PQG-005 Administración de la Rutina Diaria de Trabajo

Presentación del tema: "PQG-005 Administración de la Rutina Diaria de Trabajo"— Transcripción de la presentación:

1 PQG-005 Administración de la Rutina Diaria de Trabajo
Resp. CP. Teresa Rocío Carmona Santoyo

2 DESCRIPCION DEL EMC julio 23, 2012
EMC: Administración FECHA : julio 23, 2012 ACTIVIDAD Administración de los recursos financieros y distribución de los mismos bajo un régimen de normas contables MISIÓN Proporcionar información contable confiable y oportuna al Corporativo Veracruz y Gerente General dentro de los primeros cinco días de cada mes. VISIÓN Lograr ser un departamento de Administración de recursos financieros que cumplan con la Norma ISO 9001:2008, para incrementar consistentemente nuestra participación de mercado y contribuir a que la organización obtenga un reconocimiento en el contexto mundial. PERSONAS: Rocio Carmona Santoyo, Abraham Arteaga, Elena Caballero, Virginia González del Angel, Berenice Gómez Flores, Ada Nubia Deantes Mata, Silvia Vega Barrón. EQUIPOS: PMC: Certificación ISO 9001:2008.

3 Verificación de los resultados del Proceso
Proceso: Supervisión contable Responsable: CP. Teresa Rocío Carmona Código: PQG-005 Edición: 5 Fecha: 23/JULIO/12 Entradas Salidas Ítems de Control Proveedores Insumos Requisitos Productos / Servicios del Proceso Cliente Requisitos Indicador Meta Procedimiento Clientes externos Proveedores Comprobantes de movimientos diarios de la empresa: -Gastos -Ingresos -Recepción de información dentro del mes -Correcta -Completa Supervisión contable MOZ Servicios S.C. Calidad Entrega Información: -Correcta -Completa -Primeros días de cada mes 100% 5 Calendario de envío de información Recursos e Información necesarios Verificación de los resultados del Proceso Escritorio y sillas Energía eléctrica Sistema SEAA Leyes fiscales Equipo de cómputo Personal competente Conexión Internet Intranet Cumplimiento con el calendario de envío de información Evaluación anual Reportes de tres generaciones

4 Diagrama Interfuncional
SUPERVISIÓN CONTABLE Nombre: Despacho: Despacho: Despacho: MOZ ADMINISTRACIÓN MOZ MOZ Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: OCT 5 1/13 Dpto : ISO 9001:2008 : SI NO Puestos Proceso de Supervisión contable MOZ Servicios S.C. 1 Solicita información contable semanal 12 Recepción de Información contable FIN Gerente Administrativo (supervisión contable/ control administrativo) 2 Consulta de saldos y reporte de movimientos bancarios del día anterior 8 Elaboración de reportes de: liquidez, gastos y Reporte Ejecutivo de Cartera 10 Elaboración de: pólizas de diario, transferencias y pagos a terceros 11 Revisión de ingresos y egresos y envío de Información contable Jefa de Importación (importación) 3 Recibe confirmación para el pago de pedimentos I 4 Elaboración de cheques de gastos administrativos y devoluciones de saldos a favor Auxiliar administrativo (supervisión contable/ control administrativo) Pagos hechos (supervisión contable/ control administrativo) 5 Elaboración de cheques de gastos que incurren en la operación del cliente 9 Aplicación de anticipos, expedición y recuperación de cheques en garantía y pagos a transportistas Jefa de facturación y cobranza (supervisión contable/ control administrativo) 6 Elaboración de cuentas de gastos y la cobranza de los mismos , Elaboración de Reporte de Facturación y Cobranza, Reporte de Honorarios Cobrados y Facturados Auxiliar de facturación (supervisión contable/ control administrativo) 7 Recopilación de comprobantes de gastos de clientes para poder elaborar la cuenta de gastos

5 Estandarización de las tareas prioritarias
Proceso de supervisión contable N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 1 Solicita información contable semanal Cliente atendido y satisfecho Entender y negociar las necesidades personales y técnicas del cliente Principios Clave Proceso del servicio Ceder el paso Carta de observaciones Mensual MOZ Servicios S.C. 2 Consulta de saldos y reporte de movimientos bancarios del día anterior Saldos conciliados Oportuna Confiable Completa IA-001 (Movimientos diarios) Revisión del documento Diaria TRCS 3 Recibe confirmación para el pago de pedimentos Pedimento pagado FI-003 (Programa de embarques) Revisión del programa NGC 4 Elaboración de cheques de gastos administrativos y devoluciones de saldos a favor Cheques elaborados en forma y fondo -Correctos -Completos -Claros -Oportunos FA-002 (Solicitud de cheque manual) Ficha de depósito AAT

6 Estandarización de las tareas prioritarias
Proceso de supervisión contable N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 5 Elaboración de cheques de gastos que incurren en la operación del cliente Cheques elaborados en forma y fondo -Correctos -Completos -Claros -Oportunos FIG-003 (Solicitud de cheque vía sistema) Comprobante de transferencia bancaria Diaria AND 6 Elaboración de cuentas de gastos y la cobranza de los mismos Cuentas de gastos completas en forma y fondo Correctas Claras Precisas y Oportunas IA-002 (Facturación y cobranza) Revisión del reporte de recuperación de cartera EICB 7 Recopilación de comprobantes de gastos de clientes para poder elaborar la cuenta de gastos Comprobantes correctos -Verificados Oportunos y Claros IA-003 (Recopilación de comprobantes y cierre de cuentas) Verificación VAG BGF 8 Elaboración de reportes de: liquidez, gastos y facturación y cobranza Reporte completos en forma y fondo Correctos Precisos y Oportunos IA-001 (Movimientos diarios y reportes) Revisión y aprobación del reporte TRCS MOZ Servicios S.C.

