EL PAPEL DEL SECRETARIO DE GABINETE

Presentación del tema: "EL PAPEL DEL SECRETARIO DE GABINETE"— Transcripción de la presentación:

1 EL PAPEL DEL SECRETARIO DE GABINETE
Organizadora: Saludos a todos y bienvenidos a nuestro webinar sobre el papel del secretario de gabinete. Soy de la oficina internacional y serviré de organizadora de esta sesión. Mientras esperaban para empezar les pedimos que escribieran dónde se encontraban. Presentador lee varios nombres y lugares y la bienvenida a todos! Si no lo han hecho todavía, escriban dónde se encuentran. Mientras lo hacen, les mostraré algunas maneras de participar en nuestra sesión de hoy.

2 Facilitadores del webinar
Oscar Franco Ex Presidente de Consejo Venezuela Félix Palomino Ex Gobernador de Distrito Perú Organizadora: Es un placer presentarles al Oscar Franco, Ex Presidente de Consejo de Venezuela, y Félix Palomino, Ex Gobernador de Distrito, Perú, que han servido como secretarios de gabinete en su carrera Leonística y que hoy compartirán con nosotros su vasta experiencia y conocimientos. Voy a pasar la palabra al EPC Oscar Franco que comenzará nuestra sesión.

3 PROGRAMA Examinar las responsabilidades del secretario de gabinete
Examinar las funciones del secretario de gabinete en MyLCI Hablar de los retos a los que se debe enfrentar el secretario de gabinete y de las soluciones. EPC Oscar Franco: ¡Saludos a todos! Estoy encantado de estar aquí con ustedes. El secretario de gabinete es un cargo vital en el distrito, por ello les felicitamos por su nombramiento, y si son ustedes secretarios de gabinete futuros, nos alegramos de que estén hoy con nosotros. Como secretarios de gabinete ustedes juegan un papel fundamental en la comunicación, la planificación de horarios y el proporcionar recursos al equipo de líderes del distrito, al mismo tiempo que ayudan al gobernador. El EGD Felix Palomino van a concentrarse en hacerles más eficientes en este importante puesto. *El primer punto de nuestro programa es examinar las responsabilidades relacionadas con el rol del secretario de gabinete. Empecemos esta sección con una pequeña encuesta.

4 ENCUESTA EPC Oscar Franco: Seleccionen los puntos que ustedes piensan son responsabilidad del secretario de gabinete. Pueden seleccionar más de una respuesta. (Preguntas y respuestas de la encuesta solo como referencia:) Las responsabilidades del secretario de gabinete incluyen: Mantener un registro exacto de las reuniones. Enviar las actas al gabinete y a LCI. c. Ayudar a coordinar las reuniones del gabinete de distrito. d. Reunir informes del gabinete para la reunión. e. Realizar otras tareas que se le soliciten. Nota para el instructor: El organizador iniciará la encuesta. Espere 20 segundos para que los participantes respondan y anuncie el número de personas que hay en el webinar y el porcentaje de respuestas enviadas a medida que van llegando. Los resultados aparecerán después que hayan pasado los 20 segundos. EPC Oscar Franco: ¡Muchas gracias por participar! En sus pantallas pueden ver lo que han seleccionado sus compañeros Leones. Todos ustedes han dado la respuesta correcta, pues el secretario de gabinete es responsable de realizar todas las tareas que aparecen en la lista.

5 Llamar al Jefe de Zona Carlos
Informes de los dirigentes para la reunión de noviembre Trabajar con el gobernador de distrito Manejar la correspondencia Mantener los archivos Coordinar las reuniones del gabinete del distrito Imprimir orden del día de la reunión Reunión de gabinete a las 19:00 Visitas a clubes por parte de los GD Leones de Buena Vista Enviar a la oficina internacional las actas de la reunión EPC Oscar Franco: Como pueden ver en las respuestas dadas a la pregunta de la encuesta, el secretario de gabinete puede tener una lista larga de “cosas que hacer”. Como miembros importantes del equipo de liderato del distrito, los secretarios de gabinete trabajan conjuntamente y de cerca con otros dirigentes distritales y principalmente con el gobernador. *Muchas de sus responsabilidades están dentro de una de estas cuatro categorías: *trabajar con el gobernador de distrito, *manejar la correspondencia del distrito, *mantener los archivos y * ayudar a coordinar las reuniones del gabinete de distrito. informes a la LCI

