GUÍA PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LAS UGEL GESTIÓN EDUCATIVA MODERNA Y DESCENTRALIZADA EN LAS UGEL GUÍA PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LAS UGEL

√ CONTENIDO DE LA CAPACITACIÓN MODULO II: MARCO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD A IMPLEMENTAR EN LAS UGEL √ MODULO II: PREPARACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 03/12/2015 MODULO III: DESPLIEGUE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 00/00/2016 MODULO IV: MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA UGEL 00/00/2016

¿A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDA LA GUÍA? GUÍA METODOLÓGICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ¿A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDA LA GUÍA? Funcionarios y servidores públicos que trabajan en las Unidades de Gestión Educativa Local – UGEL

¿QUÉ ESPERAMOS LOGRAR CON LA GUÍA? GENERAL Detallar los pasos para planificar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad. FASCÍCULO 1 Proporcionar el marco de referencia para una eficaz implementación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad. 2 Identificar y establecer los elementos, requisitos y roles necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. 3 Brindar un método práctico para el despliegue e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. 4 Brindar las herramientas de mejora continua para identificar problemas, causas y proponer planes de mejora.

MÓDULO 1 : MARCO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MARCO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MÓDULO 1 MARCO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CICLO DE DEMING GESTIÓN POR PROCESOS DEFINICIONES GENERALES

Sistema de Gestión de la Calidad Son las actividades coordinadas para mejorar continuamente la eficacia de la UGEL y lograr la calidad de los productos-servicios, cumpliendo con los requisitos de los usuarios finales (Instituciones Educativas), legales y reglamentarios, lo que resulta en la satisfacción del usuario final. Sistema de Gestión de la Calidad SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan Fuente: 3.2.1. ISO 9001:2005 GESTIÓN: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una institución. Fuente: 3.2.6. ISO 9000:2005. CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Fuente: 3.1.1. ISO 9000:2005.

¿Qué beneficios se obtienen con la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad? Mejor planeamiento en la UGEL. Mayor conciencia de la calidad en toda la UGEL. Mejor comunicación dentro de la UGEL y con el usuario final. Incremento de la satisfacción del usuario final. Mejoramiento de los procesos y servicios que brinda la UGEL Mejora del desempeño y coordinación de los procesos.

MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

Planear Hacer Verificar Actuar 2. CICLO DE DEMING El ciclo de Deming o ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), es una metodología dinámica que conduce a la mejora continua, de acuerdo a la siguiente lógica: Planear Definir de los objetivos y estrategias, estableciendo las actividades necesarias para cumplir con los requerimientos de los usuarios. Hacer Ejecutar los procesos. Verificar Realizar el seguimiento y medición de los procesos respecto a las objetivos y estrategias trazadas. Actuar Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

Medir los procesos respecto a las políticas, objetivos y requisitos Ciclo PHVA Establecer los objetivos necesarios para obtener resultados en concordancia con los requisitos del cliente. Tomar acciones para mejorar continuamente la ejecución del proceso en eficacia y eficiencia. P H V A Ejecutar los procesos. Medir los procesos respecto a las políticas, objetivos y requisitos

VIDEO DEL PHVA

3. GESTIÓN POR PROCESOS ¿Qué es un proceso? Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas, que interactúan y agregan valor en cada etapa, trasformando los elementos de entrada en productos/salidas.

¿Qué es la Gestión por Procesos? Es una manera de organizar, dirigir y controlar las actividades de trabajo para crear valor al usuario interno y externo, cruzando las barreras entre las diferentes unidades funcionales, unificando sus enfoques hacia las metas principales de la UGEL.

¿Qué diferencias existen entre la Gestión por Procesos y la Gestión Funcional?

MODULO 2: PREPARACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MODULO 2: PREPARACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEFINICIÓN DE PARTICIPANTES Y ROLES REVISIÓN DEL MARCO NORMATIVO Y LEGAL REVISIÓN DEL MARCO ESTRATÉGICO DIAGNÓSTICO DE LA UGEL ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DIFUSIÓN (COMUNICACIÓN, SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN) MAPA DE PROCESOS