7 Estandarización de las tareas prioritarias
Proceso de supervisión contable N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 9 Aplicación de anticipos, expedición y recuperación de cheques en garantía y pagos a transportistas Movimientos confiables Oportunos Correctos IA-004 (Anticipos y cheques) Revisión y aprobación Diario y semanal AND TRCS 10 Elaboración de: pólizas de diario, transferencias y pagos a terceros Oportunas Correctas Claras IA-004 (Pagos Hechos) Diario AAT 11 Revisión de ingresos y egresos y envío de Información contable Revisión completa -Oportuna -Correcta -Clara y -Precisa IA-004 (Pagos Hechos) Verificación Mensual 12 Recepción de información contable Documentación confiable Oportuna Correcta Completa N/A N° de guía Semanal y mensual MOZ Servicios S.C.

8 Verificación de los resultados del Proceso
Proceso: Control administrativo Responsable: CP. Teresa Rocío Carmona S. Código: Edición: 5 Fecha: 23/JULIO/2012 Entradas Salidas Ítems de Control Proveedores Insumos Requisitos Productos / Servicios del Proceso Cliente Requisitos Indicador Meta Procedimiento Clientes externos Proveedores Comprobantes de movimientos diarios de la empresa: -Gastos -Ingresos -Recepción de información dentro del mes -Correcta -Completa Control administrativo MOZ Tampico Calidad Entrega Información: -Correcta -Completa -Primeros días de cada mes 100% 5 Calendario de envío de información Evaluación anual Recursos e Información necesarios Verificación de los resultados del Proceso Escritorio y sillas Energía eléctrica Intranet Leyes fiscales Equipo de cómputo Personal competente Ley fiscal Conexión Internet Cumplimiento con el calendario de envío de información Evaluación anual Reportes de tres generaciones

9 Diagrama Interfuncional
CONTROL ADMINISTRATIVO Nombre: Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: Despacho: Despacho: Despacho: MOZ MOZ ADMINISTRACIÓN MOZ OCT 5 1/13 OCT Dpto : ISO 9001:2008 : X SI NO Puestos Proceso de control administrativo MOZ Tampico S.C. 1 Solicita control administrativo FIN Gerente Administrativo 2 Control de depósitos pendientes por identificar 4 Análisis de financiamientos 5 Elaboración y pago de pre-nómina 6 Elaboración de contratos del personal 7 Cálculo de comisiones 3 Conciliación de anticipos y consecutivo de cheques Pagos hechos Auxiliar administrativo 8 Pago a proveedores 9 Mantto preventivo y correctivo a equipos de oficina Recepcionista 10 Atención personalizada a clientes internos y externos 11 Cotización y compra de activos fijos, papelería y guías de paquetería 12 Envío de cuentas de gastos 13 Recepción y distribución de documentos 14 Elaboración de recibos de nómina

10 Estandarización de las tareas prioritarias
Proceso de control administrativo N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 1 Solicita control administrativo Cliente atendido y satisfecho Entender y negociar las necesidades personales y técnicas del cliente Principios Clave Proceso del servicio Ceder el paso Evaluación anual Semestral MOZ Tampico S.C. 2 Control de depósitos pendientes por identificar Depósitos identificados -Correctos -Claros y -Oportunos IA-004 (Pagos Hechos) Supervisión Diaria TRCS 3 Conciliación de anticipos y consecutivo de cheques Anticipos y cheques conciliados -Completos IA-004 (Pagos Hechos) Mensual AND 4 Análisis de financiamientos Status financiero del cliente -Confiable N/A Estado de cuenta del cliente Eventual

11 Estandarización de las tareas prioritarias
Proceso de control administrativo N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 5 Elaboración y pago de pre-nómina Pre-nómina pagada -Correcta -Completa y -Oportuna N/A Supervisión Quincenal TRCS 6 Contratación de personal de nuevo ingreso Personal contratado Confiable y Competente IA-008 (Contratación de personal de nuevo ingreso) Eventual 7 Cálculo de comisiones Comisiones pagadas -Correctas Completas Claras y Oportunas Trimestral 8 Pago a proveedores Facturas liquidadas Correcto Completo y Oportuno IA-004 (Pagos Hechos) Semanal AAT

12 Estandarización de las tareas prioritarias
Proceso de control administrativo N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 09 Mantto preventivo y correctivo a equipos de Oficina Equipo de oficina preservado -Confiable -Completo y -Disponible IA-005 (Auxiliar Administrativo ) Revisión Mensual AAT 10 Atención personalizada a clientes internos y externos Cliente atendido y satisfecho Entender y negociar las necesidades personales y técnicas del cliente Principios Clave Proceso del servicio Ceder el paso Encuesta con clientes internos y Semestral SVB

13 Estandarización de las tareas prioritarias
Proceso de control administrativo N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 11 Cotización y compra de activos fijos, papelería y guías de paquetería Compras apropiadas Oportunas Correctas y Completas IA-006 (Cotización y compra de equipo de oficina) IA-007 (Evaluación de proveedores) Supervisión Eventual y mensual SVB 12 Envío de cuentas de gastos Cuentas de gastos enviadas Claras N/A Revisión y aprobación Diario 13 Recepción y distribución de documentos Documentos recibidos y distribuídos -Oportunos -Correctos y -Completos Revisión, verificación y aceptación 14 Elaboración de recibos de nómina Recibos de nómina elaborados Oportunos Correctos y Completos Revisión y verificación Quincenal