EL SECRETARIO (A) Y SUS FUNCIONES

Funciones del secretario DEBE CUMPLIR BASICAMENTE CUATRO FUNCIONES: 1. ADMINISTRACIÓN 2. ARCHIVOS 3. CONSERVACIÓN 4. GUARDIÁN E INTÉRPRETE DE LOS REGLAMENTOS

Descripción de funciones I.-ADMINISTRACIÓN 1. La administración ocupa el 80% del tiempo del Secretario. - La clave para realizar ésta función descansa en el concepto de Equipo de trabajo. - Este concepto afecta dos dimensiones de su vida profesional. - Sus colegas de Administración - Su Secretaria.

Administración, premisas: La IASD. Tiene una forma representativa de gobierno. La junta directiva, tiene autoridad administrativa. La JD. Tiene funciones: Legislativas, Ejecutivas y de Supervisión. La autoridad de la JD. Es compartida con los administradores. A. EL GOBIERNO DE LA IGLESIA, ATRAVÉS DEL SISTEMA DE JUNTAS

Administración, premisas: B. AUTORIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN. EL PRESIDENTE. Es el presidente de la JD. y es el primer oficial. EL SECRETARIO Y EL TESORERO, trabajan en íntima relación con él. El origen de su autoridad se describen en los Reglamentos de la Iglesia

Administración, premisas: C. CONSENSO ADMINISTRATIVO. El secretario tiene una participación muy importante en las decisiones de la administración que son tomadas por los tres administradores. Para que sea efectivo, debe estar basado en una relación de equipo. La relación entre los tres administradores es horizontal en vez de vertical. No es de jerarquía.

Administración, premisas: D. SUBORDINACIÓN E INTERRELACIÓN ENTRE LAS DIVERSAS ORGANIZACIONES DENOMINACIONALES. 1. LAS IGLESIAS, están subordinadas a los campos locales: Asociaciones o Misiones. 2. LAS ASOCIACION/MISIONES, a las UNIONES. 3. LAS UNIONES, a la División Sudamericana. 4. LAS INSTITUCIONES, están subordinadas a la entidad que las administra.

Trabajo en equipo Principios del concepto de trabajo en equipo con sus colegas de Administración Cada posición es necesaria. Cada posición cumple una función especializada. Cada miembro debe conocer las reglas y proce-dimientos Los miembros del equipo deben estar en constante comunicación .

Trabajo en equipo. Cont. 1. Cada miembro del equipo realiza mejor su tarea cuando hay mutuo apoyo y cooperación. 2. Areas afectadas por el concepto de trabajo en equipo con su secretaria. - Función. - Relación. 3.Claves para el éxito del trabajo en equipo. - Concenso. - Tiempo.

Descripcion de funciones… II. REGISTROS. 1. LOS REGISTROS QUE SON DE RESPONSABILIDAD DEL SECRETARIO, SON VARIADOS Y COMPRENDEN COMPLEJOS MATERIALES. 2. TIENE DOS PROPÓSITOS: a. Contar con evidencias de las decisiones de la Junta para ser comunicadas a quien corresponda. b. Conservar tales registros para el futuro e histórico.

REGISTROS. Continuación… EN LAS IGLESIAS: El libro de actas. El Libro “Registro de feligresía” (fichero) Libro de la historia de la iglesia El Libro de visitas Carpeta de archivos con las copias de los informes trimestrales.

Registros, continuación… EN LAS ASOCIACIONES Y MISIONES 1. El registro de feligresía de todo el campo 2. El registro de las actas de la junta directiva y de los Congresos Administrativos. 3. El registro de servicio de todos los obreros con credencial. 4. El material anual para el Yearbook

Registros,Continuación EN LAS UNIONES. Aunque no está obligada a llevar un registro de la feligresía, debe ayudar a los campos a mantener un registro de su feligresía. Todos los documentos mencionados para los campos locales, corresponden también a las uniones.

Registros, continuación… EN LAS INSTITUCIONES. 1. Las actas de las instituciones deben ser mantenidas con el mismo rigor que en los campos locales y en Las Uniones. 2. El secretario de la Unión o campo local, debe cuidar Que tales documentos estén al día.

Descripción de funciones… III. CONSERVACIÓN 1. No sólo es cuidar que las listas estén al día en los registros 2. Sobre todo se debe tener un programa de conservación. Teniendo como blanco reducir la apostasía. 3. Debe preocuparse para que los miembros estén activos en el programa de la iglesia.

Descripción de funciones… IV.-GUARDIÁN E INTÉRPRETE DE LOS REGLAMENTOS. 1. Los reglamentos no sólo regulan, sino que ayudan a los administradores a tener un medio común de consulta, de comunicación, y de administración.

