Gasto General) se tienen diferentes opciones para el tipo de movimiento al que corresponde el documento así:

8 8 Tekhne Estructura de Información 3 Detalles - Almacén Curso Básico de C.I.O. Milenio Detalle de la entrada a almacén. Presupuesto al que corresponde el documento Valor unitario del insumo. Código del Pedido, Entrada o Insumo facturado. Datos del insumo (Descripción y unidad de medida). Valor total del concepto incluido en este registro En el registro de un documento de Almacén pueden incluirse varios conceptos y especificar para cada uno de ellos el detalle del insumo que el proveedor está facturando. Descripción adicional sobre el concepto. Cantidad del insumo Sección 5 - Registro de Documentos Más...

9 9 Tekhne Estructura de Información 4 Detalles - Subcontrato Curso Básico de C.I.O. Milenio Datos del subcontrato Valor total del acta, avance o anticipo. Datos del Acta de Obra o avance. (No está disponible si el tipo de movimiento es Anticipo). Descripción adicional sobre el concepto Sección 5 - Registro de Documentos

10 10 Tekhne Estructura de Información 4 Detalles - Gasto General Curso Básico de C.I.O. Milenio Presupuesto al que corresponde el gasto. Valor total que se está facturando. Detalle del gasto, éste debe haber sido creado previamente por la opción Gastos - Gastos Generales. Descripción adicional sobre el concepto Sección 5 - Registro de Documentos

11 11 Tekhne Barras de Herramientas Curso Básico de C.I.O. Milenio Muchas de las opciones de las barras de herramientas son estándares, y en cualquier caso se puede parar el cursor por un momento sobre un botón y C.I.O. muestra la función del botón. Cerrar la ventana Edición Ayuda Confirmar o descartar modificaciones Más... Manejador de Reportes Sección 5 - Registro de Documentos

12 12 Tekhne Creando un nuevo Registro 1 Curso Básico de C.I.O. Milenio Si por el contrario, estamos ubicados fuera de la ficha del registro de documentos, es decir en la pantalla inicial, seleccionamos entonces la opción Crear registro. Para crear un nuevo registro, tenemos dos opciones según la parte del programa en la que estemos. Primero, si estamos en la ficha de Registro de Documentos, la edición de datos se inicia con el botón Crear. C.I.O. presenta a continuación un menú flotante en el que seleccionamos la opción Crear. La opción Agregar se utiliza para incluir un nuevo concepto dentro del registro ya creado. Crear Más... Sección 5 - Registro de Documentos Más...

13 13 Tekhne Creando un nuevo Registro 2 Curso Básico de C.I.O. Milenio C.I.O. entra en el modo Creando y presenta al usuario una ficha en blanco. Todos los datos de las fichas de Información Básica y Detalles son obligatorios. Se activan dos nuevas opciones en la barra de herramientas, Confirmar la creación del nuevo registro, o Descartar el trabajo. Sección 5 - Registro de Documentos Más...

14 14 Tekhne Creando un nuevo Registro 3 Curso Básico de C.I.O. Milenio El código del registro es un número único para identificarlo en la base de datos - C.I.O. no permite números repetidos. Para encontrar un número sin utilizar se puede acudir al sistema de ayuda sensible al contexto. Colocar el cursor en el campo No. Registro y el botón de ayuda se activa automáticamente. Oprima el botón de ayuda y aparece la ventana de búsqueda de códigos. Esta ventana viene con un rango predefinido de números para buscar - en este caso de 1 hasta El usuario puede modificar el rango dentro del cual desea realizar la búsqueda del código. Mejor, sencillamente oprima el botón Próximo y C.I.O. muestra el siguiente código libre. Ahora oprima OK y este código pasa al campo en la ficha del registro. Alternativamente el botón Buscar muestra todos los códigos libres y el usuario puede escoger cualquiera. Más... Sección 5 - Registro de Documentos

