RECEPCIÓN DE UNA E/S Recepción de una E/S

PRIMEROS DIAS COMO CONCESIONARIO INDICE Día “0” - Antes de tomar la E/S Primer día - Entrega de la E/S Precauciones para evitar robos el primer mes Fin del primer mes Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual RECEPCIÓN DE UN E/S

DIA “0”, ANTES DE TOMAR LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual ADMINISTRATIVO – LEGAL Contrato de concesión de Copec Patente Comercial Iniciación de actividades Documentos tributarios Boletas, Guías de despacho, Facturas, Notas de crédito. Guías para FFAA Libro de asistencia Libro de actas para experto en seguridad Apertura de cuentas corrientes

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual ADMINISTRATIVO – LEGAL Solicitar equipos TBK Solicitar terminales Copec Solicitud de líneas telefónica Seguros Transporte de valores Plan de Seguridad a Carabineros (OS-10) Presentación al SEC Solicitar mail Copec Formularios Internos Planillas de turno, avances Celular para jefe de servicio

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual OFICINA Escritorios Sillas Estantes Computador Impresora multifuncional Impresora matriz de punto (para facturación) Fax Caja de fondo Caja de seguridad chica Teléfonos

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual OFICINA Artículos de escritorio Block, Lápices, Clips, Corchetera, Corchetes, Elásticos, Bolsas plásticas, Bock, Cuaderno, Acoclips, Cinta de embalaje, Huellero, Cuchillo cartonero, Dedo de goma, Destacador, Corrector, Perforador, Scotch, Stic fix, etc. Calculadoras Porta-llaves Timbres Formularios internos Archivadores y carpetas

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual EXTERIOR Extintores Compresor de aire Cachimbas y válvula para bicicletas y pelotas. Candados Bidones para agua Chapulines Calugas de champú Pasta de medición de combustible Pasta de medición de agua Barreras de descarga de combustible y conos Linterna anti-explosión

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual EXTERIOR Bandera Copec Bandera Chilena Paños para atendedores Lápices Plantas Manguera de 50 mts Basurero industrial Lienzo “Nuevo Concesionario” Dinero para vueltos y caja chica ¿Bodega?

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual ARTICULOS DE ASEO Bolsas de basura Cloro Escobillón Esponja Guantes multiuso Jabón Limpiador CIF Limpiavidrios Palas para basura Papel Toalla Traperos, etc.

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual BAÑOS DEL PERSONAL Lockers personal Secadora de manos Porta-rollos Papel Higienico Alcohol/gel Cortinas de baño Basureros WC Botiquín de seguridad

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual PERSONAL Arriendo de sala para entrevistas Tener formulario de preguntas Reclutamiento Selección y Contratación Carpetas para documentos del personal Uniformes Capacitación Reglas Básicas Seguridad Operación de la E/S Servicio / Imagen

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual PERSONAL EXTERNO Contador Jardinero Experto en Seguridad

DIA 0 - ANTES DE TOMAR LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual SOLICITAR A COPEC Ventas históricas Volumen de los estanques Sistema de abastecimiento de combustible (Preprograma, Estándar)

PRIMER DÍA -ENTREGA DE LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual

PRIMER DÍA -ENTREGA DE LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual BASICO Que Copec reciba la E/S y que Copec la entregue Que se avise internamente (en Copec) el cambio de Concesionario Ideal es que sea en un cambio de turno (15 o 16 hrs) No recibir la E/S en víspera de fin de semana ni antes de un feriado

PRIMER DÍA -ENTREGA DE LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual ELEMENTOS QUE DEBERÍA RECIBIR (Kit de entrega) Entrega de Lay-out (Empadronamiento) Reglas de medición en buen estado y números de estanques Estanques calibrados Medida Calibradora Teléfonos y mail de contacto Jefe de Zona Jefe Comercial Ejecutivo de Cuentas Jefe Administrativo Línea 800 de Copec Password de Internet Copec

PRIMER DÍA -ENTREGA DE LA E/S Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual DEBE TENER CNE ->Password para ingresar cambio de precios Carabineros, teléfonos de comisaría y del plan cuadrante Plan de Seguridad de Carabineros (OS-10) Prevencionista de riesgo Terminales de Transbank y Copec Transporte de valores Circuito cerrado de TV y alarma Cerrajero -> cambio de llaves Candados con sus llaves

PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual

PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual PRIMERA VULNERAVILIDAD -> CONCESIONARIO ANTIGUO Copec no debe obligar a comprar activos caros e inservibles Medición cuidadosa de estanques y revisión de reglas Inventario completo y detallado firmado por ambas partes

PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual SEGUNDA VULNERABILIDAD -> ATENDEDORES Política de llenado de Planilla de Turno Control de avances Saber cuadrar las planillas Ser oportuno (todos los días) Estar físicamente en el cambio de turno con los atendedores Turno mañana y tarde Política de sobrantes y faltantes muy clara Corte de turno firmado por ambos jefes de turno o atendedores encargados Numeral inicial = Numeral final en el computador

PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual SEGUNDA VULNERABILIDAD -> ATENDEDORES Revisión de avances (cámara sobre caja buzón) Revisión de firma del libro de asistencia Formación y publicación de turnos Hacer corte de turno (en horario bajo) -> ver video

PRECAUCIONES PARA EVITAR ROBOS EL PRIMER MES Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual TERCERA VULNERABILIDAD -> SECRETARIA y/o ADMINISTRATIVO Que la secretaria/administrativo no sea parte del grupo de atendedores. Que los dineros recaudados lleguen al banco: Conciliación bancaria Control de Inventarios: Que lo que se compró se vendió Control de documentos tributarios: En especial Guías y Facturas Comparación de lo vendido con los documentado Controles aleatorios de sus funciones

PRECAUCIONES AL FIN DEL PRIMER MES Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual

PRECAUCIONES AL FIN DEL PRIMER MES Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual ACCIONES RECOMENDADAS Hacer corte de turno a las 24:00 hrs y medir estanques Hacer del mes un día Fluctuación total del mes y revisión con la acumulada diaria Revisión de ventas totales por tipo de producto (propias, cupón, TCT, …) Hacer consignación (si corresponde) Hacer un estado de resultados simple Hacer un estado de patrimonial simple (donde esta mi capital)

PRECAUCIONES AL FIN DEL PRIMER MES Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual ESTADO DE RESULTADOS (BÁSICO) El concesionario tiene que “producir” su propio estado de resultados, a nivel elemental y práctico, al menos una vez al mes. Este tiene que incluir los ingresos y egresos de la estación de servicio. Se sugiere hacerlo en forma manual y no encargárselo al contador. No se deben incluir retiros, sueldos patronales, ni intereses por créditos bancarios. Todas las cifras deben expresarse sin IVA. Cada balance de este tipo tiene que ser comparado con el del mes anterior para revisar si algún gasto se “dispara”.

PRECAUCIONES AL FIN DEL PRIMER MES Presentación Copec Centro – Programa de Formación Empresarial Virtual ESTADO PATRIMONIAL (BÁSICO) A lo menos una vez al mes, el concesionario tiene que hacer una revisión de su estado patrimonial. Se sugiere hacerlo en forma manual y no encargárselo al contador. El estado patrimonial básico debe incluir las sumas de dineros equivalentes a los stock valorizados, depósitos bancarios, efectivo y documentos en caja, cuentas por cobrar, montos adeudados a Copec y a otros proveedores, y créditos financieros.

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