6 REUNIÓN DEL GABINETE DE DISTRITO
Durante la reunión Preparación de la reunión del gabinete 1ª reunión a los 30 días de la Convención Internacional Obtener del GD fechas para la reunión Enviar avisos de las reuniones Reunir los informes escritos Copiarlos para la reunión o distribuirlos electrónicamente Tomar notas Distribuir los informes Preguntas relacionadas con las actas Asegurarse de que los informes orales sean concisos EPC Oscar Franco: Vamos a dedicar un minuto a discutir el rol del secretario de gabinete en las reuniones de gabinete. Hay tareas a realizar antes, durante y después de las reuniones de gabinete. *El gobernador de distrito generalmente celebrará cuatro reuniones de gabinete durante el año Leonístico, *el primero de los cuales es generalmente 30 días después de la Convención Internacional. *Por eso es importante que ustedes obtengan las fechas de esas reuniones del gobernador lo antes posible. *Una vez que tengan las fechas, podrán enviar avisos a los miembros del gabinete, dos o tres semanas antes de la fecha de la reunión. Los avisos deben indicar la fecha y el lugar de la reunión, solicitar confirmación de que van a asistir y sus requisitos de alojamiento. Además, deberán indicarles qué informes deben enviar para así poder crear el orden del día de la reunión. *Ustedes también tendrán la responsabilidad de reunir los informes escritos de los dirigentes de gabinete antes de la reunión. *Cuando reciban los informes escritos, deberán hacer copias y entregarlas a cada miembro del gabinete. *Durante cada una de las reuniones de gabinete, mientras el gobernador de distrito preside las reuniones, *ustedes le ayudarán tomando notas de la reunión, *distribuyendo los informes, y *contestando las preguntas relacionadas con las reuniones o actas de las reuniones anteriores. *En el caso de que los miembros den informes orales en vez de informes escritos, ustedes se asegurarán de que los informes sean concisos.

7 RETOS DEL SECRETARIO DE GABINETE
Dirigir las reuniones del gabinete Manual de procedimiento parlamentario empleado en EE.UU. EPC Oscar Franco: Al hablar del papel que juegan los secretarios durante las reuniones de gabinete nos encontramos con uno de los retos principales que me han mencionado algunos secretarios de gabinete, que es seguir el orden del día de la reunión sin distracciones. Aunque el ujier sea responsable de mantener el orden en las reuniones, ustedes también ayudarán a que la reunión discurra por buen camino. * El familiarizarse con el manual de procedimiento parlamentario empleado en EE.UU., les ayudará muchísimo y disminuirá los problemas que pudieran surgir referentes al mantenimiento del orden y al funcionamiento adecuado de las reuniones de gabinete. El asegurarse de que se observen esas reglas permitirá que todos participen como iguales en la discusión y que ésta no se desvíe de los puntos del orden del día. El presentador puede contar una anécdota personal o puede usar este ejemplo: Nuestro distrito tuvo un problema relacionado con los fondos dedicados a las actividades de un asesor a diferencia de las de los demás asesores, y los puntos a favor y en contra. Todos los Leones insistieron en que la solución particular dada por ellos era la que debería prevalecer. Hubo una discusión bastante acalorada antes de la reunión, así que fue importante que la discusión real en la reunión estuviera bien controlada. En primer lugar, la moción se declaró positiva, luego fue segundada y empezó la discusión. Se le dio la oportunidad de hablar primero a la persona que la mencionó por primera vez. La persona que habló a continuación se oponía a la moción, la que habló después estaba a favor, y así continuó, para hacer posible que la discusión estuviera equilibrada. Se pidió a los Leones que se ajustaran al tema, y que cuando finalizaran, hablaría el siguiente León. Cuando todos tuvieron la oportunidad de hablar (un máximo de dos veces cada uno), se volvió a hacer la moción y porque el debate había sido tan intenso, se registró la votación. Al final todos sabían que había sido un proceso justo aunque no estuvieran completamente satisfechos con el resultado. Por eso deben asegurarse de escribir un recordatorio en su libro de trabajo para consultar el manual de procedimiento parlamentario empleado en EE.UU. u otro recurso de reglas de reuniones si no están familiarizados con las mismas. Les serán muy útiles cuando se encuentren con este reto. Encontrarán una referencia rápida en

8 Reuniones del gabinete distrital
Preparación de la reunión Durante la reunión 1ª reunión a los 30 días de la Convención Internacional Obtener las fechas de las reuniones Enviar avisos de las reuniones Reunir los informes escritos Copiarlos para la reunión o distribuirlos electrónicamente Tomar notas Distribuir los informes Preguntas relacionadas con las actas Asegurarse de que los informes orales sean concisos Después de la reunión Preparar y distribuir las actas de la reunión Miembros del gabinete EPC Oscar Franco: Cuando concluya una reunión, se espera que ustedes *preparen las actas de dicha reunión y las envíen a *los miembros del gabinete, *la División de Administración de Distritos y Clubes de la oficina internacional por correo electrónico y *dependiendo de la política de su distrito, también enviarán una copia de las actas al presidente y al secretario del consejo del Distrito Múltiple. *antes de guardarlas en los archivos del distrito. Admin.de Clubes y Distritos de LCI Presidente del Consejo Archivos

9 Visitas del gobernador de distrito a clubes
Ayudar a coordinar el programa de la visita Comunicarse con los clubes Itinerario y preferencias del GD Quién se reunirá con el GD, horas y logística Dar publicidad al evento Noticias del Distrito Próximos eventos EPC Oscar Franco: Como secretarios de gabinete, ustedes también ayudarán al gobernador de distrito con las visitas oficiales que hace a los clubes del distrito. * Después de fijar juntos el programa de las visitas, y en algunos casos hacer los preparativos de viaje, ustedes realizarán las tareas que harán que las visitas beneficien a todos los involucrados. * Para divulgar la visita entre los Leones y miembros de la comunidad, ustedes trabajarán con el Asesor Distrital de Relaciones Públicas para anunciar la visita en el boletín de noticias del distrito u otra publicación. * El club también pudiera querer dar publicidad a la visita del gobernador en su área, así que envíen al presidente del club una biografía corta y o una foto del gobernador. Eso dará a los socios del club y a los miembros de la comunidad la oportunidad de informarse sobre el gobernador antes de que llegue. * Por último, ustedes recordarán a los presidentes de club detalles como son el itinerario del gobernador, sus preferencias de comida y bebida, y cuándo y dónde deben recibir al gobernador a su llegada. Sitio web del distrito Boletín del distrito Folletos Enviar al club la biografía y foto del GD 9