15 15 Tekhne Creando un nuevo Registro 4 Curso Básico de C.I.O. Milenio Existe ayuda adicional disponible para la mayoría de campos en la ficha del registro y en la de detalles. Vamos a revisar cada una de ellas. El programa automáticamente asigna los datos del Proyecto y presupuesto según las opciones de acceso seleccionadas. Más.. En los campos de fechas, por ejemplo Fecha Documento y Fecha Vencimiento es posible visualizar un calendario con la fecha de trabajo marcada. Ir al mes anterior o al siguiente. Busca en el calendario la fecha del día. Selecciona la fecha marcada y ese dato será insertado en el campo de fecha desde donde se activó el calendario. Fecha seleccionada Para el campo Tercero C.I.O. muestra la base de datos de Terceros. Sección 5 - Registro de Documentos Más...

16 16 Tekhne Creando un nuevo Registro 5 Curso Básico de C.I.O. Milenio En los campos relacionados con un documento de Tipo Almacén, para el campo Pedido se presenta una lista de todos los pedidos realizados al Tercero seleccionado. En esta ventana se debe seleccionar el renglón correspondiente y luego arrastrar y soltar sobre la ventana del Registro de Documentos. Lista de Pedidos u Ordenes de Compra realizadas al Tercero seleccionado. Actualizar la lista de Pedidos de acuerdo a las fechas seleccionadas. Periodo de fechas en el cual se han realizado los pedidos que se quieren revisar. Presupuesto y Proyecto en el que estamos trabajando. Activa la ayuda para fechas. Sección 5 - Registro de Documentos Más...

17 17 Tekhne Creando un nuevo Registro 6 Curso Básico de C.I.O. Milenio Para el campo Entrada, se presenta una lista de los documentos de Entrada al almacén del pedido previamente seleccionado. Seleccione la Entrada que requiera y luego arrastre y suelte sobre la ventana del Registro de Documentos. Proyecto y Presupuesto en el que se está trabajando. Lista de Entradas de Almacén hechas para el pedido seleccionado por el usuario. Sección 5 - Registro de Documentos Más...

18 18 Tekhne Creando un nuevo Registro 7 Curso Básico de C.I.O. Milenio Si el documento que se está registrando es de Tipo Almacén puede aún especificar hasta el detalle del insumo que el Proveedor está facturando. Seleccione el insumo que desea incluir y luego arrastre hacia la ventana de Registro de Documentos. Lista de insumos que están incluidos en el documento de Entrada a Almacén seleccionado por el usuario. Proyecto y Presupuesto en el que se está trabajando. Sección 5 - Registro de Documentos Más...

19 19 Tekhne Creando un nuevo Registro 8 Curso Básico de C.I.O. Milenio En un Registro de Documentos de tipo Almacén, en los campos Valor Unitario, Valor Total y Cantidad, se presenta la ventana Estado de Pedido. En ella es posible consultar los valores acumulados y determinar posibles diferencias en lo facturado. Valor de los insumos recibidos Valor de los pagos ya realizados Pedido que está facturando el Proveedor Valor Total del Pedido Sección 5 - Registro de Documentos Más...

20 20 Tekhne Creando Un nuevo Registro 9 Curso Básico de C.I.O. Milenio Si el documento es de tipo Subcontrato, es posible ver los subcontratos creados para el Proyecto y Presupuesto en el que se está trabajando. Arrastre desde el área indicada y suelte sobre la ventana del Registro de Documentos. Lista de Subcontratos creados en el Proyecto y Presupuesto seleccionados por el usuario Proyecto y Presupuesto en el que se está trabajando. Sección 5 - Registro de Documentos Más...

21 21 Tekhne Creando un nuevo Registro 10 Para los documentos de tipo Gastos Generales se puede ver la lista de gastos creados para el Proyecto y Presupuesto seleccionados. También es posible filtrar la información de los gastos que se quieren visualizar seleccionando una opción de la lista de Categorías. Arrastre desde el área indicada y suelte sobre la ventana de Registro de Documentos. Curso Básico de C.I.O. Milenio Lista de Gastos Generales creados en el Proyecto y Presupuesto seleccionados por el usuario. Proyecto y Presupuesto en el que se está trabajando. Categoría de Gastos que se quiere ver en la lista. Sección 5 - Registro de Documentos Más...

