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1 Tekhne Curso CIO Control Sección 8 Configuración de Control Sección 8 - Configuración de Control.

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1 1 Tekhne Curso CIO Control Sección 8 Configuración de Control Sección 8 - Configuración de Control

2 2 Tekhne Introducción - 1 C.I.O. tiene numerosas opciones de configuración para lograr el estilo de control que se necesita. Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Se accede a la configuración por el menú de Control. La configuración es independiente para cada Proyecto, pero es importante hacer cualquier cambio en la configuración antes de iniciar el control, porque ciertas opciones son inmodificables una vez que el proyecto esta en ejecución. C.I.O. muestra el listado de proyectos en la manera acostumbrada.

3 3 Tekhne Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Introducción - 2 Esta es la ventana de Configuración de Proyectos. Está disponible para cada proyecto. Las opciones que ofrece varían desde el control de procedimientos hasta opciones que afectan como C.I.O. calcula datos de control.

4 4 Tekhne Opciones de Control del Almacén 1 Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Valoración del Almacén - esto puede ser por el sistema FIFO o por Promedio Ponderado. Queda fijo después de efectuar la primera salida del almacén. Borrando Documentos - evita que los usuarios puedan borrar documentos. Cuando se anula un documento, queda en la base de datos en su secuencia, pero sin valores que puedan afectar control o ejecución. Modificando Documentos - evita que los usuarios puedan cambiar documentos existentes. Solo se puede editar el último documento creado.

5 5 Terminado el presupuesto, se puede traer la información como normal (con Escoger del Presupuesto), y C.I.O. agregará los destinos en obra a cada insumo en el almacén para permitir la ejecución de salidas controladas contra el presupuesto. Tekhne Opciones de Control del Almacén 2 Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Se puede desactivar el control de cantidades en Requisiciones, Pedidos y Entradas. Esto con el fin de permitir iniciar el trabajo del almacén cuando el presupuesto aún no esta terminado. Se puede agregar insumos manualmente al almacén para gestionar compras y realizar entradas, pero sin especificar Destinos en obra. El programa no permitirá consumos de obra sin los destinos.

6 6 Tekhne Opciones de Control de Subcontratos 1 Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control El Monto Total Autorizado permite a un usuario con acceso especial (en Control de Usuarios) colocar un valor limite al subcontrato. Así los demás usuarios pueden editar o ejecutar el subcontrato hasta este limite. El campo del monto autorizado solo aparece en la ventana del subcontrato si el usuario tiene permiso para consultarlo.

7 7 Tekhne Opciones de Control de Subcontratos 2 Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control El registro de modificaciones permite manejar Otrosí a cada subcontrato, y establecer un subcontrato original. Hay una explicación completa del uso del registro de modificaciones en la sección del tutorial sobre Subcontratos. Estas dos opciones determinan como CIO calculará el valor de los anticipos de los subcontratos, y de la Retención de Garantía para aplicar en las ordenes de pago. Esta opción activa una ventana de control de vencimiento de pólizas, que aparecerá cada vez que entra a CIO.

8 8 Tekhne Opciones de Control de Pagos Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Borrando Documentos - evita que los usuarios puedan borrar documentos. Cuando se anula un documento, queda en la base de datos en su secuencia, pero sin valores que pueden afectar control o ejecución. Modificando Documentos - evita que los usuarios puedan cambiar documentos existentes. Solo se puede editar el último documento creado.

9 9 Tekhne Opciones de Control de la Nómina Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Borrando Documentos - evita que los usuarios puedan borrar documentos. Cuando se anula un documento, queda en la base de datos en su secuencia, pero sin valores que pueden afectar control o ejecución. Modificando Documentos - evita que los usuarios puedan cambiar documentos existentes. Solo se puede editar el último documento creado.

10 10 Tekhne Opciones de Control del Presupuesto 1 Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Presupuesto Modificado - se puede manejar un presupuesto paralelo que refleja cambios después de la creación del presupuesto inicial. Aquí se puede definir cual de estas dos versiones del presupuesto se va utilizar para control. C.I.O. utiliza la versión señalada aquí para todos los informes de control, y en el momento de asignar trabajos con la opción Escoger del Presupuesto. El uso del presupuesto modificado esta descrito con más detalles al final de esta sección.

11 11 Tekhne Opciones de Control del Presupuesto 2 Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Con la opción de Precisión de Control se puede obliga al usuario crear cualquier actividad para ejecución (actividades en subcontratos, destinos para insumos en el almacén, gastos generales, actividades planeadas de la nómina) a nivel del ítem. De lo contrario CIO por defecto permite crear información a nivel de subcapítulo también, que aunque utíl para situaciones donde el manejo de información no es tan precisa, puede causar problemas en interpretación de los reportes de control.

12 12 Tekhne Opciones de Estado de Ejecución - 1 Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Cada módulo de ejecución tiene opciones para indicar el estado de ejecución de actividades, insumos o elementos del presupuesto. Hay tres estados potenciales : Pendiente - no se ha iniciada la ejecución. En Ejecución - se esta ejecutando el trabajo. Terminado - se acabó la actividad o trabajo. En la configuración del proyecto, se puede definir como se utiliza estos estados.

13 13 Tekhne Opciones de Estado de Ejecución - 2 Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Para cada módulo de ejecución se puede decidir si se van a utilizar los estados de ejecución o no. El efecto es un poco diferente en cada caso.