10 Manejo de la correspondencia y trabajo administrativo del distrito
Abrir la correspondencia inmediatamente Mantener informados a los gobernadores Reunir la correspondencia Siempre ser profesional Confirmar recibo de correspondencia EPC Oscar Franco: Como se puede esperar de todos aquellos que sean secretarios, el ocuparse de la correspondencia es otra responsabilidad del secretario de gabinete. Cuando lo hagan, recuerden: * Es fundamental que abran y que confirmen recibo de toda la correspondencia del distrito (correos electrónicos, llamadas telefónicas, cartas, solicitudes de la asociación, etc) a tiempo. Tal vez tengan que pasarle alguna información a otros miembros del equipo, alguna pudiera tener información urgente por ejemplo, así que el revisar la información lo más pronto posible es muy importante. * Fuera de los asuntos rutinarios del distrito, dénle una copia de toda la correspondencia al gobernador, especialmente la que lleva su nombre. * Agrupar la correspondencia permite tener toda la información necesaria en un lugar. Esto puede incluir la información de otro miembro del gabinete, o correspondencia de un tema como los informes de aumento de socios de clubes o un evento de un club. Ayudar a otras personas a mantenerse organizados les permitirá responder adecuadamente y a tiempo. El sistema de archivo recomendado lo pueden ver en el Manual del Secretario-Tesorero de Gabinete en la página 10. * Usen un formato, un estilo de letra y un tono formal en toda la correspondencia. Además, siempre que sea posible citen con exactitud los estatutos y reglamentos. *Si les va a llevar un tiempo obtener la información necesaria para responder a alguien, envíenle a esa persona una confirmación de haber recibido su mensaje. Infórmenle que han recibido su mensaje y que están tratando de cumplir con lo solicitado, y dénle un período de tiempo aproximado para la respuesta.

11 Obligaciones generales
Directorio del distrito Boletín del distrito Certificaciónb de los delegados de la convención EPC Oscar Franco: Levanten la mano si saben cuáles son “las otras tareas asignadas” al secretario de gabinete. Nota para el instructor: Haga mención de la cantidad de manos levantadas. EPC Oscar Franco: ¡Muchos de ustedes sabían la respuesta! Probablemente debido al lugar donde trabajan. Bien, eso aplica también a servir como secretario de gabinete. Además de las responsabilidades principales que hemos mencionado, hay otras menores, generales de las cuales ustedes también son responsables. Estas pueden incluir: * Establecer y/o mantener un directorio del distrito para facilitar la comunicación entre los clubes. Tómense un momento para anotar en su libro de trabajo que los ejemplos del contenido que debe incluir el directorio en el Manual del Secretario-Tesorero del Gabinete se encuentran en la página 15. * También los pudieran contactar para colaborar en la creación del boletín de noticias del distrito. * Durante las convenciones de distrito y distrito múltiple, ustedes inscribirán y certificarán a los delegados de los clubes. ¡Un trabajo muy importante!

12 ? EPC Oscar Franco: Hemos cubierto mucho material sobre el rol y las responsabilidades del cargo de secretario de gabinete. ¿Tienen preguntas? El EGD Felix Palomino leerá algunas preguntas que los participantes hayan escrito en el panel de preguntas. Se dedicarán 2 minutos a las preguntas y respuestas. Habremos sólo por escrito las preguntas. Por favor, indique que todas las preguntas que no tuvieron la oportunidad de contestar serán respondidas en un documento escrito.

13 Estructura típica del distrito
Gobernador de Distrito 1er Vicegober-nador de Distrito Gabinete Secretario Exgober-nador inmediato 2º Vicegober-nador Gobernador de Distrito EPC Oscar Franco: Ahora vamos a pasar a examinar cómo usar MyLCI como secretario del gabinete, pero antes, vamos a examinar la estructura del distrito. Estoy seguro de que muchos de ustedes ya conocen esto, así que cuando aparezca el cuadro en la pantalla, pueden escribir el cargo que ustedes crean es la respuesta correcta en el cuadro de preguntas. Vamos a empezar en la parte superior de la estructura. *Escriban quién es el primero en la estructura. (Deles 10 segundos para la respuesta). * En efecto, es el gobernador de distrito. *Ahora quién está por debajo del gobernador de distrito en la estructura. *Correcto, el primer vicegobernador de distrito *Y, ¿quién está por debajo del primer vicegobernador? *Correcto, el segundo vicegobernador de distrito *Y, ¿a la derecha del primer y segundo vicegobernadores? *Colocaremos al exgobernador inmediato *¿El primer recuadro a la izquierda de su pantalla? *El secretario de gabinete *Algunos organigramas de la asociación muestran al secretario del gabinete junto al primer y segundo vicegobernadores. *Y ¿quién creen que está junto al secretario del gabinete en la última fila? *Sí, el tesorero del gabinete. *Y, ¿en el siguiente recuadro? ¿Qué cargo del distrito estará listado? Les daré una pista. Es un cargo opcional. *“¿Y a la derecha del jefe de región?”  *Muchos han contestado correctamente, el jefe de zona *Y el último recuadro es el de los cargos de los comités según los estatutos y reglamentos. No todos los distritos tienen secretario y tesorero de gabinete. Otros Leones según los Estatutos y Reglamentos del Distrito Secretario del Gabinete Tesorero del Gabinete Jefes de Región Jefes de Zona

