Administración de la Comunicación en la Organización. Dinámica de Grupos y Administración de la Comunicación en la Organización.

DINAMICA DE GRUPOS El proceso social por medio del cual las personas interactúan frente a frente en grupos pequeños se denomina Dinámica de Grupos, esta se refiere al estudio de las fuerzas que operan en un grupo. “Dinámica” = Vocablo griego “fuerza”

TIPOS DE GRUPOS Grupos Formales Grupos Informales se crean para llevar acabo una tarea a corto plazo y después se desintegran, como por ejemplo; comités o fuerza de tarea en la que los miembros de un grupo analizan ideas o resuelven problemas y se les conoce con el nombre de reunión (temporales). El otro tipo de grupo formal, se forma cuando las personas regularmente realizan en conjunto ciertas tareas como parte de sus asignaciones laborales y se les denomina equipo (permanentes). Surgen debido a intereses comunes, la proximidad y amistades. Son una influencia poderosa sobre la productividad y la satisfacción laboral.

ORGANIZACIÓN INFORMAL Red de relaciones personales y sociales no establecidas o requeridas por la organización formal. Surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí y otorga importancia prioritaria a las personas y sus relaciones. El poder informal se atribuye a una persona. EFECTOS DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL Los empleados actúan de manera diferente a lo que se requiere. Los empleados interactúan a menudo con personas distintas. Los trabajadores adoptan una serie de actitudes, creencias y sentimientos diferentes a los que la organización espera de ellos.

BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL Crea un sistema más eficaz al fusionarse con los sistemas formales. Aligera la carga de trabajo de la administración. Ayuda a complementar el trabajo. Tiende a fomentar la cooperación. Llena brechas en las habilidades de un administrador. Proporciona satisfacción y estabilidad a los grupos de trabajo. Mejora la comunicación. Proporciona una válvula de seguridad para las emociones de los empleados. Estimula a los administradores a planificar y actuar de manera mas cuidadosa. Contribuye a lograr una mayor cohesión

PROBLEMAS DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL Desarrolla rumores indeseables. Fomenta las actitudes negativas. Se resiste al cambio. Conduce conflictos interpersonales e intergrupales. Rechaza y acosa a algunos empleados. Debilita la motivación y la satisfacción. Opera fuera del control de la administración. Apoya la conformidad. Genera conflicto de roles.

ORGANIZACIÓN FORMAL Destaca las posturas oficiales en términos de autoridad y responsabilidad. La autoridad formal se atribuye a un puesto y una persona la posee solo cuando lo ocupa. Este tipo de autoridad es institucional. Estas pueden alcanzar un tamaño inmenso.

Factores que Contribuyen a las Actitudes Negativas sobre el tiempo dedicado a reuniones de comité de Grupos Formales La falta de confianza ocasiona que los participantes oculten sus verdaderos sentimientos. Existe una opinión negativa de que “las reuniones no son trabajo real” y, por lo tanto, las personas no las toman en serio. La información faltante o incompleta impide que los participantes tomen decisiones importantes cuando es pertinente. Las reuniones tienen una dirección deficiente. Las reuniones son vistas como el resultado final, no como los medios para llegar a un fin,

COMITES Es un grupo específico de reunión de en el que sus miembros, en su rol grupal, han recibido autoridad para manejar el problema que deben de resolver. Por lo general, la autoridad del grupo se expresa en términos de un voto por cada miembro. Con frecuencia, los comités crean problemas humanos especiales porque las personas no son capaces de realizar ajustes en sus roles y relaciones laborales normales.

FACTORES A CONSIDERAR Tamaño. Composición Agendas.- Agenda Explicita y Agenda Implícita.

ENFOQUES ESTRUCTURADOS Tormenta de Ideas Ventajas.- los miembros son entusiastas, tienen una participación mayor a la normal, el grupo mantiene una fuerte orientación hacia las tareas, los miembros sienten que el producto final es una solución de equipo Desventajas.- miedo residual de que sus pensamientos creativos sean despreciados, el hecho de que el pensamiento independiente y la critica posterior de las ideas de uno no contribuyan a la cohesión del grupo y el hecho real de que solo una persona puede hablar a la vez.

ENFOQUES ESTRUCTURADOS Grupo Nominal Ventajas.-oportunidad de participación equitativa de todos los miembros, debate que no es dominado por ningún miembro y el control estricto del tiempo que el proceso permite. Desventajas.- los miembros del grupo se sienten frustrados por la rigidez del procedimiento, no adquieren sentimientos de cohesión, no tienen la oportunidad de beneficiarse del intercambio de ideas.

