TARJETA CORPORATIVA AMEX Ana M. Feliciano Coordinadora de Post Award

El informe El informe debe tener el número de cuenta correcto, utilizando el código de gasto correcto. Bajo descripción del artículo o servicio debe brevemente justificar la compra y relacionarla a la cuenta afectada. El informe debe ir acompañado de todos los documentos de apoyo. Estos son: 1.Facturas/Recibos de compra 2.Copia de órdenes de viaje (si aplica) 3.Factura de AMEX 4.Comprobante de Desembolso El informe debe estar debidamente lleno. Si hay equipo debe tener número de propiedad. Todo informe debe contar con la o las firmas de los administrativos a cargo de las cuentas afectadas. Todo informe debe ser firmado por el investigador dueño de la tarjeta. 2

Responsabilidad del Administrativo El administrativo, al firmar el informe certifica que: 1.El cargo es apropiado (allowable) al proyecto 2.Que la cuenta y el código de gasto son correctos 3.Que el código tiene balance suficiente para cubrir este gasto 4.Que gestionó cualquier transferencia necesaria previo al envío a Pre- Intervención. El administrativo a cargo de someter el informe a Pre-Intervención debe asegurarse de que toda la documentación requerida está incluida. Informes incompletos retrasan el pago. 3

Proceso de Compras LA AMEX NO SUSTITUYE EL PROCESO DE COMPRAS ESTABLECIDO POR REGLAMENTO EN LA UPR Es importante utilizarla para casos donde: 1.La compra sea de emergencia 2.Suplidor no acepta órdenes de compra “Due diligence” Es importante asegurar que se escoje el suplidor mas adecuado para cualquier compra hecha con AMEX— 4

Cambios más Relevantes Máximo autorizado mensual: aumento de $3,000 a $10,000…ninguna transacción individual podrá excederse de $2,999. Compra de equipo no está autorizada a menos que sea vía excepción autorizada PREVIAMENTE por el Director(a) de Finanzas. Gastos de participantes: Gastos de viajes al exterior (transportación y alojamiento) y compra de materiales para participantes están ahora permitido. GASTOS DE VIAJES EN PR NO ESTÁ AUTORIZADOS. 5

Fechas Importantes La fecha de cierre de facturación mensual de las AMEX son entre el 19 y el 20 de cada mes. La fecha límite para someter informe para pago a Pre-Intervencion: 15 días después del cierre, o sea, regularmente a finales de la primera semana o principios de la segunda semana de cada mes. SI SOMETE EL INFORME EN ÚLTIMO MOMENTO Y NO ESTÁ COMPLETO O HAY PROBLEMAS CON LAS CUENTAS, PUEDE HABER RETRASO EN EL PAGO. CUALQUIER PENALIDAD POR PAGOS TARDÍOS SON RESPONSABILIDAD DEL INVESTIGADOR 6

PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE LA TARJETA DE CRÉDITO CORPORATIVA Circular de Finanzas (5 de junio de 2015) Preparado por: Wanda Angueira Contador I Oficina de Preintervención UPR-Río Piedras

 Los gastos realizados deben estar en cabal cumplimiento con los reglamentos de la institución que otorga los fondos y con el Reglamento de la UPR.

 La tarjeta de crédito corporativa se utilizará para la adquisición de equipos, materiales y servicios no personales relacionados al Proyecto de Investigación. Se rige por la Certificación 30, Serie de la Junta de Síndicos de la UPR (Reglamento de Compras).  La tarjeta de crédito también se utilizará para el pago de gastos de viaje al exterior relacionados al Proyecto de Investigación conforme al Reglamento de Gastos de Viaje de la UPR (Certificación 120, Serie del Consejo de Educación Superior).

COMPRA DE ADQUISICIÓN DE EQUIPO, MATERIALES Y SERVICIOS NO PERSONALES  La cantidad máxima mensual a cargarse en la tarjeta de cada investigador será $10,000 y $2,999 por transacción.  Se podrá comprar materiales educativos y otros materiales a los estudiantes que estén relacionados al Proyecto.

GASTOS DE VIAJE  Antes de emitir un pago de viaje con la tarjeta corporativa, se debe radicar previamente la Solicitud y Autorización de Orden de Viaje debidamente aprobado por el(la) Decano(a) de la Unidad.  La cantidad será determinada por el estimado de gastos permitido en la Orden de Viaje.