14 Estructura típica del distrito
Goberna-dor de Distrito 1er Vicegoberna-dor de Distrito Exgober-nador inmediato Tesorero del Gabinete 2º Vicegober-nador Gobernador de Distrito Secretario-Tesorero del Gabinete EPC Oscar Franco: * A veces se combina el papel del secretario y del tesorero de gabinete para formar un solo cargo. Levanten la mano si su distrito sigue la estructura organizativa que aparece en la pantalla. Nota para el instructor: Haga mención de la cantidad de manos levantadas. Otros Leones conforme a los Estatutos y Reglamentos del Distrito Tesorero del Gabinete Tesorero del Gabinete Jefes de Región Jefes de Zona

15 Obligaciones del tesorero del gabinete
Ayudar al gobernador de distrito a preparar el presupuesto del distrito. Preparar la presentación y el informe del presupuesto de distrito. Registrar los pagos y depósitos de cada mes. Cobrar a los clubes las cuotas de distrito y de distrito múltiple Hacer el pedido y enviar el pago de suministros para clubes. Nota para el instructor: El organizador de la sesión bajará todas las manos levantadas. EPC Oscar Franco: Algunos de ustedes sirven como secretario y tesorero del gabinete, porque muchos distrito combinan ambos cargos. No vamos a entrar en detalle sobre las obligaciones del tesorero, pero si están sirviendo como secretario y tesorero, además de las responsabilidades de secretario que hemos cubierto, también tendrán a su cargo otras funciones. Cuando el cargo está combinado,´serán responsables de: *ayudar en la preparación del presupuesto del año, *informar a los miembros del gabinete sobre las finanzas del distrito mediante informes y presentaciones del presupuesto distrital *hacer seguimiento y documentar los números de los cheques y facturas que se usen para los pagos y depósitos, *cobrar a los clubes las cuotas de distrito y de distrito múltiple  *hacer los pedidos de suministros para clubes. *Si no lo han hecho todavía, consulten el Manual del Secretario-Tesorero de Gabinete para obtener más detalles sobre las responsabilidades del tesorero de este puesto conjunto si su distrito sigue esa estructura.

16 ? EPC Oscar Franco: Creo que ahora es un buen momento para que nos hagan algunas preguntas. Levanten la mano si tienen capacidad de audio o escriban la pregunta en el recuadro de preguntas. Mientras les doy un momento para que preparen sus preguntas, voy a ir respondiendo algunas de las que ya han enviado. Nota para el instructor: Se dedicarán 3 minutos a las preguntas y respuestas. Seleccione a no más de 2 participantes para que hagan preguntas oralmente. EPC Oscar Franco: Todavía nos queda bastante información que cubrir hoy así que continúen escribiendo sus preguntas en el panel de Preguntas, incluso las relacionadas con la demostración sobre MyLCI que van a ver dentro de poco.

17 PROGRAMA Examinar las responsabilidades del secretario de gabinete
Examinar las funciones del secretario de gabinete en MyLCI Hablar de los retos a los que se debe enfrentar el secretario de gabinete y de las soluciones. EPC Oscar Franco: * Ahora paso la palabra al EGD Felix Palomino, que les hará una demostración de la funcionalidad de MyLCI.

18 VISIÓN GENERAL DE MyLCI
EGD Felix Palomino: Gracias EPC Oscar Franco y hola a todos. Estoy seguro de que muchos de ustedes conocen el sistema de datos y presentación de informes datos en línea de MyLCI. En el año 2012 lanzamos MyLCI, y lo actualizamos otra vez en 2014 para que fuera más fácil de usar. Es muy fácil acceder al sistema MyLCI, * solo hay que hacer clic en “MyLCI” en la parte superior de la página de inicio del sitio web de la asociación.

19 VISIÓN GENERAL DE MyLCI
Visión general del sitio Navegación del sitio Características y funciones EGD Felix Palomino: Hoy vamos a darles una visión general de *(animación automática) del sitio de MyLCI, hablaremos de cómo navegar este sitio y examinaremos las características y funciones de MyLCI. A medida que avanzamos con la presentación, si tienen preguntas puedn escribirlas en el recuadro de preguntas.

20 VISIÓN GENERAL DE MyLCI
Visión general del sitio Características básicas Acceso y conexión Página de bienvenida y menús Solicitar ayuda Navegación del sitio Características y funciones EGD Felix Palomino: Así que empecemos con una visión general del sitio. *(animación automática) En esta sección vamos a cubrir cuatro áreas clave, empezando con algunas características básicas de My LCI.