14 14 Tekhne Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Estado de Ejecución - Almacén En el almacén se puede definir el estado al nivel del insumo en el listado del almacén, o individualmente para cada destino en obra de cada insumo en el Kárdex. Activando la opción de utilizar estados de ejecución, C.I.O. solo permitirá salidas a actividades (destinos) En Ejecución. También, al marcar un insumo o destino Terminado, C.I.O. deja de proyectar un costo futuro de ejecución en los informes de Proyección del Presupuesto, aun si tiene una cantidad teórica pendiente.

15 15 Tekhne Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Estado de Ejecución - Subcontratos En los Subcontratos se puede definir el estado al nivel del subcontrato en el listado, o para cada actividad en la ficha detallada del subcontrato. Activando la opción de utilizar estados de ejecución, C.I.O. solo permitirá ejecutar actas o avances en actividades En Ejecución. También, al marcar una actividad o subcontrato Terminado, C.I.O. deja de proyectar un costo futuro de ejecución en los informes de Proyección del Presupuesto, aun si tiene una cantidad contratada pendiente.

16 16 Tekhne Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Estado de Ejecución - Gastos En los Gastos Generales se define el estado de cada Gasto en la lista de Gastos o en la ficha detallada. Activando la opción de utilizar estados de ejecución, C.I.O. solo permitirá registrar documentos para Gastos con estado En Ejecución. Igualmente, al marcar un Gasto Terminado, C.I.O. deja de proyectar un costo futuro de ejecución en los informes de Proyección del Presupuesto, aún si tiene una cantidad o valor pendiente.

17 17 Tekhne Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Estado de Ejecución - Nómina En el módulo de Nómina se define el estado de cada actividad en la lista de Actividades Planeadas o en la ficha detallada. Activando la opción de utilizar estados de ejecución, C.I.O. solo permitirá creae registros de trabajo o hojas de trabajo para actividades con estado En Ejecución. Igualmente, al marcar una actividad Terminado, C.I.O. deja de proyectar un costo futuro de ejecución en los informes de Proyección del Presupuesto, aún si tiene una cantidad o valor pendiente.

18 18 Tekhne Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Estado de Ejecución - General También se puede controlar los Estados de Ejecución de actividades de una manera mas práctica. Desde el reporte Control/Registro de Ejecución, se puede controlar globalmente el estado de ejecución de cada actividad. Esto activa o desactiva todo el uso de recursos por almacén, actividades subcontratadas, gastos generales y nómina para la actividad seleccionada, y también la proyección de costos futuros de cada actividad. Esta opción solo tiene efecto cuando las opciones de Estado de Ejecución están activadas en Configuración de Control.

19 19 Tekhne Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Opciones de Estado del Proyecto 1 Activando la opción de Utilizar el estado del proyecto... se puede definir el Estado de Proyecto, y controlar edición de datos de acuerdo con este estado. Aquí en la ficha de Proyectos se puede definir el estado de cada proyecto.

20 20 Tekhne Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control Opciones de Estado del Proyecto 2 Terminada Cancelada Estados del Proyecto Presupuestando - no se puede ver ni tocar los módulos de ejecución. Aprobado - por ejecutar Aprobado - suspendido Ejecución suspendida - se puede editar subcontratos, kárdex y gastos generales, pero no se puede registrar ningún tipo de ejecución, como actas, documentos del almacén, registros de documentos o pagos. En Ejecución - todo el sistema es accesible. - se puede consultar pero no tocar los módulos de ejecución.

21 21 Tekhne Uso del Presupuesto Modificado - 1 Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control El Presupuesto Modificado permite mantener unas cantidades de obra distintas al presupuesto original, y opcionalmente utilizarlas para la ejecución y control presupuestal. Se accede al Presupuesto Modificado en el menú de Control. C.I.O. muestra el listado de presupuestos para escoger. Típicamente se utiliza cuando el presupuesto cambia antes de iniciar su ejecución, pero se necesita guardar el original. También se puede utilizar para una auditoría sobre la calidad y precisión de su presupuesto inicial, colocando aquí las modificaciones efectuadas durante la ejecución.

22 22 Tekhne Uso del Presupuesto Modificado - 2 Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control El listado del Presupuesto Modificado permite editar las cantidades originales presupuestadas, y también una columna independiente de cantidades modificadas. El botón de Inicializar Cantidades coloca todas las cantidades modificadas iguales al presupuesto inicial, para la parte del presupuesto señalado. Después se puede empezar a variar las cantidades modificadas como sea necesario.

23 23 Tekhne Uso del Presupuesto Modificado - 3 Curso CIO Control Sección 8 - Configuración de Control También se puede utilizar el presupuesto modificado en una forma más sofisticada. Actividades no ejecutadas - dejar la cantidad modificada en 0 (cero) para indicar que no se va ejecutar el ítem del presupuesto. Actividades nuevas - en el módulo de Presupuestos puede crear nuevos ítems con sus análisis unitarios, etc., pero con cantidad 0 (cero). Aquí en el presupuesto modificado, coloque las cantidades a ejecutar en la columna de cantidad modificada, así no afecta el valor del presupuesto original. Obviamente, estas sugerencias solo tendrán efecto si esta utilizando la opción de controlar el Presupuesto Modificado en la ficha de Configuración del Proyecto.


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