¿Quiénes son los participantes? 1. DEFINICIÓN DE LOS PARTICIPANTES Y SUS ROLES ¿Quiénes son los participantes? Representado por el Director de la UGEL y/o a quien el Director designe.   P A R T I C I P A N T E S Representado por el jefe al que se le ha designado la responsabilidad y la autoridad para establecer, mantener, controlar y mejorar el proceso y su interacción   Representante de la Dirección Especialista del SGC Auditor Dueño del proceso Colaboradores Representado por el Especialista en Planificación y/o Racionalización u otro especialista con competencia y mando similar   Representado por los colaboradores designados por sus jefes por tener un alto grado de conocimiento de los procesos de la entidad   Representado por los trabajadores de la entidad, quienes apoyarán en el levantamiento de información  

2. REVISIÓN DEL MARCO NORMATIVO Y LEGAL Identificar y revisar las normas referidas a competencias, funciones, servicios de la UGEL. Elaborar un listado actualizado con los dispositivos aplicables. Identificar requisitos legales aplicables a los productos/servicios. El objetivo de esto es que se conozca y tenga acceso a las obligaciones legales relacionadas a los productos/servicios, ya que mientras no se tenga un claro conocimiento de las reglamentaciones vigentes que afectan la actuación de la UGEL, no podrán cumplirse.

3. REVISIÓN DEL MARCO ESTRATEGICO Revisar el Plan Estratégico Institucional - PEI Revisar el Reglamento de Organización y Funciones- ROF La revisión de estos documentos otorga un entendimiento más amplio y aclara el contexto dentro del cual se está trabajando, asimismo facilita la definición de la política y objetivos de la calidad, asimismo esclarece los principales servicios y productos de la UGEL.

¿En qué nivel se encuentra la UGEL donde trabajo? 4. DIAGNÓSTICO DE LA UGEL El diagnóstico permitirá conocer el estado actual de la UGEL y de acuerdo a esto formular su plan de trabajo para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad. ¿En qué nivel se encuentra la UGEL donde trabajo? Para hacer el diagnóstico del estado actual de la UGEL se usará el modelo de los niveles de madurez: 1. Inicial 2. Repetible 3. Definido 4. Gestionado 5. Optimizado

¿Cómo se determina en qué nivel de Madurez se encuentra la UGEL? El especialista del Sistema de Gestión de la Calidad, el director de la UGEL y los jefes de área responden en conjunto las preguntas de la “Autoevaluación del Nivel de Madurez”

Se asigna un puntaje a cada respuesta de acuerdo a la tabla , y la sumatoria de los puntajes de todas las respuestas ubica a la entidad en uno de los niveles de madurez.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SGC EN LA UGEL Modelo del Plan de Trabajo.

6. DIFUSIÓN DIFUSIÓN COMUNICACIONES SENSIBILIZACIÓN CAPACITACIÓN

3. Comunicación de cierre 2. Comunicación de avance Para una adecuada implementación y mantenimiento del SGC, es preciso contar con una comunicación interna para todos los miembros de la UGEL, con este fin se deben realizar charlas informativas, dentro de las principales están: 3. Comunicación de cierre 2. Comunicación de avance 1. Comunicación de apertura

Plan de Comunicaciones

¿Cuáles son las comunicaciones principales para mantener las funciones del SGC? Es importante que estén definidas las comunicaciones dentro de la entidad, la realización de un plan de comunicaciones ayuda a establecer el responsable, la información a comunicarse y el momento de comunicación necesario para que pueda mantenerse el SGC. El especialista del SGC será el responsable de elaborar y organizar todas las actividades del Plan de Comunicaciones

SENSIBILIZACIÓN La sensibilización busca que el personal de la UGEL tenga una idea clara de que es lo que se quiere lograr con la implementación del SGC, conozca el estado inicial de la UGEL y se sienta motivado y con actitud positiva para lograr ese cambio Es importante que el personal se sienta involucrado en la implementación del SGC, que se reconozca su aporte al logro del objetivo y sienta el apoyo por parte de la alta dirección, dado que exigirá tiempo y esfuerzo adicionales.

CAPACITACIÓN La capacitación tiene como objetivo proporcionar los conocimientos y herramientas necesarias para poder desarrollar las actividades requeridas para la implementación y mantenimiento del SGC. Sistema de Gestión de la Calidad Gestión por Procesos Mejora Continua y herramientas de calidad Auditoría Interna

CAPACITACIÓN El siguiente cuadro indican los temas de capacitación por cada participante de acuerdo al rol que desempeña dentro de la implementación y mantenimiento del SGC en la UGEL