GASTOS DE VIAJE  Se debe indicar en la Orden de Viaje las partidas que serán pagadas con AMEX.  Se podrá pagar boletos aéreos y alojamiento de estudiantes y demás personal relacionado al proyecto.  Luego del viaje, el participante debe someter la liquidación a la Oficina de Post Award.

ARTÍCULOS O SERVICIOS NO AUTORIZADOS  Compras de carácter personal  Artículos o servicios no relacionados al Proyecto de Investigación  Gastos para el Desarrollo de Relaciones Institucionales Certificación Núm. 190 ( ).pdfCertificación Núm. 190 ( ).pdf

ARTÍCULOS O SERVICIOS NO AUTORIZADOS  Gastos para Actividades de la Comunidad Universitaria Certificación Núm. 191 ( ).pdfCertificación Núm. 191 ( ).pdf  Gastos para el Uso de las Telecomunicaciones Certificación pdf Certificación pdf

ARTÍCULOS O SERVICIOS NO AUTORIZADOS  Compra de equipo. Por razones extraordinaria, se puede adquirir equipo no capitalizable hasta un costo de $2,999.  Para esto, se requiere justificar las razones que impidieron hacer el trámite mediante orden de compra y solicitar autorización de la Directora de Finanzas previo a la compra. Circular Núm 2, Año pdfCircular Núm 2, Año pdf

ARTÍCULOS O SERVICIOS NO AUTORIZADOS  Servicios de Contrato  Dietas a Personas en Puerto Rico  Gastos de Dietas al Exterior  Gastos de Viajes y Dietas de Estudiantes en Puerto Rico

ARTÍCULOS O SERVICIOS NO AUTORIZADOS  Gasolina para uso de vehículos de motor  Partidas que fueron anticipadas mediante una Orden de Viaje  Otros, ver Circular de Finanzas pdfCircular de Finanzas pdf Artículo VI

IMPUESTO SOBRE VENTAS Y USO (IVU) El pago de IVU será sufragado con los fondos personales y no podrá ser reclamado para el pago con fondos institucionales – estatales o externos. Circular Núm. 12, pdf y Determinación Administrativa Núm del ELA.pdfCircular Núm. 12, pdf Determinación Administrativa Núm del ELA.pdf

REQUERIMIENTOS PARA PROCESAR EL PAGO DE AMEX  Comprobante de Desembolso  Factura de la AMEX  Registro de pagos firmado por el Investigador y el Administrador de Proyecto

REQUERIMIENTOS PARA PROCESAR EL PAGO DE AMEX  Facturas o recibo que apoyen el desembolso y que incluya la descripción del artículo o servicio pagado.  La justificación de la compra de equipo aprobada por la Directora de Finanzas, si aplica.

REQUERIMIENTOS PARA PROCESAR EL PAGO DE AMEX  Número de propiedad del equipo, si aplica. Se codificará si la adquisición es de $1,000 o más y las microcomputadoras de $500 o más Certificación pdfCertificación pdf  Copia de la Orden de Viaje, si aplica

IMPORTANTE ANTES DE TRAMITAR LOS DOCUMENTOS A LA OFICINA DE PREINTERVENCIÓN, DEBEN CORROBORAR QUE LAS CUENTAS TENGAN LOS FONDOS DISPONIBLES EN LOS CÓDIGOS QUE CORRESPONDAN.

IMPORTANTE SE RADICARÁ LA DOCUMENTACIÓN A LA OFICINA DE PREINTERVERCIÓN EN O ANTES DEL DECIMOQUINTO (15) DÍA DEL LA FECHA DE CIERRE DEL CICLO DE FACTURACIÓN MENSUAL.

IMPORTANTE DE SURGIR CARGOS NO AUTORIZADOS CUYO ANÁLISIS CONLLEVE ATRASOS EN EL PAGO DE LA TARJETA Y CARGOS POR FINANCIAMIENTO, SERÁ DE LA RESPONSABILIDAD DEL PARTICIPANTE SI SE DETERMINA QUE SON CARGOS INDEBIDOS O SI SE INCURRIERON POR ATRASOS EN LA ENTREGA DE INFORMES DE GASTOS O SUS JUSTIFICANTES.