AGENDA Sensibilización frente a la implementación del SIG Gestión por procesos Documentación del SIG

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés

SIG EN EL PDD BOGOTA HUMANA   ACUERDO 489 DE 2012 - POR EL CUAL SE ADOPTA EL PLAN DE DESARROLLO ECONÓMICO, SOCIAL, AMBIENTAL Y DE OBRAS PÚBLICAS PARA BOGOTÁ D.C. 2012-2016 Eje uno Una ciudad que supera la segregación y la discriminación: el ser humano en el centro de las preocupaciones del desarrollo Eje dos Un territorio que enfrenta el cambio climático y se ordena alrededor del agua Eje tres Una Bogotá que defiende y fortalece lo público

SIG EN EL PDD BOGOTA HUMANA   ART. 43 EJE 3. EL PROGRAMA Fortalecimiento de la función Administrativa y Desarrollo Institucional Fortalecer la función administrativa distrital a través de estrategias de mejoramiento continuo de la gestión y compromiso con la ética pública; la institucionalización del empleo digno y decente, basado en el mérito y el respeto por los derechos laborales para el ingreso a la carrera administrativa; la disposición de equipamientos, infraestructura física, tecnológica e informática y de comunicaciones de las entidades distritales y locales; la consolidación de una gerencia jurídica integral, transparente, oportuna y eficiente, para defender los intereses del distrito; la administración de la gestión documental y la promoción de una cultura de respeto y servicio a la ciudadanía, garante de derechos. Se hará énfasis en el fortalecimiento de la gestión gerencial de la Hacienda Pública, con el fin de fomentar la confianza de las y los contribuyentes. PROYECTO: Sistemas de mejoramiento de la gestión y de la capacidad operativa de las entidades- Implementar un sistema de gestión transparente, compuesto por unos subprogramas que permitan un ejercicio articulado y armónico en la gestión administrativa de las entidades distritales y su fortalecimiento físico y tecnológico, para garantizar el buen desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las mismas. LA META DE RESULTADO Y/O GESTIÓN: Implementar en el 100%  en las entidades del distrito el Sistema Integrado de Gestión INDICADOR DE LA META: Porcentaje de implementación del Sistema Integrado de Gestión. LÍNEA BASE: 20,70%  

SIG EN EL PDD BOGOTA HUMANA   ART. 46 – TABLA NO. 2 - METAS DEL EJE 3. EL PROGRAMA Fortalecimiento de la función Administrativa y Desarrollo Institucional PROYECTO: Sistemas de mejoramiento de la gestión y de la capacidad operativa de las entidades LA META DE RESULTADO Y/O GESTIÓN: Implementar en el 100%  en las entidades del distrito el Sistema Integrado de Gestión INDICADOR DE LA META: Porcentaje de implementación del Sistema Integrado de Gestión. LÍNEA BASE: 20,70%  

Beneficios de la administración integrada de los elementos comunes del SIG Si bien los sistemas se gestionan de manera independiente, el manejo integrado de los mismo genera beneficios así: •Desde el punto de vista estratégico: permite la alineación de la planeación institucional con la naturaleza, funciones y competencias de las entidades y organismos distritales. • Desde el punto de vista de gestión: posibilita la articulación de los procesos para potenciar los resultados de la gestión institucional. • Desde el punto de vista de eficiencia: conlleva la disminución de tiempos y de costos en la ejecución de las actividades. • Desde el punto de vista operativo: permite que en la ejecución de actividades se consideren diferentes riesgos asociados a la gestión.

Sistema de Gestión de la Calidad Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en terminos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Esta enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades NTCGP 1000:2009

Cumplir los compromisos CALIDAD ES …? Hacer las cosas bien. Entregar a nuestro cliente lo que pidio. Cumplir el tiempo de entrega pactado. CALIDAD Satisfacer a nuestros Clientes. Cumplir los compromisos Adquiridos.

CALIDAD ES …? Definición ISO 9000:2008 Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Característica : Rasgo diferenciador. Requisito : Necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria.

¿ QUÉ ES LA CERTIFICACIÓN ? “ Procedimiento mediante el cual una tercera parte diferente al productor y al comprador asegura por escrito que un Sistema de Gestión cumple con los REQUISITOS especificados ”.

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 4.1 Requisitos generales Identificar Riesgos y Puntos de Control Medir, monitorear y analizar procesos y aplicar acciones de mejora Asegurar disponibilidad de recursos e información para el seguimiento Determinar criterios y métodos de operación Determinar secuencia e interrelación de los procesos Identificar los procesos del sistema

ESTRUCTURA NTCGP - 1000 : 2009 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN. 2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES. 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN. 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS. 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO. 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA. Anexos A, B, C y D.

BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN S.G.C. Nos permite obtener reconocimiento nacional e internacional – Recursos internacionales Incrementa la productividad y la eficacia, optimizando los recursos disponibles. Identidad corporativa. Consistencia en hacer las cosas bien, generando productos/servicios repetitivos y confiables. Reduce los costos de no calidad. Mejores productos/servicios, mejores procesos y métodos de trabajo, mejor personal. Valor agregado diferenciador. Eliminación de incumplimientos, re procesos. Para la Unidad

BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN S.G.C. Para Nuestros Clientes Genera confianza sobre nuestros procesos. Proporciona pruebas objetivas sobre nuestra capacidad. Obtiene productos confiables de manera repetitiva Mejora relaciones contractuales. Reduce y/o elimina las quejas. Medición de la satisfacción del cliente. Para Nuestros Clientes

BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN S.G.C. Para Nuestros Empleados Incrementa nuestra conciencia en la calidad. Se conocen los objetivos y promueve nuestra participación en las metas de calidad. Define nuestra responsabilidad y autoridad claramente. Incrementa la eficiencia de nuestro desempeño. Genera nuevos niveles de capacitación y calificación. Reduce los conflictos por brindar una única forma de hacer las cosas (métodos de trabajo claros y que se puedan cumplir). Proporciona condiciones apropiadas de trabajo. Facilita el aprendizaje del cliente, funcionario y proveedor. Para Nuestros Empleados

¿ QUÉ CAMBIOS EXIGE LA CALIDAD ? 4. Aprender a planificar las tareas diarias y controlarlas. 1. Un cambio de actitud y un comportamiento acorde a la nueva estrategia por parte del todo el personal, partiendo por la gerencia. 5. Fomentar el trabajo en equipo. 2. Un período de transición en que se permite el ensayo y error. 6. Conocer las políticas y los objetivos generales de calidad fijados por la gerencia. 3. Aprender a recibir retroalimentación y también a darla. 7. Reconocer que la calidad - “es parte de”, “es inherente a” - todas las labores de la empresa. No es algo externo ni adicional a ella.

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ALGUNAS BARRERAS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Falta de compromiso del personal directivo de la organización. No implementación de los lineamientos establecidos en los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. Disponibilidad de tiempo del personal de la Entidad Para el desarrollo de actividades propias del proyecto De implementación. Identificación y Reporte de Acciones de Mejora.

PASOS PARA SU DESARROLLO Documentación – Requiere la participación de 1. Evaluación Inicial. – OK –. 2. Planificación 3. Capacitación 4. Documentación – Requiere la participación de todo el personal. 5. Implementación – Requiere la participación de todo el personal. 6. Seguimiento 7. Ajustes 8. Certificación 9. Mejoramiento

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO ROLES Y RESPONSABILIDADES COMITÉ SIG REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO ALTA DIRECCIÓN SERVIDORES PÚBLICOS

MODELO DE OPERACIÓN BASADO EN GESTION POR PROCESOS

“Resultado de un proceso o un conjunto de procesos” (3.40) DEFINICIONES Proceso (NTCGP 1000:2004) “Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados)”(3.39) Producto o servicio “Resultado de un proceso o un conjunto de procesos” (3.40) Procedimiento “Forma especificada para llevar a cabo un actividad o un proceso” (3.38)

ENFOQUE POR PROCESOS ACTIVIDADES DEL PROCESO RECURSOS ENTRADA SALIDA CONTROLES

Identificar y administrar secuencia & interacciones Proceso A Proceso C Proceso B Proceso D Entrada Salida Controles

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 4.1 Requisitos generales Identificar Riesgos y Puntos de Control Medir, monitorear y analizar procesos y aplicar acciones de mejora Asegurar disponibilidad de información para información y seguimiento Determinar criterios y métodos de operación Determinar secuencia e interrelación de los procesos Identificar los procesos del sistema

