SECRETARÍA DE EDUCACIÓN. DIRECCION DE FINANZAS. COORDINACIÓN DE GESTIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN.

GUÍA PARA ENTREGA RECEPCIÓN DE ESCUELAS

La presente información, tiene como propósito fundamental dar a conocer los lineamientos y disposiciones a observar en todo Proceso de Entrega- Recepción de las Escuelas de la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado, mantener la confiabilidad en el desarrollo de sus funciones educativas, que permitan constatar el destino de los recursos que existen en cada uno de los mismos, así como también establecer las condiciones mínimas a observar en todos y cada uno de dichos procesos.

El Proceso de Entrega-Recepción es la formalidad administrativa que registra, transparenta y evidencía la conclusión e inicio de las responsabilidades, facultades y actuación de los servidores públicos que como Director o Encargado, que en su empleo, cargo o comisión, permanente o temporal, son asignados al manejo de una Escuela, como consecuencia de promoción, jubilación, fallecimiento, término o inicio de un interinato, contrato, comisión o cambio geográfico.

Todo lo anteriormente expuesto se fundamenta en los siguientes preceptos legales: a)Artículo 97 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de Yucatán, b) Artículos 38 y 39 Fracciones I, III, IV, VII y XII de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Yucatán, c) Artículo 58 Fracciones I, V, VI, XIII, XIV, XV del Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de Educación del Estado de Yucatán, tratándose de Centros de Trabajo Educativo Estatales,

d) Artículo 25 Fracciones IV, V, VI, XI, XII y XIII del Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de la Secretaría de Educación Pública, tratándose de Centros de Trabajo Educativo Transferidos, e) Articulo 141 Fracción I y 142 Fracción I del Reglamento del Código de la Administración Pública del Estado de Yucatán, y

Con ello, es necesario que cada Escuela de esta Secretaría de Educación, cumpla de manera ordenada y oportuna el proceso de Entrega- Recepción, con el objetivo de llevar un adecuado control de todas y cada una de las Responsabilidades inherentes a cada empleado en su condición de Servidor Público en el ejercicio de sus facultades, funciones y actividades. Las condiciones a observar por parte de los actores en todo Proceso de Entrega Recepción, son las siguientes:

Nivel Educativo: Informar a la Dirección de Finanzas a través de la Coordinación de Gestión, Seguimiento y Evaluación de esta Secretaría de Educación del Gobierno del Estado, mediante oficio con copia al Titular de la Dirección Jurídica, de manera anticipada de la calendarización de los procesos de Entrega Recepción de su Nivel.

Escuela: Mantener sus archivos debidamente actualizados a efecto de que estén a disposición de la Dirección Jurídica y de Finanzas así como de la Coordinación de Gestión, Seguimiento y Evaluación de esta Secretaría de Educación del Gobierno del Estado, con el objetivo de hacer más efectivo y ágil el proceso señalado en la presente circular.

El procedimiento a observar por parte del Nivel Educativo o Departamento con el visto bueno del respectivo Titular, será el de comunicar anticipada y formalmente mediante oficio a la Coordinación de Gestión, Seguimiento y Evaluación de esta Secretaría de Educación del Gobierno del Estado, la fecha en que se realizará el proceso o procesos mediante el cual se dará por terminada las funciones y de igual manera el inicio de responsabilidades de los Titulares de las Escuelas, mismos que intervendrán en la instrumentación y perfección de dicho proceso. Previamente los Niveles Educativos deberán haber instruido a los actores de dicho proceso.

Los sujetos que intervienen en todo proceso son: 1.- Quien Entrega, 2.- Quien recibe, 3.- Supervisor del Área Educativa, 4.- Dirección de Finanzas representada por la Coordinación de Gestión, Seguimiento y Evaluación, 5.- Dirección Jurídica, y 6.- Dos Testigos asignados por quien recibe y quien entrega por mutuo acuerdo.

Consta de ocho partes principales: Apertura, Identificación de los participantes, (quien entrega, quien recibe, testigos y autoridades representantes del nivel), Fundamento legal, Información a entregar, Aceptación de responsabilidades, Plazos a observar, No afectación de la formalidad, y Cierre.

Aspectos a considerar Son dos fechas que se señalan: La primera fecha del Acta es el día de la lectura y La segunda fecha es el día de la entrega física. Ambas fechas se escriben con letra No con número. Las direcciones se escriben con número No con letras. No hay abreviaturas en el Acta. L.E.P. Licenciado en Educación Primaria

Son cuatro conceptos que se resaltan en negrita: Nombre de la Escuela, Clave de la Escuela, Fecha de la entrega física, y El total de número de fojas.

La documentación ya debe estar firmada, sellada y foliada. No terminar la documentación en las oficinas. Toda la documentación lo prepara el Director que entrega y es necesario que quien recibe se encuentre a tanto de dicha preparación.

Las fechas de las caratulas deben coincidir con la fecha de la entrega física. Traer un solo juego del Acta para leer y corregir en memoria portátil USB. Los folios de las IFE o INE van escritos con números No con letras.

El Director o Encargado que entrega, será el responsable de la elaboración del Acta Administrativa, así como del contenido de los anexos, mismos que contendrán la formalidad del cambio realizado y las condiciones que guardan los diferentes aspectos de la Escuela, con la siguiente distribución:

Recursos Humanos. CGSE-RH Información Complementaria Copia de la Última Nómina, Oficio de Término de Comisión o Cambio de Adscripción, y Renuncia por Jubilación (Oficio Prejubilatorio)

Recursos Financieros. CGSE-RF Información Complementaria Último Informe Económico, Corte de Formas, Último Estado de Cuenta bancario (cuenta bancaria), y Arqueo de la existencia de Efectivo.

