Sistema Organizacional en línea para Administradores y Gerentes de Proyecto Gerente Contratista ConsultorCliente EnVivo Punto central de Coordinación de.

Presentación del tema: "Sistema Organizacional en línea para Administradores y Gerentes de Proyecto Gerente Contratista ConsultorCliente EnVivo Punto central de Coordinación de."— Transcripción de la presentación:

1 Sistema Organizacional en línea para Administradores y Gerentes de Proyecto Gerente Contratista ConsultorCliente EnVivo Punto central de Coordinación de la Información Con EnVivo, toda la documentación, coordinación y comunicación esta enfocada en un punto central. EnVivo

2 Uso de planos desactualizados Perdida de documentos Fallas de coordinación Comunicación Interna vs Comunicación Externa Demoras en entrega de información Errores Perdida de Tiempo Gastos Innecesarios - Perdida de Dinero Comunicaciones

3 Sitio Web dedicado al Proyecto Acceso con claves Personas involucradas en el Proyecto Miembros Foros en línea Subir directamente la última información Bajar directamente la última información Noticias Documentos Calendarios Tareas Estructuración

4 El único software requerido - un navegador de Internet. Muy sencillo para utilizar - controla todo desde el escritorio integrado. Cada usuario ve solamente la información que le corresponde. Cualquier información nueva o pendiente, EnVivo la muestra en el Escritorio. EnVivo es fácil de implementar. Escritorio de Trabajo

5 Con un clic desde el Escritorio llega al sitio centralizado y seguro donde se guarda todos los documentos del proyecto. Organiza su propia estructura de carpetas y archivos. Controla permisos a cada carpeta y para cada miembro del proyecto. Subir y bajar documentos fácilmente. Boveda de Documentos

6 EnVivo controla cada documento en la Bóveda - la historia de revisiones y cambios, quien accede al documento o quien lo baja. EnVivo hace la coordinación de información automáticamente. Congela documentos mientras que afectan modificaciones. Reemplaza archivos con versiones nuevas - EnVivo guarda los documentos históricos, y avisa a los interesados. Boveda de Documentos

7 Como EnVivo permite a personas de diferentes entidades o empresas compartir información, el manejo de seguridad es crítico. Ver quien ha tenido acceso a cualquier archivo o documento, y quien lo ha cambiado. Controla el acceso detalladamente a cada carpeta. Organizar los miembros del proyecto en grupos, o manejarlos individualmente. Para los usuarios, no hay acceso directo a los documentos, solo por medio de EnVivo. Acceso a Info

8 EnVivo tiene muchas opciones para el manejo y control de los documentos almacenados en su Bóveda. Puede formar parte importante de un Sistema de Calidad ISO9000. Reemplazar - reemplaza el archivo con una versión nueva. EnVivo guarda la historia y el archivo original también. Congelar - antes de modificar un documento, se puede congelar, para que ningun otro usuario lo cambia. Registro Acceso - ver quien a tenido acceso al documento. Bajar - bajar archivos para utilizar en su computador local. Versión/Historia - ver el historial de cambios del documento. Consultar cualquier versión anterior. Control de Documentos

9 La Bóveda controla y coordina el uso de documentos…. Las otras herramientas de EnVivo permiten coordinar efectivamente a las personas colaborando en el proyecto. El calendario es compartido - todos los miembros del proyecto pueden ver los eventos. Los próximos eventos siempre están anunciados en el escritorio principal de EnVivo. Coordinación - Calendario

10 Organiza eventos en diferentes calendarios (ej. administrativo, técnico, oficina, obra, etc.), o por clasificaciones (reunión, entrega materiales, presentación, etc.). Eventos repetidos. Notificar a las personas afectadas. Vistas por mes, semana o día, filtros por tipo de evento, calendario, persona. Coordinación - Calendario

11 Como siempre, EnVivo muestra la información más reciente o pendiente, en su escritorio. En este caso, son las tareas pendientes que el usuario ha asignado a otros miembros, y las tareas que el mismo usuario tiene pendiente por completar. Crea tareas y asignalas a otros miembros del proyecto. En la sección de tareas puede controlar y revisar toda la información. Coordinación - Tareas

12 Crea tareas con fechas de vencimiento y prioridades. Controla el trabajo de otros miembros del proyecto, y EnVivo notifica automáticamente a los involucrados. En cualquier momento consulta el estado de la tarea y las acciones tomadas. Tareas son asignadas a personas específicas. Aprovecha del sistema de notificación de EnVivo. Coordinación - Tareas

13 Los Foros en EnVivo son areas para mantener conversaciones públicas sobre temas relacionadas con el Proyecto. Puede separar temas entre diferentes Foros – por ejemplo para temas técnicas, administrativas, para contratistas, etc. Todos los miembros ven los mensajes en cada Foro, y pueden responder, comentar o aportar sus opiniones. Todos los mensajes relacionados con un tema quedan agrupados Los Foros son una forma excelente de repartir información y conocimientos para el beneficio de todos los participantes. Coordinación - Foros

14 Las Noticias y Mensajes de Día son otra forma de mantener bien informados a todos los participantes del Proyecto. Los administradores del proyecto pueden colocar noticias y mensajes en el escritorio de todos los miembros. Las noticias pueden ser configuradas para aparecer únicamente durante ciertas fechas. Otra herramienta valiosa es la de Cuentas Regresivas – estas aparecen automáticamente en la parte superior del escritorio de todos, y cuentan los días hasta fechas claves. Coordinación - Noticias

15 Coordine mejor sus proyectos. Mantenga todos los documentos y planos en un sitio centralizado y seguro. Evite problemas de comunicación. Coordine e integre totalmente a personal externo e interno involucrado en el proyecto. Obtenga una ventaja competitiva en el desarrollo de sus proyectos. Fortalezca el perfil organizacional y profesional de su empresa. EnVivo