21 MyLCI -- Características básicas
Acceso en base al puesto Ayuda dependiendo del contexto Búsqueda rápida / Búsqueda avanzada Navegación EGD Felix Palomino: Hay 4 funciones básicas en My LCI que me gustaría destacar. *Una característica de MyLCI es - El acceso a datos en base al puesto que uno desempeña y la funcionalidad del sistema. Eso quiere decir que las opciones del menú que ustedes ven están basadas en el puesto o puestos que se definen en la base de datos de los socios. Así que por ejemplo, si usted es un secretario de club y un secretario de gabinete usted verá las opciones del menú que se relacionan a esos dos puestos. De igual modo ustedes podrán tener acceso a datos desde la perspectiva del secretario de gabinete y la del secretario de club. *También, MyLCI – Puede proporcionar ayuda en base al contexto. Eso quiere decir que cuando ustedes están haciendo cambios a la afiliación, podrán rápidamente obtener respuestas a preguntas sobre afiliación. Y mientras buscan el estado de cuenta mensual de su club, podrán tener acceso rápido a las instrucciones de pago. Esta es una característica que está evolucionando. A medida que reunimos estadísticas sobre preguntas y otras solicitudes de apoyo podremos añadir otros detalles a esta función de Ayuda. *MyLCI también tiene características de Búsqueda. Encontrarán criterios de búsqueda predefinidos como por ejemplo “mostrar todos los clubes que no hayan reportado informes en los últimos 90 días” o “mostrar todos los clubes que no hayan reportado ninguna actividad de servicio”. Llamamos a esas búsquedas predefinidas, búsquedas rápidas. También se ofrece una función de búsqueda avanzada que les permitirá ver y filtrar los datos de la manera que lo prefieran. Las búsquedas rápidas son principalmente para datos relacionados con este año fiscal. También se pueden utilizar para ver datos sobre los años anteriores. Por ejemplo, la búsqueda avanzada se puede usar para encontrar a socios que se dieron de baja del club en los últimos 2 años. *Y para dirigentes distritales y asesores MyLCI ofrece muy buenas funciones de Navegación. Podrán navegar de un club a otro dentro de una función. Así que por ejemplo, si quiero ver lo que los clubes en mi distrito están haciendo en cuanto a actividades de servicio, puedo navegar a las Actividades de Servicio y después a través de todos los clubes de mi distrito y ver sus Actividades de Servicio. Y viceversa, puedo navegar a un solo club y ver todos los aspectos de ese club: los dirigentes, socios, actividades de servicio y cuentas.

22 VISIÓN GENERAL DE MyLCI
EGD Felix Palomino: Como mencionábamos, para acceder a MyLCI vayan a la página web y *hagan clic en la pestaña de “MyLCI”.

23 EGD Felix Palomino: Si estuvieron registrados anteriormente con un nombre de usuario y contraseña en MyLCI, *pueden usar el mismo código para acceder a MyLCI como secretario de gabinete. No obstante, sus privilegios en MyLCI habrán cambiado a los privilegios de secretario de gabinete y hablaremos más de esto en unos momentos. Si olvidaron sus contraseñas, simplemente * hagan clic en el enlace ¿Olvidó su nombre de usuario o contraseña? y respondan una de las preguntas de seguridad, exactamente como lo hicieron en el pasado. Los que serán dirigentes por vez primera, deberán registrarse y crear su nombre de usuario y contraseña * haciendo clic en ¿Usuario nuevo?, haga clic aquí para registrarse. Para hacerlo, hagan clic en el botón ¿Usuario nuevo?, que aparece debajo de los campos para escribir el nombre de usuario y contraseña. Si nunca han entrado a MyLCI tendrán que crear una cuenta, les ruego se fijen en los pasos que aparecen en la página 6 de su libro de trabajo. 14

24 Visión general de MyLCI
EGD Felix Palomino: Una vez que hayan entrado a MyLCI, se les llevará a la página de inicio. Esa página muestra información relacionada con su puesto en la asociación en ese momento. En medio de la página verán algunas subsecciones pequeñas o paneles con información específica para su rol. Muchos de esos paneles contienen enlaces que los llevarán a una página web que tiene información relacionada con el tema. * La sección “Mis tareas” muestra una lista de tareas personalizadas de acuerdo a sus cargos y a sus clubes. Para completar la tarea pendiente, simplemente * hagan clic en la flecha roja y se abrirá la pantalla que necesitan para completar en linea dicha tarea. * La sección “Mis clubes” destaca los clubes nuevos, en statu quo y cancelados del distrito. * La sección “Mi información” muestra la información de contacto de ustedes. Si ven que hay algo incorrecto en su información de contacto, infórmenle al secretario del club. * La sección “Mis socios” muestra las estadísticas de afiliación del mes y del año. * El panel de “Mis actividades de servicio” resume la participación en actividad de servicio para el distrito. * La sección “Mis dirigentes” muestra a los dirigentes con los cuales ustedes se comunicarán frecuentemente. El enlace de más dirigentes los llevará a la página de dirigentes distritales.

25 Visión general de MyLCI
EGD Felix Palomino: *Ahora vamos a explorar la barra del menú de MyLCI. Esta barra con el menú que ustedes ven está adaptada al puesto que ustedes desempeñan. *Los Leones a nivel de club verán el menú Mi club de Leones. Muestra opciones relacionadas con cada club. *Para los dirigentes del distrito, el menú Mi Distrito muestra las opciones relacionadas con la dirección del distrito así como una visualización del distrito desde la perspectiva de todo el distrito. *El menú Mi Distrito Múltiple mostrará información acerca de su distrito múltiple. Si ustedes son dirigentes del distrito, verán que usan el menú Mi Distrito más a menudo. Les recomiendo que dediquen algunos minutos a hacer clic en cada una de las opciones que contienen esos menús. No van a desarreglar nada y eso les ayudará a tener una idea general de cómo funciona este sitio web.

