Optimización de Estructuras Organizativas para TI (OEOTI) Guía del Componente Metodológico Aplica el Meta Modelo de Metodologías CEIAR (Conceptos, Entregables, Insumos, Actividades, Roles)

Algunos problemas a enfrentar

Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades 5.0 Roles Anexos oooooo

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El Servicio como Unidad de Ejecución Para una mejor gestión, todas las actividades en TI deberían estar asociadas a un Servicio oficialmente reconocido. Cada persona debería cargar diariamente las 8 horas trabajadas a Servicios específicos (Tareas o Proyectos) o a Paquetes de servicios (Acciones). Alrededor de un Servicio se definen varias Responsabilidades o Roles: Líder de Proyecto, Ejecutivo de Proyecto, Miembro del Equipo de Trabajo, Líder Técnico.... Existen otros Roles continuos o estructurales

Concepto de Rol Tiene una connotación fuerte respecto a la Independencia entre lo que debe hacerse y quién lo hará. También tiene fuerza respecto a la multiplicidad de asignaciones que puede tener un Persona Implica asignación temporal Según el contexto resulta intercambiable por el término Responsabilidad Permite organizar las responsabilidades de una manera mucho más flexible que cuando se asignan estas a los puestos o a las personas. En las áreas de TI, una persona o puesto usualmente hace varios roles a la vez

Principales Roles Continuos o Estructurales Responsable de Cartera Ejecutivo de Cartera Responsible de Especialidad

Principales relaciones de interacción Ejecutivo de Cartera Lider Usuario Unidad Usuaria (Solicitantes) Responsable de Cartera Responsable de Servicio Unidad de IT / O&M (Ejecutantes)

¿Cual es el límite de funciones? Llenado de la “Solicitud de Servicio”, conjuntamente con el Líder Usuario. Incluye Modelamiento General de Requerimientos y Definición de Alcance del Servicio. Negociación y Definición de Prioridades o Secuencia de Ejecución de los Servicios. Hace otro Rol: Gestor de Personal para un grupo mínimo de Desarrolladores Responsable de Cartera (RC) Modelamiento Detallado de Requerimientos, conjuntamente con el usuario. Informa de los Cambio en Alcance al RC y pide su autorización ante de proceder. Informa al RC del Avance en el Desarrollo del Servicio. Responsable de Servicio (RS)

Roles Básicos para brindar un Servicio AREA DE TI C1 C2 C3 …. Cn USUARIOS 1. Responsables de Cartera RC1 RC2 RC3 RCn Necesi-dades Servicio Solicitado 3. Responsables de Especialidad RE1 RIn RE2 2. Responsables RS1 RS2 RSn Los Proyectos o Tareas son gestionados y ejecutados mediante varios roles entre los cuales destacan los tres mostrados. Una persona puede asumir más de un rol a la vez. El rol de Responsable de Integración interviene eventualmente. Retos: a) Dividir para conquistar en batallas más simples. b) En cada batalla lograr beneficios concretos.

Rol: Responsable de Servicio Su Indicador básico de performance: - Satisfacción de usuarios. “El único responsable del éxito o fracaso de su Proyecto (o Tarea / Accción)” Tiempo aproximado a dedicar por Tarea: Una hora por semana. Usualmente también hace el rol de Miembro de Equipo de Trabajo. Tiempo aproximado a dedicar por Proyecto: Entre 2 a 6 horas por semana, en función del número de participantes (para 2 a 6 personas) y del grado de complejidad. Debe reportar funcionalmente al Responsable de Cartera

Rol: Gestor de Personal (I) Son los jefes directos de un grupo de personas. Es un rol adicional que tiene el Responsable de Especialidad de mayor nivel en TI : Jefes de Macro Carteras o Jefes de Macro Especialidad. Este rol NO tiene autoridad para asignar Trabajo!, sólo pueden asignar personal a otros roles.

Rol: Gestor de Personal (II) El trabajo lo asignan los Responsables de Cartera a los Responsables de servicio y estos a los miembros de los Equipos de Trabajo. Responsabilidades específicas: las propias de la gestión de RRHH: Selección de personal; Capacitación; Suministro de medios y ambiente de oficina; Control de asistencia; Control de otras normas relativas a RRHH. La persona que hace el Rol de Ejecutivo de TI tiene también este Rol para todo TI.

Ejemplo: PR1. Solicitar y registrar un servicio (1) Modelo de base que se adecua a cada organización específica. Ejecutivo de Cartera CU5 Verificar y Aprobar B. Tareas Ejecutivo de TI - CU6 Verificar y Aprobar - CU7 Asignar Cartera - Lider Usuario + - R. de Cartera+ - R´s. de Especialidad CU1 Definir y Generar Administrador del Sistema - CU3 Controlar Calidad - CU4 Ingresar al Backlog SGS PR2. Realizar Comité de Evaluación Preliminar - Precisar Objetivos y Requerimientos - CU2 Verificar y Aprobar A. Proyectos S1 Solicitud de Servicio El establecer la “ventanilla única” es una práctica que propicia la maduración de los servicios por parte de los usuarios. También propicia la reducción de pedidos poco relevantes para la organización (1) Si Horas/Persona > 4

Organigrama Conceptual TI RMC2 RME1 RME2 RC4 RC5 RC6 RE1 RE2 RE3 RE4 RMC1 RC1 RC2 RC3 .... Pool de RRHH Propios Pool de RRHH Outsourcing División del Trabajo según la Demanda (Usuarios / Clientes) División del Trabajo según la Oferta (Servicios / Productos) Integración Matricial por Especialidades Leyenda: RMC = Responsable de Macro Cartera - RME = Responsable de Macro Especialidad RC = Responsable de Cartera - RE = Responsable de Especialidad

Organigrama en base a Carteras y Especialidades Cartera A Cartera B Cartera C Pool de RRHH Propios y de Outsourcing Arquitectura de Sistemas 2 Cartera D Cartera E Cartera F Plataforma Tecnológica Cartera IT Cartera X Cartera Z Espe-ciali-dades 1 Espe-ciali-dades 2 Arquitectura de Sistemas 1 TI

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