SECRETARÍA GENERAL Ministerio de Cultura República de Colombia

MISIÓN SECRETARÍA GENERAL La Secretaría General es el eje del Ministerio de Cultura que planifica, ejecuta y controla, todas las actividades de apoyo administrativo, tecnológico, financiero y de recurso humano necesarias para el desarrollo de la misión institucional. Por otra parte desarrolla obras de infraestructura cultural y garantiza la transparencia en el ejercicio de la función pública.

Ministerio de Cultura República de Colombia En el 2009, el Ministerio de Cultura se consolidará como una entidad con talento humano capacitado y con valores unificados; líder en transparencia, eficacia y eficiencia en la prestación de los servicios soportada en recursos físicos modernos, actualizados con tecnologías de punta y de mejoramiento continuo. VISIÓN SECRETARÍA GENERAL

Ministerio de Cultura República de Colombia Receptores Directos  Entes Gubernamentales: Presidencia de la Republica, Vicepresidencia, Cámara de Representantes, Ministerios.  Organismos de Control: Contraloría, Procuraduría y Contaduría General de la Nación.  Otros entes públicos: DAFP, DNP, CNSC, DIAN, FONADE, Imprenta Nacional, Registraduria General de la Nación, CAJANAL, DAS; Gobernaciones, Alcaldías Municipales y Juzgados.  Dependencias del Ministerio, Entidades Adscritas, Ex servidores y Servidores públicos  Organismos Internacionales y Organizaciones sin ánimo de lucro  Otras entidades: EPS, Bancos, Fondos de Pensiones. Universidades públicas y privadas.  Ciudadanía en General. Proveedores Directos  Entes Gubernamentales: Presidencia de la Republica, Vicepresidencia, Cámara de Representantes, Ministerios.  Organismos de Control: Contraloría, Procuraduría y Contaduría General de la Nación.  Otros entes públicos: DAFP, DNP, CNSC, DIAN, FONADE, Imprenta Nacional, Registraduria General de la Nación, CAJANAL, DAS; Gobernaciones, Alcaldías Municipales y Juzgados.  Dependencias del Ministerio, Entidades Adscritas, Ex servidores y Servidores públicos  Organismos Internacionales y Organizaciones sin ánimo de lucro  Otras entidades: EPS, Bancos, Fondos de Pensiones. Universidades públicas y privadas.  Peritos y Ciudadanía en General.

Ministerio de Cultura República de Colombia Rol del Despacho del Secretario General  Dirigir, coordinar y controlar: La ejecución de políticas, programas y actividades relacionados con la gestión financiera, del talento humano, sistemas, atención al ciudadano, infraestructura cultural, control disciplinario, servicios administrativos y de gestión documental.  Dirigir y adelantar los procesos de contratación: Además prestar asesoría a todas las dependencias en esta materia.  Participar en la formulación de: El Plan de Desarrollo y del Plan de Acción.  Participar en la elaboración y distribución de: El Presupuesto de Gastos de Funcionamiento e Inversión. Realizar el seguimiento a la ejecución presupuestal.  Asesorar al Ministro en: Temas de Deporte y recreación  Participar en la definición de políticas, procesos y procedimientos: Para la asignación de los recursos al Programa Nacional de Concertación.  Apoyar en la elaboración de los proyectos de ley y reglamento de las normas.  Diseñar e implementar la estrategia para la seguridad social del artista.

Ministerio de Cultura República de Colombia Rol del Despacho del Secretario General  Asistir a Juntas directivas: Imprenta, COLDEPORTES y Asociacion Nacional de Música Sinfónica.  Representar el sector Cultura y Deporte: En el Programa de Renovación de la Administración Pública.  Representar a la Alta Dirección: En la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y Control.(MECI, SISTEDA, Anti-tramites y Atención al Ciudadano.  Asistir a Comités de: Apoyo a la Alta Dirección, Publicaciones, Prensa, Consejo de Programación del Teatro Colon, Técnico de Concertación, Coordinación del Sistema de Control Interno, Directivo Sectorial, Conciliación, Saneamiento Contable e Inventarios; Comités Operativos de Convenios de Asociacion con: Las Asociaciones de Amigos del Teatro Colon, del Museo Nacional, del Museo Arte Colonial; Sociedad de Mejoras y Ornatos de Bogota; organismos internacionales CERLAC y OEI; con FONADE; Interinstitucional COINFO.  Apoyo en la organización del IV Congreso de la Lengua.  Presentar informes a la Cámara de Representantes, DIAN, Contraloría, Contaduría, Minhacienda, y demás entidades que lo requieran.

Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: LOGROS DEL DESPACHO Histórico: Efecto de lo anterior: Incremento de contratos suscritos por Secretaría General 2002 = 65% 2003 = 58% 2004 = 2.46% 2005 = 4.15% 2006 = 2.17% (a la fecha) 2002 = = = = = 605 (a la fecha) Saneamos Jurídicamente la Contratación: De los pendientes de liquidación de las vigencias 1998 a 2003 se han liquidado Disminuimos el % de participación de ejecución por convenios vs. ejecución directa:

Ministerio de Cultura República de Colombia % CDP % REGISTROS % O.P % PAGOS % Disminuimos el tiempo de respuesta a la expedición de CDP, Registro Pptal., obligación y pagos: SECRETARÍA GENERAL: LOGROS DEL DESPACHO

Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: LOGROS DEL DESPACHO Mejoramos el Hardware: Se inicio la renovación de equipos adquiriendo 124 computadores entre las vigencias de 2004 a la fecha. Depuramos y Organizamos los Archivos de Secretaría General: De Contratos, Gestión Financiera y Gestión Humana. Envío al archivo central del Ministerio de 1591 carpetas de contratos y convenios, liquidados, organizados y foliados. Fortalecemos la Aplicación del Estatuto Anticorrupción: En la organización del Grupo de Atención al Ciudadano e implementación del sistema para la prestación de este servicio. Descongestionamos los Procesos Disciplinarios: 71 procesos en tramite a Se inicio el año 2005 con 15 procesos disciplinarios.

Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: LOGROS DEL DESPACHO Mejoramos la calidad y oportunidad del servicio al usuario del Programa Nacional de Concertación: Diseño e implementación del proceso de contratación con aplicación de formatos. Mejoramos los mecanismos del Control del Gasto: Implementación de los Planes de Contratación y de Comisiones de Servicios; así mismo del formato de Estudio de Conveniencia y Oportunidad (Decreto 2170/02). Descongestionamos los trámites del Despacho del Ministro: delegación para todos los tramites de contratación, primas de coordinación, vacaciones, nomina, comisiones deservicios dentro y fuera del país, designación de coordinadores, entre otras.

Ministerio de Cultura República de Colombia GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS Ministerio de Cultura República de Colombia

LOGROS Actividad: ADQUISICIÓN DE BIENES  Consolidamos el Plan de Compras: No obstante las limitación de recursos se logra la atención de los requerimientos mínimos de las dependencias.  Gestionamos con áreas misionales: Para la inclusión de los bienes de consumo en los proyectos de inversión. Disminución en el volumen de adquisición de bienes.  Gestionamos la titulación de todos los vehículos: Traspaso a nombre del Ministerio de Cultura.  Depuramos y saneamos los inventarios de vehículos: Cesión y donación de todos los ubicados en otras zonas del país; remates, cesiones, donaciones y bajas.  Gestionamos la legalización de inmuebles: De los 54 con que se cuenta actualmente se legalizaron 36.  Adelantamos la valoración de Piezas de Colección: De 2723 piezas en inventario con valor $0, se valoraron 958, con la colaboración del Director del Museo Quinta de Bolívar.

Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad: CORRESPONDENCIA.  Mejoramos el servicio de correo y control de costos: Control de los registros y agilización en el envío del correo externo, mediante implementación de un software.  Disminuimos el volumen de Correspondencia Externa: Mayor aplicación del canal electrónico.

Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad: SERVICIOS  Disminuimos los riesgos de seguros y ampliamos los bienes asegurados: Capacitación en manejo de bienes muebles y 57 inmuebles.  Mejoramos el Parque Automotor: Control y seguimiento para la reparación mecánica de los vehículos.  Mejoramos el mantenimiento de sedes: Aseo y reparaciones menores.  Optimizamos y racionalizamos recursos: Particularmente en servicios de transporte, fotocopiado, publicaciones en diario oficial, suscripciones y cafetería.

Ministerio de Cultura República de Colombia GESTIÓN HUMANA Ministerio de Cultura República de Colombia

LOGROS Actividad: ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO  Saneamos el pasivo prestacional: Compensatorios: $ e Indemnización de vacaciones: $  Controlamos las competencias académicas: Validación de la información de la formación académica de todos los funcionarios.  Organizamos y saneamos la información de los funcionarios y Ex-funcionarios: Nomina, afiliación y aportes a seguridad social, administración de historias laborales, médicas ocupacionales; y situaciones administrativas.

Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad: DESARROLLO TALENTO HUMANO  Evaluamos la satisfacción de las actividades desarrolladas: Satisfacción promedio de 8.72 (escala de 1 a 10)  Ampliamos la cobertura de bienestar: Cobertura del 98% de la población, 56 actividades en el año. En 19 se ofreció cobertura a todos los servidores – contratistas-.  Institucionalizamos el Plan Anual de Capacitación: Más de 7000 horas de capacitación en la vigencia.  Medimos el clima laboral: Cobertura superior al 90% de la población e implementación de acciones de mejoramiento (talleres de consolidación de equipos).  Brindamos atención personalizada en salud ocupacional: Inicio con Museos y Teatro Colón, capacitación en higiene de columna y manejo de cargas.  Implementamos metodologías para definición de programas: Estudios sociodemográficos, epidemiológicos y motivacionales.

Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad: ASISTENCIA SOCIAL Y SOPORTE  Orientamos y apoyamos: En situaciones familiares (duelos, enfermedades, calamidades, problemas de pareja, hijos adolescentes, etc.)  Asesoramos en servicios particulares: Consecución de medicamentos ante las EPS no incluidos en el POS y cupos escolares.  Brindamos atención a los equipos de trabajo: Apoyo en la solución de conflictos (relaciones interpersonales).  Orientamos en información de ingresos laborales: Pagos estimados de retención en la fuente y otros factores de nómina, para toma de decisiones de inversión personal.  Atendemos de manera personalizada a ex-funcionarios: En tramites de pensión.

Ministerio de Cultura República de Colombia GESTION FINANCIERA Y CONTABLE Ministerio de Cultura República de Colombia

LOGROS Actividad : PRESUPUSTO  Mejoramos la calidad de la información y oportunidad de pagos : A través de la Implementación de mecanismos tales como: Unificación del Sistema de Información Financiero. Adopción del Formato Radicación de Terceros. Cargue y activación del 100% de las cuentas bancarias en el SIIF. Disminución del tramite para el pago a proveedores  Entregamos oportunamente la información: Disminución en tiempo de respuesta y atención de solicitudes internas y externas..  Optimizamos recursos e implementamos controles: Manejo de las cajas menores.

Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad : CONTABILIDAD  Gestionamos la legalización contable de recursos de convenios con Organismos Internacionales: Liquidados 23 convenios y están en proceso 15.  Creamos el código contable para el control de los ingresos del Ministerio.  Efectuamos aportes al Plan General de Contabilidad Pública: Registro del gasto de inversión como gasto público social, en beneficio de todas las entidades.  Adelantamos saneamiento contable: Ajuste y reclasificación de activos por $ millones de pesos.  Depuramos partidas contables: Por concepto de responsabilidades en procesos de cuantía mínima y de elevada antigüedad.  Adelantamos acciones sobre el incremento patrimonial: De $975 millones, por el avalúo de bienes muebles de interés cultural, y $352 mil millones de bienes inmuebles.

Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad : PAGADURÍA  Implementamos los pagos a través de transferencia electrónica: Incluido subsidio familiar.  Mejoramos el porcentaje de aprobación de PAC.  Redujimos las cuentas por pagar al cierre de la Vigencia Fiscal: Para 2004 ascendieron a $8.576 millones y para 2005 solo se constituyeron por $2.152 millones.

Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad : RECAUDO DE INGRESOS  Mejoramos la oportunidad en la entrega de los Informes: Por parte de museos y teatros ubicados en la ciudad de Bogotá.  Implementamos un mayor control de ingresos: Mediante arqueos mensuales efectuados en los museos y teatros.

Ministerio de Cultura República de Colombia CONTRATOS Y CONVENIOS Ministerio de Cultura República de Colombia

CONTRATOS Y CONVENIOS: LOGROS  Actualizamos los Procedimientos de Contratos: Definición de criterios y metodología para la revisión y ajuste.  Optimizamos la asesoría y apoyo: Reasignación de abogados para que cada dependencia cuente con un profesional asesor.  Estandarizamos los pliegos de condiciones y términos de referencia.

Ministerio de Cultura República de Colombia CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Ministerio de Cultura República de Colombia

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO: LOGROS  Descongestionamos los Procesos Disciplinarios: 86 represados desde el De los 46 procesos tramitados en el año 2005, 20 fueron evacuados.  Diseñamos e implementamos formatos: Para agilizar el trámite de expedientes.  Registramos y controlamos las actuaciones: Diseño e implementación de una base de datos para información del estado de los procesos.