26 Visión general de MyLCI
EGD Felix Palomino: Ahora hablemos de Obtener ayuda al usar el sitio web. En cada página del sitio web, verán también lo que llamamos Centro de Apoyo Técnico en el lado derecho. Esta sección contiene información que les ayudará a utilizar el sitio web. *Hagan clic en la barra azul del Centro de apoyo técnico para agrandar el recuadro y ver todas los recursos de apoyo que contiene. Aquí verán los enlaces a las Preguntas frecuentes e información que les pueda ayudar a completar sus tareas. Por ejemplo, ustedes pudieran saber más sobre las Metas de Actividades de Servicio. En los recursos del panel de Centro de Apoyo Técnico encontrarán respuestas a las preguntas más comunes y también enlaces a información de antecedentes sobre metas de actividades de servicio para ayudarles a determinar si desean fijar metas para su distrito. Cuando deseen ver menos del Centro de Apoyo Técnico y más de su página principal, * hagan clic en el icono de minimizar.

27 VISIÓN GENERAL DE MyLCI
Visión general del sitio Características básicas Acceso y conexión Página de bienvenida y menús Solicitar ayuda Navegación del sitio Vista a nivel distrital Vista a nivel de club Vista funcional Características y funciones EGD Felix Palomino: *Ya hemos completado el repaso de las funciones básicas del sitio de MyLCI, cómo acceder al sitio y iniciar la sesión, la página de inicio, los menús y cómo obtener ayuda. * Ahora vamos a hablar en más detalle sobre la navegación en el sitio, incluyendo lo que pueden ver y hacer en la visualización a nivel de distrito, a nivel de club y la visualización de funciones. Les mencioné anteriormente que pienso que la manera en que los dirigentes de distrito pueden navegar por el sitio web es una característica importante de MyLCI. Voy a demostrar tres modos de navegar dentro de MyLCI empezando con ver la información desde la perspectiva de todo el distrito.

28 Vista de todo el distrito
EGD Felix Palomino: Empezando en la barra del menú de la página de inicio, selecciono *Mi Distrito y *después Clubes.

29 Vista de todo el distrito
EGD Felix Palomino: Esta página me muestra un resumen de cada uno de los clubes de mi distrito, incluyendo *(animación automática) el nombre, número del club, el nombre y dirección del presidente del club, el saldo inicial del club, el número de socios dados de alta, el número de socios dados de baja, su afiliación actual, la ganancia y pérdida neta. *Desde esta página puedo entrar más a fondo en cualquiera de los clubes de mi distrito si hago clic en el enlace en el panel más a la derecha asociado con mi club. Para regresar a la página de Clubes del Distrito puedo regresar haciendo clic en la opción de Menú de mi distrito.

30 Vista a nivel de club EGD Felix Palomino: Otra forma de usar el sitio web es desde la perspectiva del club. Una vez más, empezando desde la página de inicio, *amplío el menú Mis clubes de Leones y * selecciono Socios.

31 Vista a nivel de club EGD Felix Palomino: Por defecto, el sitio web me llevará a la página de Socios de mi club. En esa página puede ver a todos los socios del club.

32 Vista a nivel de club EGD Felix Palomino: Dentro de la página de mi club puedo ver los estados de cuenta de mi club.

33 Vista a nivel de club EGD Felix Palomino: Y después, todavía dentro de mi club, puedo ver nuestras Actividades de Servicio.

34 Navegación Funcional EGD Felix Palomino: Ahora quiero mostrarles cómo pueden quedarse en un área funcional y navegar de un club a otro. * Ustedes pueden ver que estoy en la página de Actividades de servicio de mi club. Dentro del contexto de las Actividades de Servicio, quiero ver si cada uno de los demás clubes de mi distrito está haciendo Actividades de Servicio. Para hacer eso, *haré clic en la flecha que apunta hacia abajo en Seleccionar un club diferente, que se encuentra en la esquina superior derecha de la página. Se mostrará un panel con una lista de todos los clubes de mi distrito. *Para seleccionar otro club que ver, hago clic en el nombre del club.

35 Ver actividades de servicio de otros clubes
EGD Felix Palomino: Y todavía estoy en el contexto de la función de *Actividades de Servicio y ahora puedo ver las actividades del club OAHIE. Así que ahora hemos visto tres maneras de navegar por el sitio web. Vista de todo el distrito. Vista de el club. Vista de función por función.

