Administración por procesos Febrero 2007 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial.

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1 Administración por procesos Febrero 2007 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para uso exclusivo de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA.

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3 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. Componentes y Principios del Enfoque de Procesos. Diferencias vs Enfoque Tradicional. Como reducir la resistencia al cambio de una administración tradicional a una basada por procesos. Administrar los procesos de un negocio. Objetivo

4 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. Contenido Del Taller Enfoque de procesos. Enfoque de procesos. Componentes del enfoque de procesos. Componentes del enfoque de procesos. Administración por procesos. Administración por procesos.

5 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. Enfoque De Procesos 1 En este tema se presentará : Las diferencias del enfoque funcional y el de procesos. Cuales son los beneficios e implicaciones del enfoque de procesos y porque es conveniente para los negocios.

6 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs. Enfoque Procesos). 1.2 Beneficios. 1.3 Implicaciones del Enfoque de Procesos. Enfoque De Procesos 1

7 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs. Enfoque Procesos).

8 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos) Enfoque Funcional Época Artesanal. Revolución Industrial. División del Trabajo por Especialización. Aumentar la productividad y reducir tiempos de ciclo. Pocos productos y no hay personalización. Producción en serie. Productor tiene el poder. Eficiencia Interna.

9 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos) Enfoque Funcional Los negocios heredan experiencia de la revolución industrial. Orientado a Especialización. Islas Funcionales. Objetivos basados en la especialización.

10 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos) Cambios en el Entorno. Consumidor más exigente. Requiere más variedad de productos. Servicios y productos personalizados. Mayor competencia e innovación en el mercado. Ventaja competitiva (Diferenciación y/o Precio). Calidad Eficiencia Procesos de Negocios El poder pasa del Productor al Consumidor.

11 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos) Enfoque de Procesos Cambio de foco interno a un foco al resultado final (Servicio o Producto). La unidad es el proceso. El arbitro final es el cliente

12 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos) Estilo de Administración Enfoque Funcional Supervisión y Control Supervisión y Control Empujan Empujan Enfoque corto plazo Enfoque corto plazoLiderazgo Enfoque Procesos Facilitador / Motivador Facilitador / Motivador Jalan Jalan Visión Visión Enfoque largo plazo Enfoque largo plazo Enfoque al Cliente Cliente Interno (Jefe) Cliente Interno (Jefe) Islas de poder Islas de poder Indicadores Productividad Indicadores Productividad Cliente Externo Cliente Externo Cadena de Valor Cadena de Valor Satisfacción de Cliente Satisfacción de Cliente Enfoque de Trabajo Apagar fuegos Apagar fuegos Ejecutar por costumbre Ejecutar por costumbre Resultado Final (Producto / Servicio) Resultado Final (Producto / Servicio) Acción proviene Proceso Acción proviene Proceso

13 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos) Estilo de Administración Enfoque Funcional Personal como ejecutor Personal como ejecutor Tiempos y mov. / Productividad Tiempos y mov. / Productividad Enfocada al trabajo individual Enfocada al trabajo individual Enfoque a la Gente Enfoque Procesos Participación inteligente del personal (Aprendizaje / Crecimiento) Participación inteligente del personal (Aprendizaje / Crecimiento) Enfocada trabajo equipo Enfocada trabajo equipo Enfoque Total Costo vs. Calidad Costo vs. Calidad Repercusión precio mercado Repercusión precio mercado Enfocada a las mejoras de responsabilidades individuales (islas). Enfocada a las mejoras de responsabilidades individuales (islas). Costo parte de la calidad Costo parte de la calidad Valor superior-compet. Valor superior-compet. Enfocada a la mejora de Enfocada a la mejora de todas las áreas de la todas las áreas de la organización organización

14 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 1.2 Beneficios

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16 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 1.3 Implicaciones del Enfoque de Procesos

17 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 1.3 Implicaciones del Enfoque de Procesos ¿ Qué implica una Administración por Procesos ? 1. Documentar los procesos. 2. Medir la ejecución de los procesos y asegurar que se repiten. 3. Cambiar el sistema de recompensa o pago, basado en los procesos. 4. Asignar responsables de los procesos y sus resultados. 5. Todo lo anterior. 6. Nada de lo anterior.

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20 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 1.3 Implicaciones del Enfoque de Procesos El éxito en implementar un Enfoque de Procesos no depende de la suerte, es un evento dentro del control humano, solamente hay que tener foco y tomar las decisiones correctas. El éxito en implementar un Enfoque de Procesos no depende de la suerte, es un evento dentro del control humano, solamente hay que tener foco y tomar las decisiones correctas.

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22 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos En la decada de los 90s se buscaba una forma de mejorar competitividad y los procesos fueron la respuesta: Si los procesos no se administran, se adaptan con el paso del tiempo hacia la comodidad, en vez de hacerlo hacia la competitividad. Todo mundo trabaja dentro de un proceso y alguien debe ser responsable de él. Los elementos de cualquier proceso: Personas, materiales, información y técnicas; se deben administrar de forma estandard.

