Nuevas tendencias en Monitoreo Continuo y Gestión de Riesgos para el Control de Proveedores y Contratistas Carlos Rozen – Socio BDO Argentina

¿ES INDESEABLE TRANSITAR POR SENDEROS PELIGROSOS? Introducción “Riesgo” tiene su raíz en la palabra de origen latín “RISICARE” que significa atreverse o transitar por un sendero peligroso. ¿ES INDESEABLE TRANSITAR POR SENDEROS PELIGROSOS?

La Evolución del Control de Proveedores y Contratistas Antes de los 90´ Casi inexistente Los 90´ Control de documentación detectivo Actual Gestión de Riesgos y monitoreo

¿Qué es el Control de Contratistas? (enfoque moderno) Es un proceso Vinculado a la gestión de riesgos (laborales, legales y contractuales) provenientes de potenciales problemas derivados de trabajar con contratistas, sub-contratistas, sus empleados, vehículos y otros objetos que ingresan a la planta, oficinas, instalaciones de la empresa, o bien que desarrollan tareas en la vía pública o domicilio de terceros.

¿Qué es el Control de Contratistas? (cont.) Estos riesgos se identifican y analizan en forma cuidadosa, entonces se colocan controles para mitigarlos. En general el “Control de Contratistas” se basa en: solicitud de documentación y otras evidencias práctica de determinados controles inspecciones oculares y auditorías presenciales A mayor complejidad y cantidad de contratistas y recursos asociados, se recomienda realizar el control mediante herramientas informáticas que automaticen las actividades de seguimiento y monitoreo.

¿Qué es el Control de Contratistas? (cont.) De esta forma baja la probabilidad de ocurrencia y el impacto relacionado con las contingencias que involucra la tercerización de servicios. OBJETIVO FINAL: minimizar el riesgo de que se invoque la Responsabilidad Solidaria que surge al subcontratar un servicio. Esto podría ocurrir por diversos motivos, tales como … haberes impagos / aportes y contribuciones en defecto accidentes de los recursos del contratista daño a terceros.

Establecer las bases del Control “Tone of the Top” Forma en la cual la Gerencia expresa y transmite a sus contratistas sus opiniones acerca de la importancia de estos controles. Influye sobre la forma en la que los empleados y el management se conducen y reaccionan ante el monitoreo de contratistas. El CONTRATO, la POLÍTICA DE CONTRATISTAS, y una buena INDUCCIÓN INICIAL son las formas de comunicar claramente qué se espera de los contratistas. La comunicación clara tendrá un impacto directo en la efectividad de los controles

La medición lo que no se mide no se puede mejorar, y Para que el control de Contratistas sea efectivo a lo largo del tiempo debe ser capaz de medir su efectividad (auditarlo) “Lo que no se define no se puede medir, lo que no se mide no se puede mejorar, y lo que no se mejora se degrada siempre” Lord Kelvin En definitiva lo más importante es GENERAR CUMPLIMIENTO EN CONLOS CONTRATISTAS!

Estructura Organizativa de Control Roles claramente definidos. Evaluadores con expertise (Deben conocer los procesos y comprenden los riesgos para evaluar los controles implementados y los ausentes). Asignación de grupos de contratistas en forma adecuada.

Comprender y Priorizar los Riesgos Comprensión y Priorización de los riesgos que amenazan poder alcanzar los objetivos de la organización. Esta “priorización” ayuda a identificar riesgos significativos que deben alertar en mayor medida. A M B ? Determinados riesgos deben activar alertas oportunas al superar los umbrales de tolerancia

Importancia tanto del Diseño como de la Ejecución El diseño del sistema de control de proveedores y contratistas es tan importante como su ejecución

Documentación Esto puede variar por tipo de contratista ADECUADA Información fehaciente Definir: Qué documentación se debe solicitar A quién entregarla y en qué lugar Con qué frecuencia (única vez, mensual, vencimientos puntuales…) De qué manera Qué controlar de cada una SUFICIENTE Esto puede variar por tipo de contratista O a veces por el historial de cumplimiento

Diseño y Ejecución del Monitoreo Así como se priorizaron los riesgos, los hallazgos relacionados con debilidades de control deben ser priorizados. Su priorización facilita el proceso de reporte de debilidades y determinación de planes de acción apropiados para su corrección. 1 3 2 5 Entonces se pueden adoptar medidas tales como: -Apercibimientos -Retención de pagos -No ingreso

Conocimiento Requerido y Asesoramiento Continuo Auditoría Interna Aspectos Legales Seguridad Seguros Medioambiente Control de Contratistas Laboral / Previsional Seguridad e Higiene

Elementos Esperados de un Sistema de Control de Contratistas Existencia de una Política de Contratistas Documentación a presentar Qué documentos (check list) Con qué frecuencia Qué control realizar sobre cada documento Comunicación a contratistas de la Política Estrategia de envío / recepción de documentación Control de accesos Sanciones por incumplimientos

Elementos Esperados de un Sistema de Control de Contratistas Integración con ERP (Cuentas por Pagar) Reconocer Subcontratistas del Contratista Juicios Laborales Masivos Diferenciación de Rubros de Contratistas Registro de Incidentes (Eventos de Pérdida)

Elementos Esperados de un Sistema de Control de Contratistas Sistema de Información Gerencial de Contratistas Avisos a contratistas Alertas de por incumplimientos Tablero de control de contratistas Diseño de reportes

La importancia de aprovechar la tecnología CRM Registro de comunicacinoes con el contratista Información de Riesgos de documentación incumplida Control de Accesos Situación General del Contratista Cumplimiento Documentación Individuos Autorización de emergencia para ingreso o pago Cumplimiento Documentación Vehículos Cumplimiento Documentación Empresa Contratista Recepción de documentación digitalizada

La importancia de aprovechar la tecnología

¡MUCHAS GRACIAS! crozen@bdoargentina.com.ar Control de Proveedores y Contratistas Carlos Rozen – Socio BDO crozen@bdoargentina.com.ar