Ministerio de Cultura República de Colombia GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN Ministerio de Cultura República de Colombia

GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN: LOGROS  Mejoramos la aplicación de Tablas de Retención: Aplicación en la entrega de documentos al archivo central.  Gestionamos transferencias documentales: A partir del 2003 se inicio el envió de fondos documentales al Archivo General de la Nación en un 70%.  Sistematizamos la información: A la fecha se ha registrado en un 70%.  Apoyamos al Programa de Capacitación: Actualización a funcionarios en temas archivísticos.

Ministerio de Cultura República de Colombia ATENCIÓN AL CIUDADANO Ministerio de Cultura República de Colombia

ATENCIÓN AL CIUDADANO: LOGROS  Medimos la Satisfacción del Servicio: Diseño e implementación de formatos para diagnosticar las falencias y aciertos del servicio para cada canal.  Implementamos en las dependencias del Ministerio el formato de Evaluación del Servicio por los Usuarios.  Mantenemos actualizado el Portal del Estado Colombiano: Información básica de la entidad.

Ministerio de Cultura República de Colombia Año 2004:Respuestas directas: 4538 (88%) Respuestas de otras dependencias: 628 (12%) Año 2005:Respuestas directas: (94%) Respuestas de otras dependencias: 478 (6%) ATENCIÓN AL CIUDADANO: LOGROS  Posicionamos el rol del Grupo en los Públicos: Usuario Interno: Aumentó el volumen de respuestas tramitadas Usuario Externo: Aumentó la demanda del servicio Año 2004: Solicitudes recibidas:5166 Año 2005: Solicitudes recibidas:7709

Ministerio de Cultura República de Colombia INFRAESTRUCTURA Ministerio de Cultura República de Colombia

LOGROS Actividad: PROYECTO DE ADECUACIÓN DE SEDES  Redujimos el número de Sedes Administrativas del Ministerio.  Mejoramos las condiciones de los espacios laborales: Adecuaciones en el Palacio Echeverry  Recuperamos el Palacio Echeverry: Terminados 3900m2, en proceso 1300 m2  Iniciamos el proceso de construcción de la Sede Administrativa de la Quinta de Bolívar.  Elaboramos el Proyecto para la Intervención del Claustro de Santa Clara

Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad: PROYECTO ESPACIOS CULTURALES A NIVEL TERRITORIAL  Apoyamos el mejoramiento de infraestructura para el Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas Públicas: Construimos 56 bibliotecas con recursos de cooperación por valor de $ Gestionamos 35 nuevas bibliotecas (Inicio en el mes de julio).  Diseñamos 3 grandes bibliotecas en el Departamento de Casanare: Así mismo gestionamos recursos para su construcción por valor de $  Construimos y terminamos 18 centros culturales a nivel territorial: Por valor de $

Ministerio de Cultura República de Colombia GESTIÓN DE SISTEMAS E INFORMÁTICA Ministerio de Cultura República de Colombia

Actividad: FORTALECIMIENTO DEL HARDWARE LOGROS  Implementamos un sistema de protección para estaciones, servidores y comunicaciones: Disminuyó el riesgo de virus masivos, pero aumentó el ingreso de correos no deseados.  Renovamos estaciones de trabajo: Disminución del gasto en mantenimiento de equipos y de actividades de soporte.  Adquirimos un sistema CLUSTER : Para servicios de correo y de copias de los archivos de trabajo diario.  Adelantamos el diagnóstico de Capacidad de servidores: Inventario servicios prestados en cada servidor.  Mejoramos la conexión entre dependencias, sedes y entidades adscritas: Mejora en los canales y seguridad de la comunicación (correo electrónico, fibra óptica, salida a Internet de banda ancha).  Implementamos redes Inalámbricas (Wireless): En la sede principal.

Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad: FORTALECIMIENTO DEL SOFTWARE  Actualizamos el Sistema de Gestión Administrativo y Financiero (SAPIENS). Automatización de las interfaces entre contabilidad, Nomina, presupuesto e Inventarios.  Apoyamos el rediseño del sitio WEB del Ministerio: Aumento en la disponibilidad. Los responsables de la información cuentan con la facilidad de actualizarla y publicarla.  Desarrollamos el Software Interno: Implementación de sistemas que permiten reportar información oportuna y confiable.