ENFOQUES ESTRUCTURADOS Toma de decisiones Delphi Ventajas.- eliminación de problemas interpersonales entre los panelistas, el uso eficiente del tiempo de los expertos, el tiempo adecuado para que los encuestados lleven a cabo una reflexión y análisis, diversidad y cantidad de ideas generadas, exactitud de las predicciones y los pronósticos realizados.

ENFOQUES ESTRUCTURADOS Métodos didácticos de decisión Ventajas.-mejor comprensión de las propuestas, los miembros se sienten mas confiados con la decisión que tomaron. Desventajas.- tendencia a establecer un compromiso para evitar tomar partido y el sesgo a centrarse mas en quienes fueron los mejores participantes en el debate que en cual debe de ser la mejor decisión

Resultados potenciales de los procesos de grupos formales Apoyo para las decisiones Calidad de las decisiones Desarrollo individual Efecto positivo de los demás

Consenso: Un aspecto clave en los grupos de toma de decisiones Algunas ideas específicas para llegar a un consenso son las siguientes; Realice un sondeo para identificar las posiciones de las personas. Sugiera una votación de súper mayoría. Pida a los miembros eliminar las propuestas controvertidas, excluir sus intereses o hacerse a un lado para permitir que el propio grupo prosiga sin ellos. Cree un subgrupo y confiérale poder para tomar una decisión. Separe los asuntos en grupos principales para identificar patrones de problemas. Agilicé el cierre del debate por medio del uso de una ronda.

Debilidades de los comités Lentitud y costo elevado. Pensamiento Grupal. Polarización. Escalamiento del compromiso. Responsabilidad dividida.

La Comunicación y el Comportamiento Organizacional

Que es Comunicación? Es la transferencia de información de un emisor a un receptor, siendo la información comprendida por el receptor.

El propósito y función de la comunicación

Modelo del proceso de comunicación El proceso de comunicación, incluye al emisor, la transmisión de un mensaje a través de un canal seleccionado y el receptor.

Proceso de Comunicación Emisor del mensaje Uso de un canal para transmitir el mensaje Receptor del mensaje Ruido que entorpece la comunicación Realimentación en la comunicación Factores situacionales y organizacionales en la comunicación

El flujo de la comunicación en la organización Comunicación descendente Comunicación ascendente Comunicación Horizontal es la información entre personas al mismo nivel organizacional o uno similar. Comunicación Diagonal es entre personas de diferentes niveles que no tienen relaciones de reporte directas entre ellas.

Flujo de la información en una organización

Comunicación en la Organización Comunicación Escrita Comunicación Oral Comunicación No verbal

Barreras e interrupciones en la comunicación Falta de planeación Suposiciones no aclaradas Distorsión semántica Mensajes mal expresados Barreras a la comunicación en el ambiente internacional

Cont. … Pérdidas por transmisión y mala retención Escucha deficiente y evaluación prematura Comunicación impersonal Desconfianza, amenaza y temor Periodo insuficiente para ajustarse al cambio Sobrecarga de información

Otras barreras a la comunicación Percepción selectiva, las personas tienden a percibir lo que esperan percibir. Actitud, que es la predisposición a actuar o no de una cierta manera; es una posición mental relativa a un hecho o estado. Diferencias de estatus y poder entre el emisor y el receptor de la información. La información que pasa por varios niveles organizacionales, tiende a distorsionarse. 28

Guías para mejorar la comunicación Aclarar el propósito del mensaje 2. Utilizar codificación inteligible 3. Consultar los puntos de vista de otros 4. Considere las necesidades de los receptores 5. Utilice el tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad 6. Obtenga realimentación 7. Considere las emociones y motivaciones de los receptores 8. Escuche

Sugerencias para mejorar la comunicación escrita Utilice palabras y frases sencillas. • Utilice palabras cortas y familiares. • Utilice pronombres personales (como “usted”) cuando sea apropiado. • Presente ilustraciones y ejemplos; gráficas. • Utilice oraciones y párrafos cortos. • Utilice verbos activos, como “El gerente proyecta...” • Evite palabras innecesarias.

Medios electrónicos en la comunicación Telecomunicaciones Teleconferencias.- Grupo de personas que interactúan entre ellas mediante medios de audio y video con imágenes fijas o en movimiento. Uso de computadoras para el manejo de la información y el trabajo en redes

Conceptos Fundamentales Tarea Conceptos Fundamentales Naturaleza de la Gente: Diferencias Percepción Integridad Conducta Deseo de part. Valor de la persona Naturaleza de la organización: Sistemas sociales Interés mutuo Ética