Guardián e intérprete de los… 2. Los reglamentos son la vía para la ejecución administrativa de las actividades de la iglesia. Los reglamentos permiten al administrador conocer anticipadamente la forma de trabajo de la iglesia y sus dependencias. A la vez le permite saber cual es la razón de la MISION de la Iglesia, y porque ha sido organizada.

Guardián e intérprete de los… 3. A nivel de las Iglesias locales, el Manual de la Iglesia regula la administración de la misma. Los Reglamentos de la División Sudamericana regulan la administración de las Instituciones, Campos locales, y las Uniones, dentro de su territorio.

Guardián e interprete de los... 4. El Secretario de la Unión, conducirá talleres de capacitación, dedifusión, e interpretación de los reglamentos entre los diferentes tipos de obreros de su territorio. El Secretario de la Asociación o Misión conducirá talleres de capacitación, difusión e interpretación del Manual de Iglesia en cada distrito misionero de su territorio.

LOS REGLAMENTOS. Características: Los reglamentos tienen características dinámicas y están sujetos a: 1. Evaluación 2. Modificación 3. Cambio. Los reglamentos no son estáticos, debido a que sirven a una entidad viviente, dinámica, y en constante desarrollo.

INTERPRETACION DE LOS REGLAMENTOS: La interpretación de los reglamentos debe hacerse atendiendo a lo que esta escrito y al contexto del propio reglamento. Un recurso adicional es consultar con la organización inmediata superior. El secretario es el responsable principal de la interpretación y para hacerlo debe conocerlo. Sin embargo, lo mas importante no es conocerlo, sino hacerlo cumplir.

EL SECRETARIO DE LA IGLESIA

EL SECRETARIO DE IGLESIA ES UN CARGO IMPORTANTE: “EL SECRETARIO DE LA IGLESIA DESEMPEÑA UNO DE LOS CARGOS IMPORTANTES DE LA IGLESIA, Y DE SU DEBIDO EJERCICIO DEPENDE EN GRAN PARTE EL FUNCIONAMIENTO EFICIENTE DE LA MISMA” (Manual de Iglesia p.59)

CUALIDADES DE UN BUEN SECRETARIO: SECRETARIA O SECRETARIO DE LA IGLESIA

CUALIDADES DE UN BUEN SECRETARIO... Confiable. El pastor, la Junta, los oficiales de la iglesia, pueden confiar en él? Discreto. Mantiene en reserva los asuntos secretos de la junta? Consagrado. Ha dedicado completamente su vida a la Misión de la Iglesia. Integro. Representa bien a su iglesia en todo lugar y momento.

CUALIDADES DE UN BUEN SECRETARIO... Responsable. Realiza su trabajo con amor y responsabilidad, lo hace bien y lo mantiene al día. Puntual. Esta a tiempo en las reuniones, envía sus informes estadísticos a tiempo. Espíritu de equipo. Le gusta trabajar con la hermandad y mantiene una buena relación con los demás oficiales de la Iglesia.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

1. ES SECRETARIO DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA IGLESIA A. Recibe todas las solicitudes que debe estudiar la Junta Directiva de la Iglesia B. Prepara una agenda para estudiarla con el pastor y/o con el primer anciano. C. Prepara la agenda para la Junta D. Convoca a los Miembros de la Junta. E. Anota y mantiene las actas de todas las reuniones.

2. ES SECRETARIO DE LAS REUNIONES ADMINISTRATIVAS A. Prepara la agenda para la reunión B. Anota y mantiene las actas de las reuniones administrativas de la iglesia Plano

3. MANTIENE EL LIBRO DE FELIGRESÍA A. Mantener al día el libro de feligresía, es de suma importancia. B. Se debe registrar en el libro de la feligresía todo nuevo miembro que ingresa: por bautismo, por profesión de fe y por carta de traslado. C. De igual manera se debe eliminar del libro todos aquellos que son retirados: por apostasía, por carta de traslado, o fallecimiento.

4. ES RESPONSABLE POR LA CORRESPONDENCIA A. Con los miembros de la iglesia, especialmente con aquellos que se ausentan B. Cuando hay la transferencia de un miembro, con la secretaría de la iglesia correspondiente. C. Con las oficinas del campo local, especialmente con el secretario.

5. ES RESPONSABLE POR LOS INFORMES A. Prepara y envía los informes estadísticos con todos los cambios de feligresía a la asociación/misión. ( Ver el M.de I. pág. 60,61) B. Envía a la asociación/misión la fichas de los recién bautizados, con todos los datos que se solicita dicha ficha.

6. ES RESPONSABLE DE CUIDAR... A. Del libro de feligresía. B. Del libro de actas y demás libros C. De los registros y archivos de la iglesia, los cuales pertenecen a la iglesia. D. Del fichero ???

7. OTRAS ACTIVIDADES... A. Prepara el certificado de bautismo. B. Ayuda al pastor durante la ceremonia bautismal. C. Prepara las credenciales de los delegados a los congresos del campo local.