Programa Escuelas de Calidad. CGSE-EC Información Complementaria Último Informe Económico, Corte de Formas, Último Estado de Cuenta Bancario, y Relación de Mobiliario y Equipo adquirido.

Bienes Muebles e Inmuebles. CGSE-BI Información Complementaria Copia del Reporte SIENTREC (Mobiliario y Equipo, Equipo de Cómputo, Maquinaria, Laboratorio), Formatos de Movimientos de Altas, Bajas y Traspasos, y Copia del Catálogo del Material Bibliográfico e Informativo y Original de la escritura constitutiva y/o plano catastral de la Escuela o cualquier documento que justifique el mismo.

Material de Consumo. CGSE-MC Información Complementaria Listado de los Materiales de: Oficina, Aseo y Limpieza, Herramientas, u otros.

Relación de Archivos y Asuntos Pendientes. CGSE-RA Información Complementaria Relación del Archivo vigente, y de dos Ciclos Escolares inmediatos anteriores, Relación del Archivo muerto, y Copias de Oficios o Solicitudes que se encuentran en trámite o seguimiento.

Estos al estar terminados, deberán ser foliados a partir del primer formato, incluyendo los documentos anexos, de manera consecutiva en una sola numeración. Aspectos a considerar en la entrega de la documentación:   Tres juegos originales,  Carpetas debidamente embrochadas,  Firmas autógrafas en formatos y anexos,  Sello de la escuela original en los 3 juegos de la documentación y el acta,  Folio de las fojas a lápiz,

Serán seis los ejemplares del Acta Administrativa, siendo la distribución de los mismos la siguiente; 1.- Quién Entrega, 2.- Quién recibe, 3.- Centro de Trabajo Educativo. 4.- Supervisor del Área Educativa, 5.- Dirección de Finanzas, Coordinación de Gestión, Seguimiento y Evaluación, y 6.- Dirección Jurídica.

Excepción Cuando se entregue la responsabilidad al nuevo Director y no se realiza la entrega física, (por fallecimiento, renuncia, por abandono de trabajo, conflictos entre sociedad de padres, negación, etc.) por parte del anterior Director, la responsabilidad del nuevo Director, será hacer un inventario físico de bienes de la Escuela, relación del personal adscrito, material bibliográfico, asuntos pendientes, cuando menos, a través de Acta Unilateral firmado por el y dos testigos, debiendo invariablemente notificar a su Supervisor, Jefe de Sector y Director de Nivel. En un plazo no mayor de quince días.

Articulo 39 fracción XXI de Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Yucatán.-Proporcionar en forma oportuna y veraz, toda información y datos solicitados por la institución a la que legalmente le competa la vigilancia y defensa de los derechos humanos. En el cumplimiento de esta obligación, además, el servidor público deberá permitir, sin demora, el acceso a los recintos o instalaciones, expedientes o documentación que la institución de referencia considere necesario revisar para el eficaz desempeño de sus atribuciones y corroborar, también, el contenido de los informes y datos que se le hubiesen proporcionado.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Yucatán Artículo 49.- Todo servidor público deberá denunciar por escrito a la Contraloría Interna de su dependencia los hechos que, a su juicio, sean causa de responsabilidad administrativa imputable a servidores públicos sujetos a su dirección.

(Artículo 25 fracción XVI del Reglamento de las Condiciones Generales del Trabajo del Personal de la Secretaría de Educación Pública y Artículo 58 fracción XIV Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de Educación del Estado.).- Comunicar oportunamente a sus superiores cualquier irregularidad que observe en el servicio.

(Artículo 71 del Reglamento de las Condiciones Generales del Trabajo del Personal de la Secretaría de Educación Pública y Artículo 90 Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de Educación del Estado.) I. Extrañamiento y amonestaciones verbales y escritas. II. Notas malas en la hoja de servicios. III. Pérdida de derechos para percibir sueldos. IV. Suspensión de empleo, cargo o comisión.

(Artículo 25 fracción XI del Reglamento de las Condiciones Generales del Trabajo del Personal de la Secretaría de Educación Pública y Artículo 58 fracción VIII del Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de Educación del Estado.).-En caso de renuncia, entregar los expedientes, documentos, fondos, valores, bienes cuya atención, administración o guarda estén a su cuidado de acuerdo a las disposiciones aplicables, para poder ser aceptadas.

(Artículo 25 fracción XIII del Reglamento de las Condiciones Generales del Trabajo del Personal de la Secretaría de Educación Pública y Artículo 58 fracción XIII del Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de Educación del Estado.).-Trasladarse al lugar de nueva adscripción, señalado por la Secretaría en un plazo no mayor de cinco días contados a partir de la fecha en que se hubiera hecho entrega de los asuntos de su anterior cargo. Dicha entrega deberá ser hecha, salvo plazo especial señalado expresamente por la Secretaría, en un lapso máximo de diez días.

Consideraciones: La formalidad de la Entrega- Recepción, es un acto de interés público y que requiere ser evidenciado y existe un proceso previo al mismo por parte del nivel educativo y otras instancias. Por ello es necesario considerar y respetar la fecha convocada a efecto de no dar motivo al surgimiento de responsabilidad administrativa y por tanto merecedor de sanción alguna.