36 VISIÓN GENERAL DE MyLCI
Visión general del sitio Características básicas Acceso y conexión Página de bienvenida y menús Solicitar ayuda Navegación del sitio Vista a nivel distrital Vista a nivel de club Vista funcional Características y funciones Establecimiento de regiones y zonas Acceso de los invitados a la visualización del distrito Descarga de datos y de informes EGD Felix Palomino: Hemos hablado de usar las funciones de navegación del sitio a nivel de distrito * (animación automática), a nivel de club y funcional. Ahora vamos a pasar a hablar de otras funciones especiales del distrito: *(animación automática) Establecimiento de regiones y zonas Acceso de los invitados a la visualización del distrito La descarga de datos y de informes

37 Regiones y zonas EGD Felix Palomino: Establecer la estructura de Regiones y Zonas es un aspecto importante del manejo del distrito.  Con muchos distritos responsables de docenas de clubes, es casi imposible para el gobernador dar a cada club la atención que se merece. Por eso las regiones y zonas son útiles. Cuando el distrito está subdividido en regiones y las regiones están divididas en zonas el resultado final es que los clubes se van a sentir más apoyados.  Hablemos de lo que vamos a ver en la página de Regiones y Zonas. *Por cada región hay una barra color beige claro. Esa barra lleva el nombre que yo le he dado a la Región y la persona asignada como Jefe de Región. In este caso Jane Addams es asignada como Jefe de Región  Bajo Región, *aparecen las Zonas de mi región.  Dentro de cada zona los *clubes asignados a la zona aparecen. Puedo usar la barra de desplazamiento * para ver más Regiones y Zonas.

38 Invitado distrital EGD Felix Palomino: Los gobernadores pueden permitir que algunos asociados en los que confían puedan ver lo referente al distrito.  En el pasado le hemos llamado a esta función “contraseñas de cortesía” o “Extra Logins” (Entradas extra). Con MyLCI, se ha creado la categoría de Invitado distrital. Se pueden asignar hasta 5 invitados distritales.  En los últimos dos años, más y más dirigentes Leones pueden usar las funciones de MYLCI por lo que la función de invitados distritales ya no es tan relevante como antes. En cualquier caso, los invitados distritales de MyLCI solo pueden leer los datos del distrito y de los clubes. A esta función se accede desde *Mi distrito y luego la pestaña * de Dirigentes. * Si los gobernadores de distrito necesitan ayuda con este proceso pueden ponerse en contacto con MyLCI.

39 Otras características de "Mi Distrito"
EGD Felix Palomino: Ahora hablemos de algunas de las otras funciones de MyLCI para dirigentes distritales. *En el menú Mi distrito, los secretarios de gabinete podrán: *Ver los datos de todos los clubes de su distrito *Ver y actualizar información de la convención distrital *Ver y actualizar los datos de los dirigentes de gabinete del distrito, pero solo para el año Leonístico en curso. *Ver y actualizar las metas de Actividades de Servicio del distrito *Crear Actividades de servicio distintivas *Ver y descargar datos de los socios y dirigentes del distrito En el menú Mi distrito todos los dirigentes distritales podrán *Ver las actividades de servicio del distrito filtradas y clasificadas de diversas maneras. * Ver e imprimir diferentes informes desde la perspectiva de todo el distrito

40 Descargar datos de todo el distrito:
Datos de todos los clubes EGD Felix Palomino: Hay algunos detalles sobre la descarga de datos que quisiera compartir con ustedes. Primero veamos la descarga de datos bajo el menú de Mi Distrito. * En la parte superior de la página, pueden ajustar los campos o columnas que se incluirán usando las casillas de verificación o los botones de acción. Se han añadido nuevos campos para descargar así como la capacidad de incluir solamente la información de contacto. *En la sección del centro de la página, pueden filtrar los dirigentes cuyos datos desean descargar. Si dejan marcadas todas las casillas, podrán descargar información de todos los socios y dirigentes de todos los clubes del distrito. *Por ejemplo, si solo desean ver los datos de los tesoreros de los clubes, pueden seleccionar esa casilla y el resultado solamente incluirá ese cargo. *También pueden seleccionar los dirigentes de distrito cuyos datos desean ver. *Así que desde descarga de datos en el menú Mi distrito, podrán descargar datos de todos los clubes del distrito.

41 Descargar datos de un solo club
EGD Felix Palomino: Por otra parte, si desean descargar datos de un solo club, también pueden hacerlo. *Simplemente usen el menú de Mi club de Leones. *En dicho menú seleccionen Descarga de datos *y usen el botón de cambiar club para seleccionar el club en el cual están interesados. La función Informes se usa de manera similar. Ustedes podrán ver los informes de todo el distrito desde el menú Mi Distrito. Y podrán tener acceso a informes desde el punto de vista de un solo club, desde el menú Mi club de Leones.

42 VISIÓN GENERAL DE MyLCI
Visión general del sitio Características básicas Acceso y conexión Página de bienvenida y menús Solicitar ayuda Navegación del sitio Vista a nivel distrital Vista a nivel de club Vista funcional Características y funciones Establecimiento de regiones y zonas Acceso de los invitados a la visualización del distrito Descarga de datos y de informes EGD Felix Palomino: *(animación automática) Esto concluye nuestra discusión de las características y funciones de MyLCI, incluyendo Establecimiento de regiones y zonas Acceso de los invitados a la visualización del distrito La descarga de datos y de informes Hemos visto las generalidades de MyLCI incluyendo la *(animación automática) visión general del sitio, la navegación del sitio y las funciones, *¿tienen alguna pregunta? (Par referencia solamente): Nota sobre el estado de Administrador del Distrito: Si surge la pregunta de que los Secretarios de Gabinete desean poder ayudar a los clubes con la presentación de informes en MyLCI, pueden decirles que primero deben ser nombrados administradores del distrito. Solo el gobernador de distrito puede hacer esto tras contactar MyLCI y solicitar este cambio de estado. Respondan las preguntas durante 2 o 3 minutos. Después, recuerden a los participantes que enviaremos un documento de preguntas y respuestas después del último webinar con todas las respuestas a todas las preguntas.