SISTEMA DE CONTROL INTERNO MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA ENTIDADES DEL ESTADO ELEMENTOS COMPONENTES ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. ESTILO DE DIRECCIÓN. AMBIENTE DE CONTROL PLANES Y PROGRAMAS. MODELO DE OPERACIÓN. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO • PLANES Y PROGRAMAS SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO • MODELO DE OPERACI Ó N • ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONTEXTO ESTRATÉGICO. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. ANÁLISIS DE RIESGOS. VALORACIÓN DE RIESGOS. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. • CONTEXTO ESTRAT ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS • IDENTIFICACI • AN Á Lisis de riesgos • VALORACI POLÍTICAS DE OPERACIÓN. PROCEDIMIENTOS. CONTROLES. INDICADORES. MANUAL DE OPERACIÓN. ACTIVIDADES DE CONTROL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN INFORMACIÓN INFORMACIÓN PRIMARIA. INFORMACIÓN SECUNDARIA. SISTEMAS DE INFORMACIÓN. COMUNICACIÓN PÚBLICA COMUNICACIÓN ORGANIZATIVA. COMUNICACIÓN INFORMATIVA. MEDIOS DE COMUNICACIÓN. Ubiquémonos entonces en el Modelo de Control interno para Entidades del Estado. Como ustedes ya saben, El MCI està basado en Modelos de Control Interno Reconocidos internacionalmente y en la experiencia de su implementación en 21 entidades del Estado Colombiano Necesidad de reglamentar una estructura de control única que garantice obligatoriedad, fuerza vinculante y uniformidad en su implantación buscando una mayor eficacia e impacto del control interno en las entidades del Estado , a fin de elevar su contribución al logro de los objetivos de la institución pública, en un marco de probidad, transparencia y eficiencia administrativa. AUTOEVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL AUTOEVALUACION DE LA GESTION. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. AUDITORIA INTERNA (AI). SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INSTITUCIONAL. FUNCIONAL. INDIVIDUAL. PLANES DE MEJORAMIENTO

Modelar los procesos Actividades

Planeación Estratégica FUNCION MISION VISION OBJETIVOS ESTRATEGIAS Actividades

LA SDA TOMÓ UNA DECISIÓN Y ADQUIRIÓ UN COMPROMISO OPEL DPSIA DCA DGA Enfoque funcional Enfoque por Procesos

ETAPAS A DESARROLLAR Definición conceptual Identificación de procesos Clasificación de procesos Elaboración de mapa de procesos Validación del mapa de procesos Documentación Implementación Verificación Ajuste

MAPA DE PROCESOS DE LA UAESP ESTRATÉGICOS SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS REQUISITOS DE LOS USUARIOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO GESTION DE COMUNICACIONES Y RELACIONES INTERINSTITUCIONALES MISIONALES RECOLECCIÓN, BARRIDO Y LIMPIEZA DISPOSICION FINAL ALUMBRADO PUBLICO APROVECHAMIENTO SERVICIOS FUNERARIOS SOPORTE ALUMBRADO PUBLICO SERVICIOS FUNERARIOS GESTION DEL TALENTO HUMANO GESTION FINANCIERA GESTION DE RECURSOS FISICOS GESTION TECNOLÓGICA Y DE INFORMACIÓN GESTION DE ASUNTOS LEGALES GESTION DOCUMENTAL EVALUACIÓN EVALUCIÓN CONTROL Y MEJORA

CARACTERIZACION DE PROCESOS DESCRIPCION ESQUEMATIZADA QUE PERMITE VISUALIZAR Y ENTENDER LA FINALIDAD, LOS OBJETIVOS, EL ALCANCE Y LOS COMPONENTES DEL PROCESO, ASI COMO SUS INTERACCIONES, CONTROLES, DOCUMENTOS QUE LO SOPORTA Y DEMAS INFORMACIÓN ASOCIADA A ESTE.

Manera especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso PROCEDIMIENTOS Manera especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso Pueden cubrir una o varias actividades, abarcando uno o varios departamentos.

¿Qué? ¿Por qué? ¿Dónde? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Cómo? PROCEDIMIENTOS ¿Cuándo? ¿Cómo?

¿QUÉ PROCEDIMIENTOS SE DEBEN DOCUMENTAR? Los requeridos por la norma NTCGP 1000:09 Los requeridos por la organización para asegurar la efectiva planeación, operación y control de sus procesos.

Aspectos a considerar en la preparación de un procedimiento ADMINISTRATIVO ESTRUCTURAL Requisitos de Control de Documentos Despliegue del Contenido

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Datos del emisor Tipo de documento Título Número/Código (Revisión) y Aprobación Numeración de páginas Estado de revisión Fecha de emisión Registro de cambios

ASPECTO ESTRUCTURAL (CONTENIDO) Objetivo Alcance Definiciones Base Legal Lineamientos de Operación Responsables Desarrollo del proceso Registros Anexos

ASPECTO ESTRUCTURAL (CONTENIDO) OBJETIVO: Establece el propósito del procedimiento, indicando claramente el resultado deseado. ALCANCE: Indica la extensión, las áreas, los departamentos, productos y/o procesos a los cuales aplica el procedimiento. DEFINICIONES: Explica la terminología específica o expresiones usadas en el procedimiento que no son usadas en forma común

ASPECTO ESTRUCTURAL (CONTENIDO) Base Legal: Normas internas y externas aplicables en el procedimiento Responsables: Indica las funciones responsables de la aplicación del procedimiento.