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25 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. ¿ En una organización funcional, existen procesos ? 2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos

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27 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. VentasAdministración Comprar materia prima Vender el producto y/o servicio Entregar el servicio Facturar y cobrar Almacen PROCESO FUNCION Los individuos participan en uno o varios procesos, a veces también incluyen responsabilidades funcionales. Carlos Lucia Jorge Rodolfo Luis Pepe Ramiro AnaLaura 2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos

28 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. ¿ Cuál es el principal problema de un proceso documentado? 2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos

29 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. Características de una organización funcional. Control muy estrecho, poca delegación. Funciones organizadas como islas. Efecto Tierra de nadie en la comunicación entre las personas. Recursos asignados por responsabilidad y no consideran al proceso. 2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos

30 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. Flujo documentado: EntradasEntradas SalidasSalidas 2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos

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35 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. ¿ Cuantos procesos se recomendaría definir (descomponer) para un negocio? 5 a 10 10 a 20 > 20 No hay recomendación 2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos

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38 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 2.3 Organización Lo que genera ventaja competitiva en una empresa noson sus grandes rescursos, en una empresa grande o la agilidad de una pequeña empresa... es su capacidad para compartir y reutilizar su conocimiento en toda la organización. Jack Welch, Director de General Electric

39 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. ¿ En una organización con Enfoque a Procesos, desaparecen las funciones ? 2.3 Organización

40 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. Las funciones se deben alinear con base a la mejor forma para operar los procesos. Subdirección 1 Subdirección 3 Administración de Seguridad Administración de Activos Administrar Estrategia Tecnológica Controlar Cambios Subdirección 2 PROCESO FUNCION PROCESO = QUE SE HACE Serie de actividades que ejecutadas en secuencia producen un resultado para satisfacer un objetivo específico FUNCION=QUIEN HACE QUE Conjunto de actividades similares que son agrupadas para aprovechar especialización y/o economías de escala en los recursos que operan los procesos. 2.3 Organización

41 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 2.4 Indicadores Definir mediciones para los procesos y personas, a partir de los objetivos de negocio. Subdirección 1 Subdirección 3 Administrar la Seguridad Administración de Activos Definir Arquitectura de TI Controlar Cambios Subdirección 2 PROCESO

42 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 2.5 Manejo de la resistencia al cambio Todo cambio que impacta procesos, organización y tecnología, genera una resistencia, esta no se puede evitar, se debe administrar.

43 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. 2.6 Para crecer como negocio, un factor importante es la tecnología. Static TECNOLOGIA DE INFORMACION Alto AbajoAlto Transformar Impacto de Negocio PROCESOSPROCESOS Sin Cambios Simplificar Automatizar

44 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. La administración de procesos implica un trabajo integrado. Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso N 2.7 La administración de procesos

45 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. Conclusiones

46 6.1 Elementos ¿ Qué implica una Administración por Procesos? 1. Documentar los procesos. 2. Medir la ejecución de los procesos y cambiar el sistema de recompensa. 3. Asignar responsables de los procesos y sus resultados. 4. Alinear los sistemas para apoyar los procesos. 5. Todo lo anterior. 6. Nada de lo anterior

47 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. En esta conferencia se vio: Que la Administración de los Procesos involucra un examen y mejora del trabajo de manera continua. La administración exitosa de procesos requiere trabajo de equipo y de liderazgo y este enfoque sistemático es una manera extraordinaria de crear equipos y líderes que los apoyan. En el proceso, los líderes y equipos son los que distinguen a los negocios excelentes de las mediocres. Las negocios exitosos tendrán procesos que surgirán, en lugar de desinflarse, de los talentos, energía y creatividad de su personal. Importancia Importancia

48 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. Todo trabajo es un proceso, pero la mayoría de las personas en el trabajo han sido esclavos de los procesos en lugar de dueños. Si un proceso no entrega valor añadido real a los clientes y participantes de la organización, entonces simplemente consume recursos. Demasiados procesos se ejecutan y no se administran. Importancia Importancia

49 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. Fallas comunes en el Enfoque de Proceso: No enfocarse a los procesos. No dar un apoyo total a la administración de procesos. Dejar algunas partes del negocio fuera del alcance. Adoptar un estílo de administración convencional. Ignorar el impacto en la gente. Ser tímido en el enfoque. Lecciones Aprendidas

50 El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de Oaxaca. La distribución y/o copia del contenido de este documento a terceros, sólo podrá ser bajo común acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores y CANACINTRA OAXACA. Lecciones Aprendidas: Debe existir una razón de peso (motivador). Debe existir compromiso de los líderes del negocio. Mantener una vigilancia constante. Todo cambio, genera una perdida. Si no hay un convencimiento sobre el cambio, este no ocurre. Lecciones Aprendidas