PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA LUZ DARY CHAVARRIA DAVID Coordinadora

Presentación del tema: "PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA LUZ DARY CHAVARRIA DAVID Coordinadora"— Transcripción de la presentación:

1 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA LUZ DARY CHAVARRIA DAVID Coordinadora E-mail: lchavarria@conhydra.com

2 MAPA DE PROCESOS GESTION ADMINISTRATIVA MAPA DE PROCESOS GESTION ADMINISTRATIVA Gerenciamiento GESTION ADMINISTRATIVA Mercadeo y Ventas Gestión financiera Gestión Administrativa Informática y conectividad Gestión del Humana GESTIÓN DE RECURSOSDIRECCIÓN RECURSOS Requisitos de los clientes REALIZACIÓN Medición y análisis y mejora Satisfacción de los clientes Recursos Físicos: Compras Contratación con terceros Administración del Riesgo: Identificación Aseguramiento Plan de contingencia

3 GESTIÓN ADMINISTRATIVA SUBPROCESOS GESTION DE RECURSOS GESTION DE RIESGOS

4 GESTIÓN ADMINISTRATIVA OBJETIVOS Realizar una adecuada administración de los recursos físicos de la organización buscando mantener relaciones comerciales de mutuo beneficio que permitan el logro de los objetivos organizacionales. Gestionar y controlar eficazmente los riesgos para garantizar resultados concordantes con los objetivos de la organización.

5 GESTIÓN ADMINISTRATIVA OBJETIVOS ESTRATEGICOS Garantizar la excelencia en la atención y servicio a los grupos de interés. Garantizar que las relaciones comerciales sean de mutuo beneficio. Contribuir al desarrollo económico y social de las comunidades.

6 GESTIÓN ADMINISTRATIVA INDICADORES Satisfacción de los proveedores (Encuesta). Evaluación y calificación de los proveedores. Seguimiento compras. Generación de empleo local.

7 GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTEGRANTES Coordinador (1) Auxiliar de Archivo (1) Auxiliar de Mensajería (1) Auxiliar de servicios - Recepción (1) Auxiliar de servicios generales - Aseo (2)

8 GESTIÓN ADMINISTRATIVA COORDINADOR DEL PROCESO Coordinar las compras Análisis de cotizaciones Elaboración y control de contratos con terceros Manejo de pólizas de seguros Inventario muebles y enseres Seguimiento a indicadores Elaboración Matriz de riesgos (Identificación, calificación, seguimiento).

9 GESTIÓN ADMINISTRATIVA AUXILIAR DE ARCHIVO Manejo de archivo Manejo de correspondencia Servicio de fax Servicio de fotocopias Organizar las diligencias de mensajeria Objetivo: Salvaguardar los documentos que hacen parte de la historia de la organización, garantizando su disponibilidad y control.

10 GESTIÓN ADMINISTRATIVA AUXILIAR DE SERVICIOS - PORTERIA Contestar el conmutador y direccionar las llamadas telefónicas Recibir, anunciar y guiar a los visitantes Recibir, registrar y distribuir la correspondencia Recaudo de servicios públicos, reporte a cada sistema, cuadre diario y entrega a financiero Impresión de facturas de servicios públicos a los usuarios Recarga de toner Objetivo: Atender oportuna y satisfactoriamente a los usuarios de la organización.

11 GESTIÓN ADMINISTRATIVA AUXILIAR DE SERVICIOS - MENSAJERIA Realizar las diligencias presentadas Colaborar con las actividades del archivo Reparaciones varias (lámparas, muebles, etc.) Mantenimiento de prados (parqueadero) Objetivo: Realizar oportunamente las diligencias presentadas con la prioridad establecida por la organización.

12 GESTIÓN ADMINISTRATIVA AUXILIAR DE SERVICIOS - ASEO Realizar actividades de aseo en general Arreglo de cafeteras Arreglo de cocina, neveras y microhondas Colaborar en la portería Objetivo: Realizar adecuadamente las actividades planteadas en el cronograma establecido por la organización.

13 Las compras son responsabilidad del Proceso de Gestión administrativa y del Gerente operativo, director o coordinador del proyecto. La base para las compras de productos y servicios es el presupuesto. La evaluación de los proveedores se debe realizar entre los Gerentes operativos, Directores o coordinadores de proyectos, con la coordinación del proceso de Gestión administrativa. Los contratos solo podrán ser firmados por el Gerente general o por el representante legal suplente. POLITICAS COMPRAS Y CONTRATACION

14 El responsable del seguimiento a los contratos es el Proceso de Gestión administrativa y el Gerente operativo, Director o coordinador del proyecto. Se solicitaran pólizas dependiendo del monto, tipo y tiempo del contrato. Los contratos realizados se deben ajustar a los modelos establecidos en el procedimiento. Todo proveedor y contratista debe ser evaluado según lo establecido en el procedimiento. No se firmaran contratos sobre hechos cumplidos.