22 22 Tekhne Modificando un Registro Curso Básico de C.I.O. Milenio Para cambiar alguna información de un Registro de Documentos, primero seleccione Consultar un Registro por número y luego oprima el botón Modificar. C.I.O. entra en el modo Modificando. Ahora se puede cambiar cualquier información, terminando el proceso con el botón Confirmar para grabar los cambios o Descartar para abandonar el trabajo. Los únicos datos que no se pueden cambiar son No. De Registro, Tipo, Tercero y Tipo de Movimiento. Más... Sección 5 - Registro de Documentos

23 23 Tekhne Borrando un Registro Curso Básico de C.I.O. Milenio Para eliminar los datos de un Registro de Documentos, primero seleccione Consultar un Registro por número y luego oprima el botón Borrar, y C.I.O. entra en el modo Borrando. Aparece una ventana preguntando si realmente quiere borrar la información. No hay opción de Deshacer o Undo o similar después de confirmar con esta ventana. Después de confirmar aquí, C.I.O. borra cualquier referencia a este registro, siempre y cuando no se haya generado ya una Orden de Pago. Más... Sección 5 - Registro de Documentos

24 24 Tekhne Notas de Crédito - 1 Desde la ventana inicial de Registro de Documentos y Facturas, se puede crear Notas de Crédito. Hay una opción en la lista para crear notas nuevas, y otra para consultar las notas ya existentes en el sistema. Desde la ventana de consulta también puede crear nuevas notas, o modificar o borrar las notas existentes (aunque una vez que una nota es utilizada en una orden de pago, queda protegida contra modificación). Puede utilizar las notas de crédito creadas aquí para el pago parcial o total de ordenes de pago al mismo tercero. El uso típico sería para proveedores, cuando el detalle de algún pedido cambia después de generar la factura. Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos

25 25 Tekhne Notas de Crédito - 2 La ventana para crear notas es bastante sencilla. El campo No. Documento es para colocar el número o identificación de la nota dado por el proveedor. Finalmente puede colocar una descripción, y el valor de la nota. Este valor queda disponible para abonar a cualquier orden de pago hecha para este tercero. Termina el proceso con Confirmar como normal. Debe dar un número único a cada nota y la fecha. Luego debe seleccionar el proveedor o tercero a quien la nota corresponde - doble clic en el campo trae la ayuda normal para escoger terceros. Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos

26 26 Tekhne Notas de Crédito - 3 La opción de Consultar Notas de Crédito muestra esta ventana. La lista puede mostrar todas las notas, o varias opciones como solo las notas pendientes, notas de un solo tercero, etc. Estos rangos deben ser elegidos en la ventana inicial. El valor disponible es el valor de la nota todavía disponible para utilizar contra ordenes de pago. Puede seleccionar cualquier nota, y modificar o borrarla. Pero una vez que una nota es utilizada en una orden de pago, no se puede modificar ni borrar. Este botón muestra las ordenes de pago en las cuales una nota de crédito ha sido utilizada Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos

27 27 Tekhne Notas de Crédito - 4 Para utilizar una Nota de Crédito, debe seleccionar la opción de Agregar un concepto en la orden de pago. En la ventana de Liquidación del Pago, ahora existe la opción de Aplicar la Nota de Crédito. Al lado CIO muestra el valor de notas disponibles para este tercero. El botón solo estará activada si hay algún valor disponible. Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos

28 28 Tekhne Notas de Crédito - 5 La nota de crédito aparece en la liquidación. Si existen varias notas de crédito, CIO las aplica en orden de fecha hasta cancelar toda la cuenta por pagar, o gastar todas las notas disponibles. Cada nota aparecerá en una línea aparte. Por ejemplo, si la cuenta por pagar es $ , y hay notas por $ y $ (en esta orden de fecha), CIO crea una línea aplicando la nota de $ , y una segunda línea aplicando $ de la nota de $ Queda disponible $ de la segunda nota para utilizar en otra orden de pago. Con la opción de Modificar un concepto, puede ajustar el valor aplicada de cualquier nota. Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos


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