Ministerio de Cultura República de Colombia Actividad: SOPORTE  Implementamos el Sistema Centralizado Web de Reporte de Soportes.  Desarrollamos el mantenimiento de los enlaces: Entre sedes, redes de datos (alámbricas e inalámbricas), UPS, Aires acondicionados servidores, impresoras, escáner y estaciones de trabajo de la entidad.  Mejoramos la disponibilidad de los sistemas de información (web) del Ministerio que se publican en Internet.  Implementamos la atención centralizada y controlada de los soportes técnicos:. Con la implementación del sistema REMEDY.  Mejoramos la atención de soportes en menor tiempo: Con el nuevo sistema de registro de soporte se controlan los tiempos y soluciones. LOGROS

Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: DIFICULTADES DE ORDEN EXTERNO  Baja asignación de recursos por parte del Ministerio de Hacienda: Imposibilita atender las necesidades reales de las dependencias.  Tiempos establecidos por Minhacienda: Particularmente para aplazar PAC.  Procedimientos bancarios: Inactivación de cuentas y demora en la validación durante procesos de fusión de bancos, retarda nuestros pagos.  Falta de soportes contables de las partidas de INVIAS: Dificulta el saneamiento contable.  Demora en el cargue de saldos iniciales y cierres diarios: Congestión del SIIF.  Deficiencias en la comunicación telefónica y vía internet con regiones apartadas: Retraza el trámite de legalizaciones de convenios y contratos, o aclaraciones para pagos.  Demora en los recursos de contrapartida: Para obras del Plan Nacional de Bibliotecas. Así mismo en el envío de documentación por las entidades interesadas.  Microsoft no da soporte para plataforma NT.

Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: DIFICULTADES DE ORDEN INTERNO  Falta de coordinación y colaboración de las dependencias para: Elaborar el Plan de Compras; trámites de contratos (documentación incompleta); entregar oportunamente soportes para pagos; entregar informes y documentos de la carpeta del contrato (ocasiona observaciones reiteradas de la Contraloría). Legalización comisiones. No entregar correspondencia personal en puestos de trabajo.  No remisión de información por parte de los Museos y Teatros, tanto de Bogotá como de otras ciudades: Dificulta la identificación contable de “otros ingresos”.  Demora en las respuestas de solicitudes de ciudadanos reenviadas a otras dependencias: Afecta la imagen institucional y el avance en la calidad de la atención al usuario.  Ausencia de un Plan de Desarrollo de Sistemas e Informática.  Implementación de sistemas de información sin la participación del Grupo de Sistemas y sin la aprobación debida: Afecta seguridad implementada y la calidad de la información.  Falta de colaboración para evacuar asuntos disciplinarios: Dilación de los procesos por aplazamiento de diligencias.

Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: NO PARTICIPAMOS Y DEBERÍAMOS  En los procesos de selección de personal que adelantan las áreas.  En la organización de los archivos satélites que posee el Ministerio: Música, artes, patrimonio, cinematografía, entre otros.  En la evaluación de las necesidades de sistemas de todas las dependencias.

Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: OBJETIVO GENERAL 2006 Mejorar continuamente los procesos a cargo de la Secretaría General mediante la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema del Control de Gestión - MECI.

Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2006  Terminar : La construcción de 90 bibliotecas, como meta del cuatrenio (PNLBP); la restauración del Palacio Echeverry; la construcción de la Sede Administrativa de la Quinta de Bolívar.  Iniciar: La primera fase de la restauración del Claustro de Santa Clara  Diseñar estrategias: Para educar a la ciudadanía y entidades sobre la misión y servicios que presta el Ministerio de Cultura.  Continuar con: - La implementación del fortalecimiento del clima laboral. - El mejoramiento de la plataforma tecnológica (Hardware y software) - La actualización de las tablas de retención documental.  Adelantar actividades para: - El diagnóstico de los archivos de la entidad. - La evaluación competencias laborales de los funcionarios.- - Adecuar e implementar el nuevo sistema de evaluación del desempeño.  Unificar el manejo de redes de voz.  Sanear el pago de impuestos prediales (900 millones)  Adelantar los trámites para legalizar 54 Inmuebles a nombre del Ministerio.  Valorar piezas de colección.

Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: OBJETIVOS DE MEDIANO PLAZO  Consolidar la cultura organizacional del Ministerio de Cultura.  Contar con el panorama de la infraestructura del sector.  Renovar la plataforma tecnológica.  Renovar el parque automotor.  Implementar el softwate telefónico.