ASPECTO ESTRUCTURAL (CONTENIDO) DESARROLLO: Describe el proceso o actividad y da respuesta a las preguntas: qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué. ANEXOS: Información mencionada en el procedimiento y que será necesaria para la operación o para la mejor comprensión del proceso.

ESTRUCTURA Los procesos del SGC pueden documentarse: Preparando procedimientos escritos Representándolos gráficamente Una combinación de ambas formas

DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESOS Representación gráfica de las actividades de un proceso por medio de símbolos normalizados Permiten visualizar: los subprocesos, actividades o pasos la secuencia u orden en que ocurren las interrelaciones los puntos de control las responsabilidades

Planificar Producción DIAGRAMA DE BLOQUES Enviar Oferta Recibir Pedido Planificar Producción Comprar Materiales Fabricar Producto Empaquetar Producto Entregar Producto Inicio Fin

DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES B C D INICIO a Planes y Beneficios Elaborar solicitud Revisar solicitud Documento y Talón Recibir y sellar Atención al personal Recibir y sellar Firmar Oficina Gerente a Oficina AAP a Oficina Recibir y sellar solicitud Revisar cálculos Revisar documentos Recibir y sellar OK? Revisar solicitud Cálculo OK? A Banco (mensajero) Firmar Documento y Talón a Oficina AAP Datos OK? a Oficina Solicitud al Banco Recibir y sellar solicitud Recibir Talón a Oficina Supervisor a Empresa (mensajero) Preparar hoja de cálculos Doc./ Tal. Firmar documentos Doc. A B C D FIN

DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL EMPLEADO ATENCION AL PERSONAL PLANES Y BENEFICIOS NOMINA BANCO INICIO ELABORA SOLICITUD RECIBE SOLICITUD CALCULA DEDUCCIONES RECIBE SOLICITUD SOLICITUD AL BANCO RECIBE SOLICITUD DOCUMENTOS Y TALÓN RECIBE TALÓN Y FIRMA DOCUMENTO ENTREGA TALÓN Y DOCUMENTO RECIBE DOC. Y TALÓN ENVIIA A EMPRESA DEVUELVE DOCUMENTOS FIRMADOS ENVIA DOCUMENTOS AL BANCO RECIBE Y ARCHIVA DOCUMENTOS ORDENA DEDUCCIONES MENSUALES EFECTUA DEDUCCIONES MENSUALES FIN

PASOS PARA PREPARAR UN BUEN PROCEDIMIENTO 1. Identificar la necesidad 2. Identificar puntos clave 3. Establecer flujo del procedimiento 4. Documentar el procedimiento 5. Validar el procedimiento 6. Aprobar el procedimiento 7. Divulgar el procedimiento 8. Distribuir el procedimiento

MEDICIÓN DEL PROCESO Considerar la medición de las características del proceso y su utilización para establecer la eficacia del desempeño y para la toma de decisiones

¿ DÓNDE MEDIR ? Actividades Entradas de proceso Salidas OBJETIVO DEL PROCESO Actividades de proceso Entradas Salidas Recursos

ORGANIZACION Esta historia es de cuatro personas llamadas: TODO EL MUNDO, ALGUIEN, CUALQUIERA y NADIE. Había un trabajo importante para hacer y TODO EL MUNDO estaba seguro que ALGUIEN lo haría, CUALQUIERA lo podía hacer pero NADIE lo hizo. ALGUIEN se enojó porque eso era un trabajo para TODO EL MUNDO y TODO EL MUNDO pensó que CUALQUIERA lo podía hacer, pero NADIE se dio cuenta que TODO EL MUNDO no lo hacía. Al final la historia terminó en que TODO EL MUNDO le echó la culpa a ALGUIEN, cuando NADIE hizo lo que CUALQUIERA pudo hacer.

CRITERIOS PARA REVISAR PROCEDIMIENTOS CAMBIOS NORMATIVOS CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (Responsabilidades, denominaciones de cargo, funciones frente al manual de funciones y competencias) INTERRRELACIONES CON OTROS PROCEDIMIENTOS SIMPLIFICACION REGISTROS CRUCE DE REGISTROS CON TRD EXPERIENCIA SOBRE LO QUE SE HACE