43 PROGRAMA Examinar las responsabilidades del secretario de gabinete
Examinar las funciones del secretario de gabinete en MyLCI Hablar de los retos a los que se debe enfrentar el secretario de gabinete y de las soluciones. EGD Felix Palomino: Vamos a ver dónde estamos en el programa de la sesión. Hemos dedicado tiempo a *examinar el rol y las responsabilidades del secretario de gabinete, así como a *examinar las funciones del secretario de gabinete en MyLCI. El último punto de hoy es también muy importante, porque vamos a *hablar sobre los retos con los que enfrentan los secretarios de gabinete y algunas posibles soluciones. Y para hablar de ello, voy a pasar la palabra otra vez al EPC Oscar Franco.

44 Llamar al Jefe de Zona Carlos
Informes de los dirigentes para la reunión de noviembre Imprimir orden del día de la reunión Reunión de gabinete a las 19:00 Enviar a la oficina internacional las actas de la reunión EPC Oscar Franco: Gracias _________. Antes en el webinar hemos hablado de cuán ocupado está el secretario de gabinete y lo importante que es que esté organizado. Visitas a clubes por parte de los GD Leones de Buena Vista Enviar informes

45 RETOS DEL SECRETARIO DE GABINETE
Dirigir las Reuniones del Gabinete Manual de procedimiento parlamentario empleado en EE.UU. EPC Oscar Franco: También hemos hablado del desafío de ayudar a manejar unas reuniones distritales eficaces y de usar para ello la herramienta del manual de procedimiento parlamentario empleado en EE.UU.

46 Retos del secretario de gabinete
Mantener comunicación constante con el Gobernador de Distrito y 1er Vicegobernador de Distrito Hablar y decidir el método de comunicación y la frecuencia EPC Oscar Franco: Uno de los retos que no cubrimos es el que se muestra en la pantalla. Los que ya fueron secretarios de gabinete, levanten la mano si consideran que este fue un problema que tuvieron cuando empezaron a desempeñar su puesto, o si todavía sigue siendo un reto. Nota para el instructor: Haga mención del número de manos levantadas. EPC Oscar Franco: Estaba seguro de que puesto que este es el reto principal de los secretarios de gabinete, bastantes de ustedes levantarían la mano. EPC Oscar Franco: Mi experiencia ha sido que * reunirse como grupo y acordar el método de comunicación que se va a utilizar y la frecuencia también funciona bien. Muchos de nosotros usamos el correo electrónico, y más y más Leones usan Twitter y Facebook. Es importante acordar el método que todos conozcan bien porque no deben arriesgarse a estar incomunicados. Y recuerden, ¡siempre pueden usar el teléfono! Las distancias son un factor importante en mi distrito, lo cual imagino que sucede en muchos otros distritos. Utilizamos mucho los correos electrónicos, y esperamos que todos respondan los correos al menos una vez al día, pero generalmente lo hacemos mucho más a menudo. Pero la clave es discutir el problema como grupo y que todos estén de acuerdo con la solución.

47 Centro de Recursos de Liderato
EGD Felix Palomino: Para obtener más apoyo y capacitación en prácticas de comunicación, pueden visitar el Centro de Recursos de Liderato, donde encontrarán diferentes oportunidades de capacitación de desarrollo de liderato que ofrece la oficina internacional, incluyendo un curso en comunicación al que pueden acceder a través de la pestaña del Centro Leonístico de Aprendizaje.

48 PROGRAMA Examinar las responsabilidades del secretario de gabinete
Examinar las funciones del secretario de gabinete en MyLCI Hablar de los retos a los que se debe enfrentar el secretario de gabinete y de las soluciones. EPC Oscar Franco: Con esto concluimos la agenda de este webinar. Hoy hemos examinado las responsabilidades del secretario de gabinete, hemos examinado MyLCI y discutido algunas de las mejores prácticas para ser un secretarios de gabinete distrital eficaz que marque la diferencia en su distrito. ¿Alguna pregunta antes de que terminemos la sesión de hoy? El EGD Felix Palomino leerá algunas preguntas que los participantes hayan escrito en el panel de preguntas. Se dedicarán 2 minutos a las preguntas y respuestas. Gracias a todos. Ahora paso la palabra a nuestra organizadora, que tiene algunos comentarios finales.

49 APOYO ADICIONAL Centro de Apoyo Técnico de MyLCI Departamento de Inglés/División de Administración de Clubes y Distritos Organizadora: Quisiera aprovechar este momento para dar las gracias a ________________, a ______________________ y al personal de Informática por estar con nosotros esta noche. La información que nos han dado ha sido muy útil. Si tienen alguna pregunta sobre “MyLCI” o algo que vieron demostrado en esta sesión, comuníquense con el centro de apoyo técnico de la oficina internacional. Para otras preguntas específicas sobre los secretarios de gabinete, comuníquense con el Departamento de Iberoamericano de la División de Administración de Distritos y Clubes. Hemos enumerado algunos recursos para los secretarios de gabinete en la página 12 de su libro de ejercicios.